twoja maszyna pocztowa właśnie przestała działać i musisz szybko wysłać jednego ze swoich pracowników na pocztę, aby zdobyć Znaczki. Jedynym problemem jest to, że nie ma gotówki, a jej karta kredytowa jest wyczerpana.
Drobna gotówka to pieniądze, które trzymasz pod ręką w swojej firmie, aby zapłacić za drobne wydatki, takie jak wyjazdy awaryjne na pocztę, napoje dla nieoczekiwanych gości lub zwrot recepcjonistce za odebranie pączków na poranne spotkanie personelu.
większość małych firm utrzymuje od $100 do $200 w drobnej gotówce, aby zapłacić za te i inne nieoczekiwane wydatki. Jeśli jesteś gotowy do założenia konta gotówkowego dla swojej firmy, przeprowadzimy Cię przez ten proces.
przegląd: co to jest drobna gotówka?
drobna gotówka to pieniądze, które firma trzyma pod ręką, aby zapłacić za różne zakupy. Większość zakupów dokonywanych za drobne pieniądze to nieoczekiwane wydatki, które mogą się pojawić, takie jak poranna kawa na spotkanie lub kolacja dla pracownika pracującego w godzinach nadliczbowych.
jednym z głównych powodów, aby mieć drobne pieniądze pod ręką, jest szybkie zwrócenie pracownikom, którzy wydali własne pieniądze na przedmioty dla firmy lub napiwek kierowcy usługi kurierskiej, który przyniósł lunch biurowy.
drobne pieniądze, podobnie jak wszelkie inne wydatki, muszą być prawidłowo rozliczane w oprogramowaniu księgowym lub ręcznym systemie księgowym, ponieważ wydatki są związane z działalnością i muszą być odpowiednio rejestrowane, aby zapewnić dokładność sprawozdania finansowego.
przykład drobnych pieniędzy
w drodze do biura Jane otrzymuje telefon od swojego szefa z prośbą o zatrzymanie się i odebranie pączków na nieoczekiwane spotkanie tego ranka. Jane nie ma karty kredytowej i ma tylko $25, aby utrzymać ją, dopóki nie dostanie zapłaty.
Jane zatrzymuje się, aby odebrać dwa pudełka pączków, zostawiając ją z 5 dolarami w portfelu. Na szczęście jej biuro ma drobne środki pieniężne, z których szef natychmiast ją zwraca, więc Jane nie musi składać raportu wydatków i czekać tygodniami na zwrot.
drobne pieniądze są zazwyczaj wydawane na:
- Kawa i inne napoje
- przekąski biurowe, takie jak owoce i wypieki
- Gaz
- awaryjne artykuły biurowe
- zwroty pracownicze
jak założyć i używać drobnych środków pieniężnych w swojej firmie
jeśli jesteś gotowy skonfiguruj fundusz gotówkowy dla swojego biura, ale nie wiesz, od czego zacząć, wykonaj proste kroki poniżej, aby twój fundusz gotówkowy działał w mgnieniu oka. Na początek, miej bezpieczne miejsce do przechowywania drobnych środków pieniężnych, takich jak lockbox lub zablokowana szuflada.
Ustaw limity kont
zanim założysz fundusz pieniężny, musisz zdecydować, ile chcesz, aby fundusz był. Między $100 i $200 jest dość powszechne, choć można przejść niższe lub wyższe, w zależności od firmy.
będziesz również chciał zdecydować o punkcie uzupełnienia, który jest miejscem, w którym rejestrowane są Twoje wydatki, a nowy czek jest zapisywany, aby przywrócić sumę drobnych środków pieniężnych do pierwotnej kwoty. Na przykład, jeśli twój fundusz petty cash wynosi 100 USD, możesz zwrócić fundusz, gdy spadnie poniżej 15 USD.
określ, kto będzie zarządzał funduszem petty cash
jeśli masz kierownika biura, jest to najbardziej prawdopodobny wybór do zarządzania funduszem petty cash. Jeśli masz tylko kilku pracowników, Zarządzanie funduszami może należeć do ciebie.
cokolwiek zdecydujesz, ważne jest, aby tylko jedna osoba miała dostęp do Funduszu w dowolnym momencie, aby uniknąć nierozliczonych wypłat i/lub kradzieży. Po ustaleniu, kto będzie obsługiwał drobne gotówki, jesteś gotowy do zrealizowania czeku i wpłacić środki do skrytki drobnych gotówki.
Utwórz dziennik
rejestr drobnych środków pieniężnych jest jednym z najważniejszych elementów zarządzania drobnymi środkami pieniężnymi. Wszelkie transakcje dokonywane na drobne środki pieniężne lub z nich dokonywane muszą być odnotowywane w dzienniku drobnych środków pieniężnych. Ważne jest również, aby wszelkie pieniądze wypłacone z funduszu petty cash miały Paragon.
na przykład, aby uzyskać zwrot za pączki, które kupiła na spotkanie, musi dostarczyć Paragon. Paragon zostanie wykorzystany później jako kopia zapasowa do zapisania transakcji drobnych pieniędzy jako wydatku w księdze głównej.
