jako organizator wydarzeń, Jak zbudować idealny program? Przeczytaj te wskazówki, jak stworzyć program konferencji, który będzie zgodny z celami wydarzenia, jednocześnie angażując uczestników.
gdzie odbywa się następna sesja? Kto prowadzi ten warsztat? Które sesje będą dla mnie najbardziej pomocne? To tylko garść pytań, które przechodzą przez umysł uczestnika podczas wydarzenia. Kluczem do stworzenia przyjemnego wydarzenia bez przytłaczających uczestników jest zorganizowanie treści wydarzenia w intuicyjny i strawny sposób. Z tego powodu niezbędne jest stworzenie wysokiej jakości programu konferencji.
agenda konferencji stanowi trzon treści wydarzenia. Upewnienie się, że wszystkie informacje o wydarzeniu są wykrywalne, zużywalne i odpowiednie, jest tym, co wyróżnia program wydarzenia na tle innych. Należy pamiętać, że silny program konferencji jest równie ważny dla organizatorów, jak dla uczestników. Agenda zapewnia organizatorom możliwość dokładnego pomiaru zaangażowania w wydarzenie,wyszukiwania opinii uczestników i oferowania możliwości sponsorowania.
poniższe wskazówki mają na celu pomoc w tworzeniu agendy konferencji Od początku do końca. Te najlepsze praktyki mogą być stosowane w różnych przypadkach, aby zapewnić wysokiej jakości program wydarzeń.
1) przeprowadzanie ankiet przed wydarzeniem
przed przejściem do struktury agendy organizatorzy muszą wiedzieć, jakiego rodzaju treści uczestnicy chcą się nauczyć. Po sfinalizowaniu nadrzędnego tematu, Temat musi zostać podzielony na części strawnej treści. Dobrym sposobem, aby ocenić rodzaj sesji, które będą najbardziej popularne, jest bezpośrednie zapytanie o opinie uczestników. Można to zrobić poprzez umieszczenie pytań ankietowych w formularzu rejestracyjnym wydarzenia, takich jak:
- co chcecie wyciągnąć z tej konferencji?
- jakie rodzaje sesji będą dla Ciebie najcenniejsze?
- jak chcesz poszerzyć swoją wiedzę na ten temat?
takie pytania pomogą w tworzeniu treści wydarzenia, a także poznają typy mówców, które będą najbardziej pomocne dla uczestników. Pytania te można również zadawać za pośrednictwem kampanii e-mail marketingowych przed wydarzeniem lub za pośrednictwem aplikacji eventowej. Ankiety ogólnie rzecz biorąc są zawsze dobrym sposobem na zrozumienie perspektywy uczestnika, aby pomóc w podejmowaniu ważnych decyzji.
2) Zsynchronizuj agendę z aplikacją wydarzenia
po ustaleniu treści w programie konferencji kolejnym ważnym krokiem jest ustalenie, jak udostępnić te informacje uczestnikom. Przed erą cyfrową agendy były głównie dystrybuowane w formie papierowej. Teraz wraz z rozwojem aplikacji eventowej organizatorzy mogą przesyłać wszystkie sesje eventowe i treści do aplikacji, aby uczestnicy mogli uzyskać dostęp przed, w trakcie i po wydarzeniu.
prowadzenie agendy konferencji w aplikacji eventowej zapewnia płynniejsze wrażenia, ponieważ aplikacja obejmie również inne aspekty wydarzenia, które są związane z agendą, takie jak nawiązywanie kontaktów z innymi uczestnikami, przeglądanie listy prelegentów i dostęp do listy sponsorów. Im płynniejsza synchronizacja między aplikacją a programem, tym lepsze będzie ogólne wrażenia z wydarzenia.
3) organizowanie sesji według utworów
częstym wyzwaniem, które pojawia się podczas próby zorganizowania treści wydarzenia, jest znalezienie sposobu na łatwe przeszukiwanie wszystkich informacji. Jeśli Twoje wydarzenie ma ponad sto sesji, poruszanie się po całym harmonogramie może być przytłaczające.
aby tego uniknąć, organizuj sesje według utworów. Utwór jest tematem parasolowym, pod którym można znaleźć wiele sesji. Na przykład, jeśli organizujesz konferencję w mediach społecznościowych, jednym z utworów, który możesz chcieć, jest marketing wideo. Ten utwór będzie zawierał wszystkie sesje skupione na wideo, a uczestnicy mogą odpowiednio wyszukiwać. Dzięki temu program jest o wiele bardziej intuicyjny.
