会議の計画は、出席するすべての人のための充実したイベントを作ることを楽しみ 慎重な計画は、全体のプロセスをよりシームレスにし、したがって、計画に関わるすべての人にとってより楽しいものにするのに役立ちます。
イベントのタイプに最適な会議センターを選択
特定の企業や業界を対象とした会議から、より広い聴衆に開放された会議 これらのタイプのイベントは、一般的には、典型的な企業の集まりよりも大きいが、規模のスペクトルで、個人的に開催されるだけでなく、一般に公開されているコンベンションがあります。
あなたの会議や大会の詳細が何であっても、最も重要なのは、企業のイベントの目標を満たしているか、それを超え、会議出席者を満足させるイベン
会議計画チェックリスト
このタイプのイベントの計画は、通常、プロセスの開始近くにある次の項目で少なくとも一年前に開始されることが:
- 全体的な目的：これは、例えば、あなたの業界の人々のための教育大会ですか？ あなたの会社のための公表を作成するのにこのでき事を使用することを望むか。 目標は、収益を生成するか、でも破ることですか？ 会議の目的について最初から他に何を明確にする必要がありますか？ 計画プロセス中、決定をすると同時に、心のこの目的の前部を保ちなさい。
- 予算：会議にはどれくらいのお金を投資する必要がありますか？ あなたはスポンサーを求めますか？ 参加者が支払った手数料を通じて、費用のどの割合をカバーしたいと考えていますか？ チケットの販売が予想よりも低い場合、どのくらいの計画を調整する必要がありますか？ あなたの予算にはどのくらいのウィグルルームがありますか？ 予想外の費用のためにどの位取っておいてもいいか。
- 全体的な構造：たとえば、業界固有のスピーカーでいっぱいのイベントを開催しますか？ 別の会議の会議室で開催されるブレイクアウトディスカッショングループはありますか？ イベントに参加した後、参加者は認定または継続教育の単位を受け取りますか？
- イベントの日付と時間:これは一日の会議になりますか？ 全体の週末、またはおそらく全体の週を持続するもの？ これが行われる必要がある特定の日付はありますか？ そうでない場合、いくつかの好ましい日付は何ですか？ これは9対5のイベントになるのでしょうか、それとも夜が関与していますか？ 参加者がその地域のホテルの部屋を予約するのを手助けする必要がありますか？
- カンファレンスセンター：大きな規模のイベントの場合、多くの会議やコンベンションがあるように、すべてのニーズを満たす会場を見つけることは容易ではないかもしれません。 あなたは何人の人々が出席すると予想していますか？ あなたはすでに念頭に置いて特定の会場を持っていますか？ どのように多くの会議室が必要ですか？ あなたが必要とする日付は利用できますか？ その会場を確保するために何をする必要がありますか？
会議計画のもう一つの重要な要素は、出席者が食べる食べ物です。 もしあれば、あなたはどのような食事を提供しますか？ 朝食、昼食、夕食？ 食事は提供されますか、ビュッフェスタイルはあなたの好みですか？ ビュッフェは、より迅速に食事を移動し、人々に立ち上がってストレッチする機会を与えることができますが、座り込み食事は人々にリラックスしてテーブルメイトとチャットする機会を与えることができます。
おそらく、あなたの会議や博覧会の間に、あなたの出席者が一日を通して予定されたイベントや活動の周りに彼らの都合の良い時に食べるため
詳細については、会議計画の完全なチェックリストをご覧ください。
会議プランナーがどのように組織されているか
最良の方法は、これらの委員会の間に共通の要因がありますが、計画委員会の構造に依存します。 一般的に、特定の期限が付いた個人またはグループに割り当てられた明確に定義されたタスクを含む計画を作成します。 各タスクには、必要なものを達成するための予算範囲が必要です。 コラボレーションツールは、おそらくあなたの会社のエンタープライズソフトウェアを使用して、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート
大きなタスクをサブタスクに分割し、各コンポーネントに期日を割り当ててください。 目標は、会議の日付が近づいたときに土壇場のパニックやラッシュがないように、安定した方法でプロセスを維持し、重要なものを見逃さないように
