7 manieren om mensen aan een virtuele vergadering deel te laten nemen

denk terug aan uw virtuele vergaderingen deze week. Hoeveel van hen waren productief? En met hoeveel van hen deed de groep mee?

ik weet niet hoe het met u zit, maar ik heb veel vergaderingen bijgewoond waar mensen op hun laptops zaten en niet betrokken waren. Het voelde als tijdverspilling.

om mensen te laten participeren en betrokken te laten zijn, is de juiste communicatie en leiderschap nodig, vooral voor een virtuele vergadering.

volg deze 7 tips zodat u productieve, virtuele vergaderingen kunt houden waar mensen naar uitkijken en het beste uit uw team kunt halen.

Tip # 1: nodig de nodige mensen uit voor de bijeenkomst

” Waarom ben ik hier precies?”

Als u zich niet bewust bent van wie u uitnodigt voor de vergadering, is dat wat sommige mensen denken als ze er niet bij hoeven te zijn. Hoe meer is niet beter.

neem voor je vergadering de tijd om na te denken over de mensen die er echt bij moeten zijn voor beslissingen, brainstormen of teambuilding. Als ze niet hoeven deel te nemen en alleen maar een update nodig hebben, overweeg dan of een e-mail na de vergadering goed genoeg zou zijn.

als u dit niet doet, is het ergste dat een niet-essentieel persoon de vergadering overneemt en het gesprek ontspoort!

natuurlijk moet je om politieke redenen bepaalde mensen uitnodigen en dat geeft niet. U wilt zich afstemmen op de bedrijfscultuur en ervoor zorgen dat mensen zich erbij betrokken voelen. Zolang iedereen erbij moet zijn, heb je het juiste podium voor deelname.

Tip # 2: moedig mensen aan om Video

te gebruiken als u meer wilt deelnemen aan uw vergaderingen, zet dan uw camera aan en laat deelnemers ook hun camera ‘ s aanzetten.

door uw camera aan te zetten wordt u een boeiender presentator. De camera zal u toelaten om aan te boren in de visuele modaliteit van uw publiek en hen te betrekken op een dieper niveau dan alleen met behulp van audio. Ook, als ze je gezicht kunnen zien, zullen ze zich meer sociaal verplicht voelen om te reageren op uw vragen en discussies. Dus leid de weg en zet uw camera aan bij het presenteren en vraag anderen om hetzelfde te doen.

wanneer anderen in de vergadering zetten hun camera ‘ s op, dan zullen ze minder kans op multi-task en meer kans om deel te nemen. Multi-tasking is de participatiemoordenaar.

stel je voor dat je in een vergadering bent waar anderen e-mails beantwoorden, wasserij doen, nieuwsartikelen doorbladeren en meer. Hoe waarschijnlijk zijn deze mensen om deel te nemen aan uw virtuele vergadering? Ja, dat is een grote nul!

dus als u wilt dat mensen minder multitasken en meer betrokken zijn bij de vergadering, laat ze hun camera ‘ s aanzetten. Maak dan gebruik van uw eigen video om verbinding te maken met hen en krijgen hun aandacht.

Tip # 3 verwelkom mensen bij naam omdat ze

lang geleden zei een leraar van mij: “als je de participatie wilt maximaliseren, dan moet je de veiligheid maximaliseren.”

denk er eens over na. Als u zich bedreigd of ongemakkelijk voelt, zou u uw bezorgdheid uiten of uw mening delen in een vergadering? Waarschijnlijk niet.

een van de beste manieren die ik vond om de veiligheid in de vergadering te verhogen, is om te beginnen met een vriendelijk welkom aan de deelnemers als ze binnenkomen. Stel je voor dat je inlogt op een virtuele vergadering, en je ziet de gastheer op video met een glimlach, ontspannen schouders, en zegt: “Hey Jack, welkom!”

je zult je geweldig voelen op dat moment. Dat doen we in onze wekelijkse online openbare spreeklessen. We krijgen professionals uit het hele land. We zorgen ervoor dat iedereen bij naam wordt verwelkomd. Toen we met deze praktijk begonnen, merkten we een enorme verbetering in het comfortniveau van de deelnemers.

als we mensen zover kunnen krijgen om te ontspannen en deel te nemen aan een spreekles in het openbaar, Dan ben ik er zeker van dat deze tip zal werken als magie in uw virtuele vergaderingen.

Tip # 4: Zorg ervoor dat het Team begrijpt het doel van de vergadering

als een deelnemer, als je niet duidelijk over wat de vergadering over gaat, het grotere doel, het is verwarrend en zal de kans dat je spreekt te verminderen.

ik weet dat dit mij in het verleden is overkomen, wanneer ik naar een vergadering kom en iemand begint direct in het onkruid te gaan over een aspect van het project zonder de juiste context te geven. Het kan voelen als het openen van een boek naar het Midden en proberen te volgen wat er gaande is.

een deel van de uitleg van het doel is het identificeren van het onderwerp, waarom het belangrijk is, dan ook het uitleggen van de uitkomst: is dit een besluitvorming vergadering, brainstorm vergadering, update? Het geven van mensen een idee van wat te verwachten zal de kansen die ze deelnemen verhogen omdat ze die vooruitziende blik hebben.

nu begrijpt uw team het doel van deze specifieke bijeenkomst, en u kunt hun betrokkenheid nog meer verhogen door hen eraan te herinneren hoe deze bijeenkomst zich verhoudt tot de algemene visie van het project. Wat is het einddoel? Door mensen eraan te herinneren waar ze naar toe werken of de grotere visie, kan het de energie revitaliseren en mensen een boost van inspiratie geven. Deze extra energie kan vooral nuttig zijn in een virtuele omgeving.