źródło: Social Media Marketing World 2018
4) Utwórz wiele widoków agendy
tak jak ludzie różnią się sposobem uczenia się nowych informacji, ludzie różnią się również tym, jak wolą przeglądać informacje. Agenda powinna mieć wiele opcji oglądania z tego powodu, zwłaszcza jeśli istnieje wiele różnych sesji do wyboru. Przykłady jak zorganizować opcje oglądania programu jest według numeru pokoju, głośnik, czas, i utwór. Wybrane typy widoków powinny być dopasowane do ogólnej struktury konferencji oraz miejsca.
5) dać uczestnikom możliwość dodawania sesji bezpośrednio do kalendarza
w niektórych przypadkach uczestnicy wolą, aby program konferencji był bezpośrednio osadzony w ich osobistych kalendarzach. Pozwala to uczestnikom zobaczyć każdą sesję w kontekście własnych harmonogramów, dzięki czemu doświadczenie wydarzenia jest bardziej osobiste. Bezproblemowe doświadczenie uczestników jest zawsze kluczowym czynnikiem sukcesu wydarzenia, A możliwość szybkiego dodawania sesji do osobistego kalendarza zapewnia intuicyjne wrażenia.
6) ułatwianie uczestnikom zaangażowania w agendę
agenda konferencji zapewnia Uczestnikowi minimalną wartość, jeśli służy po prostu jako cyfrowa wersja harmonogramu dnia. Aby zmaksymalizować jego wartość, program powinien być jak najbardziej interaktywny. Upewnij się, że każda sesja może być lubiana i oceniana, co pozwala organizatorowi zbierać cenne informacje, aby wyciągnąć przydatne spostrzeżenia. Stworzenie interaktywnego programu wydarzeń pozwala uczestnikom być bardziej zaangażowanym podczas całej konferencji, oferując jednocześnie ważne dane, które organizatorzy mogą następnie wykorzystać do podjęcia przyszłych decyzji.
przykład oceny sesji w agendzie wydarzenia
7) pozwól uczestnikom na przeprowadzanie ankiet w ramach programu
pozostając w zgodzie z poprzednim punktem, szczególnym sposobem na zachęcenie do zaangażowania jest serwowanie ankiet na żywo w ramach programu. Pomaga to organizatorowi przechwytywać cenne informacje zwrotne w czasie rzeczywistym i pozwala dzielić się nimi bezpośrednio z głośnikami. Ankiety w ramach programu mogą pomóc poprawić nie tylko przyszłe wydarzenia, ale także wydarzenie, które jest obecnie organizowane. Analiza sesji w czasie rzeczywistym jest ważnym sposobem na sprawdzenie pulsu Twojego wydarzenia i pomoże Ci wprowadzić pewne zmiany w harmonogramie, jeśli uzna to za konieczne.
8) oferta ekspozycji dla sponsorów
organizatorzy wydarzeń zawsze myślą o kreatywnych sposobach zapewnienia wartości swoim sponsorom. Ponieważ agenda wydarzenia jest stale przeglądana i angażowana przez całą konferencję, służy jako idealna nieruchomość dla sponsorów, aby zaprezentować swoje marki i oferty. Rozwiązania takie jak sesje sponsorowane i ankiety sponsorowane są świetnymi sposobami dla firm, aby uzyskać bezpośredni kontakt z uczestnikami. Posiadanie programu, który jest w stanie zapewnić odpowiednią ekspozycję w imieniu Twoich partnerów, jest kluczowym punktem dźwigni przy zabezpieczaniu sponsorowania wydarzeń.
