7 maneiras de fazer com que as pessoas participem de uma reunião Virtual

pense em suas reuniões virtuais esta semana. Quantos deles foram produtivos? E quantos deles fizeram o grupo participar?

eu não sei sobre você, mas eu corri e sentou-se em muitas reuniões onde as pessoas estavam em seus laptops e não envolvidos. Parecia uma perda de tempo.

fazer com que as pessoas participem e se envolvam exige a comunicação e a liderança certas, especialmente para uma reunião virtual.

siga estas 7 dicas para executar reuniões virtuais produtivas que as pessoas esperam e tirar o melhor proveito de sua equipe.

Dica # 1: convide as pessoas necessárias para a reunião

“por que exatamente estou aqui?”

se você não está atento sobre quem você convida para a reunião, é isso que algumas pessoas podem estar pensando se não precisam estar lá. O mais não é mais alegre.

antes da sua reunião, reserve um tempo para pensar nas pessoas que realmente precisam estar lá para tomar decisões, fazer um brainstorming ou construir equipes. Se eles não precisarem participar e precisarem apenas de uma atualização, considere se um e-mail após a reunião seria bom o suficiente.

se você não fizer isso, o pior caso é que uma pessoa não essencial assume a reunião e atrapalha a conversa!

claro, você tem que convidar certas pessoas por razões políticas e tudo bem. Você deseja calibrar a cultura da empresa e garantir que as pessoas se sintam incluídas. Contanto que todos os outros precisem estar lá, você preparou o terreno certo para a participação.

Dica #2: Incentive as pessoas a usar o vídeo

se você quiser mais participação em suas reuniões, ligue sua câmera e peça aos participantes que liguem suas câmeras também.

ligar a câmera fará de você um apresentador mais envolvente. A câmera permitirá que você toque na modalidade visual do seu público e envolva-os em um nível mais profundo do que apenas usar áudio. Além disso, se eles puderem ver seu rosto, eles se sentirão mais socialmente obrigados a responder às suas perguntas e discussões. Portanto, lidere o caminho e ligue a câmera ao apresentar e peça aos outros que façam o mesmo.

quando outros na reunião ligarem suas câmeras, eles terão menos probabilidade de participar de várias tarefas e maior probabilidade de participar. Multitarefa é o assassino da participação.

Imagine estar em uma reunião onde outros estão respondendo e-mails, lavando roupas, navegando em artigos de notícias e muito mais. Qual a probabilidade de essas pessoas participarem de sua reunião virtual? Sim, isso é um grande Zero!

portanto, se você quiser que as pessoas façam menos multitarefa e se envolvam mais na reunião, ligue as câmeras. Em seguida, aproveite seu próprio vídeo para se conectar com eles e chamar a atenção deles.

Dica # 3 Boas-Vindas pessoas pelo nome como eles vêm em

há muito tempo, um professor meu disse: “Se você quiser maximizar a participação, então você precisa maximizar a segurança.”

pense nisso. Se você se sentir ameaçado ou desconfortável, você levantaria sua preocupação ou compartilharia sua opinião em uma reunião? Provavelmente não.

uma das melhores maneiras que encontrei para aumentar a segurança na reunião é começar com uma recepção amigável aos participantes à medida que entram. Imagine que você entrar em uma reunião virtual, e você vê o anfitrião em vídeo com um sorriso, ombros relaxados,e diz: “Hey Jack, bem-vindo!”

você vai se sentir bem naquele momento. Isso é o que fazemos em nossas aulas semanais on-line de falar em público. Temos profissionais para participar de todo o país. Garantimos que todos sejam bem-vindos pelo nome. Quando começamos a fazer essa prática, notamos uma melhoria maciça no nível de conforto dos participantes.

se conseguirmos que as pessoas relaxem e participem de uma aula de falar em público, tenho certeza de que essa dica funcionará como mágica em suas reuniões virtuais.

Dica # 4: Certifique-se de que a equipe entenda o propósito da reunião

como participante, se você não tiver certeza sobre o que é a reunião, o propósito maior, é confuso e diminuirá a probabilidade de você falar.

eu sei que isso aconteceu comigo no passado, onde eu venho a uma reunião e alguém começa indo direto para as ervas daninhas em um aspecto do projeto sem dar contexto adequado. Pode parecer como abrir um livro para o meio e tentar seguir o que está acontecendo.

parte de explicar o propósito é identificar o tópico, por que é importante, e também explicar o resultado: esta é uma reunião de tomada de decisão, reunião de brainstorm, atualização? Dar às pessoas uma ideia do que esperar aumentará as chances de participar porque elas têm essa previsão.

agora, sua equipe entende o propósito dessa reunião em particular e você pode elevar ainda mais o engajamento deles, lembrando-os de como essa reunião se relaciona com a visão geral do projeto. Qual é o objetivo final? Ao lembrar às pessoas para o que elas estão trabalhando ou a maior visão, ela pode revitalizar a energia e dar às pessoas um impulso de inspiração. Essa energia adicional pode ser especialmente útil em um ambiente virtual.

