Täydellinen opas onnistuneen konferenssin tai konventin suunnitteluun

konferenssin suunnittelu voi olla jännittävä pyrkimys, kun odotat antoisaa tapahtumaa kaikille osallistujille. On tyypillisesti paljon tehtäviä jongleerata, huolellinen suunnittelu auttaa tekemään koko prosessin saumattomampi ja siten miellyttävämpi kaikille mukana suunnittelussa.

Valitse paras konferenssikeskus Tapahtumatyyppiisi

konferensseja ja konferensseja on monenlaisia, aina tietylle yritykselle tai toimialalle suunnatuista ja laajemmalle yleisölle avoimista konferensseista. On kokouksia, jotka pidetään yksityisesti sekä avoin yleisölle, kirjo koko—vaikka tämäntyyppiset tapahtumat, yleensä, ovat suurempia kuin tyypillinen yritysten kokoontuminen.

olivatpa konferenssisi tai konventiosi erityispiirteet mitkä tahansa, tärkeintä on luoda tapahtuma, joka täyttää tai ylittää yritystapahtuman tavoitteet ja tyydyttää konferenssin osallistujia.

Konferenssisuunnittelun tarkistuslista

tämäntyyppisen tapahtuman suunnittelu aloitetaan usein vähintään vuosi etukäteen seuraavista asioista, jotka ovat tyypillisesti lähellä prosessin alkua:

• kokonaistarkoitus: onko tämä esimerkiksi koulutuskonferenssi alallanne oleville ihmisille? Haluatko käyttää tätä tapahtumaa luomaan julkisuutta yrityksellesi? Onko tavoitteena tuottaa tuloja vai tuottaa voittoa? Mitä muuta konferenssin tarkoituksesta pitäisi selvittää heti alussa? Koko suunnitteluprosessin ajan, kun teet päätöksiä, pidä tämä tarkoitus mielessä.
• budjetti: kuinka paljon rahaa konferenssiin pitää etukäteen sijoittaa? Etsittekö sponsoreita? Minkä prosenttiosuuden kuluista toivot kattavasi osallistujien maksamilla maksuilla? Kuinka paljon suunnitelmia voi joutua muokkaamaan, jos lipunmyynti jää ennakoitua pienemmäksi? Kuinka paljon liikkumavaraa budjetissasi on? Kuinka paljon voit varata odottamattomiin menoihin?
• yleisrakenne: tuleeko teille esimerkiksi tapahtuma, joka on täynnä alan erikoispuhujia? Pidetäänkö breakout-keskusteluryhmiä erillisissä kokoustiloissa? Saavatko osallistujat sertifikaatteja tai täydennyskoulutuksen opintopisteitä osallistuttuaan tapahtumaasi?
• tapahtuman päivämäärä (t) ja kellonajat: Tuleeko tästä yhden päivän konferenssi? Sellainen, joka kestää koko viikonlopun tai ehkä jopa koko viikon? Onko olemassa erityisiä päivämääriä, jolloin tämä on tarpeen toteuttaa? Jos ei, niin mitkä ovat muutamia suositeltuja päivämääriä? Tuleeko tästä 9-5-tapahtuma vai onko iltoja mukana? Tarvitseeko sinun auttaa osallistujia varaamaan hotellihuoneita alueella?
• konferenssikeskus: merkittävän kokoiselle tapahtumalle, kuten monet konferenssit ja kokoukset ovat, ei välttämättä ole helppoa löytää kaikkia tarpeitasi vastaavaa paikkaa. Montako ihmistä paikalle odotetaan? Onko sinulla jo jokin tietty paikka mielessäsi? Kuinka monta kokoushuonetta tarvitaan? Ovatko tarvitsemasi päivämäärät saatavilla? Mitä sinun pitää tehdä varmistaaksesi paikan?

toinen tärkeä osa konferenssin suunnittelua on ruoka, jota osallistujat syövät. Mitä aterioita tarjoatte? Aamiainen, lounas ja päivällinen? Tarjoillaanko ateriat vai onko buffet-tyyli mieleisesi? Buffetit voivat siirtää ateriaa nopeammin eteenpäin ja antaa ihmisille mahdollisuuden nousta ylös ja venytellä, kun taas istumaruokailu antaa ihmisille mahdollisuuden rentoutua ja jutella pöytäkavereiden kanssa.