イベント自体を計画することに加えて、プロセス全体を通して段階的に展開されるマーケティング計画を作成することも理にかなっています。 あなたは、例えば、だろうか:
- あなたのウェブサイトおよび他の関連した出版物の新聞発表か他の情報を出版しなさいか。
- メールマーケティングを使用して、会議の可能性の高い視聴者にメッセージングを提供しますか？
- ソーシャルメディアの力を活用して新しい参加者を引き付ける？
また、予算チェックを行うプロセス全体で時間を指定します。 これまでの費用は収益と一致していますか？ そうでない場合は、なぜですか？ あるチームが計画プロセスに沿って予想よりもさらに進んでおり、予定よりも前に資金を使用している可能性があります。 または、それはマーケティング費用が予想よりも高かったことを意味する可能性があります。 いくつかのケースでは、これらは計画からかなりマイナーな矛盾かもしれません。 他の回は、予算をもう一度見て、バランスに戻ってそれを持って来るために決定を下す必要があるかもしれません。
あなたの委員会が同じ会社に雇用されている人や同じ組織に属する人で構成されている場合は、お互いにチェックインするための対面会議を または、委員会が地理的に広がっている場合は、クラウドベースのシステムを使用して文書を共有し、ZoomやSkypeなどの技術を使用して通話を行うことが
会議出席を増やす方法
一部の出席者が会議にサインアップするために最後の最後まで待つことは珍しいことではありません。 しかし、それは、利用可能な収入や食料やその他の材料がどれくらい必要とされるかについての不確実性を含む、計画者にとって課題を引き起こす可 また、会議の会議室のスペースが限られている場合は、出席番号を進化させることで、会議のレイアウトを調整するために人を断るか、最後のスクランブルを行う必要がある可能性があります。
理想的には、もちろん、出席者はプロセスの早い段階でサインアップするでしょう—そして質問は、あなたの出席を最適なレベルにするためにサインアッ
まず、会議にサインアップして早期に支払う人々に割引を提供することの長所と短所を比較検討するのに役立ちます。 早期支払い割引の利点には、これがどのようにできるかが含まれます:
- 会議の前に支払う必要がある項目に資金を供給するのに役立つ現金の早期注入を委員会に提供する
- 出席数が増加するにつれて話題を作り、出席をさらに後押しするのに役立つ
- サインアップして早期に支払う人々に感謝する
欠点は、これがあなたの全体的な収入をどのように減らすことができるかを含み、これはあなたの全体的な収入に悪影響を及ぼす可能性がある。予算と最高の経験を作成する能力。 さらに、それはあなたのイベントが完全な価格の価値がないかもしれないという不要な認識を作成することができます—そして時には早期にサインア
あなたの価格層を決定するだけでなく、会議の出席を増やす能力は、マーケティングや広報キャンペーンの深さと有効性に大きく結びついています。 特定のグループおよび個人の耕作のようなニッチの技術に新聞発表のような両方のより広い作戦を含むあなたのマーケティングと、早く始めなさい。
イベントプランナーとの連携方法
会議を計画するには、かなりの時間と注意が必要です。 したがって、通常の作業負荷を管理しながら会議の計画に取り組んでいる場合、これはかなり困難になる可能性があります。 それは頻繁にでき事の立案者と働くことを選ぶ人々がこの決定をなぜするか理由であり、頻繁に付加的な利点を経験する。
あなたの時間を解放することに加えて、イベントプランナーは、あなたの会議の予算を最大化するためにあなたの支出の優先順位を付けるためにあ さらに、経験豊富なプランナーは、常に明らかではない計画の詳細の世話をしながら、不要な驚きからあなたを保護し、避けるためにどのような落とし穴 これらはWiFiの細目を確認することから特別な食事療法の要求の処理まで及ぶことができます。
さらに、イベントプランナーは、会議やコンベンションのニーズに合ったベンダーを予算内で調達し、自分でできるかもしれないより良い取引を交渉する プランナーによって処理されているこれらの問題のすべてを使用すると、会議を楽しんで、ネットワーキング、共有されている知識、および多くの恩恵を受
