- Paul Simon escreveu uma música em 1975, chamado “50 Maneiras de Deixar o Seu Amante”, mas, ao lidar com a melhoria do processo, há realmente apenas “5 Maneiras para Melhorar um Processo.”Trata-se de reduzir a variação; quer se trate de variação no tempo para atender a um cliente no Bahama Bistrô, variação dimensional valores de um produto – a quantidade de carne colocada em um sanduíche de ordem, variação na qualidade de um serviço – servidor do conhecimento dos itens de menu ou variação nos custos associados com a refeição (incluindo a mão de obra e materiais) em si. É tudo sobre variação.
- as “5 maneiras”
- reduzir etapas não agregadas de valor
- Melhore o sistema de medição
- reduzir a variação de causa comum
- reduzir a variação de causa especial
- mova a média para melhorar a capacidade do processo
- você tem um método de melhoria favorito? Você se encontra usando uma das “5 maneiras” sobre os outros? Conte-nos sobre isso!
em seu livro, Gestão da qualidade para organizações usando técnicas Lean Six Sigma, Dr. Erick Jones define o Lean Six Sigma como ” a busca implacável pela redução da variação do processo e melhorias inovadoras que afetam a satisfação do cliente e impactam os resultados finais.”Eu gosto dessa definição. Implica uma jornada contínua, não um único projeto. Melhorar os processos torna – se uma mentalidade pessoal – “existem maneiras de fazer isso melhor?”A redução da variação nesse processo proporcionará um benefício ao cliente?
melhorar os processos torna – se uma mentalidade pessoal – “existem maneiras de fazer isso melhor?”
Com tantos processos dentro de uma organização, e cada um com potenciais melhorias, o primeiro dilema é: “por onde começar?”Facilite a si mesmo. Escolha um processo em que você esteja gerenciando ou participando e pergunte: “como vou melhorar isso?””Que variação existe atualmente no meu processo?”
as “5 maneiras”
é aqui que as “5 maneiras” entram em jogo. Na minha experiência, as maneiras de melhorar um processo existente são limitadas a essas 5 categorias:
- Reduzir a Não-Valor Adicionado Passos
- Melhorar o Sistema de Medição
- Reduzir Causa Comum de Variação de
- Reduzir a Variação de Causa Especial
- Mover a Média para Melhorar a Capacidade do Processo
Que é isso. A chave é saber que tipo de melhoria você está trazendo para o esforço. Vamos esclarecer as ” 5 maneiras de melhorar seu processo.”
reduzir etapas não agregadas de valor
cada processo consiste em uma série de etapas inicialmente listadas no SIPOC. Mas uma visão de alto nível não é suficiente para realmente entender o processo.
o primeiro requisito é construir a compreensão de como um processo funciona. Não como se diz que funciona ou documentado para funcionar, mas como realmente funciona. “O que as pessoas dentro do processo realmente fazem? Conduzir uma caminhada de processo ou apenas passar tempo com os participantes do processo para documentar o processo de modo que as pessoas (especialmente aquelas dentro do processo) possam ver o “quadro geral” geralmente produz alguns resultados facilmente alcançáveis ou vitórias rápidas.
procure gargalos no processo e procure maneiras de equilibrar a carga de trabalho. Identifique as etapas não agregadas de valor e determine se elas podem ser eliminadas. Você é capaz de reunir as etapas de valor agregado de uma maneira que beneficie o cliente? Todo processo tem desperdício. Seu trabalho é identificar, reduzir ou até mesmo eliminá-lo.
considere o seguinte processo. Você é designado para montar e enviar 500 envelopes para seus clientes. Você tem 3 colegas que se ofereceram para ajudar. Normalmente, as pessoas se organizam em uma linha de montagem para essa atividade, semelhante ao mapa de Natação mostrado.
Mas se você examinar este processo, há uma série de etapas que não agregam valor. Cada movimento de e para cada pilha não tem valor agregado. Além disso, dobrar leva mais tempo e, portanto, forma um gargalo no processo.
eliminar essas etapas sem valor agregado é relativamente fácil. Basta que cada uma das quatro pessoas faça todas as etapas, em vez de entregá-las 3 vezes. Isso elimina todos os movimentos e pick-ups. Com o gargalo distribuído em todas as 4 pessoas, a tarefa leva muito menos tempo.Simplificar o processo procurando por resíduos no processo é um bom lugar para iniciar qualquer esforço de melhoria, porque é facilmente compreendido por aqueles que trabalham no processo e não requer muita coleta de dados para implementar melhorias.
Melhore o sistema de medição
sempre que você coleta dados, a variação observada é uma combinação da variação no processo e da variação no sistema de medição.
cada sistema de medição tem variação, mas muitas vezes aqueles que buscam a melhoria do processo esquecem de avaliar quanto da variação é resultado da maneira como ela está sendo medida. A variação da medição está ligada à clareza das definições operacionais para cada medida.
nenhuma definição operacional é perfeita. Há sempre alguma “interpretação”, seja como o dispositivo de medição é lido, a eficácia da escala no dispositivo ou mesmo o que o operador faz com os dados uma vez que a leitura é feita. Considere uma receita que exija” uma colher ” de açúcar. Quanto é isso-uma colher de chá? Uma colher de sopa? Uma colher de sopa cheia? Muito espaço para interpretação lá.Ao examinar como as pessoas se comportam quando recebem uma definição operacional, neste caso, “uma colherada”, podemos medir a diferença em suas interpretações. Em muitos casos, a variação é relativamente pequena, mas, surpreendentemente, há muitas vezes quando é grande. A menos que você verifique, você nunca saberá.