Dica # 5: crie uma expectativa de participação

depois de definir o propósito, você precisa definir as regras de engajamento. Isso está criando uma” expectativa de participação ” logo na frente.

deixe todos saberem que você deseja e valoriza sua entrada e que é seguro entrar em contato. Muitas vezes, as pessoas não falam porque têm medo de parecer estúpidas ou ter uma ideia “ruim”, não porque não se importam.

se for um brainstorm, diga a eles que você deseja todas as idéias possíveis aqui. Se for uma reunião de tomada de decisão, mencione os critérios (todos precisam concordar?).

e se você quiser uma sessão focada, peça laptops para baixo e telefones de distância. Mostra liderança e comunica que você espera que a reunião seja envolvente.

com o tempo, os colegas de trabalho associarão reuniões envolventes ao seu estilo de liderança. Então, defina as regras!

Dica # 6: Pause para permitir que as pessoas digerem e reflitam.

na Magnetic Speaking, falamos sobre a pausa em muitos contextos porque é uma ferramenta multifacetada e poderosa. Um benefício da pausa é que ela permite que as pessoas entendam melhor o que você está dizendo porque diminui seu ritmo, dando aos cérebros dos ouvintes uma pausa para digerir as informações. Isso pode ser especialmente útil se o tópico for complexo ou técnico.

muitas pessoas lutam para fazer uma pausa em geral e afirmam que mesmo uma pausa de 1 segundo pode parecer uma eternidade! Pausar pode parecer ainda mais desafiador em um ambiente virtual, mas é ainda mais crítico aqui, porque no espaço virtual, temos menos pistas visuais ao nosso redor. Então você definitivamente precisa se sentir confortável em fazer uma pausa em uma reunião virtual.

primeiro, você quer ter certeza de que está adicionando pausas naturais ao que está dizendo Em geral. Tente uma pausa entre as ideias, dando às pessoas oportunidades de absorver as informações. Eles serão mais propensos a falar se entenderem completamente o que você está dizendo!

então, quando perguntar diretamente às pessoas uma pausa de pergunta é uma obrigação. Se você apenas passar pelo que está dizendo e perguntar: “OK, o que você acha”…você pode pegar grilos. É normal que as pessoas demorem mais para participar de um ambiente virtual porque se sentem menos vistas do que em uma sala real, então não se sinta compelido a preencher imediatamente o silêncio. Deixe-o sentar e até mesmo fazer uma pergunta de acompanhamento como, ” isso faz sentido?”ou” você está comigo?”para levar as pessoas.

Você pode também dar permissão para as pessoas parar e pensar dizendo algo como, “eu adoraria ouvir seus comentários, tome um momento e, deixe-me saber o que você pensa.”

por último, em uma reunião virtual, muitas vezes há um atraso natural. Pode parecer para sempre no início, e novamente você pode sentir o desejo de preencher o silêncio, mas se sentir confortável com ele e você verá que a pausa adicionada pode permitir ainda mais espaço para participação.

#7 Ligue para as pessoas pelo nome

se você estabeleceu as bases, estabeleceu expectativas e fez tudo o que foi listado nas dicas anteriores, você verá mais participação do que nunca.

se foi uma reunião longa e o foco está começando a vacilar, você pode usar esse método para injetar energia imediata na reunião. O método é chamar as pessoas pelo nome para mantê-las atentas e alerta.

quando você começa a chamar as pessoas pelo nome, os ouvidos das pessoas começarão a se animar. Isso acontece porque ninguém quer ser chamado e parecer sem noção do que está acontecendo e perguntar: “desculpe, eu perdi isso … qual foi a pergunta?”

aqui está um exemplo:

facilitador: “então, o que vocês acham?”

*silêncio*

facilitador: “alguém?”

essa não é uma situação divertida para se estar. Mas se você está tendo baixa participação, você pode chamar alguém pelo nome para obter seus pensamentos para iniciar a conversa. Você pode então chamar alguém para manter a conversa viva.

isso é chamado de “ter um estilo de facilitação provocador”. Isso provocará uma conversa para fazer a bola rolar, porque agora Brian tem que comentar o que Sarah disse.

isso não apenas mantém as pessoas alerta, mas também ajuda a incentivar as pessoas mais introvertidas ou tímidas a conversar na reunião e expressar seus pensamentos ao grupo. Como as pessoas introvertidas não compartilham abertamente seus pensamentos tão facilmente quanto as pessoas extrovertidas, é útil oferecer esse empurrão extra. Isso é o que você está dando a eles quando você os chama pelo nome, o incentivo para falar. Começar com pessoas que você conhece estão abertas a compartilhar e, em seguida, expandir pouco a pouco é uma boa estratégia para construir confiança como uma equipe.

usar essas dicas ajudará você a obter o máximo de engajamento em sua próxima reunião virtual. Com o tempo, esses métodos dão o tom para ter conversas animadas, energizadas e produtivas.