5 moduri de a îmbunătăți un proces

Paul Simon a scris o melodie în 1975 numită „50 de moduri de a-ți părăsi iubitul”, dar, atunci când se ocupă de îmbunătățirea procesului, există într-adevăr doar „5 moduri de a îmbunătăți un proces.”Este vorba despre reducerea variației; fie că este vorba de variație în timp pentru a servi un client La Bahama Bistro, variația valorilor dimensionale ale unui produs – cantitatea de carne plasată pe o comandă sandwich, variația calității unui serviciu – cunoașterea de către server a elementelor de meniu sau variația costurilor asociate mesei (inclusiv forța de muncă și materialele) în sine. Este vorba despre variație.

în cartea sa, managementul calității pentru organizațiile care utilizează tehnici Lean Six Sigma, Dr. Erick Jones definește Lean Six Sigma ca ” urmărirea neobosită a reducerii variației procesului și a îmbunătățirilor revoluționare care au impact asupra satisfacției clienților și au impact asupra liniei de jos.”Îmi place această definiție. Aceasta implică o călătorie continuă, nu un singur proiect. Îmbunătățirea proceselor devine o mentalitate personală – „există modalități de a face acest lucru mai bine?”Reducerea variației în acest proces va oferi un beneficiu clientului?

îmbunătățirea proceselor devine o mentalitate personală – „există modalități de a face acest lucru mai bine?”

cu atât de multe procese în cadrul unei organizații și fiecare cu îmbunătățiri potențiale, prima dilemă este: „de unde să încep?”Fă-ți mai ușor. Alegeți un proces în care gestionați sau participați și întrebați: „cum voi îmbunătăți acest lucru?””Ce variație există în prezent în procesul meu?”

cele „5 căi”

aici intră în joc cele „5 căi”. Din experiența mea, modalitățile de îmbunătățire a unui proces existent sunt limitate la aceste 5 categorii:

1. reduceți pașii fără valoare adăugată
2. îmbunătățiți sistemul de măsurare
3. reduceți variația cauzei comune
4. reduceți variația cauzei speciale
5. mutați media pentru a îmbunătăți capacitatea procesului

asta este. Cheia este să știți ce tip de îmbunătățire aduceți efortului. Să clarificăm ” 5 moduri de a vă îmbunătăți procesul.”

reduceți pașii fără valoare adăugată

fiecare proces constă dintr-o serie de pași care sunt listați inițial în SIPOC. Dar o viziune la nivel înalt nu este suficientă pentru a înțelege cu adevărat procesul.

prima cerință este de a construi înțelegerea modului în care funcționează un proces. Nu cum se spune că funcționează sau documentat pentru a funcționa, ci cum funcționează de fapt. „Ce fac cu adevărat oamenii din cadrul procesului?”Efectuarea unei plimbări de proces sau doar petrecerea timpului cu participanții la proces pentru a documenta procesul astfel încât oamenii (în special cei din cadrul procesului) să poată vedea „imaginea de ansamblu” produce, în general, unele rezultate ușor realizabile sau victorii rapide.

căutați blocaje în acest proces și căutați modalități de echilibrare a volumului de muncă. Identificați pașii fără valoare adăugată și determinați dacă pot fi eliminați. Sunteți capabil să aduceți împreună pașii cu valoare adăugată într-un mod care să beneficieze clientul? Fiecare proces are deșeuri. Treaba ta este să o identifici, să o reduci sau chiar să o elimini.

luați în considerare următorul proces. Sunteți desemnat să asamblați și să trimiteți prin poștă 500 de plicuri clienților dvs. Aveți 3 colegi care s-au oferit voluntari pentru a ajuta. De obicei, oamenii se organizează într-o linie de asamblare pentru această activitate, similar cu harta de înot prezentată.