イベントプランナーを雇うことにした場合、プロセスを合理化するためのヒントをいくつか紹介します:
- はっきりほしいと思い、必要とするものを伝え、選択について確実でないとき、尋ねなさい。 あなたのプランナーは、それが部屋のセットアップに関連しているかどうか、食事がどのように提供されているか、または完全に何か他のものであるかどうか、あなたが前に考慮していなかった創造的なアイデアを思い付くかもしれません。
- あなたのプランナーが提示したアイデアに耳を傾け、慎重にそれらを重量を量ります。 最終的には、それはあなたの会議なので、利用可能なオプションの中で最終決定権を得る—しかし、選択肢の長所と短所を分析するときにも、その人の
- 柔軟性は非常に重要です。 すでに修正されている可能性がある特定のものがあります。 たとえば、1年前に会議の日付を選択し、その日付を広く宣伝したとします。 しかし、オプションを検討する余地があるときはいつでも、可能性に開いたままで、今後数年間記憶される大会を持つのに役立ちます。
Thrasher-Horne Conference Centerを選択すると、レンタルコーディネーターがお客様のイベントプランナーとの作業を含むサポートを提供します。 あなたの会議を計画するために専門家を雇うことを決定した場合、私たちはあなたのスピーカーや参加者のためのユニークな体験を作成するのを助
Expoの種類&会議室の会場
会議センターには、ホテル、カレッジ、ビジネスセンターなどが含まれます。 彼らは多くの場合、テーブルや椅子、WiFi機能、および多くの会議専用のスペースを持っています。 ホテルを選択する際には、必要に応じて一晩滞在することもできます。 課題には、一度に複数のセッションを開催している場合や、ブレークアウトスペースを持ちたい場合に十分な会議会議室を持つことが含まれます。 指定仕出し屋を、また使用する必要がある場合もある。
覚えておくべきイベントを作成するには、ユニークな観光スポットのある場所を検討することもできます。 例えば、Thrasher-Horne Centerにはレンタルイベント用のギャラリースペースがあり、ギャラリーでの芸術的なディスプレイは、あなたの会議を本当に目立たせることがで
Thrasher-Horne Conference Center
を選択するThrasher-Horneでは、手頃な価格のモダンな会場で五つ星サービスを受けられます。 私たちの五つのカスタマイズ可能な部屋は、あなたが生活にあなたの会議のビジョンをもたらすために必要なレイアウ 具体的には、私達に柔軟性で最終的ののための移動可能な壁の仕切りが付いている多目的部屋と共に大きいでき事のための壮大な部屋を含んでいる6,135平方フィート以上がある。
カンファレンスセンターを選択することの追加の利点は次のとおりです:
- 注文の組み立ておよび故障の座席の選択柔軟性、
- テーブルのサイズおよび形および楽に緩和された椅子のあなたの選択
- 重要な自由な駐車
- 各部屋の独立した制御されたライトそして温度
- 現地の保証供給
レンタル設備からあなたの会議の会議室にそれを運ぶ必要性を除去する装置の多種多様。 これは白い麻布、マイクロフォン、A/Vのカート、表彰台および大いに多くを含んでいる。 私たちは、食品やアルコールプロバイダーを含むベンダーのための推奨事項を提供することができ、私たちの経験豊富なオンスタッフイベントコーディネー
オレンジパークのセントジョンズ川州立大学の風光明媚なキャンパスに位置する美しい施設についての詳細を見つけることができます。 会場は、便利な数多くの北東フロリダの都市やコミュニティによって位置しています,されている:
- 35 ジャクソンビルのダウンタウンから数分
- ジャクソンビルのビーチから48分
- セントから58分 オーガスティン
- フェルナンディナビーチから90分未満
- 一晩の宿泊を必要とするゲストのための人気のフレミング島のレストランやホテルの近く
私たちは、ツアーをスケジュールし、我々はあなたの今後の会議やコンベンションのお手伝いをすることができます方法を議論するために、904-276-6815、内線2までお問い合わせください。
