- Paul Simon napisał piosenkę w 1975 roku o nazwie „50 sposobów na opuszczenie kochanka”, ale kiedy mamy do czynienia z ulepszeniem procesu, tak naprawdę istnieją tylko „5 Sposobów na poprawę procesu.”Chodzi o zmniejszenie zmienności; niezależnie od tego, czy chodzi o zmianę czasu obsługi klienta w Bistro Bahama, zmianę wartości wymiarowych produktu-ilości mięsa składanego na zamówienie kanapkowe, zmianę jakości usługi – znajomość menu przez serwer lub zmianę kosztów związanych z posiłkiem (w tym robocizny i materiałów). Chodzi o różnorodność.
- „5 Ways „
- zmniejsz kroki bez wartości dodanej
- Ulepsz System Pomiarowy
- zmniejszenie wspólnej zmiany przyczyny
- zmniejszyć specjalne zmiany przyczyny
- przesuń środek, aby poprawić zdolność procesu
- masz ulubioną metodę poprawy? Czy znajdujesz się za pomocą jednego z „5 Sposobów” nad innymi? Opowiedz nam o tym!
w swojej książce, Zarządzanie Jakością dla organizacji z wykorzystaniem technik Lean Six Sigma, Dr. Erick Jones definiuje Lean Six Sigma jako ” nieustające dążenie do redukcji zmienności procesów i przełomowych ulepszeń, które wpływają na zadowolenie klientów i wpływają na wyniki finansowe.”Podoba mi się ta definicja. Oznacza to ciągłą podróż, a nie pojedynczy projekt. Poprawa procesów staje się osobistym nastawieniem – ” czy istnieją sposoby, aby to zrobić lepiej?”Czy zmniejszenie zmienności w tym procesie przyniesie korzyści dla klienta?
poprawa procesów staje się osobistym nastawieniem – ” czy są sposoby, aby to zrobić lepiej?”
przy tak wielu procesach w organizacji, a każdy z nich z potencjalnymi ulepszeniami, pierwszym dylematem jest: „od czego zacząć?”Ułatw sobie to. Wybierz proces, w którym zarządzasz lub uczestniczysz, i zapytaj: „jak mam to poprawić?””Jaka odmiana występuje obecnie w moim procesie?”
„5 Ways „
to tutaj” 5 Ways ” wchodzi w grę. Z mojego doświadczenia wynika, że sposoby poprawy istniejącego procesu są ograniczone do tych 5 kategorii:
- zmniejsz kroki bez wartości dodanej
- popraw System Pomiarowy
- zmniejsz zmienność wspólnej przyczyny
- zmniejsz zmienność specjalnej przyczyny
- Przenieś średnią, aby poprawić zdolność procesu
to wszystko. Kluczem jest wiedzieć, jaki rodzaj poprawy wprowadzasz do wysiłku. Wyjaśnijmy ” 5 Sposobów na poprawę procesu.”
zmniejsz kroki bez wartości dodanej
każdy proces składa się z serii kroków, które są początkowo wymienione w SIPOC. Ale Widok na wysokim poziomie nie jest wystarczający, aby naprawdę zrozumieć proces.
pierwszym wymogiem jest zbudowanie zrozumienia, jak działa proces. Nie to, jak mówi się, że działa, czy udokumentowano, że działa, ale to, jak to działa. „Co naprawdę robią ludzie w procesie?”Prowadzenie procesu spacer lub po prostu spędzać czas z uczestnikami procesu, aby udokumentować proces tak, że ludzie (zwłaszcza tych w procesie) można zobaczyć „big picture” ogólnie daje pewne łatwo osiągalne wyniki lub szybkie wygrane.
