Een complete gids voor het plannen van een succesvolle conferentie of Conventie

Conferentieplanning kan een spannende onderneming zijn als u uitkijkt naar het maken van een vervullend evenement voor iedereen die aanwezig is. Er zijn meestal tal van taken te jongleren, met zorgvuldige planning helpen om het hele proces naadloos en, daarom, leuker voor iedereen die betrokken zijn bij de planning te maken.

Kies het beste conferentiecentrum voor uw soort evenement

er is een grote verscheidenheid aan conferenties en conventies, variërend van conferenties die gericht zijn op een specifiek bedrijf of industrie tot conferenties die open staan voor een breder publiek. Er zijn conventies die zowel privé als open voor het publiek worden gehouden, in een spectrum van grootte—hoewel dit soort evenementen, in het algemeen, groter zijn dan een typische zakelijke bijeenkomst.

wat de specifieke kenmerken van uw conferentie of conventie ook mogen zijn, het belangrijkste is om een evenement te creëren dat voldoet aan of groter is dan uw doelen voor het bedrijfsevenement en voldoet aan de deelnemers aan de conferentie.

checklist voor de planning van conferenties

de Planning voor dit soort evenementen begint vaak ten minste een jaar van tevoren met de volgende items die meestal aan het begin van het proces worden gevonden:

• algemeen doel: Is dit bijvoorbeeld een educatief Congres voor mensen in uw branche? Hoopt u dit evenement te gebruiken om publiciteit te creëren voor uw bedrijf? Is het doel om inkomsten te genereren of om quitte te spelen? Wat moet er nog meer worden verduidelijkt over het doel van de conferentie vanaf het begin? Houd tijdens het planningsproces, terwijl je beslissingen neemt, dit doel voor ogen.
• Budget: hoeveel geld hebt u om te investeren in de conferentie vooraf? Ga je sponsors zoeken? Welk percentage van de kosten hoop je te dekken met vergoedingen betaald door deelnemers? Hoeveel zou u nodig hebben om de plannen aan te passen als de ticketverkoop lager is dan verwacht? Hoeveel speelruimte is er in uw budget? Hoeveel kun je reserveren voor onverwachte uitgaven?
• algemene structuur: heeft u bijvoorbeeld een evenement dat boordevol branchespecifieke sprekers zit? Zullen er breakout discussiegroepen worden gehouden in aparte conferentiezalen? Ontvangen deelnemers certificaten of studiepunten voor permanente educatie na het bijwonen van je evenement?
• datum en tijden van het evenement: wordt dit een conferentie van één dag? Een die het hele weekend duurt, of misschien zelfs een hele week? Zijn er specifieke data waarop dit moet plaatsvinden? Zo niet, wat zijn een paar voorkeur data? Is dit een 9-tot-5 evenement of zijn er avonden bij betrokken? Wil je bezoekers helpen bij het boeken van hotelkamers in de omgeving?
• conferentiecentrum: voor een evenement van aanzienlijke omvang, zoals veel conferenties en conventies zijn, is het misschien niet eenvoudig om een locatie te vinden die aan al uw behoeften voldoet. Hoeveel mensen verwacht je dat er aanwezig zullen zijn? Heeft u al een specifieke locatie in gedachten? Hoeveel vergaderzalen zijn er nodig? Zijn de data die u nodig hebt beschikbaar? Wat moet je doen om die locatie te beveiligen?

een ander belangrijk onderdeel van de planning van de conferentie is het voedsel dat uw deelnemers zullen eten. Welke maaltijden zal u voorzien, indien van toepassing? Ontbijt, lunch en diner? Worden maaltijden geserveerd of is buffetstijl uw voorkeur? Buffetten kunnen de maaltijd sneller verplaatsen en mensen een kans geven om op te staan en uit te rekken, terwijl sit-down maaltijden mensen een kans geven om te ontspannen en te chatten met tafelgenoten.

misschien zou het tijdens uw conferentie of expo zinvoller zijn om voedselverkopers binnen te halen voor uw bezoekers om op hun gemak te eten rond geplande evenementen en activiteiten gedurende de dag.

voor meer informatie, Bekijk onze complete checklist voor conferentieplanning.

hoe de Conferentieplanners georganiseerd blijven

de beste methode hangt af van de structuur van uw planningscomité, hoewel er gemeenschappelijke factoren zijn tussen deze comités. In het algemeen stel je een plan op dat duidelijk gedefinieerde taken bevat die worden toegewezen aan individuen of groepen met specifieke deadlines eraan gekoppeld. Elke taak zou moeten komen met een budget bereik om te bereiken wat nodig is. Samenwerkingstools kunnen net zo eenvoudig zijn als Google Documenten en Google Spreadsheets of iets meer high-tech, misschien met behulp van de enterprise-software van uw bedrijf.

