como proprietário ou gerente de uma empresa, o crescimento de seus negócios e resultados financeiros é fundamental. Os controles internos desempenham um papel importante nesse crescimento.
como proprietário ou gerente de uma empresa, o crescimento do seu negócio e os resultados financeiros são fundamentais. Os controles internos desempenham um papel importante nesse crescimento. Eles estabelecem limites para as funções e deveres de sua equipe, fornecendo verificações e balanços úteis. E eles criam oportunidades para evitar problemas ou identificar pequenos problemas antes de se tornarem grandes. Abaixo estão algumas maneiras de começar a implementar controles internos próprios.
- Segregação de Funções nos Recebimentos de Caixa Ciclo Um dos princípios fundamentais dos controles internos é “segregação de funções” – você não quer que a mesma pessoa que realiza muitas das funções dentro de um determinado ciclo da transação. Pense em ” ARC ” – autorização, manutenção de registros, custódia. A mesma pessoa não deve fazer mais do que uma delas. Por exemplo, a pessoa que abre todo o correio contendo cheques e dinheiro está registrando-os em um resumo diário em dinheiro e dando isso a outra pessoa para fazer o depósito. E então uma pessoa diferente desses dois idealmente estaria realizando a reconciliação bancária a cada mês. acesso e segurança de Sistemas
- salvaguardar ativos
- processo de aprovação
- processo de revisão
- Contate-nos com suas perguntas
Segregação de Funções nos Recebimentos de Caixa Ciclo
Um dos princípios fundamentais dos controles internos é “segregação de funções” – você não quer que a mesma pessoa que realiza muitas das funções dentro de um determinado ciclo da transação. Pense em ” ARC ” – autorização, manutenção de registros, custódia. A mesma pessoa não deve fazer mais do que uma delas. Por exemplo, a pessoa que abre todo o correio contendo cheques e dinheiro está registrando-os em um resumo diário em dinheiro e dando isso a outra pessoa para fazer o depósito. E então uma pessoa diferente desses dois idealmente estaria realizando a reconciliação bancária a cada mês.
acesso e segurança de Sistemas
Mantenha seus vários sistemas de informação (contabilidade, bancos, compras, folha de pagamento, etc.) em uma “base de necessidade de saber”. É incrivelmente importante que sua equipe tenha os níveis de acesso necessários para realizar suas tarefas diárias…e nada mais. De acordo com o mantra segregação de deveres de cima, você deve considerar se existem circunstâncias em que um indivíduo tem níveis de acesso que lhe permitiriam criar um fornecedor no sistema e, em seguida, processar um pagamento a esse fornecedor.
salvaguardar ativos
a salvaguarda física dos ativos da empresa é muito importante. Talvez o negócio opere fortemente em dinheiro. Uma vez recebido, dinheiro e cheques precisam ser garantidos em tempo hábil para o bem-estar financeiro da empresa e para a segurança de seus funcionários. Mantenha o fundo de caixa ao mínimo e mantenha-o trancado. Talvez haja oportunidades de inventário valioso para “sair do armazém”, ou para Ferramentas e máquinas para “sair do canteiro de obras”. Dê um passo para trás e avalie onde estão as rachaduras em relação ao acesso aos seus ativos valiosos.
processo de aprovação
toda empresa deve ter alguma forma de processo de aprovação. Leve, por exemplo, faturas de fornecedores que são enviadas diretamente para o departamento de contas a pagar. Se você é o proprietário da empresa, não preferiria que um gerente ou chefe de departamento revisasse fisicamente a propriedade da fatura e se o fornecedor ou fornecedor desempenhava ou não suas funções, e que essa revisão e aprovação ocorreram antes de serem enviadas para contas a pagar?
processo de revisão
sua empresa tem um processo de revisão robusto? A alta administração e os proprietários analisam as demonstrações financeiras mensais ou trimestrais, de preferência desagregadas? Pode ser um exercício de abrir os olhos. Uma revisão mensal ou trimestral das operações da empresa fornecerá à alta administração e aos proprietários informações sobre o desempenho financeiro em tempo real, onde eles podem observar atividades inesperadas ou outras anomalias. Pode ser útil comparar essas informações financeiras com orçamentos, previsões e dados históricos.
Contate-nos com suas perguntas
se você tiver dúvidas ou precisar de ajuda com controles internos, entre em contato com nossos profissionais no inovador grupo CPA em 203-489-0612. Ou entre em contato conosco online.
Um dos princípios fundamentais dos controles internos é “segregação de funções” – você não quer que a mesma pessoa que realiza muitas das funções dentro de um determinado ciclo da transação. Pense em ” ARC ” – autorização, manutenção de registros, custódia. A mesma pessoa não deve fazer mais do que uma delas. Por exemplo, a pessoa que abre todo o correio contendo cheques e dinheiro está registrando-os em um resumo diário em dinheiro e dando isso a outra pessoa para fazer o depósito. E então uma pessoa diferente desses dois idealmente estaria realizando a reconciliação bancária a cada mês.
acesso e segurança de Sistemas
Mantenha seus vários sistemas de informação (contabilidade, bancos, compras, folha de pagamento, etc.) em uma “base de necessidade de saber”. É incrivelmente importante que sua equipe tenha os níveis de acesso necessários para realizar suas tarefas diárias…e nada mais. De acordo com o mantra segregação de deveres de cima, você deve considerar se existem circunstâncias em que um indivíduo tem níveis de acesso que lhe permitiriam criar um fornecedor no sistema e, em seguida, processar um pagamento a esse fornecedor.
salvaguardar ativos
a salvaguarda física dos ativos da empresa é muito importante. Talvez o negócio opere fortemente em dinheiro. Uma vez recebido, dinheiro e cheques precisam ser garantidos em tempo hábil para o bem-estar financeiro da empresa e para a segurança de seus funcionários. Mantenha o fundo de caixa ao mínimo e mantenha-o trancado. Talvez haja oportunidades de inventário valioso para “sair do armazém”, ou para Ferramentas e máquinas para “sair do canteiro de obras”. Dê um passo para trás e avalie onde estão as rachaduras em relação ao acesso aos seus ativos valiosos.
processo de aprovação
toda empresa deve ter alguma forma de processo de aprovação. Leve, por exemplo, faturas de fornecedores que são enviadas diretamente para o departamento de contas a pagar. Se você é o proprietário da empresa, não preferiria que um gerente ou chefe de departamento revisasse fisicamente a propriedade da fatura e se o fornecedor ou fornecedor desempenhava ou não suas funções, e que essa revisão e aprovação ocorreram antes de serem enviadas para contas a pagar?
processo de revisão
sua empresa tem um processo de revisão robusto? A alta administração e os proprietários analisam as demonstrações financeiras mensais ou trimestrais, de preferência desagregadas? Pode ser um exercício de abrir os olhos. Uma revisão mensal ou trimestral das operações da empresa fornecerá à alta administração e aos proprietários informações sobre o desempenho financeiro em tempo real, onde eles podem observar atividades inesperadas ou outras anomalias. Pode ser útil comparar essas informações financeiras com orçamentos, previsões e dados históricos.
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