19 habilidades essenciais de Assistente Executivo para 2021

você descobriu nossa lista das principais habilidades de Assistente Executivo.Habilidades de Assistente Executivo são qualidades e habilidades que ajudam assistentes de alto nível a prosperar em suas posições. Exemplos dessas competências incluem capacidade multitarefa, habilidades de tomada de decisão e gerenciamento de tempo. Assistentes executivos também são comumente chamados de EA, secretários executivos e assistentes pessoais.

você pode aprender essas habilidades com livros de assistente executivo e mostrar gratidão por eles no dia do profissional Administrativo Virtual.

Este post contém:

• assistente executivo principais pontos fortes
• assistente executivo de competências
• habilidades técnicas para secretários executivos
• secretário executivo qualificações
• assistente pessoal de competências

Aqui está tudo que você precisa saber.

lista de habilidades de Assistente Executivo

da persuasão à atenção aos detalhes, aqui está uma lista de habilidades que todo assistente executivo deve possuir.

habilidades organizacionais

as habilidades organizacionais são um dos principais pontos fortes do Assistente Executivo. Assistentes de alto nível fazem malabarismos com muitas tarefas e grandes quantidades de informações. Sem um sistema ordenado, os assistentes podem facilmente ficar para trás, perder prazos ou perder o controle de detalhes importantes. O assistente organizado pode encontrar respostas rapidamente e mantém as operações fluindo sem problemas. Esses indivíduos são mais calmos, mais eficientes e parecem mais competentes.

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multitarefa

raramente um assistente executivo tem a liberdade de se mover em um ritmo lento e se concentrar em uma missão de cada vez. Assistentes qualificados devem ser multitarefas, prontos para girar a qualquer momento quando surgir uma necessidade urgente. Então, eles devem retomar a tarefa anterior quando a crise terminar. Muitas vezes, essa mudança ocorre muitas vezes ao longo do dia. Os problemas se apresentam e os colegas têm perguntas. Os telefones tocam, os planos mudam. Assistentes executivos experientes devem ter interrupções no passo e aprender a priorizar de forma eficaz.

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gestão do tempo

gestão do tempo é uma das competências mais importantes Assistente Executivo. Os deveres dos assistentes tendem a ser sensíveis ao tempo. Manter o foco e concluir as tarefas a tempo é crucial para o sucesso no trabalho. Sem mencionar que os assistentes executivos recebem fluxos constantes de trabalho e podem facilmente ficar para trás se não ficarem no topo das tarefas.

boas habilidades de gerenciamento de tempo mantêm as operações fluindo suavemente e reduzem os níveis de estresse. Os assistentes precisam de uma boa noção de quais empregos priorizar e quanto tempo gastar em cada empreendimento. Quando uma tarefa leva mais tempo do que o esperado, bons assistentes sabem quando procurar ajuda ou delegar o trabalho a um companheiro de equipe.

além disso, assistentes capazes sabem como criar fluxos de trabalho eficientes e definir limites. Se os assistentes executivos não passarem por responsabilidades dentro do dia de trabalho, eles poderão trabalhar até tarde ou trabalhar demais. Para evitar o esgotamento, o assistente inteligente permanece focado durante o horário de trabalho e desliga no final do dia, respondendo apenas a emergências após horas.

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Habilidades de Comunicação

habilidades de Comunicação são cruciais para assistentes executivos. Primeiro, os assistentes devem saber falar e escrever profissionalmente para executivos, parceiros de negócios e clientes de alto nível. A gramática é crucial, assim como as Convenções de escrita. Por exemplo, os assistentes devem saber como formatar corretamente uma carta comercial formal e devem triplicar a ortografia antes de enviar e-mails.

o tom também é importante. Assistentes experientes sabem quando atingir um tom mais pessoal e amigável e quais situações exigem formalidade estrita. Comprimento e meio também devem ser apropriados. Uma menção passageira ou um memorando pode ser suficiente para notícias menores, enquanto anúncios ou questões maiores merecem um e-mail detalhado ou relatório formal.

assistentes executivos também devem ser capazes de dar instruções. Os principais assistentes geralmente supervisionam outros assistentes administrativos e coordenam departamentos em projetos especiais. Essas responsabilidades exigem a capacidade de dar instruções claras e se comunicar respeitosamente com a equipe.