ehkä konferenssisi tai exposi aikana olisi järkevämpää tuoda paikalle ruokamyyjiä, jotka voivat syödä haluamallaan tavalla aikataulutettujen tapahtumien ja aktiviteettien ympärillä koko päivän.

tarkemmat tiedot löytyvät koko konferenssin suunnittelun tarkistuslistalta.

miten Konferenssisuunnittelijat pysyvät järjestyksessä

paras menetelmä riippuu suunnittelukomitean rakenteesta, vaikka näiden komiteoiden välillä on yhteisiä tekijöitä. Yleensä laadit suunnitelman, joka sisältää selkeästi määriteltyjä tehtäviä, jotka on osoitettu yksilöille tai ryhmille, joihin on liitetty tietyt määräajat. Jokainen tehtävä olisi tultava budjetin alue saavuttaa mitä tarvitaan. Yhteistyövälineet voivat olla niinkin yksinkertaisia kuin Google Docs ja Google Sheets tai jotain huipputeknistä, ehkä yrityksesi yritysohjelmistoa käyttäen.

muista jakaa suuret tehtävät alas osatehtäviin ja määrittää eräpäivät kullekin komponentille. Tavoitteena on pitää prosessi etenee tasaisesti niin, että ei ole viime hetken paniikkia tai kiire, kun konferenssipäivä lähestyy, ja auttaa varmistamaan, että et menetä mitään tärkeää.

itse tapahtuman suunnittelun lisäksi voi olla järkevää luoda myös markkinointisuunnitelma, joka toteutetaan vaiheittain koko prosessin ajan. Aiotko, esimerkiksi:

• julkaista lehdistötiedotteita tai muita tietoja verkkosivustollasi ja muissa asiaankuuluvissa julkaisuissa?
• käytä sähköpostimarkkinointia tarjotaksesi viestejä todennäköisille yleisöille konferenssiasi varten?
• Hyödynnä sosiaalisen median voima houkutella uusia osallistujia?

ilmoita myös koko prosessin ajan, milloin teet talousarviotarkastuksia. Ovatko tähänastiset menot linjassa tulojen kanssa? Jos ei, niin miksi ei? Voi olla, että yksi tiimi on ennakoitua pidemmällä suunnitteluprosessissa ja käyttänyt varoja etuajassa. Tai se voi tarkoittaa, että markkinointikulut ovat olleet odotettua suuremmat. Joissakin tapauksissa nämä voivat olla melko pieniä poikkeamia suunnitelmasta. Muina aikoina sinun on ehkä katsottava talousarviota uudelleen ja tehtävä päätöksiä sen saattamiseksi takaisin tasapainoon.

jos valiokuntanne koostuu saman yrityksen palveluksessa olevista tai samaan organisaatioon kuuluvista henkilöistä, voitte pitää henkilökohtaisesti kokouksia, joissa voitte ilmoittautua toisillenne. Tai jos toimikuntasi on maantieteellisesti hajautetumpi, voit käyttää pilvipohjaisia järjestelmiä asiakirjojen jakamiseen ja käyttää teknologiaa, kuten zoomia tai Skypeä puhelujen soittamiseen.

kuinka lisätä Konferenssien kävijämäärää

ei ole epätavallista, että jotkut osallistujat odottavat viime hetkeen asti ilmoittautuakseen konferenssiin. Tämä voi kuitenkin aiheuttaa suunnittelijoille haasteita, kuten epävarmuutta saatavilla olevista tuloista ja siitä, kuinka paljon ruokaa ja muita materiaaleja tarvittaisiin. Ja jos sinulla on rajoitetusti tilaa konferenssitiloissa, kehittyvä läsnäololuku voi tarkoittaa, että sinun on joko käännyttävä ihmisten puoleen (mitä et halua tehdä) tai tehtävä viime hetken ryntäys konferenssin asettelun säätämiseksi.

