En komplet Guide til planlægning af en vellykket konference eller konference

Konferenceplanlægning kan være en spændende indsats, da du ser frem til at skabe en tilfredsstillende begivenhed for alle, der deltager. Der er typisk masser af opgaver at jonglere med omhyggelig planlægning, der hjælper med at gøre hele processen mere problemfri og derfor sjovere for alle involverede i planlægningen.

Vælg det bedste Konferencecenter til din type begivenhed

der er en bred vifte af konferencer og konventioner, der spænder fra dem, der er målrettet mod en bestemt virksomhed eller branche til dem, der er åbne for et bredere publikum. Der er konventioner, der holdes privat såvel som åbne for offentligheden, i et spektrum af størrelser—selvom disse typer begivenheder, generelt, er større end en typisk virksomhedssamling.

uanset hvad specifikationerne for din konference eller konference måtte være, er det vigtigste at oprette en begivenhed, der opfylder eller overstiger dine mål for virksomhedsbegivenheden og tilfredsstiller konferencedeltagere.

tjekliste for Konferenceplanlægning

planlægning af denne type begivenheder starter ofte mindst et år i forvejen med følgende emner, der typisk findes nær begyndelsen af processen:

• overordnet formål: er dette for eksempel en uddannelseskonvention for folk i din branche? Håber du at bruge denne begivenhed til at skabe reklame for din virksomhed? Er målet at generere indtægter eller at bryde lige? Hvad skal der ellers afklares om konferencens formål fra starten? Under hele planlægningsprocessen, når du træffer beslutninger, skal du holde dette formål foran sindet.
• Budget: hvor mange penge skal du investere i konferencen på forhånd? Vil du søge sponsorer? Hvilken procentdel af udgifterne håber du at dække gennem gebyrer betalt af deltagere? Hvor meget skal du muligvis justere planer, hvis billetsalget er lavere end forventet? Hvor meget plads er der i dit budget? Hvor meget kan du afsætte til uventede udgifter?
• samlet struktur: vil du for eksempel have en begivenhed, der er fyldt med branchespecifikke højttalere? Vil der være breakout diskussionsgrupper afholdt i separate konference mødelokaler? Vil deltagerne modtage certificeringer eller efteruddannelseskreditter efter at have deltaget i dit arrangement?
• Begivenhedsdato(er) og tidspunkter: bliver dette en dags konference? En, der varer hele ugen, eller måske endda en hel uge? Er der specifikke datoer, hvor dette skal finde sted? Hvis ikke, hvad er et par foretrukne datoer? Vil dette være en 9-til-5 begivenhed eller er aftener involveret? Har du brug for at hjælpe deltagerne med at booke hotelværelser i området?
• Konferencecenter: for en begivenhed af betydelig størrelse, som mange konferencer og konventioner er, er det måske ikke let at finde et sted, der opfylder alle dine behov. Hvor mange mennesker forventer du vil være til stede? Har du allerede et bestemt sted i tankerne? Hvor mange konferencelokaler er der brug for? Er de datoer, du har brug for, tilgængelige? Hvad skal du gøre for at sikre det sted?

et andet centralt element i konferenceplanlægning er den mad, dine deltagere vil spise. Hvilke måltider vil du give, hvis nogen? Morgenmad, frokost og aftensmad? Vil måltider blive serveret eller er buffet stil din præference? Buffeter kan flytte måltidet hurtigere og give folk en chance for at stå op og strække sig, mens sidde måltider giver folk mulighed for at slappe af og chatte med bordkammerater.

måske under din konference eller udstilling ville det være mere fornuftigt at bringe madleverandører ind, så dine deltagere kan spise på deres bekvemmelighed omkring planlagte begivenheder og aktiviteter hele dagen.

For flere detaljer, tjek vores komplette konference planlægning tjekliste.

hvordan Konferenceplanlæggere forbliver organiserede

den bedste metode afhænger af strukturen i dit Planlægningsudvalg, selvom der er fælles faktorer blandt disse udvalg. Generelt udarbejder du en plan, der indeholder klart definerede opgaver, der er tildelt enkeltpersoner eller grupper med specifikke frister knyttet til dem. Hver opgave skal komme med et budgetområde for at opnå det, der er nødvendigt. Samarbejdsværktøjer kan være så enkle som Google Docs og Google Sheets eller noget mere højteknologisk, måske ved hjælp af din virksomheds virksomhedsprogram.