zorg ervoor dat u grote taken opgesplitst in subtaken, en wijs vervaldata toe voor elk van de componenten. Het doel is om het proces in beweging te houden langs in een gestage manier, zodat er geen last-minute paniek Of rush wanneer de conferentie datum nadert, en om ervoor te zorgen dat u niet iets belangrijks missen.

naast het plannen van het evenement zelf, kan het zinvol zijn om ook een marketingplan te maken dat in fasen in het hele proces wordt uitgerold. Wil je, bijvoorbeeld:

• persberichten of andere informatie publiceren op uw website en andere relevante publicaties?
• e-mailmarketing gebruiken om berichten te versturen naar waarschijnlijke doelgroepen voor uw conferentie?
• de kracht van sociale media benutten om nieuwe deelnemers aan te trekken?

geef ook tijden aan gedurende het hele proces waar u begrotingscontroles uitvoert. Zijn de uitgaven tot nu toe in overeenstemming met de inkomsten? Zo niet, waarom niet? Het kan zijn dat één team verder is dan verwacht en middelen eerder heeft gebruikt dan gepland. Of, het kan betekenen dat marketing uitgaven hoger zijn dan verwacht. In sommige gevallen kunnen dit vrij kleine afwijkingen van het plan zijn. Andere keren moet u misschien nog eens kijken naar de begroting en beslissingen nemen om het weer in evenwicht te brengen.

als uw commissie bestaat uit personen die in dienst zijn van hetzelfde bedrijf of die tot dezelfde organisatie behoren, kunt u persoonlijke vergaderingen houden om met elkaar in contact te komen. Of als uw commissie geografisch meer verspreid is, kunt u cloudgebaseerde systemen gebruiken om documenten te delen en technologie zoals Zoom of Skype gebruiken om gesprekken te voeren.

hoe de aanwezigheid van een conferentie te verhogen

het is niet ongebruikelijk dat sommige deelnemers tot het laatste moment wachten om zich aan te melden voor een conferentie. Dat kan echter uitdagingen voor de planners opleveren, waaronder onzekerheid over de beschikbare inkomsten en over hoeveel voedsel en andere materialen nodig zouden zijn. En als je beperkte ruimte hebt in je conferentiezalen, kunnen evoluerende aanwezigheidsaantallen betekenen dat je ofwel mensen moet afwijzen (wat je niet wilt doen) of een last-minute scramble moet doen om je conferentieindeling aan te passen.

idealiter zouden deelnemers zich natuurlijk eerder in het proces aanmelden—en de vraag kan worden hoe je aanmeldingen kunt aanmoedigen om je aanwezigheid op een optimaal niveau te brengen.

Ten eerste kan het helpen om de voor-en nadelen af te wegen van het aanbieden van een korting voor mensen die zich inschrijven en vroeg betalen voor de conferentie. Voordelen van early-pay kortingen zijn onder meer hoe dit kan:

• geef uw commissie een vroege inbreng van geld, die kan helpen om items te financieren die u nodig hebt om te betalen voor de conferentie
• maak buzz naarmate de aanwezigheidscijfers stijgen, wat kan helpen om de aanwezigheidsgraad verder te verhogen
• bedank de mensen die zich aanmelden en vroeg betalen

minpunten zijn onder andere hoe dit uw totale inkomsten kan verminderen, wat een negatief effect kan hebben op uw budget en het vermogen om een eersteklas ervaring te creëren. Bovendien kan het de ongewenste indruk wekken dat uw evenement mogelijk niet de volledige prijs waard is—en kan het soms leiden tot de ongemakkelijke situatie waarin bezoekers die zich niet eerder hebben aangemeld, vragen om de lagere prijs te betalen.

naast het bepalen van uw prijsniveaus, kan uw vermogen om het aantal conferenties te verhogen grotendeels worden gekoppeld aan de diepte en effectiviteit van uw marketing-en public relations-campagnes. Begin vroeg met uw marketing, met inbegrip van zowel bredere strategieën, zoals persberichten, niche technieken, zoals de teelt van specifieke groepen en individuen.

hoe te werken met evenementplanners

het plannen van een conferentie kan veel tijd en aandacht vergen. Dus, als je werkt aan de planning van conferenties, terwijl ook het beheer van uw reguliere werklast, dit kan vrij uitdagend worden. Dat is vaak de reden waarom mensen die ervoor kiezen om met een event planner te werken deze beslissing nemen—en ze ervaren vaak extra voordelen.

naast het vrijmaken van uw tijd, kunnen evenementenplanners uw commissie helpen om prioriteit te geven aan uw uitgaven om uw conferentiebudget te maximaliseren. Bovendien, ervaren planners weten welke valkuilen te vermijden, u te beschermen tegen ongewenste verrassingen, terwijl het verzorgen van de planning details die niet altijd voor de hand liggen. Deze kunnen variëren van het verifiëren van WiFi-SPECIFICATIES tot het behandelen van speciale dieetverzoeken.

