ca organizator de evenimente, cum construiți agenda perfectă? Citiți aceste sfaturi despre cum să construiți o agendă de conferințe care să se alinieze obiectivelor evenimentului dvs., menținând în același timp participanții implicați.
unde se desfășoară următoarea sesiune? Cine conduce acest atelier? Care sesiuni vor fi cele mai utile pentru mine? Acestea sunt doar o mână de întrebări care sunt curse prin mintea unui participant în timpul unui eveniment. Cheia pentru a crea o experiență plăcută a evenimentului fără participanți copleșitori este organizarea conținutului evenimentului într-un mod intuitiv și digerabil. Din acest motiv, crearea unei agende de conferințe de calitate este esențială.
agenda conferinței este coloana vertebrală a conținutului evenimentului. Asigurarea faptului că toate informațiile despre evenimente sunt descoperibile, consumabile și relevante este ceea ce face ca agenda unui eveniment să iasă în evidență de restul. Rețineți că o agendă puternică a conferinței este la fel de importantă pentru organizatori ca și pentru participanți. O agendă oferă organizatorilor o modalitate de a măsura cu exactitate implicarea evenimentului, de a căuta feedback-ul participanților și de a oferi oportunități de sponsorizare.
următoarele sfaturi sunt menite să ajute la crearea unei agende a Conferinței de la început până la sfârșit. Aceste bune practici pot fi aplicate în diferite cazuri de utilizare pentru a asigura o agendă de evenimente de calitate.
1) efectuați sondaje pre-eveniment
înainte de a vă scufunda în structura agendei, organizatorii trebuie să știe ce tip de conținut vor participanții să învețe. Odată ce tema generală a fost finalizată, subiectul trebuie apoi împărțit în bucăți de conținut digerabil. O modalitate bună de a evalua tipul de sesiuni care vor fi cele mai populare este să cereți direct opiniile participanților. Acest lucru se poate face prin includerea întrebărilor sondajului în formularul de înregistrare a evenimentului, cum ar fi:
- ce speri să iei de la această conferință?
- ce tipuri de sesiuni vor fi cele mai valoroase pentru tine?
- cum sperați să vă sporiți cunoștințele cu privire la acest subiect?
întrebări ca acestea vor ajuta la elaborarea conținutului evenimentului, precum și la cunoașterea tipurilor de vorbitori care vor fi cei mai utili participanților. Aceste întrebări pot fi adresate și prin campanii de marketing prin e-mail înainte de eveniment sau prin aplicația evenimentului. Sondarea în general este întotdeauna o modalitate bună de a înțelege perspectiva participantului pentru a ajuta la informarea deciziilor mari.
2) sincronizați agenda cu aplicația evenimentului
odată ce conținutul din agenda conferinței a fost stabilit, imaginind cum să facă aceste informații accesibile participanților este următorul pas important. Înainte de era digitală, agendele erau distribuite în cea mai mare parte sub formă de hârtie. Acum, odată cu apariția aplicației evenimentului, organizatorii pot încărca toate sesiunile și conținutul evenimentului în aplicație pentru ca participanții să poată accesa înainte, în timpul și după eveniment.
găzduirea agendei conferinței în cadrul aplicației evenimentului face o experiență mai lină, deoarece aplicația va include și alte aspecte ale evenimentului care sunt legate de agendă, cum ar fi crearea de rețele cu alți participanți, vizualizarea unei liste de vorbitori și accesarea unei liste de sponsori. Cu cât sincronizarea dintre aplicație și agendă este mai lină, cu atât va fi mai bună experiența generală a evenimentului.