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entrada de dados

a entrada de dados é uma das habilidades técnicas mais desejáveis para secretários executivos. A manutenção de registros é uma das principais funções dos assistentes. Os Secretários Executivos costumam levar e editar atas de reuniões, manter bancos de dados e gerenciar sistemas de arquivamento. Esses indivíduos devem ser capazes de inserir informações com alto grau de velocidade e precisão. Eles também devem saber como recuperar dados rapidamente.

habilidades tecnológicas básicas também são úteis. Em um mundo perfeito, o departamento de TI atendia a chamada toda vez que uma planilha ficava instável. Na realidade, os problemas geralmente levam tempo para diagnosticar e corrigir. Assistentes excepcionais são capazes de encontrar soluções viáveis, entretanto, para garantir que dados importantes sejam acessíveis.

habilidades para pessoas

habilidades para pessoas são absolutamente essenciais para assistentes executivos. Todos os dias, os assistentes interagem com dezenas de pessoas, dentro e fora da organização, digitalmente, no telefone e pessoalmente. Para se destacar no trabalho, os assistentes executivos devem desenvolver relacionamentos com muitas dessas pessoas. Assistentes muitas vezes têm que pedir favores, e ter um relacionamento faz uma grande diferença. As pessoas estão mais inclinadas a dar uma mão a pessoas agradáveis. Pontos extras se o assistente ajudou o ajudante em potencial no passado, ou se lembra de detalhes pessoais como nomes de crianças ou férias recentes.

mais importante, os assistentes pessoais devem desenvolver relacionamentos positivos com seus executivos. Os melhores assistentes executivos são pessoais, mas difíceis. Eles podem dizer quando desafiar o chefe e quando concordar. Eles sabem quando aliviar o humor e quando ficar sério. Eles são amigáveis com o chefe sem cruzar fronteiras. Os executivos gostam e respeitam esses indivíduos.Além disso, grandes assistentes executivos constroem relacionamentos com o círculo interno do Executivo, incluindo a família do chefe e colegas mais próximos.

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persuasão

os assistentes executivos precisam ser tão hábeis na arte do negócio quanto os executivos. Talvez eles precisem marcar ingressos esgotados para o chefe ou negociar um desconto no catering. Talvez o assistente precise recrutar um comitê para criar um evento ou colocar colegas a bordo com uma grande mudança de empresa. Habilidades de persuasão dissidentes silenciosos, conquistar potenciais colaboradores, garantir favores especiais e manter as operações funcionando sem problemas.

resolução de problemas

assistentes executivos são especialistas em solucionadores de problemas. Os executivos geralmente recorrem à ajuda de assistentes para enfrentar desafios que não têm tempo ou largura de banda para remediar. As pessoas trazem problemas para a atenção do Executivo constantemente, e o chefe pode não ter tempo para lidar com todos os soluços.Esses obstáculos variam do mundano, como encontrar um novo fornecedor de tinta para impressora, ao incomum, como rastrear um tablet deixado em um avião durante uma viagem de negócios. Muitas vezes, os assistentes enfrentam vários obstáculos ou encaram problemas estranhos. Out-of-the-box, pensamento imaginativo é necessário para resolver essas questões. A capacidade de propor soluções alternativas e pensar em seus pés é fundamental para assistentes executivos que lidam com curveballs diárias.

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compostura

a capacidade de manter a calma em situações estressantes é uma das qualificações mais importantes do Secretário Executivo. Os executivos que lidam com crises organizacionais geralmente pedem ajuda aos assistentes. Como resultado, os assistentes executivos se encontram lidando com situações de alto risco.

mesmo situações de trabalho mundanas podem se tornar estressantes. Por exemplo, talvez o chefe perca seu voo por causa do tráfego ou demore a fazer uma reserva para o jantar até o último minuto. Talvez um colega chateado exija ver o chefe e exale frustrações com o assistente. Talvez a agenda do dia seja simplesmente lotada, e o assistente se preocupa em terminar tudo. Ou talvez o chefe tenha um dia ruim e seja espinhoso.Não importa o quão estressante seja a situação, bons assistentes executivos não entram em pânico. Eles ficam calmos, descobrem uma solução e não deixam ninguém vê-los suar.

tomada de decisão

assistentes executivos tomam dezenas de decisões todos os dias. Embora os executivos às vezes dêem tarefas ou atribuições aos assistentes, muitas vezes há pouca supervisão e direção. O papel tende a ser independente e autoguiado. Os assistentes executivos sabem o que precisam fazer e devem decidir a melhor forma de realizar tarefas.Às vezes, os assistentes pessoais precisam tomar decisões sensíveis ao tempo quando os executivos não estão por perto. Os melhores assistentes entendem os limites de seus poderes e sabem quando fazer a ligação e assinar uma decisão e quando rastrear o chefe.

