Como um organizador do evento, como você construir a agenda perfeita? Leia estas dicas sobre como construir uma agenda de conferência que se alinhe com seus objetivos de evento, mantendo os participantes envolvidos.
Onde está sendo realizada a próxima sessão? Quem lidera este workshop? Quais sessões serão mais úteis para mim? Estas são apenas algumas das perguntas que estão correndo pela mente de um participante durante um evento. A chave para criar uma experiência de evento agradável sem sobrecarregar os participantes é organizar o conteúdo do evento de forma intuitiva e digerível. Por esse motivo, criar uma agenda de conferência de qualidade é essencial.
a agenda da conferência é a espinha dorsal do conteúdo do evento. Garantir que todas as informações do evento sejam detectáveis, consumíveis e relevantes é o que faz com que uma agenda de eventos se destaque do resto. Lembre-se de que uma agenda forte da conferência é tão importante para os organizadores quanto para os participantes. Uma agenda fornece uma maneira para os organizadores medirem com precisão o engajamento do evento, buscarem feedback do participante e oferecerem oportunidades de patrocínio.
as dicas a seguir destinam-se a ajudar na criação de uma agenda de conferência do início ao fim. Essas melhores práticas podem ser aplicadas em vários casos de uso para garantir uma agenda de eventos de qualidade.
1) realizar pesquisas pré-evento
Antes de mergulhar na estrutura da agenda, os organizadores devem saber que tipo de conteúdo os participantes querem aprender. Uma vez que o tema abrangente tenha sido finalizado, o tópico deve ser dividido em pedaços de conteúdo digerível. Uma boa maneira de avaliar o tipo de sessões que serão mais populares é pedir diretamente as opiniões dos participantes. Isso pode ser feito incluindo perguntas da pesquisa no formulário de registro do evento, como:
- o que você espera tirar desta conferência?
- Que tipos de sessões serão mais valiosos para você?
- como você espera aumentar seu conhecimento sobre este tópico?
perguntas como essas ajudarão na elaboração do conteúdo do evento, além de conhecer os tipos de palestrantes que serão mais úteis para os participantes. Essas perguntas também podem ser feitas por meio de campanhas de marketing por e-mail antes do evento ou por meio do aplicativo do evento. A pesquisa em geral é sempre uma boa maneira de entender a perspectiva do participante para ajudar a informar grandes decisões.
2) Sincronize a agenda com o aplicativo do evento
assim que o conteúdo da agenda da conferência for estabelecido, descobrir como tornar essas informações acessíveis aos participantes é o próximo passo importante. Antes da era digital, as agendas eram distribuídas principalmente em papel. Agora, com o aumento do aplicativo do evento, os organizadores podem fazer upload de todas as sessões e conteúdo do evento no aplicativo para que os participantes acessem antes, durante e depois do evento.
hospedar a agenda da conferência dentro do aplicativo do evento proporciona uma experiência mais suave, pois o aplicativo também incluirá outros aspectos do evento relacionados à agenda, como networking com outros participantes, visualização de uma lista de palestrantes e acesso a uma lista de patrocinadores. Quanto mais suave a sincronização entre seu aplicativo e agenda, melhor será a experiência geral do evento.
3) Organize sessões por faixas
um desafio comum que surge ao tentar organizar o conteúdo do evento é descobrir uma maneira de todas as informações serem facilmente pesquisáveis. Se o seu evento tiver mais de cem sessões, navegar por toda a programação pode ser esmagador.
para evitar isso, organize sessões por faixas. Uma faixa é um tópico guarda-chuva sob o qual várias sessões podem ser encontradas. Por exemplo, se você está hospedando uma conferência de mídia social, uma faixa que você pode querer é o marketing de vídeo. Esta faixa incluirá todas as sessões focadas em vídeo e os participantes poderão pesquisar de acordo. Isso contribui para uma experiência de agenda muito mais intuitiva.
fonte: Social Media Marketing World 2018
4) Crie várias visualizações de agenda
assim como as pessoas diferem nas maneiras pelas quais aprendem novas informações, as pessoas também diferem em como preferem visualizar as informações. Uma agenda deve ter várias opções de visualização por esse motivo, especialmente se houver muitas sessões diferentes para escolher. Exemplos de como organizar as opções de visualização de agenda são por número de sala, alto-falante, hora e faixa. Os tipos de visualização que você escolher devem estar alinhados com a estrutura geral da conferência, bem como com o local.
5) Dê aos participantes a capacidade de adicionar sessões diretamente ao calendário
em alguns casos, os participantes preferirão que a agenda da conferência seja incorporada diretamente aos seus calendários pessoais. Isso permite que os participantes vejam cada sessão dentro do contexto de seus próprios horários, tornando a experiência do evento mais relevante pessoalmente. Uma experiência contínua do participante é sempre um fator chave para o sucesso do evento e ser capaz de adicionar sessões rapidamente a um calendário pessoal contribui para uma experiência intuitiva.