3) organizarea sesiunilor de piese
o provocare comună care apare atunci când încearcă să organizeze conținutul evenimentului este imaginind o modalitate pentru toate informațiile pentru a fi ușor de căutat. Dacă evenimentul dvs. are peste o sută de sesiuni, navigarea pe întregul program poate fi copleșitoare.
pentru a evita acest lucru, organizați sesiuni pe piste. O piesă este un subiect umbrelă sub care pot fi găsite mai multe sesiuni. De exemplu, dacă găzduiți o conferință de socializare, o piesă pe care ați putea să o doriți este marketingul video. Această piesă va include toate sesiunile axate pe videoclipuri, iar participanții ar putea căuta în consecință. Acest lucru face pentru o experiență de agendă mult mai intuitiv.
sursă: Social Media Marketing World 2018
4) Creați mai multe vizualizări pe agendă
la fel cum oamenii diferă în modurile în care învață informații noi, oamenii diferă și în modul în care preferă să vizualizeze informații. O agendă ar trebui să aibă mai multe opțiuni de vizualizare din acest motiv, mai ales dacă există multe sesiuni diferite din care să alegeți. Exemple de organizare a opțiunilor de vizualizare a agendei sunt după numărul camerei, difuzor, timp și urmărire. Tipurile de vizualizare pe care le alegeți ar trebui să se alinieze cu structura generală a conferinței, precum și cu locul de desfășurare.
5) oferiți participanților posibilitatea de a adăuga sesiuni direct în calendar
în unele cazuri, participanții vor prefera ca agenda conferinței să fie încorporată direct în calendarele lor personale. Acest lucru permite participanților să vadă fiecare sesiune în contextul propriilor programe, făcând experiența evenimentului mai relevantă personal. O experiență de participant fără sudură este întotdeauna un factor cheie pentru succesul evenimentului și posibilitatea de a adăuga rapid sesiuni la un calendar personal face o experiență intuitivă.
6) facilitarea implicării participantului în cadrul Agendei
o agendă a Conferinței oferă o valoare minimă participantului dacă servește pur și simplu ca versiune digitală a programului zilei. Pentru a-și maximiza valoarea, agenda ar trebui să fie cât mai interactivă posibil. Asigurați-vă că fiecare sesiune poate fi plăcută și evaluată, ceea ce permite organizatorului să colecteze informații valoroase pentru a atrage informații acționabile. Realizarea unei agende interactive a evenimentului permite participanților să fie mai implicați pe tot parcursul conferinței, oferind în același timp date importante pe care organizatorii le pot folosi apoi pentru a informa deciziile viitoare.
un exemplu de evaluare a unei sesiuni în cadrul agendei evenimentului
7) permiteți participanților să ia sondaje în cadrul Agendei
rămânând în conformitate cu punctul anterior, o modalitate specifică de a încuraja implicarea este servirea sondajelor live în cadrul Agendei. Acest lucru vă ajută ca organizatorul captura feedback valoros în timp real și vă permite să-l împărtășească direct cu difuzoarele. Sondajele din cadrul Agendei pot contribui la îmbunătățirea nu numai a evenimentelor viitoare, ci și a evenimentului care se desfășoară în prezent. Analiza în timp real a sesiunilor este o modalitate importantă de a verifica pulsul evenimentului dvs. și vă va ajuta să faceți anumite modificări în program, dacă se consideră necesar.
8) oferiți expunere sponsorilor
organizatorii de evenimente se gândesc întotdeauna la modalități creative de a oferi valoare sponsorilor lor. Deoarece agenda evenimentului este în mod constant vizualizată și angajată pe tot parcursul conferinței, aceasta servește drept proprietate imobiliară ideală pentru sponsori pentru a-și prezenta mărcile și ofertele. Soluții precum sesiuni sponsorizate și sondaje sponsorizate sunt modalități excelente pentru companii de a ajunge direct în fața participanților. A avea o agendă care este capabilă să ofere o expunere adecvată în numele partenerilor dvs. este un punct cheie de pârghie atunci când asigurați sponsorizarea evenimentului.