Szukaj wąskich gardeł w procesie i szukaj sposobów na zrównoważenie obciążenia pracą. Zidentyfikuj kroki bez wartości dodanej i określ, czy można je wyeliminować. Czy jesteś w stanie połączyć kroki o wartości dodanej w sposób, który przynosi korzyści klientowi? Każdy proces ma marnotrawstwo. Twoim zadaniem jest zidentyfikowanie, zmniejszenie lub nawet wyeliminowanie go.
rozważ następujący proces. Jesteś przydzielony do złożenia i wysłania 500 kopert do swoich klientów. Masz 3 kolegów, którzy zgłosili się do pomocy. Zazwyczaj ludzie organizują się w linię montażową dla tej działalności, podobną do pokazanej Mapy Swimlane.
ale jeśli zbadasz ten proces, istnieje wiele kroków bez wartości dodanej. Każdy ruch do i z każdego stosu nie ma wartości dodanej. Co więcej, składanie zajmuje najwięcej czasu, a tym samym tworzy wąskie gardło w tym procesie.
wyeliminowanie tych kroków bez wartości dodanej jest stosunkowo łatwe. Po prostu każ każdej z czterech osób wykonać wszystkie kroki, zamiast wręczać je 3 razy. Eliminuje to wszystkie ruchy i pick upy. Z wąskim gardłem rozłożonym na wszystkie 4 osoby zadanie zajmuje znacznie mniej czasu.
uproszczenie procesu poprzez poszukiwanie odpadów w procesie jest dobrym miejscem do rozpoczęcia wszelkich wysiłków ulepszających, ponieważ jest łatwo zrozumiałe dla osób pracujących w procesie i nie wymaga dużego zbierania danych do wdrożenia ulepszeń.
Ulepsz System Pomiarowy
ilekroć zbierasz dane, obserwowana zmienność jest połączeniem zmienności w procesie i zmienności w systemie pomiarowym.
każdy system pomiarowy ma zmienność, ale często osoby dążące do poprawy procesu zapominają ocenić, ile zmienności jest wynikiem sposobu, w jaki jest mierzona. Zmienność pomiaru jest związana z jasnością definicji operacyjnych dla każdego środka.
Żadna definicja operacyjna nie jest idealna. Zawsze istnieje pewna „interpretacja”, Czy chodzi o sposób odczytu urządzenia pomiarowego, skuteczność skali na urządzeniu, czy nawet o to, co operator robi z danymi po dokonaniu odczytu. Rozważ przepis, który wymaga” łyżki ” cukru. Ile to jest – łyżeczka? Łyżka stołowa? Wielka łyżka stołowa? Dużo miejsca na interpretację.
badając, jak ludzie zachowują się, gdy podano definicję operacyjną, w tym przypadku „łyżkę”, możemy zmierzyć różnicę w ich interpretacjach. W wielu przypadkach zmienność jest stosunkowo niewielka, ale, co zaskakujące, jest wiele razy, gdy jest duża. Jeśli nie sprawdzisz, nigdy się nie dowiesz.
w wielu przypadkach zmienność jest stosunkowo niewielka, ale, co zaskakujące, wiele razy jest duża.
widziałem, że wiele firm nie uznaje redukcji zmienności pomiaru za „ważny” projekt poprawy. Ale jeśli redukcja zmienności jest celem Lean Six Sigma, to z pewnością pasuje do rachunku. Obiecuję, wyniki są warte wysiłku.
zmniejszenie wspólnej zmiany przyczyny
jest to podstawowa zasada, że zmiana istnieje we wszystkich procesach. Dr Walter Shewhart i dr W. Edwards Deming popierał, że wariacja może być podzielona na dwie klasy, wspólne i szczególne przyczyny.
rozdzielenie tych dwóch klas jest związane z tym, jak często obserwuje się każdy rodzaj zmienności w procesie. Często przyczyną zmiany jest obecny na ” regularnie.”Jest to część istniejącego procesu i tradycyjnie oznaczany za pomocą diagramu przyczynowo-skutkowego (aka Diagram Kości rybnej) ułożony z kategoriami wejściowymi (lub głównymi kośćmi) :
- siła robocza
- maszyna
- metody
- materiały
- pomiar
- środowisko
aby zmniejszyć ten rodzaj zmienności, należy rozwarstwiać dane, aby określić wielkość zmienności przypisanej każdemu czynnikowi. Czynniki stratyfikacji obejmują takie rzeczy jak lokalizacja procesu, wczesna lub późna zmiana, dzień tygodnia lub Rodzaj zamówienia. Chodzi o to, aby szukać znaczących różnic w wynikach procesu, gdy te czynniki są obecne.
jako przykład posłużymy się procesem przygotowania posiłku. Wykres kontroli powyżej pokazuje wspólne zmiany przyczyny, ale gdy stratyfikowany przez rodzaj posiłku, można znaleźć dwa różne rozkłady w danych.