Ihannetapauksessa osallistujat tietysti ilmoittautuisivat aikaisemmin-ja kysymys voi tulla siitä, miten rohkaista ilmoittautujia tuomaan läsnäolonsa optimaaliselle tasolle.

ensinnäkin, se voi auttaa punnitsemaan etuja ja haittoja tarjoamalla alennusta ihmisille, jotka allekirjoittavat ja maksavat aikaisin konferenssin. Varhaiskorvauksen alennusten etuja ovat muun muassa se, miten tämä voi:

• toimita komiteallesi aikainen rahasumma, joka voi auttaa rahoittamaan asioita, jotka sinun on maksettava ennen konferenssia
• luo kuhinaa läsnäololukujen kasvaessa, mikä voi auttaa lisäämään läsnäololukuja entisestään
• kiitos ihmisille, jotka ilmoittautuvat ja maksavat aikaisin

haittapuolia ovat muun muassa se, miten tämä voi vähentää kokonaistulojasi, mikä voi vaikuttaa kielteisesti budjetti ja kyky luoda premier kokemus. Plus, se voi luoda ei-toivottu käsitys, että tapahtuma ei ehkä ole täyden hinnan arvoinen-ja voi joskus johtaa kiusalliseen tilanteeseen, jossa osallistujat, jotka eivät rekisteröityneet aikaisin pyytää maksamaan alhaisemman hinnan.

sen lisäksi, että päätät hinnoittelutasoistasi, kykysi lisätä konferenssien kävijämääriä voidaan suurelta osin sitoa markkinointi-ja suhdetoimintakampanjoidesi syvyyteen ja tehokkuuteen. Aloita aikaisin markkinointi, mukaan lukien molemmat laajemmat strategiat, kuten lehdistötiedotteet, niche tekniikoita, kuten viljely tiettyjen ryhmien ja yksilöiden.

miten työskennellä tapahtumasuunnittelijoiden kanssa

konferenssin suunnittelu voi viedä merkittävästi aikaa ja huomiota. Joten, jos työskentelet kokoussuunnittelussa samalla kun hallitset säännöllistä työtaakkaasi, tästä voi tulla melko haastavaa. Se on usein syy, miksi ihmiset, jotka päättävät työskennellä tapahtumasuunnittelijan kanssa, tekevät tämän päätöksen-ja he kokevat usein lisäetuja.

aikasi vapauttamisen lisäksi tapahtumasuunnittelijat voivat auttaa komiteaasi priorisoimaan menosi maksimoidakseen konferenssibudjettisi. Lisäksi kokeneet suunnittelijat tietävät, mitä sudenkuoppia välttää, suojaten sinua ei-toivotuilta yllätyksiltä ja huolehtien suunnittelun yksityiskohdista, jotka eivät ole aina ilmeisiä. Nämä voivat vaihdella WiFi-yksityiskohtien tarkistamisesta erityisruokavaliopyyntöjen käsittelyyn.

Plus, tapahtumasuunnittelijasi voi auttaa sinua löytämään toimittajia, jotka sopivat konferenssisi tai kokouksesi tarpeisiin budjettisi puitteissa, neuvottelemalla parempia tarjouksia, joihin saatat pystyä yksin. Kun kaikkia näitä asioita hoitaa suunnittelija, voit keskittyä nauttimaan konferenssista ja hyötyä verkostoitumisesta, tiedon jakamisesta ja muusta.

jos päätät palkata tapahtumasuunnittelijan, tässä muutama vinkki prosessin sujuvoittamiseen:

• kerro selkeästi, mitä haluat ja tarvitset, ja kun et ole varma vaihtoehdoista, Kysy. Suunnittelijasi voi keksiä luovia ideoita, joita et ollut harkinnut ennen, onko se yhteydessä huoneen asetukset, miten ateriat tarjoillaan, tai jotain muuta kokonaan.
• Kuuntele suunnittelijasi esittämiä ideoita ja punnitse niitä huolellisesti. Lopulta, se on teidän konferenssi, joten saat viimeisen sanan joukossa käytettävissä vaihtoehtoja—mutta voit yhtä hyvin hyödyntää täysimääräisesti henkilön korvaamaton ammatillinen neuvoja analysoitaessa hyviä ja huonoja puolia valintoja.
• joustavuus on ratkaisevaa. Tietyt asiat on ehkä jo korjattu. Olet esimerkiksi saattanut valita konferenssipäivän vuosi sitten ja olet edistänyt sitä laajalti. Mutta aina kun on tilaa harkita vaihtoehtoja, avoimena pysyminen voi auttaa sinua pitämään konventin, joka muistetaan tulevina vuosina.