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conhecimento técnico

alguns executivos compram os dispositivos mais novos, enquanto outros pilotos do Rock palm dos anos 90.alguns líderes realizam reuniões em realidade virtual, enquanto outros bicar ao digitar em seus teclados. De qualquer forma, os assistentes precisam se manter atualizados sobre a tecnologia. Na verdade, se os chefes estão tecnologicamente atrasados, é ainda mais importante que um assistente seja experiente em tecnologia. Quando o chefe precisa recuperar uma senha para uma conta vinculada a um número de telefone que ele não tem há três anos, seu assistente será o único no telefone com suporte técnico.

no mínimo, os assistentes pessoais devem ter habilidades básicas do Google Suite ou do Microsoft Office Suite. Os assistentes devem digitar mais de 70 palavras por minuto, ser capaz de aprender novos softwares rapidamente e se sentir confortável com a pesquisa por e-mail e internet. Também é aconselhável se familiarizar com o telefone do chefe e o sistema operacional do laptop, pois o assistente pode precisar solucionar problemas em algum momento.

tenacidade

tenacidade e grão são características importantes para os assistentes executivos possuírem. Os executivos são altamente particulares, e alguns são francamente espinhosos. Mesmo com um grande chefe, os assistentes lidarão com pessoas difíceis e situações desafiadoras regularmente. A resiliência é fundamental para durar na posição. Os assistentes executivos precisam se recuperar de falhas e dias ruins. Eles precisam persistir ou girar depois de ouvir não repetidos. pode ser difícil construir uma pele grossa e tolerância, mas resistir à decepção e à adversidade é uma obrigação nesse papel.

discrição

assistentes executivos lidam com informações confidenciais e situações delicadas, e discrição é uma obrigação. Os assistentes devem agir com tato e manter a confidencialidade. Eles não devem vazar informações para outros departamentos, intencionalmente ou não. A fofoca está fora de questão. As conversas de reunião não devem se transformar em conversas de sala de descanso. Os assistentes também devem estar conscientes de onde deixam documentos confidenciais ou se afastam das telas do computador sem primeiro fechar o windows.

assistentes pessoais tendem a ter acesso a detalhes sobre a vida doméstica do chefe. O assistente pode estar mais próximo da família do chefe do que outros funcionários e deve entender que isso é um privilégio. Os assistentes devem avaliar e respeitar os limites fora do trabalho de seus executivos.

por exemplo, se houver uma emergência médica com os filhos do chefe que exija o cancelamento de uma reunião, o assistente deve determinar quanta informação divulgar. Um simples “teve que sair cedo”, pode ser suficiente ou “emergência médica” se o hóspede for importante. Dizer “o apêndice do pequeno Billy estourou”, provavelmente é inapropriado. Um bom assistente protege a privacidade do chefe, mesmo que os colegas se intrometam.

Coordenação de eventos

a coordenação de Eventos é uma habilidade valiosa para ter como assistente executivo. Nem a descrição do trabalho de cada assistente inclui o planejamento de festas e eventos, mas ainda há situações em que essas habilidades são úteis. Por exemplo, talvez o assistente precise pedir catering para uma reunião do Conselho. Ou talvez o assistente precise mudar a ordem do cronograma em um retiro da empresa porque o orador principal ainda não chegou.Ser capaz de pesquisar fornecedores, Fazer chamadas, negociar preços, recrutar ajudantes, escrever uma série de shows, decorar e cuidar de pequenos detalhes é útil quando você é a mão direita para um executivo que pode precisar lançar um evento.

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liderança

não são apenas assistentes pessoais a mão direita do Executivo, eles também são líderes por direito próprio. Os assistentes executivos geralmente supervisionam os assistentes administrativos ou lideram projetos especiais. Eles também se autogerenciam e estabelecem seus próprios objetivos e fluxos de trabalho. As habilidades de liderança ajudam os assistentes executivos a ter propriedade sobre suas funções. A capacidade de tomar iniciativa, dar instruções e ser responsável pelos resultados serve bem aos assistentes.

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atenção aos detalhes

atenção aos detalhes é uma das habilidades de assistente pessoal mais críticas. Os executivos e seus círculos internos têm grandes expectativas. Embora um erro de Digitação possa não ser um grande problema em posições mais baixas, os erros podem ter consequências agravantes em níveis mais altos. Por exemplo, escrever incorretamente um nome pode não parecer grande coisa. No entanto, escrever incorretamente o nome de um cliente em potencial ou o nome de um membro do conselho pode transmitir desrespeito e azedar o relacionamento. Perder uma parte importante do correio pode levar a uma ação judicial. Mesmo que o pior cenário não ocorra, os erros parecem pouco profissionais.Os executivos estão ocupados e muitas vezes com pressa. Assistentes executivos são a última linha de defesa contra erros. É até assistentes de alto nível para verificar cada detalhe, triplicar verificar cada documento e garantir a precisão total.

