som evenemangsarrangör, hur bygger du den perfekta agendan? Läs dessa tips om hur du bygger en konferensagenda som stämmer överens med dina evenemangsmål samtidigt som deltagarna är engagerade.
var hålls nästa session? Vem leder denna workshop? Vilka sessioner kommer att vara mest användbara för mig? Det här är bara en handfull av de frågor som tävlar genom en deltagares sinne under ett evenemang. Nyckeln till att skapa en trevlig händelseupplevelse utan överväldigande deltagare är att organisera evenemangsinnehåll på ett intuitivt och smältbart sätt. Av denna anledning är det viktigt att skapa en konferensagenda av hög kvalitet.
konferensagendan är ryggraden i evenemangsinnehållet. Att se till att all händelseinformation är upptäckbar, förbrukningsbar och relevant är det som gör att en evenemangsagenda sticker ut från resten. Tänk på att en stark konferensagenda är lika viktig för arrangörerna som för deltagarna. En agenda ger ett sätt för arrangörer att noggrant mäta evenemangsengagemang, söka feedback från deltagare och erbjuda sponsringsmöjligheter.
följande tips är avsedda att hjälpa till att skapa en konferensagenda från början till slut. Dessa bästa metoder kan tillämpas i olika användningsfall för att säkerställa en kvalitetshändelseagenda.
1) genomför undersökningar före evenemanget
innan du dyker in i agendans struktur måste arrangörerna veta vilken typ av innehåll deltagare vill lära sig. När det övergripande temat har slutförts måste ämnet sedan delas upp i bitar av smältbart innehåll. Ett bra sätt att mäta vilken typ av sessioner som är mest populära är att direkt be om deltagarnas åsikter. Detta kan göras genom att inkludera enkätfrågor i evenemangsregistreringsformuläret som:
- Vad hoppas du ta bort från den här konferensen?
- vilka typer av sessioner kommer att vara mest värdefulla för dig?
- hur hoppas du öka din kunskap om detta ämne?
frågor som dessa hjälper till att skapa evenemangsinnehållet samt att veta vilka typer av högtalare som kommer att vara mest användbara för deltagarna. Dessa frågor kan också ställas via e-postmarknadsföringskampanjer före evenemanget eller via evenemangsappen. Polling i allmänhet är alltid ett bra sätt att förstå deltagarens perspektiv för att informera stora beslut.
2) Synkronisera agendan med evenemangsappen
när innehållet i konferensagendan har upprättats är det nästa viktiga steg att ta reda på hur man gör denna information tillgänglig för deltagarna. Före den digitala tidsåldern distribuerades dagordningar mestadels i pappersform. Nu med uppkomsten av evenemangsappen kan arrangörerna ladda upp alla evenemangssessioner och innehåll i appen för deltagare att komma åt före, under och efter evenemanget.
värd för konferensagendan i evenemangsappen ger en mjukare upplevelse eftersom appen också kommer att innehålla andra aspekter av evenemanget som är relaterade till agendan, till exempel nätverk med andra deltagare, visning av en lista med högtalare och åtkomst till en lista över sponsorer. Ju smidigare synkroniseringen mellan din app och agenda, desto bättre blir den övergripande händelseupplevelsen.
3) organisera sessioner efter spår
en vanlig utmaning som uppstår när man försöker organisera händelseinnehåll är att hitta ett sätt för all information att vara lätt sökbar. Om ditt evenemang har över hundra sessioner kan det vara överväldigande att navigera i hela schemat.
för att undvika detta, organisera sessioner efter spår. Ett spår är ett paraplyämne under vilket flera sessioner kan hittas. Om du till exempel är värd för en konferens på sociala medier är ett spår du kanske vill ha videomarknadsföring. Detta spår kommer att omfatta alla sessioner fokuserade på video och deltagarna kan söka därefter. Detta ger en mycket mer intuitiv agenda upplevelse.
källa: Social Media Marketing World 2018
4) Skapa flera agenda visningar
precis som människor skiljer sig på det sätt som de lär sig ny information, människor skiljer sig också i hur de föredrar att visa information. En agenda bör ha flera visningsalternativ av denna anledning, särskilt om det finns många olika sessioner att välja mellan. Exempel på hur man organiserar agenda visningsalternativ är genom rumsnummer, högtalare, tid och spår. De typer av vyer du väljer bör anpassas till den övergripande konferensstrukturen såväl som arenan.
5) ge deltagarna möjlighet att lägga till sessioner direkt i kalendern
i vissa fall föredrar deltagarna att ha konferensagendan direkt inbäddad i sina personliga kalendrar. Detta gör det möjligt för deltagare att se varje session inom ramen för sina egna scheman, vilket gör evenemangsupplevelsen mer personligt relevant. En sömlös deltagarupplevelse är alltid en nyckelfaktor för evenemangssucces och att snabbt kunna lägga till sessioner i en personlig kalender ger en intuitiv upplevelse.