huomaa, että kun valitset Thrasher-Horne-konferenssikeskuksen, Vuokrauskoordinaattorimme on valmiina tarjoamaan sinulle tukea, mukaan lukien työskentely tapahtumasuunnittelijasi kanssa, jos päätät palkata sellaisen. Jos päätät olla palkkaamatta ammattilaista suunnittelemaan konferenssiasi, autamme mielellämme sinua luomaan ainutlaatuisen kokemuksen puhujillesi ja osallistujillesi.

tyypit Expo & kokoustilat

konferenssikeskukset voivat sisältää esimerkiksi hotelleja, korkeakouluja ja liikekeskuksia. Niissä on usein kokoustiloja, joissa on pöytiä ja tuoleja, WiFi-ominaisuuksia ja paljon muuta. Hotellia valitessa asiakkaat voivat myös yöpyä siellä tarpeen mukaan. Haasteena voi olla se, että sinulla on tarpeeksi kokoustiloja, jos pidät useita istuntoja samanaikaisesti tai haluat breakout-tiloja. Saatat joutua käyttämään heidän nimetty pitopalvelu, samoin.

muistettavan tapahtuman luomiseksi voi harkita myös paikkaa, jossa on ainutlaatuisia nähtävyyksiä. Esimerkiksi Thrasher-Horne Centerissä on tilaa vuokratapahtumille-ja taideesitykset gallerioissamme voivat tehdä konferenssistasi todella erottuvan.

valitsemalla Thrasher-Horne Conference Center
At Thrasher-Horne, saat viiden tähden palvelun edullisessa modernissa tapahtumapaikassamme. Meidän viisi muokattavissa huonetta mahtuu ulkoasu sinun täytyy tuoda konferenssin visio elämään. Tarkemmin, meillä on yli 6,135 neliöjalkaa, joka sisältää grand huone suuria tapahtumia, sekä monikäyttöinen huoneita siirrettävillä seinäseinät äärimmäistä joustavuutta.

konferenssikeskuksen valinnan lisäetuja ovat:

• istumavaihtoehto joustavasti, mukautetuin asetuksin ja erittelyin
• pöytäkoot ja-muodot sekä mukavasti pehmustetut tuolit
• merkittävä Ilmainen pysäköinti
• itsenäisesti valvotut valot ja lämpötila jokaisessa huoneessa
• paikan turvasaatavuus

voit vuokrata laajan erilaisia laitteita, ei tarvitse kuljettaa sitä vuokraamosta konferenssitiloihin. Tämä sisältää valkoiset lakanat, mikrofonit, A/V-kärryt, podiumit ja paljon muuta. Voimme antaa suosituksia myyjille, mukaan lukien ruoan ja alkoholin tarjoajat, ja kokeneet henkilökunnan tapahtumakoordinaattorit ovat käytettävissänne.

löydät lisätietoa kauniista laitoksestamme, joka sijaitsee St. Johns River State Collegen luonnonkauniilla kampuksella Orange Parkissa. Tapahtumapaikka sijaitsee kätevästi lukuisilla Koillis-Floridan kaupungeilla ja yhteisöillä, kuten olemalla:

• 35 minuuttia Jacksonvillen keskustasta
• 48 minuuttia Jacksonvillen rannoilta
• 58 minuuttia St. Augustine
• Alle 90 minuutin päässä Fernandina Beachilta
• lähellä suosittuja Fleming Islandin ravintoloita ja hotelleja vieraille, jotka tarvitsevat yöpymistä

pyydämme sinua ottamaan yhteyttä numeroon 904-276-6815, laajennus 2, varaamaan kierroksen ja keskustelemaan siitä, miten voimme auttaa sinua tulevassa konferenssissasi tai konventissasi.