sesja sponsorowana w aplikacji Bizzabo event
chcesz dowiedzieć się więcej o sponsorowaniu wydarzeń? Kliknij poniżej pobierz przewodnik sponsoringu wydarzenia:
9) spraw, aby agenda była przyjazna dla mediów społecznościowych
aby zwiększyć zainteresowanie wydarzeniem, Udostępnij agendę w mediach społecznościowych przed datą wydarzenia. Oprócz innych strategii marketingowych, sprawienie, aby program był widoczny i udostępniany w mediach społecznościowych, pozwoli treści wydarzenia mówić same za siebie i być może przekonać więcej osób do rejestracji na wydarzenie. W większości przypadków agenda nie musi być tajemnicą. Im bardziej przyjazny jest program w mediach społecznościowych, tym bardziej prawdopodobne jest, że będzie on służył jako dodatkowe zabezpieczenie marketingowe dla Twojego wydarzenia.
10) Przechwytywanie analizy agendy w celu udostępnienia jej odpowiednim interesariuszom
chociaż zapewnienie uczestnikom możliwości zaangażowania się w agendę jest ważne, działania te oznaczają bardzo niewiele, jeśli nie można ich zmierzyć. Pamiętaj, aby stworzyć program konferencji, w którym wszystkie zaangażowanie będzie można uchwycić i przeanalizować po wydarzeniu. Na przykład pulpit analityczny Bizzabo zapewnia dokładny przegląd wydajności programu wydarzeń.
te wskaźniki będą interesujące dla kluczowych interesariuszy, takich jak sponsorzy i kierownictwo wyższego szczebla, ponieważ statystyki takie jak te rzucają światło na ogólny zwrot z inwestycji. Udowodnienie zwrotu z inwestycji jest konieczne, aby przyciągnąć więcej sponsorów na przyszłe wydarzenia, a także przekonać menedżerów z siłą decyzyjną do dalszego inwestowania w wydarzenia NA ŻYWO.
11) utrzymanie estetyki on-brand
agenda konferencji nie jest wyłącznie środkiem przekazu informacji; jest rozszerzeniem marki wydarzenia. Kiedy uczestnicy zobaczą agendę, powinni być w stanie natychmiast powiązać ją z konkretną konferencją. Posiadanie konfigurowalnego edytora, który oferuje szeroką gamę czcionek, kolorów i innych szczegółów projektu, będzie konieczne, aby stworzyć program, który jest tak markowy, jak to możliwe. Potraktowanie agendy konferencji jako rozszerzenia Twojej marki eventowej jeszcze bardziej ugruntuje wyjątkowość Twojego wydarzenia dzięki spójnej estetyce we wszystkich punktach kontaktu z uczestnikami.
12) Zbuduj program w ramach platformy all-in-one
wiele wskazówek wymienionych na tej liście, takich jak analiza programu i synchronizacja z aplikacją event, wymaga, aby program do tworzenia programu był umieszczony w oprogramowaniu do zarządzania wydarzeniami all-in-one. Większość platform eventowych ma natywny Kreator agend, ale ważne jest, aby być w pełni świadomym jego możliwości i rozpoznać, czy te funkcje są zgodne z celami programu konferencji.
na przykład, jeśli priorytetem jest analiza po zdarzeniu, upewnij się, że zaangażowanie można zmierzyć z zaplecza. Samodzielni twórcy agendy nie mogli zapewnić tak dużej wartości, jak te mieszczące się w ramach platformy all-in-one, więc robienie należytej staranności podczas badania oprogramowania eventowego ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia silnego programu konferencji.
aby uzyskać więcej informacji na temat zakupu odpowiedniego oprogramowania do zarządzania wydarzeniami, kliknij poniżej, aby uzyskać dostęp do przewodnika Kupującego oprogramowania do zarządzania wydarzeniami.
zakończenie
pomyślne działanie wydarzenia na miejscu zależy od tego, w jaki sposób uczestnicy mogą wyszukiwać, nawigować i korzystać z zawartości wydarzenia. Dlatego Wkładanie dodatkowego czasu i wysiłku w stworzenie programu, który dokładnie odzwierciedla markę, treść i wizję wydarzenia, opłaci się nie tylko podczas wydarzenia, ale także na długo po jego zakończeniu. Skorzystaj z tych wskazówek, aby zbudować idealny program dla Twojego wydarzenia!
