5 způsobů, jak zlepšit proces

Paul Simon napsal píseň v roce 1975 s názvem „50 způsobů, jak opustit svého milence“, ale při řešení zlepšení procesu existuje opravdu jen “ 5 způsobů, jak zlepšit proces.“Je to všechno o snížení variability; ať už se jedná o změnu času obsluhy zákazníka v bistru Bahama, změnu rozměrových hodnot produktu – množství masa umístěného na sendvičové objednávce, změnu kvality služby-znalost položek nabídky serveru nebo změnu nákladů spojených s jídlem (včetně práce a materiálu) samotného. Je to všechno o variaci.

ve své knize, řízení kvality pro organizace využívající techniky Lean Six Sigma, Dr. Erick Jones definuje Lean Six Sigma jako “ neúnavnou snahu o snižování variací procesů a průlomová vylepšení, která ovlivňují spokojenost zákazníků a ovlivňují spodní řádek.“Líbí se mi tato definice. Znamená to pokračující cestu, ne jediný projekt. Zlepšování procesů se stává osobním přístupem – „existují způsoby, jak to udělat lépe?“Bude snížení variability v tomto procesu přínosem pro zákazníka?

zlepšování procesů se stává osobním přístupem – „existují způsoby, jak to udělat lépe?“

s tolika procesy v rámci organizace, a každý z nich s potenciálními vylepšeními, první dilema je, “ kde začít.“?“Udělejte si to snadno. Vyberte proces, ve kterém řídíte nebo se účastníte, a zeptejte se: „jak to vylepším.“?““Jaká variace v současné době existuje v mém procesu?“

„5 způsobů“

Zde přichází do hry „5 způsobů“. Z mé zkušenosti, způsoby, jak zlepšit stávající proces, jsou omezeny na tyto 5 Kategorie:

1. snižte kroky s přidanou hodnotou
2. Vylepšete měřicí systém
3. snižte variaci běžné příčiny
4. snižte variaci zvláštní příčiny
5. přesuňte průměr pro zlepšení schopnosti procesu

to je vše. Klíčem je vědět, jaký typ zlepšení přinášíte do úsilí. Pojďme objasnit “ 5 způsobů, jak zlepšit svůj proces.“

snižte kroky s přidanou hodnotou

každý proces se skládá z řady kroků, které jsou původně uvedeny v SIPOC. Pohled na vysokou úroveň však nestačí k tomu, aby tento proces skutečně pochopil.

prvním požadavkem je vybudovat pochopení toho, jak proces funguje. Ne, jak se říká, že to funguje nebo zdokumentuje, ale jak to vlastně funguje. „Co lidé v procesu opravdu dělají?“Provádění procesu chůze nebo jen trávení času s účastníky procesu dokumentovat proces tak, že lidé (zejména ti v rámci procesu) mohou vidět „velký obraz“ obecně produkuje některé snadno dosažitelné výsledky nebo rychlé výhry.

hledejte úzká místa v procesu a hledejte způsoby, jak vyvážit pracovní zátěž. Určete kroky bez přidané hodnoty a určete, zda je lze odstranit. Jste schopni spojit kroky s přidanou hodnotou způsobem, který prospívá zákazníkovi? Každý proces má odpad. Vaším úkolem je identifikovat, snížit nebo dokonce odstranit.

zvažte následující postup. Jste přiděleni k sestavení a zaslání 500 obálek svým zákazníkům. Máte 3 kolegy, kteří se dobrovolně přihlásili na pomoc. Obvykle se lidé organizují do montážní linky pro tuto aktivitu, podobně jako zobrazená mapa Swimlane.

ale pokud prozkoumáte tento proces, existuje řada kroků bez přidané hodnoty. Každý pohyb do A Z každého zásobníku nemá přidanou hodnotu. Kromě toho skládání trvá nejvíce času, a proto tvoří překážku v procesu.

odstranění těchto kroků bez přidané hodnoty je relativně snadné. Jednoduše nechte každého ze čtyř lidí udělat všechny kroky, spíše než je rozdávat 3 krát. To eliminuje všechny pohyby a vyzvednutí. S úzkým hrdlem distribuovaným mezi všemi 4 lidmi trvá úkol mnohem méně času.

zjednodušení procesu hledáním odpadu v procesu je dobrým místem pro zahájení jakéhokoli úsilí o zlepšení, protože je snadno srozumitelné těm, kteří pracují v procesu, a nevyžaduje mnoho sběru dat k implementaci vylepšení.

Vylepšete měřicí systém

kdykoli shromažďujete data, pozorovaná odchylka je kombinací změn v procesu a změn v měřicím systému.

každý měřicí systém má variace, ale často ti, kteří sledují zlepšení procesu, zapomínají vyhodnotit, kolik variací je výsledkem způsobu, jakým se měří. Změna měření souvisí s jasností provozních definic pro každé opatření.