dar dacă examinați acest proces, există o serie de pași fără valoare adăugată. Fiecare mișcare către și de la fiecare stivă nu are valoare adăugată. În plus, plierea durează cel mai mult timp și, prin urmare, formează un blocaj în acest proces.

eliminarea acestor pași fără valoare adăugată este relativ ușoară. Pur și simplu au fiecare dintre cele patru persoane face toate etapele, mai degrabă decât predarea-l de 3 ori. Acest lucru elimină toate mișcările și pick-up-uri. Cu strangulare distribuite în toate 4 persoane sarcina durează mult mai puțin timp.

simplificarea procesului prin căutarea deșeurilor în proces este un loc bun pentru a începe orice efort de îmbunătățire, deoarece este ușor de înțeles de cei care lucrează în proces și nu necesită multă colectare de date pentru a implementa îmbunătățiri.

îmbunătățiți sistemul de măsurare

ori de câte ori colectați date, variația pe care o observați este o combinație între variația procesului și variația sistemului de măsurare.

fiecare sistem de măsurare are variații, dar adesea cei care urmăresc îmbunătățirea procesului uită să evalueze cât de mult din variație este rezultatul modului în care este măsurată. Variația măsurătorilor este legată de claritatea definițiilor operaționale pentru fiecare măsură.

nicio definiție operațională nu este perfectă. Există întotdeauna o „interpretare”, fie că este vorba despre modul în care este citit dispozitivul de măsurare, despre eficacitatea scalei de pe dispozitiv sau chiar despre ceea ce face operatorul cu datele odată ce se face citirea. Luați în considerare o rețetă care necesită „o lingură” de zahăr. Cât de mult este asta-o linguriță? O lingură? O lingură plină? O mulțime de spațiu pentru interpretare acolo.

examinând modul în care oamenii se comportă atunci când li se dă o definiție operațională, în acest caz, „o lingură”, putem măsura diferența în interpretările lor. În multe cazuri, variația este relativ mică, dar, surprinzător, există de multe ori când este mare. Dacă nu verificați, nu veți ști niciodată.

în multe cazuri, variația este relativ mică, dar, surprinzător, există de multe ori când este mare.

am văzut multe companii nu reușesc să recunoască reducerea variației de măsurare ca un proiect de îmbunătățire „valabil”. Dar dacă reducerea variației este un obiectiv al Lean Six Sigma, atunci acest lucru se potrivește cu siguranță facturii. Promit, rezultatele merită efortul.

reduceți variația cauzei comune

este un principiu de bază că variația există în toate procesele. Dr. Walter Shewhart și Dr. W. Edwards Deming au susținut că variația ar putea fi împărțită în două clase, cauze comune și speciale.

separarea acestor două clase este legată de cât de frecvent se observă fiecare tip de variație în proces. Variația cauză comună este prezentă în mod regulat”.”Face parte din procesul existent și etichetat în mod tradițional folosind o diagramă cauză și efect (aka diagrama Fishbone) aranjată cu categoriile de intrare (sau os major:

• manpower
• machine
• metode
• materiale
• măsurare
• mediu

pentru a reduce acest tip de variație, trebuie să vă stratificați datele pentru a determina cantitatea de variație atribuită fiecărui factor. Factorii de stratificare includ lucruri precum locația procesului, schimbarea timpurie sau târzie, ziua săptămânii sau tipul de comandă. Ideea este de a căuta diferențe semnificative în rezultatele procesului atunci când acești factori sunt prezenți.

vom folosi procesul de preparare a mesei ca exemplu. Diagrama de Control de mai sus arată variație cauză comună, dar atunci când stratificat în funcție de tipul de masă, veți găsi două distribuții diferite în datele.

cunoașterea acestei diferențe oferă o oportunitate mai bună de a examina variația preparatului de salată separat de preparatul sandwich. Deoarece sandvișurile durează mult mai mult, este un loc bun pentru a începe.

proiectarea experimentelor este o modalitate de a aduna aceste informații, deși vă cere să vă angajați activ în schimbarea procesului, mai degrabă decât să îl observați pasiv.