znajomość tej różnicy daje lepszą okazję do zbadania różnic w przygotowaniu sałatki oddzielnie od przygotowania kanapki. Ponieważ kanapki trwają o wiele dłużej, jest to dobre miejsce na początek.
projektowanie eksperymentów jest jednym ze sposobów zbierania tych informacji, chociaż wymaga aktywnego zaangażowania się w zmianę procesu, a nie tylko biernie go obserwując.
jednak, gdy masz te informacje, możesz poszukiwać sposobów zmniejszenia tej zmienności. W wielu przypadkach wymaga to współpracy z dostawcami, zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi, aby pomóc im w zmniejszeniu zmienności procesów. Z „5 Sposobów,” zmniejszenie wspólnej przyczyny zmienność jest najtrudniejsza.
zmniejszyć specjalne zmiany przyczyny
proces, który zawiera tylko wspólne zmiany przyczyny jest uważany za stabilny lub ” w kontroli.”Oznacza to, że ilość zmian w procesie jest spójna i przewidywalna.
W przeciwieństwie do tego, specjalna zmiana przyczyny powoduje zmiany procesów. Zmiana może mieć pozytywny wpływ na proces lub może być negatywna. Rozpoznanie zmiany daje możliwość zrozumienia, dlaczego się zmieniła. Po zrozumieniu przyczyny, Informacje mogą być wykorzystane do korzyści dla klienta.
specjalna zmiana przyczyny obejmuje:
- specyficzna, unikalna zmiana – pojedynczy punkt poza granicami kontroli (znany również jako outlier), taki jak wypadki drogowe podczas burzy śnieżnej
- zmiana w procesie na inny poziom wydajności, taki jak nagła zmiana liczby opóźnionych dostaw posiłków spowodowana dodaniem nowego niewprawnego kucharza do personelu
- trend, bardziej stopniowa zmiana procesu w czasie, taka jak stały wzrost liczby osób waga
eliminacja specjalnych przyczyn zmienności powoduje bardziej spójny proces, jak również ogólne zmniejszenie zmienności. Kluczem jest rozpoznanie, kiedy nastąpiła zmiana. Monitorowanie procesu za pomocą wykresu zachowania/kontroli procesu zapewnia alerty o tych zmianach. Dzięki temu zespół może przeanalizować, dlaczego nastąpiła zmiana.
monitorowanie procesu za pomocą wykresu zachowania/kontroli procesu zapewnia alerty o tych zmianach.
przesuń środek, aby poprawić zdolność procesu
pierwsze 4 sposoby koncentrują się na zmienności, ale żyjemy w świecie, który wymaga specyfikacji. Ponieważ zmienność procesu może być nadmierna, organizacje ustanawiają limity specyfikacji, aby zawęzić zmienność doświadczaną przez Klienta.
elementy, które wchodzą w zakres specyfikacji, są uważane za „dobre”, a elementy wykraczające poza limity są przerabiane lub złomowane. Zdolność procesu jest zdefiniowana jako zdolność do dostarczania wyników, które są w specyfikacji.
nawet jeśli zmiana jest duża, jeśli średnia nie jest wyśrodkowana w ramach dwóch specyfikacji, ilość przeróbek będzie większa, ponieważ więcej wartości wypadnie z jednej strony w porównaniu z drugą. W tym przypadku średnia wynosi 54,75 zamiast 55, co skutkuje przeróbką 28%. Nawet bez zmniejszenia zmienności, przeniesienie średniej do 55.0 zmniejszy ilość przeróbek do 18%.
zrozumienie, który z „5 Sposobów”, aby użyć do poprawy procesu, pomaga skupić się na wysiłku poprawy. Rozpocznij swoje wysiłki poprawy, wybierając jeden z „5 sposobów” i używając go do wstępnej poprawy. Świętuj swój sukces, upewnij się, że poprawa może zostać utrzymana, a następnie poszukaj innego sposobu na poprawę tego procesu lub wybierz inny proces do pracy. To naprawdę może być takie proste!
wysiłki na rzecz poprawy powinny być kontynuowane – krok po kroku, nieustanne dążenie do redukcji zmian, które poprawia zadowolenie klienta i/lub zwiększa wyniki finansowe.