sesiune sponsorizată în cadrul aplicației evenimentului Bizzabo
interesați să aflați mai multe despre sponsorizarea evenimentului? Faceți clic mai jos pe ghidul de sponsorizare grab the Event:
9) Faceți agenda social media-friendly
pentru a crește interesul pentru eveniment, faceți agenda partajabilă pe social media înainte de data evenimentului. În plus față de celelalte strategii de marketing, a face agenda vizibilă și partajabilă pe social media va permite conținutului evenimentului să vorbească de la sine și, eventual, să convingă mai mulți oameni să se înregistreze la eveniment. În cele mai multe cazuri, o agendă nu trebuie să fie un secret. Cu cât agenda este mai prietenoasă cu rețelele sociale, cu atât este mai probabil să servească drept garanție suplimentară de marketing pentru evenimentul dvs.
10) Capture agenda analytics pentru a partaja cu părțile interesate relevante
în timp ce oferirea de oportunități pentru participanți de a se angaja cu agenda este importantă, aceste acțiuni înseamnă foarte puțin dacă nu pot fi măsurate. Asigurați-vă că construiți o agendă a Conferinței în care toată implicarea poate fi capturată și revizuită după eveniment. De exemplu, Tabloul de bord Analytics al Bizzabo va oferi o imagine de ansamblu exactă a performanței agendei evenimentului.
aceste valori vor fi de interes pentru părțile interesate cheie, cum ar fi sponsorii și conducerea superioară, deoarece statistici ca acestea aruncă lumină asupra ROI-ului general al evenimentului. Capacitatea de a dovedi rentabilitatea investiției evenimentului este necesară pentru a atrage mai mulți sponsori pentru evenimentele viitoare, precum și pentru a convinge managerii cu putere de decizie să continue să investească în evenimente live.
11) mențineți o estetică on-brand
agenda conferinței nu este doar un mijloc de transfer de informații; este o extensie a mărcii evenimentului. Când participanții văd agenda, ar trebui să o poată asocia imediat cu conferința dvs. particulară. A avea un editor personalizabil care oferă o gamă largă de fonturi, culori și alte detalii de design va fi necesar pentru a crea o agendă cât mai on-brand posibil. Tratarea agendei conferinței ca o extensie a mărcii dvs. de evenimente va consolida și mai mult unicitatea evenimentului dvs. datorită esteticii consecvente în toate punctele de contact cu care se confruntă participanții.
12) construiți agenda într-o platformă all-in-one
multe dintre sfaturile menționate în această listă, cum ar fi analiza agendei și sincronizarea cu aplicația eveniment, necesită ca generatorul de agende să fie găzduit într-un software de gestionare a evenimentelor all-in-one. Majoritatea platformelor de evenimente vor avea un constructor de agende nativ, dar este important să fiți pe deplin conștienți de capacitățile sale și să discerneți dacă aceste funcționalități se aliniază obiectivelor dvs. pentru agenda conferinței.
de exemplu, dacă analiza post-eveniment este o prioritate, asigurați-vă că implicarea poate fi măsurată din backend. Constructorii de agende de sine stătătoare nu au putut oferi la fel de multă valoare ca cei găzduiți într-o platformă all-in-one, făcând astfel diligența dvs. atunci când cercetați software-ul evenimentului este crucial pentru asigurarea unei agende puternice a Conferinței.
pentru mai multe informații despre achiziționarea software-ului potrivit de gestionare a evenimentelor, faceți clic mai jos pentru a avea acces la Ghidul cumpărătorului de software pentru evenimente.
împachetarea
o experiență de succes la fața locului depinde de modul în care participanții sunt capabili să caute, să navigheze și să consume conținutul evenimentului. De aceea, punerea în timp suplimentar și efort în crearea unei agende care să reflecte cu exactitate marca evenimentului, conținutul și viziunea va da roade nu numai în timpul evenimentului, ci și după terminarea acestuia. Utilizați aceste sfaturi pentru a construi agenda perfectă pentru evenimentul dvs.!