Plus, uw event planner kan u helpen om leveranciers die passen bij uw conferentie of conventie behoeften binnen uw budget, onderhandelen over betere deals die u zou kunnen in staat zijn om op uw eigen. Met al deze problemen worden behandeld door een planner, kunt u zich richten op het genieten van de conferentie en profiteren van de netwerken, kennis wordt gedeeld, en meer.

als u besluit een event planner in te huren, zijn hier enkele tips om het proces te stroomlijnen:

• duidelijk communiceren wat je wilt en nodig hebt en, als je niet zeker bent over opties, vragen. Uw planner kan komen met creatieve ideeën die u nog niet eerder had overwogen, of dat nu in verband met de inrichting van de kamer, hoe maaltijden worden geserveerd, of iets anders helemaal.
• Luister naar de ideeën van uw planner en weeg ze zorgvuldig af. Uiteindelijk, het is uw conferentie, dus je krijgt het laatste woord onder de beschikbare opties—maar je kan net zo goed profiteren van de persoon van onschatbare professionele advies bij het analyseren van de voors en tegens van keuzes.
• flexibiliteit is cruciaal. Er zijn bepaalde dingen die misschien al opgelost zijn. U kunt bijvoorbeeld een jaar geleden de datum van de conferentie hebben gekozen en die datum op grote schaal hebben gepromoot. Maar, elke keer is er enige ruimte om opties te overwegen, open blijven voor mogelijkheden kan u helpen om een conventie die zal worden herinnerd voor de komende jaren te hebben.

merk op dat, wanneer u kiest voor Thrasher-Horne Conference Center, Onze Verhuurcoördinator zal beschikbaar zijn om u ondersteuning te bieden, inclusief het werken met uw event planner, als u ervoor kiest om een te huren. Als je besluit geen professional in te huren om je conferentie te plannen, helpen we je graag om een unieke ervaring te creëren voor je sprekers en deelnemers.

soorten Expo & conferentiezalen

conferentiecentra kunnen bijvoorbeeld hotels, hogescholen en zakencentra omvatten. Ze hebben vaak ruimtes gewijd aan vergaderingen, met tafels en stoelen, WiFi-mogelijkheden, en nog veel meer. Wanneer u een hotel kiest, kunt u daar ook overnachten, indien nodig. Uitdagingen kunnen bestaan uit het hebben van voldoende conferentiezalen als u meerdere sessies tegelijk houdt of als u breakout-ruimtes wilt hebben. U kan nodig zijn om hun aangewezen cateraar te gebruiken, ook.

om een te onthouden gebeurtenis aan te maken, kunt u ook een locatie met unieke attracties overwegen. Thrasher-Horne Center, bijvoorbeeld, heeft galerieruimte die beschikbaar is voor verhuur evenementen – en artistieke displays in onze galeries kunnen uw conferentie echt opvallen.

Als u kiest voor Thrasher-Horne Conference Center
bij Thrasher-Horne ontvangt u vijfsterrenservice op onze betaalbare, moderne locatie. Onze vijf aanpasbare kamers zijn geschikt voor de lay-out die u nodig hebt om uw conferentievisie tot leven te brengen. Meer specifiek, we hebben meer dan 6.135 vierkante meter, die een grote ruimte voor grote evenementen omvat, samen met multifunctionele kamers met beweegbare wandwanden voor de ultieme flexibiliteit.

bijkomende voordelen van het kiezen van ons conferentiecentrum zijn::

• zitplaatsopties flexibiliteit, met aangepaste opstellingen en storingen
• uw keuze uit Tafelafmetingen en-vormen en comfortabel gestoffeerde stoelen
• aanzienlijk gratis parkeren
• onafhankelijk geregelde verlichting en temperaturen in elke kamer
• beschikbaarheid van beveiliging op locatie

u kunt een breed scala aan apparatuur huren, waardoor het niet nodig is om deze van een huurfaciliteit naar uw vergaderzalen te vervoeren. Dit omvat wit beddengoed, Microfoons, A/V karren, podiums en nog veel meer. We kunnen aanbevelingen doen voor leveranciers, waaronder leveranciers van voedsel en alcohol, en onze ervaren on-staff event coördinatoren staan tot uw beschikking.

u kunt meer informatie vinden over onze prachtige faciliteit gelegen op de schilderachtige campus van St.Johns River State College in Orange Park. De locatie is gunstig gelegen door tal van Noordoost Florida steden en gemeenschappen, waaronder zijn:

• 35 minuten van het centrum van Jacksonville
• 48 minuten van Jacksonville ‘ s beaches
• 58 minuten van St. Augustine
• minder dan 90 minuten van Fernandina Beach
• in de buurt van populaire Fleming Island restaurants en hotels voor gasten die een overnachting nodig hebben

wij nodigen u uit om contact met ons op te nemen via 904-276-6815, extension 2, om een tour te plannen en te bespreken hoe we u kunnen helpen met uw komende conferentie of conventie.