6) facilitar o envolvimento do participante na agenda
uma agenda da conferência fornece valor mínimo ao participante se ela simplesmente servir como uma versão digital da programação do dia. Para maximizar seu valor, a agenda deve ser o mais interativa possível. Certifique-se de que cada sessão pode ser apreciada e Avaliada, o que permite ao organizador coletar informações valiosas para obter insights acionáveis. Fazer uma agenda de eventos interativa permite que os participantes sejam mais engajados ao longo da conferência, além de oferecer dados importantes que os organizadores podem usar para informar decisões futuras.
um exemplo de uma sessão de classificação dentro da agenda do evento
7) Permitir que os participantes entrem pesquisa dentro da agenda
Ficar em linha com o ponto anterior, um modo específico de incentivar o engajamento é servir ao vivo de pesquisa dentro da agenda. Isso ajuda você, pois o organizador, a capturar feedback valioso em tempo real e permite que você o compartilhe diretamente com seus alto-falantes. Pesquisas dentro da agenda podem ajudar a melhorar não apenas eventos futuros, mas o evento que está sendo realizado atualmente. A análise em tempo Real das sessões é uma maneira importante de verificar o pulso do seu evento e o ajudará a fazer certas alterações na programação, se necessário.
8) oferecer exposição aos patrocinadores
os organizadores do evento estão sempre pensando em maneiras criativas de fornecer valor aos seus patrocinadores. Como a agenda do evento está constantemente sendo vista e envolvida durante toda a conferência, ela serve como um imóvel ideal para os patrocinadores mostrarem suas marcas e ofertas. Soluções como sessões patrocinadas e pesquisas patrocinadas são ótimas maneiras de as empresas entrarem diretamente na frente dos participantes. Ter uma agenda que seja capaz de fornecer uma exposição adequada em nome de seus parceiros é um ponto chave de alavancagem ao garantir o patrocínio do evento.
sessão patrocinada dentro do aplicativo Bizzabo event
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9) faça a agenda social media-friendly
para aumentar o interesse no evento, faça a agenda compartilhável nas mídias sociais antes da data do evento. Além de suas outras estratégias de marketing, tornar a agenda visível e compartilhável nas mídias sociais permitirá que o conteúdo do evento fale por si mesmo e possivelmente persuadirá mais pessoas a se inscreverem no evento. Na maioria dos casos, uma agenda não precisa ser um segredo. Quanto mais mídias sociais amigáveis a agenda for, maior a probabilidade de ela servir como garantia de marketing adicional para o seu evento.
10) Capture a análise da agenda para compartilhar com as partes interessadas relevantes
enquanto oferece oportunidades para os participantes se envolverem com a agenda é importante, essas ações significam muito pouco se não puderem ser medidas. Certifique-se de criar uma agenda de conferência na qual todo o engajamento possa ser capturado e revisado após o evento. Por exemplo, o painel de análise do Bizzabo fornecerá uma visão geral precisa do desempenho da agenda de eventos.
essas métricas serão de interesse para as principais partes interessadas, como patrocinadores e liderança sênior, porque estatísticas como essas lançam luz sobre o ROI geral do evento. Ser capaz de provar o ROI do evento é necessário para atrair mais patrocinadores para eventos futuros, bem como para persuadir os gerentes com poder de tomada de decisão a continuar a investir em eventos ao vivo.
11) manter uma estética na marca
a agenda da conferência não é apenas um meio de transferir informações; é uma extensão da marca do evento. Quando os participantes visualizam a agenda, eles devem poder associá-la imediatamente à sua conferência específica. Ter um editor personalizável que ofereça uma ampla gama de fontes, cores e outros detalhes de design será necessário para criar uma agenda o mais on-brand possível. Tratar a agenda da conferência como uma extensão da sua marca de Evento solidificará ainda mais a singularidade do seu evento devido à estética consistente em todos os pontos de contato voltados para o participante.
12) Construa a agenda dentro de uma plataforma tudo-em-um
muitas das dicas mencionadas nesta lista, como análise de agenda e sincronização com o aplicativo de eventos, exigem que o construtor de agenda seja alojado em um software de gerenciamento de eventos tudo-em-um. A maioria das plataformas de eventos terá um construtor de agenda nativo, mas é importante estar plenamente ciente de suas capacidades e discernir se essas funcionalidades se alinham com seus objetivos para a agenda da conferência.Por exemplo, se a análise pós-evento for uma prioridade, certifique-se de que o engajamento possa ser medido a partir do back-end. Os construtores de agenda autônomos não poderiam fornecer tanto valor quanto aqueles alojados em uma plataforma tudo-em-um, portanto, fazer sua devida diligência ao pesquisar software de Eventos é crucial para garantir uma agenda de conferência forte.
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concluindo
uma experiência de evento bem-sucedida no local depende de como os participantes podem pesquisar, navegar e consumir o conteúdo do evento. É por isso que dedicar mais tempo e esforço para criar uma agenda que reflita com precisão a marca, o conteúdo e a visão do evento valerá a pena não apenas durante o evento, mas também depois que ele terminar. Utilize estas dicas para construir a agenda perfeita para o seu evento!