sørg for at opdele store opgaver i underopgaver og tildele forfaldsdatoer for hver af komponenterne. Målet er at holde processen i gang på en stabil måde, så der ikke er panik i sidste øjeblik eller haste, når konferencedatoen nærmer sig, og for at hjælpe med at sikre, at du ikke går glip af noget vigtigt.

ud over at planlægge selve arrangementet kan det være fornuftigt at også oprette en marketingplan, der rulles ud i etaper gennem hele processen. Vil du for eksempel:

• offentliggøre pressemeddelelser eller andre oplysninger på din hjemmeside og andre relevante publikationer?
• Brug e-mailmarkedsføring til at levere beskeder til sandsynlige målgrupper til din konference?
• Udnyt kraften i sociale medier til at tiltrække nye deltagere?

angiv også tidspunkter i hele processen, hvor du foretager budgetkontrol. Er udgifter til dato i overensstemmelse med indtægterne? Hvis ikke, hvorfor ikke? Det kan være, at et hold er længere langs planlægningsprocessen end forventet og har brugt midler forud for planen. Eller det kan betyde, at marketingudgifterne har været højere end forventet. I nogle tilfælde kan disse være ret mindre uoverensstemmelser fra planen. Andre gange skal du muligvis tage et nyt kig på budgettet og træffe beslutninger for at bringe det tilbage i balance.

hvis dit udvalg består af personer, der er ansat i samme virksomhed eller tilhører samme organisation, kan du have personlige møder for at tjekke ind med hinanden. Eller hvis dit udvalg er mere geografisk spredt, kan du bruge skybaserede systemer til at dele dokumenter og bruge teknologi som f.eks.

Sådan øges Konferencedeltagelsen

det er ikke usædvanligt, at nogle deltagere venter til sidste øjeblik med at tilmelde sig en konference. Det kan dog skabe udfordringer for planlæggerne, herunder usikkerhed om disponible indtægter og om, hvor meget mad og andre materialer der ville være behov for. Og hvis du har begrænset plads i dine konferencelokaler, kan udviklende deltagelsesnumre betyde, at du enten bliver nødt til at afvise folk (som du ikke vil gøre) eller lave en sidste øjebliks scramble for at justere dit konferencelayout.

ideelt set ville deltagerne selvfølgelig tilmelde sig tidligere i processen—og spørgsmålet kan blive, hvordan man tilskynder tilmeldinger til at bringe dit fremmøde til optimale niveauer.

for det første kan det hjælpe med at afveje fordele og ulemper ved at tilbyde rabat til folk, der tilmelder sig og betaler tidligt for konferencen. Fordele ved tidlig løn rabatter omfatter, hvordan dette kan:

• Giv dit Udvalg en tidlig infusion af kontanter, som kan hjælpe med at finansiere varer, du skal betale for før konferencen
• Opret brummer, når antallet af fremmøde stiger, hvilket kan hjælpe med at øge deltagelsen yderligere
• Tak de mennesker, der tilmelder sig og betaler tidligt

ulemper inkluderer, hvordan dette kan reducere din samlede omsætning, hvilket kan have en negativ indvirkning på dit budget og evnen til at skabe en førende oplevelse. Plus, det kan skabe den uønskede opfattelse af, at din begivenhed muligvis ikke er den fulde pris værd—og kan undertiden føre til den akavede situation, hvor deltagere, der ikke tilmeldte sig tidligt, vil anmode om at betale den lavere pris.

udover at beslutte dine prisniveauer, kan din evne til at øge konferencedeltagelsen stort set være bundet til dybden og effektiviteten af dine marketing-og PR-kampagner. Start tidligt med din markedsføring, herunder både bredere strategier, såsom pressemeddelelser, til nicheteknikker, såsom dyrkning af specifikke grupper og enkeltpersoner.

Sådan arbejder du med begivenhedsplanlæggere

planlægning af en konference kan tage betydelig tid og opmærksomhed. Så hvis du arbejder på konferenceplanlægning, mens du også styrer din regelmæssige arbejdsbyrde, kan dette blive ret udfordrende. Det er ofte grunden til, at folk, der vælger at arbejde med en begivenhedsplanlægger, træffer denne beslutning—og de oplever ofte yderligere fordele.

udover at frigøre din tid kan begivenhedsplanlæggere hjælpe dit udvalg med at prioritere dine udgifter for at maksimere dit konferencebudget. Derudover ved erfarne planlæggere, hvilke faldgruber der skal undgås, og beskytter dig mod uønskede overraskelser, mens du tager dig af planlægningsdetaljer, der ikke altid er indlysende. Disse kan variere fra at verificere trådløse SPECIFIKATIONER til håndtering af specielle diætanmodninger.