adaptabilidade

a mudança é constante, especialmente no cenário de negócios de hoje. As funções de Assistente Executivo geralmente mudam dia a dia nos horários mais estáveis. Às vezes, os assistentes precisam mudar o curso no meio da tarefa. Grandes assistentes são flexíveis, disponíveis e dispostos a tentar novas abordagens por uma questão de experimentação.

como os primeiros membros da equipe a ouvir sobre as principais decisões, os assistentes executivos costumam estar na linha de frente das mudanças organizacionais. Ao adotar uma atitude positiva, os assistentes podem liderar a carga e convencer os colegas de trabalho a se adaptarem a essas mudanças. Eles também podem transmitir preocupações e sentimentos ao executivo.

acima de tudo, os grandes assistentes executivos tomam a mudança no passo e raramente são jogados fora por shakeups para suas rotinas. Na verdade, os melhores assistentes acolhem e abraçam a mudança, apreciando a capacidade de enfrentar o desafio.

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antecipação

bons assistentes executivos respondem aos pedidos do chefe. Grandes assistentes executivos antecipam essas solicitações e já têm soluções prontas. Por exemplo, ter uma lista de contatos para atender atendentes e entrar em contato com chegadas tardias. Ou ter algumas opções de entrega de almoço à mão em um dia em que o executivo tem reuniões consecutivas. Antecipação é um requisito tácito do trabalho. O papel é fornecer as necessidades de um executivo, e parte do trabalho é identificar e prever essas necessidades.

humildade

a humildade é uma das características mais importantes para os assistentes executivos. Assistentes executivos têm um papel nos bastidores. A missão do assistente é ajudar seu chefe a ter sucesso e parecer competente. O reconhecimento é bom, mas os assistentes não devem esperar agradecimentos excessivos. Nem esses membros da equipe devem apontar o quão indefeso seu chefe está sem eles. Os melhores assistentes executivos dirigem o show sem entrar no centro das atenções. Eles são como mãos de palco, correndo nos bastidores para tornar possível que a estrela brilhe no palco central.

assistentes de alto nível devem ser competentes, mas não arrogantes. Emparelhar alto desempenho com humildade não é tarefa fácil, mas é absolutamente necessário. Grandes assistentes executivos têm confiança em suas habilidades, mas mantêm um ar de modéstia. Eles são importantes, mas não auto-importantes. Essa capacidade de humildade os serve bem no papel e os ajuda a se darem melhor com chefes e colegas.

conclusão

assistentes executivos raramente têm empregos chatos. Os deveres vão muito além de atender telefones ou organizar arquivos. Na verdade, os assistentes atendem a uma ampla gama de necessidades e lidam com muitas circunstâncias diferentes, muitas delas além do escopo das descrições normais de cargos.

os melhores assistentes pessoais são jacks-of-all-trades, mas há um conjunto básico de habilidades que ajudam os indivíduos a se destacarem na função. Se você possui os atributos neste artigo, então você pode ter um futuro como assistente executivo. Se não, nunca tema, você pode praticar e dominar as competências necessárias para se tornar a arma secreta da sua organização.

em seguida, confira nossa lista de ferramentas executive assistant, este guia para a construção de equipes executivas e este com ferramentas de colaboração online.

FAQ: habilidades de Assistente Executivo

Aqui estão as respostas para perguntas comuns sobre habilidades de Assistente Executivo.

o que um assistente executivo faz?

um assistente executivo fornece suporte administrativo a executivos de alto escalão, como presidentes de empresas, CEOs e membros do C-suite. Esses assistentes coordenam reuniões, organizam compromissos, gerenciam a programação do chefe, atendem telefones, fazem arranjos de viagem, preparam e arquivam documentos importantes e realizam outras tarefas essenciais conforme necessário. As responsabilidades e o escopo do trabalho podem variar dependendo da empresa e do Executivo. Os assistentes executivos geralmente supervisionam os outros assistentes administrativos e lideram projetos especiais dentro da organização.

quais são as habilidades de Assistente Executivo?

habilidades de Assistente Executivo são competências que permitem que assistentes pessoais atuem em níveis elevados. Exemplos de habilidades ideais de assistente pessoal incluem tenacidade, discrição e resolução de problemas.

quais são as três principais habilidades de um assistente executivo?

as três principais habilidades de um assistente executivo são adaptabilidade, habilidades de pessoas e organização.

como você desenvolve habilidades de Assistente Executivo?

a maneira mais infalível de desenvolver habilidades de assistente executivo é servir como assistente pessoal. A maioria dos EA aprende e aperfeiçoa seu ofício no trabalho. No entanto, se você quiser melhorar suas habilidades de assistente pessoal para que você possa eventualmente conseguir uma posição mais alta, então você pode ler livros, fazer cursos on-line ou assistir a vídeos tutoriais e praticar conversas. Você também pode fazer testes de digitação on-line e praticar com software de escritório.

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