vergaderingen zijn een alomtegenwoordig onderdeel van het moderne kantoor in alle industrieën. Zie vergaderingen als de bloedstroom van een bedrijf: als ze goed worden geleid, stromen ideeën en beslissingen er doorheen als zuurstof door aderen, waardoor elk aspect van het bedrijf wordt gestimuleerd, nieuwe ideeën worden gestimuleerd en strategie wordt bevorderd, waardoor het gezond en sterk wordt. Maar slecht lopende vergaderingen vernauwen de bloedstroom. Ze creëren blokkades, verstikken innovatie en maken het bedrijf traag en ongezond.
wanneer ik workshops geef met mijn klanten, begin ik altijd met de vraag: hoeveel van uw tijd in een typische week wordt verspild aan slechte vergaderingen, conference calls of slecht gecommuniceerde berichten? Ik heb nog nooit iemand minder dan 20% laten zeggen, en ik hoor soms tot 80%. Gemiddeld hoor ik ongeveer 50%. Dat is een groot probleem.
erger, een slechte vergadering kan duur zijn. Bedenk hoeveel elke persoon in de kamer per uur wordt betaald. Als je dat allemaal hebt opgeteld, overweeg dan de opportuniteitskosten van wat de vergadering mensen weghaalt van: de cijfers van de maand afronden, het product van uw bedrijf verkopen, de volgende grote innovatie ontwikkelen. Het klopt allemaal.
hoe creëer je gezonde, productieve, boeiende, kosteneffectieve bijeenkomsten?
de sleutel is communicatie-beknopte, duidelijke, boeiende communicatie. Er zijn een paar strategieën die u kunt hanteren als zowel een leider van vergaderingen en als een deelnemer in hen.
wanneer u een vergadering leidt, houd dan deze tactiek in gedachten:
• respecteer de tijd van uw aanwezigen. Begin op tijd en eindig op tijd … of zelfs een paar minuten te vroeg! Laat een pauze tussen het einde van uw vergadering en het begin van een andere. Op die manier zullen mensen minder waarschijnlijk denken aan hun volgende bijeenkomst tijdens de laatste paar minuten van jou en zullen ze een duidelijker hoofd hebben als ze naar de volgende bijeenkomst gaan. Iedereen zal het waarderen, en elke ontmoeting zal er beter voor zijn.
* kom ter zake. Breng een paar minuten voor de vergadering na te denken over uw bericht. Wat wil je overbrengen? Zorg ervoor dat je het direct, duidelijk en vroeg zegt. Als niet iedereen in uw publiek kan articuleren wat het punt was, uw vergadering is een mislukking geweest.
* bepaal wie er moet zijn. Als het niet essentieel is voor iemand om aanwezig te zijn, laat ze dan vrij. We hebben allemaal te veel vergaderingen om bij te wonen; haal er één van iemands to-do lijst.
* bedenk wat uw publiek eigenlijk moet weten. Voor een bepaald onderwerp zijn er altijd drie gebieden van informatie: de volledige kennis die je hebt over het onderwerp, wat je nodig hebt uw publiek te weten en wat het publiek wil weten. Thuis in op wat je nodig hebt uw publiek te weten als onderdeel van uw boodschap. Anticiperen op de vragen die uw publiek zou kunnen hebben in het nastreven van wat ze willen weten. Dit zal helpen om uw vergadering veel efficiënter te maken, omdat u minder tijd zult verspillen aan kennis die niet echt relevant is voor uw behoeften of hun wensen.
* Bepaal de agenda van tevoren. Mensen een idee geven van waar ze in lopen, of het nu gaat om een bullet-point agenda of om hand-outs van belangrijke informatie. Dit stelt hen in staat om voorbereid te komen voor een specifieke discussie. U besteedt minder tijd aan het opmaken van de situatie en meer tijd aan het verdiepen in de relevante details.
* eindig met duidelijke actiepunten. Wat moet er gebeuren, wie moet het doen en wanneer moet het gebeuren? Dit kan de meest cruciale stap naar het hebben van een vergadering af te betalen.
hoe zit het met uw rol als deelnemer in plaats van als leider? Deelnemers kunnen ook helpen om vergaderingen productiever te maken.
* Schakel uw mobiele telefoon of andere apparaten uit. Net zoals u wilt dat een spreker uw tijd respecteert door op tijd te beginnen en te eindigen en meteen ter zake te komen, moet u als luisteraar eventuele afleidingen elimineren. Immers, een van de grootste redenen vergaderingen zijn een verspilling van tijd is dat we allemaal te druk multitasking om aandacht te besteden.
* maak aantekeningen. Dit laat niet alleen de spreker zien dat u betrokken bent en actief luistert, het helpt u later belangrijke informatie te onthouden.
* stel vragen. Weet je nog dat derde gebied van informatie, wat een publiek wil weten? Zorg ervoor dat je krijgt wat je wilt uit een vergadering door het stellen van vragen. Als je iets niet begrijpt, is de kans groot dat anderen ook in de war waren. Zorg er gewoon voor dat je een zinvolle vraag stelt, niet alleen het vullen van ruimte.
als de vergaderingen van uw organisatie stagneren, inefficiënt zijn en een verspilling van ieders tijd, kan het ook de moeite waard zijn om dingen op andere manieren te veranderen. Overweeg deze opties:
* verander rollen. Laat iemand die meestal een leider is aftreden en iemand die meestal op de achtergrond blijft, naar voren treden. Een verandering in rollen zal iedereen op nieuwe manieren uitdagen.
* plaats of configuratie wijzigen. Zien jullie elkaar altijd in dezelfde kamer? Zit je altijd op dezelfde plek? Gewoon verhuizen naar een nieuwe conferentieruimte of schakelen van de stoelen kan mensen voelen zich Nieuw energiek.
* iemand nieuw toevoegen. Dit kan iemand van een ander team zijn of een externe consultant. Een nieuw perspectief op een probleem kan van onschatbare waarde zijn. En ze kunnen de voor de hand liggende vragen stellen die degenen dicht bij het onderwerp niet kunnen zien.
* pauze. Als je jezelf hebt uitgedaagd, je actieve luisteren hebt gebruikt en vragen hebt gesteld, probeer dan een pauze te nemen om jezelf een nieuw perspectief te laten absorberen. Neem de tijd om echt na te denken over wat je hebt geleerd voordat je opladen in het volgende agendapunt.
vergaderingen zijn een feit. Maar slechte vergaderingen hoeven dat niet te zijn. Zie ze als kansen om je vaardigheden te hanteren als een overtuigende communicator. Stel duidelijke doelen, respecteer je collega ‘ s en omarm nieuwe ideeën. Je zult versteld staan hoe krachtig en productief samenzijn kan zijn.