plus, din event planner kan hjælpe dig med at kilde leverandører, der passer til din konference eller konvention behov inden for dit budget, forhandle bedre tilbud, som du måske være i stand til på egen hånd. Når alle disse problemer håndteres af en planlægger, kan du fokusere på at nyde konferencen og drage fordel af netværket, viden, der deles, og mere.

hvis du beslutter dig for at ansætte en begivenhedsplanlægger, er her et par tip til at strømline processen:

• Kommuniker klart, hvad du ønsker og har brug for, og spørg, når du ikke er sikker på mulighederne. Din planlægger kan komme med kreative ideer, du ikke havde overvejet før, hvad enten det er i forbindelse med rumopsætningen, hvordan måltider serveres eller noget helt andet.
• Lyt til ideer præsenteret af din planlægger og Vej dem omhyggeligt. I sidste ende er det din konference, så du får det sidste ord blandt tilgængelige muligheder—men du kan lige så godt drage fuld fordel af personens uvurderlige professionelle rådgivning, når du analyserer fordele og ulemper ved valg.
• fleksibilitet er afgørende. Der er visse ting, der muligvis allerede er rettet. For eksempel, du har muligvis valgt konferencedatoen for et år siden og har bredt promoveret denne dato. Men, når som helst der er plads til at overveje muligheder, at forblive åben for muligheder kan hjælpe dig med at have en konvention, der vil blive husket i de kommende år.

Bemærk, at når du vælger Thrasher-Horne Conference Center, vil vores Lejekoordinator være klar til at tilbyde dig support, herunder arbejde med din begivenhedsplanlægger, hvis du vælger at ansætte en. Hvis du beslutter dig for ikke at ansætte en professionel til at planlægge din konference, vi hjælper dig gerne med at skabe en unik oplevelse for dine højttalere og deltagere.

typer af udstillinger& konferencelokaler

konferencecentre kan for eksempel omfatte hoteller, colleges og forretningscentre. De har ofte rum dedikeret til møder, med borde og stole, trådløse funktioner, og mere. Når du vælger et hotel, kan gæsterne også overnatte der efter behov. Udfordringer kan omfatte at have nok konferencelokaler, hvis du holder flere sessioner ad gangen eller vil have breakout-rum. Du skal muligvis bruge deres udpegede restauratør, såvel.

for at oprette en begivenhed at huske, kan du også overveje en placering med unikke attraktioner. Thrasher-Horne Center har for eksempel galleriplads, der er tilgængelig til udlejningsbegivenheder—og kunstneriske udstillinger i vores Gallerier kan få din konference til at skille sig ud.

valg af Thrasher-Horne Conference Center
hos Thrasher-Horne modtager du femstjernet service på vores overkommelige moderne mødested. Vores fem tilpassede værelser kan rumme det layout, du har brug for for at bringe din konferencevision til live. Mere specifikt har vi mere end 6.135 kvadratfod, som inkluderer et stort rum til store begivenheder sammen med multifunktionsrum med bevægelige vægskillevægge for den ultimative fleksibilitet.

yderligere fordele ved at vælge vores konferencecenter inkluderer:

• siddemulighed fleksibilitet, med brugerdefinerede opsætninger og opdelinger
• dit valg af bordstørrelser og-former og komfortabelt polstrede stole
• betydelig gratis parkering
• uafhængigt kontrollerede lys og temperaturer i hvert rum
• on-site sikkerhed tilgængelighed

du kan leje en bred vifte af forskellige udstyr, hvilket eliminerer behovet for at transportere det fra en lejefacilitet til dine konferencelokaler. Dette omfatter hvidt sengetøj, mikrofoner, A/V vogne, podier og meget mere. Vi kan give anbefalinger til leverandører, inklusive mad-og alkoholudbydere, og vores erfarne arrangementskoordinatorer på personalet står til din rådighed.

du kan finde mere information om vores smukke anlæg beliggende på den naturskønne campus St. Johns River State College i Orange Park. Lokalet er bekvemt placeret af adskillige byer og samfund i det nordøstlige Florida, herunder at være:

• 35 minutter fra centrum af Jacksonville
• 48 minutter fra Jacksonville strande
• 58 minutter fra St. Augustine
• mindre end 90 minutter fra Fernandina Beach
• i nærheden af populære Fleming Island restauranter og hoteller for gæster, der har brug for overnatning

vi inviterer dig til at kontakte os på 904-276-6815, udvidelse 2, for at planlægge en tur og diskutere, hvordan vi kan hjælpe dig med din kommende konference eller konference.