em muitos casos, a variação é relativamente pequena, mas, surpreendentemente, há muitas vezes quando é grande.
tenho visto muitas empresas falharem em reconhecer a redução da variação de medição como um projeto de melhoria “válido”. Mas se a redução da variação é um objetivo do Lean Six Sigma, isso certamente se encaixa na conta. Eu prometo, os resultados valem o esforço.
reduzir a variação de causa comum
é um princípio subjacente que a variação existe em todos os processos. O Dr. Walter Shewhart e o Dr. W. Edwards Deming defenderam que a variação poderia ser dividida em duas classes, causas comuns e especiais.
a separação dessas duas classes está relacionada à frequência com que cada tipo de variação é observada no processo. A variação da causa comum está presente em uma ” base regular.”Faz parte do processo existente e tradicionalmente rotulado usando um diagrama de causa e efeito (também conhecido como Diagrama de Espinha De Peixe) organizado com as categorias de entrada (ou osso principal:
- mão-de-obra
- computador
- métodos de
- materiais
- medição
- ambiente
Para reduzir esse tipo de variação que você deve estratificar os dados para determinar a quantidade de variação atribuída a cada fator. Fatores de estratificação incluem coisas como localização do processo, turno precoce ou tardio, dia da semana ou tipo de ordem. A ideia é procurar diferenças significativas nas saídas do processo quando esses fatores estão presentes.
usaremos o processo de preparação da refeição como exemplo. O gráfico de controle acima mostra variação de causa comum, mas quando estratificado por tipo de refeição, você encontra duas distribuições diferentes nos dados.
Saber essa diferença proporciona uma melhor oportunidade para examinar a variação na salada de preparação separadamente do sanduíche de preparação. Como os sanduíches demoram muito mais, esse é um bom lugar para começar.O Design de experimentos é uma maneira de coletar essas informações, embora exija que você se envolva ativamente na mudança do processo, em vez de apenas observá-lo passivamente.
no entanto, depois de ter essas informações, você pode buscar maneiras de reduzir essa variação. Em muitos casos, isso envolve trabalhar com fornecedores, sejam eles internos ou externos à sua organização, para ajudá-los a reduzir a variação em seus processos. Das” 5 maneiras”, reduzir a variação de causa comum é a mais difícil.
reduzir a variação de causa especial
um processo que contém apenas variação de causa comum é considerado estável ou ” no controle.”Isso significa que a quantidade de variação no processo é consistente e previsível.
em contraste, a variação de causa especial faz com que os processos mudem. A mudança pode ter um impacto positivo no processo, ou pode ser negativa. Reconhecer a mudança oferece uma oportunidade para entender por que ela mudou. Uma vez que a causa raiz é entendida, as informações podem ser usadas para beneficiar o cliente.
a variação da causa especial inclui:
- Um específico única alteração – de um único ponto fora dos limites de controle (também conhecidos como outliers), tais como acidentes de trânsito durante uma tempestade de neve
- Uma mudança no processo para um outro nível de desempenho, tais como uma mudança súbita no número de atrasos refeição entregas, devido ao novo inexperiente cook que está sendo adicionado ao pessoal
- Uma tendência, uma forma mais gradual mudança no processo ao longo do tempo, como um aumento constante de uma pessoa de peso
eliminar a variação de causa especial resulta em um processo mais consistente, bem como uma redução geral na variação. A chave é reconhecer quando uma mudança ocorreu. Monitorar o processo usando um gráfico de comportamento/controle do processo fornece alertas dessas alterações. Isso permite que uma equipe analise por que a mudança ocorreu.
monitorar o processo usando um gráfico de comportamento/controle do processo fornece alertas dessas alterações.
mova a média para melhorar a capacidade do processo
o foco das primeiras 4 maneiras está na variação, mas vivemos em um mundo que requer ESPECIFICAÇÕES. Como a variação do processo pode ser excessiva, as organizações estabelecem limites de especificação para reduzir a variabilidade experimentada pelo cliente.
os itens que se enquadram nas especificações são considerados “bons” e os itens que caem fora dos limites são retrabalhados ou descartados. A capacidade do processo é definida como a capacidade de entregar saídas que estão dentro das especificações.
Mesmo se a variação for grande, se a média não é centrado em duas especificações, a quantidade de retrabalho será maior quanto mais valores de cair em um lado contra o outro. Nesse caso, a média é de 54,75 em vez de 55, o que resulta em retrabalho de 28%. Mesmo sem reduzir a variação, mover a média para 55,0 reduzirá a quantidade de retrabalho para 18%.
entender qual das” 5 maneiras ” de USAR Ao melhorar um processo ajuda a concentrar um esforço de melhoria. Comece seus esforços de melhoria escolhendo uma das” 5 maneiras ” e usando-a para fazer uma melhoria inicial. Comemore seu sucesso, certifique-se de que a melhoria possa ser sustentada e, em seguida, procure outra maneira de melhorar esse processo ou escolha outro processo para trabalhar. Pode realmente ser tão simples!
os esforços de melhoria devem estar em andamento-um passo de cada vez, uma busca implacável pela redução da variação que melhora a satisfação do cliente e/ou aumenta o resultado final.