cu toate acestea, odată ce aveți aceste informații, puteți urmări modalități de a reduce această variație. În multe cazuri, acest lucru implică colaborarea cu furnizorii, indiferent dacă sunt interni sau externi organizației dvs., pentru a-i ajuta să reducă variația proceselor lor. Dintre cele” 5 moduri”, reducerea variației cauzei comune este cea mai dificilă.

reduceți variația cauzei speciale

un proces care conține doar variația cauzei comune este considerat stabil sau „în control.”Aceasta înseamnă că cantitatea de variație în proces este consecventă și previzibilă.

în schimb, variația cauzei speciale determină schimbarea proceselor. Schimbarea poate avea un impact pozitiv asupra procesului sau poate fi negativă. Recunoașterea schimbării oferă o oportunitate de a înțelege de ce s-a schimbat. Odată ce cauza principală este înțeleasă, informațiile pot fi utilizate în beneficiul clientului.

variația cauzei speciale include:

• o schimbare unică specifică – un singur punct în afara limitelor de control (aka outlier), cum ar fi accidentele de circulație în timpul unei furtuni de zăpadă
• o schimbare a procesului la un nivel diferit de performanță, cum ar fi o schimbare bruscă a numărului de livrări de masă întârziate din cauza adăugării unui nou bucătar neinstruit personalului
• o tendință, o schimbare mai treptată a procesului în timp, cum ar fi o creștere constantă a unei persoane greutatea lui

eliminarea variației cauzei speciale are ca rezultat un proces mai consistent, precum și o reducere generală a variației. Cheia este recunoașterea când a avut loc o schimbare. Monitorizarea procesului utilizând o diagramă de comportament/Control al procesului oferă alerte cu privire la aceste modificări. Acest lucru permite unei echipe să analizeze de ce a avut loc schimbarea.

monitorizarea procesului folosind o diagramă de comportament/Control al procesului oferă alerte cu privire la aceste modificări.

mutați media pentru a îmbunătăți capacitatea procesului

accentul primelor 4 moduri este pe variație, dar trăim într-o lume care necesită specificații. Deoarece variația procesului poate fi excesivă, organizațiile stabilesc limite de specificație pentru a restrânge variabilitatea experimentată de client.

articolele care se încadrează în specificații sunt considerate „bune”, iar articolele care se încadrează în afara limitelor sunt refăcute sau casate. Capacitatea procesului este definită ca fiind capacitatea de a furniza rezultate care se încadrează în specificații.

chiar dacă variația este mare, dacă media nu este centrată în cele două specificații, cantitatea de reprelucrare va fi mai mare pe măsură ce mai multe valori cad pe o parte față de cealaltă. În acest caz, media este de 54,75 în loc de 55, ceea ce duce la reprelucrare de 28%. Chiar și fără a reduce variația, mutarea mediei la 55,0 va reduce cantitatea de reprelucrare la 18%.

înțelegerea care dintre „5 moduri” de a utiliza la îmbunătățirea unui proces ajută să se concentreze un efort de îmbunătățire. Începeți eforturile de îmbunătățire prin alegerea uneia dintre” 5 moduri ” și utilizarea acesteia pentru a face o îmbunătățire inițială. Sărbătoriți-vă succesul, asigurați-vă că îmbunătățirea poate fi susținută și apoi căutați un alt mod de a îmbunătăți acest proces sau alegeți un alt proces la care să lucrați. Acesta poate fi într-adevăr atât de simplu!

eforturile de îmbunătățire ar trebui să fie în curs de desfășurare – pas cu pas, o urmărire neobosită a reducerii variației care îmbunătățește satisfacția clienților și/sau crește linia de jos.

aveți o metodă de îmbunătățire preferată? Te găsești folosind unul dintre „5 moduri” peste alții? Spune-ne despre asta!