Tip # 5: Maak een verwachting van deelname

nadat u het doel hebt ingesteld, moet u de regels voor betrokkenheid instellen. Dit is het creëren van een” verwachting van participatie ” recht op voorhand.

laat iedereen weten dat u hun invoer wilt waarderen en dat het veilig is om in te spelen. Vaak spreken mensen zich niet uit omdat ze bang zijn om dom te klinken of een “slecht” idee te hebben, niet omdat het ze niets kan schelen.

als het een brainstorm is, vertel ze dan dat je alle mogelijke ideeën hier wilt hebben. Als het een besluitvorming vergadering, vermeld de criteria (moet iedereen het eens?).

en als u een gerichte sessie wilt, vraag dan om laptops neer en telefoons weg. Het toont leiderschap en communiceert dat je verwacht dat de bijeenkomst boeiend is.

na verloop van tijd zullen medewerkers boeiende vergaderingen associëren met uw leiderschapsstijl. Dus stel de regels!

Tip # 6: pauzeren om mensen te laten verteren en reflecteren.

bij Magnetic Speaking praten we in veel contexten over de pauze omdat het een veelzijdig en krachtig hulpmiddel is. Een voordeel van de pauze is dat het mensen in staat stelt beter te begrijpen wat je zegt omdat het je tempo vertraagt, waardoor de hersenen van de luisteraars een pauze krijgen om informatie te verteren. Dit kan vooral nuttig zijn als het onderwerp complex of technisch is.

veel mensen worstelen om te pauzeren in het algemeen en beweren dat zelfs een pauze van 1 seconde kan voelen als een eeuwigheid! Pauzeren kan nog uitdagender aanvoelen in een virtuele omgeving, maar het is hier nog kritischer omdat we in de virtuele ruimte minder visuele signalen om ons heen hebben. Dus je moet zeker om comfortabel te krijgen met pauzeren in een virtuele vergadering.

eerst wil je er zeker van zijn dat je natuurlijke pauzes toevoegt aan wat je in het algemeen zegt. Probeer een pauze tussen ideeën, waardoor mensen de kans krijgen om de informatie te absorberen. Ze zullen meer kans hebben om te spreken als ze volledig begrijpen wat je zegt!

bij het direct stellen van een vraag is pauzeren een MUST. Als je gewoon doorzoemt wat je zegt en dan vraagt, “OK wat denk je”…krijg je misschien krekels. Het is normaal dat mensen er langer over doen om deel te nemen aan een virtuele omgeving omdat ze zich minder gezien voelen dan in een echte kamer, dus voel je niet gedwongen om de stilte onmiddellijk zelf te vullen. Laat het zitten en stel zelfs een vervolgvraag als, ” is dat logisch? of doe je mee?”om mensen te prompt.

je kunt mensen ook direct toestemming geven om te stoppen en na te denken door iets te zeggen als: “ik zou graag je feedback horen, neem een moment en laat me weten wat je denkt.”

ten slotte is er in een virtuele vergadering vaak een natuurlijke vertraging. In het begin voelt het misschien als eeuwig, en opnieuw voel je misschien de drang om de stilte te vullen, maar voel je je er goed bij en je zult zien dat de toegevoegde pauze nog meer ruimte voor deelname kan bieden.

# 7 Bel mensen op naam

Als u de basis hebt gelegd, verwachtingen hebt gesteld en alles hebt gedaan wat in de vorige tips staat vermeld, zult u meer deelname dan ooit zien.

als het een lange vergadering is geweest en de focus begint te wankelen, kunt u deze methode gebruiken om onmiddellijk energie in de vergadering te injecteren. De methode is om mensen bij naam te noemen, zodat je ze attent en op hun tenen te houden.

wanneer u mensen bij naam begint te roepen, zullen de oren van mensen beginnen op te fleuren. Dit gebeurt omdat niemand wil worden opgeroepen en lijken geen idee wat er gaande is en vragen, ” sorry, ik miste dat…wat was de vraag?”

hier is een voorbeeld:

Facilitator: “so what do you guys think?”

*stilte *

Facilitator: “anyone?”

dat is geen leuke situatie. Maar als je met een lage deelname kunt u een beroep doen op iemand bij naam om hun gedachten te krijgen om het gesprek te starten. Je kunt dan een beroep doen op iemand om het gesprek levend te houden.

dat heet ‘het hebben van een provocerende facilitatiestijl’. Dit zal een gesprek uitlokken om de bal aan het rollen te krijgen, want nu moet Brian reageren op wat Sarah zei.

dit houdt niet alleen de mensen scherp, het helpt ook de meer introverte of verlegen mensen aan te moedigen om tijdens de vergadering te praten en hun gedachten aan de groep te uiten. Omdat introverte mensen hun gedachten niet zo gemakkelijk delen als extroverte mensen, is het handig om dit extra duwtje te geven. Dat is wat je hen Geeft als je ze bij naam aanroept, de aanmoediging om te spreken.

beginnen met mensen waarvan je weet dat ze open staan voor delen en dan beetje bij beetje uitbreiden is een goede strategie om als team vertrouwen op te bouwen.

het gebruik van deze tips zal u helpen maximale betrokkenheid te krijgen in uw volgende virtuele bijeenkomst. Na verloop van tijd zetten deze methoden de toon voor het hebben van levendige, energieke en productieve gesprekken.