6) underlätta deltagarnas engagemang inom dagordningen
en konferensagenda ger deltagaren minimalt värde om den helt enkelt fungerar som en digital version av dagens schema. För att maximera sitt värde bör agendan vara så interaktiv som möjligt. Se till att varje session kan gillas och betygsättas vilket gör det möjligt för arrangören att samla in värdefull information för att dra handlingsbara insikter. Genom att skapa en interaktiv evenemangsagenda kan deltagarna vara mer engagerade under hela konferensen samtidigt som de erbjuder viktiga data som arrangörerna sedan kan använda för att informera framtida beslut.
ett exempel på en sessionsbetyg inom evenemangsagendan
7) Tillåt deltagare att ta omröstningar inom agendan
Håll dig i linje med föregående punkt, ett specifikt sätt att uppmuntra engagemang är att betjäna levande omröstningar inom agendan. Detta hjälper dig som arrangör att fånga värdefull feedback i realtid och låter dig dela den direkt med dina högtalare. Omröstningar inom dagordningen kan bidra till att förbättra inte bara framtida händelser utan den händelse som för närvarande hålls. Realtidsanalys av sessioner är ett viktigt sätt att kontrollera pulsen på ditt evenemang och hjälper dig att göra vissa ändringar i schemat om det anses nödvändigt.
8) erbjud exponering för sponsorer
evenemangsarrangörer tänker alltid på kreativa sätt att ge värde till sina sponsorer. Eftersom evenemangsagendan ständigt ses och engageras under hela konferensen, fungerar den som idealisk fastighet för sponsorer att visa upp sina varumärken och erbjudanden. Lösningar som sponsrade sessioner och sponsrade omröstningar är bra sätt för företag att komma direkt framför deltagarna. Att ha en agenda som kan ge korrekt exponering på uppdrag av dina partners är en viktig hävstångspunkt när säkra händelse sponsring.
sponsrad session inom bizzabo event app
intresserad av att lära dig mer om sponsring av evenemang? Klicka nedan grab the Event Sponsoring Guide:
9) Gör agendan social media-friendly
för att öka intresset för evenemanget, gör agendan delbar på sociala medier före evenemangsdatumet. Förutom dina andra marknadsföringsstrategier gör agendan synlig och delbar på sociala medier att evenemangsinnehållet kan tala för sig själv och eventuellt övertyga fler att registrera sig för evenemanget. I de flesta fall behöver en agenda inte vara en hemlighet. Ju mer sociala medier vänliga dagordningen är, desto mer sannolikt kommer det att fungera som ytterligare marknadsföring säkerhet för ditt evenemang.
10) Capture agenda analytics för att dela med relevanta intressenter
samtidigt som det ger möjligheter för deltagare att engagera sig i agendan är viktigt, betyder dessa åtgärder väldigt lite om de inte kan mätas. Var noga med att bygga en konferensagenda där allt engagemang kan fångas och granskas efter evenemanget. Till exempel kommer Bizzabos analyspanel att ge en exakt översikt över evenemangsagendans prestanda.
dessa mätvärden kommer att vara av intresse för viktiga intressenter som sponsorer och ledande ledarskap eftersom statistik som dessa belyser den övergripande Roi-händelsen. Att kunna bevisa event ROI är nödvändigt för att locka fler sponsorer för framtida evenemang samt att övertyga Chefer med beslutsfattande makt att fortsätta att investera i live-evenemang.
11) behåll en on-brand estetik
konferensagendan är inte bara ett sätt att överföra information; det är en förlängning av evenemangsmärket. När deltagarna ser dagordningen bör de omedelbart kunna associera den med just din konferens. Att ha en anpassningsbar redaktör som erbjuder ett brett utbud av teckensnitt, färger och andra designdetaljer kommer att vara nödvändigt för att skapa en agenda som är så on-brand som möjligt. Att behandla konferensagendan som en förlängning av ditt evenemangsmärke kommer ytterligare att stärka det unika i ditt evenemang på grund av den konsekventa estetiken i alla deltagande beröringspunkter.
12) Bygg agendan inom en allt-i-ett-plattform
många av de tips som nämns i den här listan, till exempel agenda analytics och synkronisering med event-appen, kräver att agenda builder är inrymd i en allt-i-ett-händelsehanteringsprogramvara. De flesta evenemangsplattformar kommer att ha en inbyggd agendabyggare men det är viktigt att vara fullt medveten om dess kapacitet och att urskilja om dessa funktioner stämmer överens med dina mål för konferensagendan.
till exempel, om post-event analytics är en prioritet, se till att engagemang kan mätas från backend. Fristående agenda byggare kunde inte ge så mycket värde som de inrymt i en allt-i-ett plattform så gör din due diligence när forska händelse programvara är avgörande för att säkerställa en stark konferens agenda.
för mer information om att köpa rätt event management software, klicka nedan för att få tillgång till Event Software Buyer ’ s Guide.
avsluta
en lyckad händelseupplevelse på plats är beroende av hur deltagare kan söka, navigera och konsumera händelsens innehåll. Det är därför att lägga in extra tid och ansträngning för att skapa en agenda som exakt återspeglar evenemangets varumärke, innehåll och vision kommer att löna sig inte bara under evenemanget utan väl efter det är över. Använd dessa tips för att bygga den perfekta agendan för ditt evenemang!