žádná provozní definice není dokonalá. Vždy existuje nějaká „interpretace“, ať už je to způsob čtení měřicího zařízení, účinnost stupnice na zařízení nebo dokonce to, co operátor dělá s daty po provedení čtení. Zvažte recept, který vyžaduje“ lžíci “ cukru. Kolik to je-čajová lžička? Lžíci? Hromadná lžíce? Je tam spousta prostoru pro tlumočení.

zkoumáním toho, jak se lidé chovají, když dostanou operační definici, v tomto případě „lžíci“, můžeme měřit rozdíl v jejich interpretacích. V mnoha případech je variace relativně malá, ale překvapivě je mnohokrát velká. Pokud to nezkontrolujete, nikdy se to nedozvíte.

v mnoha případech je variace relativně malá, ale překvapivě je mnohokrát velká.

viděl jsem, že mnoho společností neuznává snížení variací měření jako „platný“ projekt zlepšení. Ale pokud je cílem štíhlé Six Sigmy snížení variací, pak to určitě sedí. Slibuji, že výsledky stojí za námahu.

snížit variaci společné příčiny

je základním principem, že variace existuje ve všech procesech. Dr. Walter Shewhart a Dr. W. Edwards Deming zastával, že variace by mohly být rozděleny do dvou tříd, běžné a zvláštní příčiny.

oddělení těchto dvou tříd souvisí s tím, jak často je každý typ variace pozorován v procesu. Častá příčina variace je přítomen na “ pravidelném základě.“Je součástí stávajícího procesu a tradičně je označen pomocí diagramu příčin a následků (aka diagram rybí kosti) uspořádaného se vstupními (nebo hlavními kostními) kategoriemi:

• pracovní síla
• stroj
• metody
• materiály
• měření
• prostředí

Chcete-li snížit tento druh variace, musíte stratifikovat svá data, abyste určili množství odchylky přiřazené každému faktoru. Stratifikační faktory zahrnují věci, jako je umístění procesu, časná nebo pozdní směna, den v týdnu nebo typ objednávky. Cílem je hledat významné rozdíly ve výstupech procesu, pokud jsou tyto faktory přítomny.

jako příklad použijeme proces přípravy jídla. Kontrolní graf výše ukazuje variaci společné příčiny, ale když je stratifikován podle typu jídla, najdete v datech dvě různé distribuce.

znalost tohoto rozdílu poskytuje lepší příležitost prozkoumat variace v přípravě salátu odděleně od sendvičového přípravku. Vzhledem k tomu, sendviče trvat mnohem déle, že je dobré začít.

návrh experimentů je jedním ze způsobů, jak tyto informace shromáždit, i když vyžaduje, abyste se aktivně zapojili do změny procesu, spíše než jen pasivně pozorovat.

jakmile však budete mít tyto informace, můžete sledovat způsoby, jak tuto odchylku snížit. V mnoha případech to zahrnuje práci s dodavateli, ať už jsou interní nebo externí pro vaši organizaci, aby jim pomohli snížit rozdíly v jejich procesech. Z“ 5 způsobů “ je nejobtížnější snížení variability společné příčiny.

snižte variaci zvláštní příčiny

proces, který obsahuje pouze variaci běžné příčiny, je považován za stabilní nebo “ pod kontrolou.“To znamená, že množství změn v procesu je konzistentní a předvídatelné.

naproti tomu změna speciální příčiny způsobuje změnu procesů. Změna může mít pozitivní dopad na proces, nebo může být negativní. Rozpoznání změny poskytuje příležitost pochopit, proč se změnila. Jakmile je hlavní příčina pochopena, mohou být informace použity ve prospěch zákazníka.

zvláštní příčina variace zahrnuje:

• specifická jedinečná změna – jediný bod mimo kontrolní limity (aka outlier), jako jsou dopravní nehody během sněhové bouře
• posun procesu na jinou úroveň výkonu, jako je náhlý posun počtu zpožděných dodávek jídla v důsledku přidání nového netrénovaného kuchaře do personálu
• trend, postupnější Změna procesu v průběhu času, jako je trvalé zvyšování hmotnosti osoby

odstranění variací ze zvláštních příčin má za následek konzistentnější proces a celkové snížení variací. Klíčem je rozpoznat, kdy došlo ke změně. Sledování procesu pomocí grafu chování/řízení procesu poskytuje upozornění na tyto změny. To umožňuje týmu analyzovat, proč ke změně došlo.

monitorování procesu pomocí grafu chování/řízení procesu poskytuje upozornění na tyto změny.

přesuňte průměr pro zlepšení schopnosti procesu

zaměření prvních 4 způsobů je na variaci, ale žijeme ve světě, který vyžaduje SPECIFIKACE. Protože variace procesu může být nadměrná, organizace stanoví limity specifikací, aby zúžily variabilitu, kterou zákazník zažívá.

položky, které spadají do specifikací, jsou považovány za „dobré“ a položky, které spadají mimo limity, jsou přepracovány nebo vyřazeny. Schopnost procesu je definována jako schopnost dodávat výstupy, které jsou v rámci specifikací.

i když je variace velká, pokud průměr není vystředěn v rámci dvou specifikací, množství přepracování bude větší, protože na jedné straně oproti druhé vypadne více hodnot. V tomto případě je průměr 54,75 místo 55, což má za následek 28% přepracování. I bez snížení variace, posunutí průměru na 55,0 sníží množství přepracování na 18%.

pochopení toho, který z „5 způsobů“ použít při zlepšování procesu, pomáhá zaměřit úsilí o zlepšení. Začněte své úsilí o zlepšení výběrem jednoho z „5 způsobů“ a jeho použitím k počátečnímu zlepšení. Oslavte svůj úspěch, ujistěte se, že zlepšení lze udržet, a pak buď hledejte jiný způsob, jak tento proces zlepšit, nebo zvolte jiný proces, na kterém budete pracovat. Může to být opravdu tak jednoduché!

úsilí o zlepšení by mělo pokračovat – jeden krok po druhém, neúnavné úsilí o snížení variací, které zlepšuje spokojenost zákazníků a / nebo zvyšuje spodní řádek.

máte oblíbenou metodu zlepšení? Myslíte si, že používáte jeden z“ 5 způsobů “ nad ostatními? Řekněte nám o tom!