7 způsobů, jak přimět lidi k účasti na virtuální schůzce

Vzpomeňte si na své virtuální schůzky Tento týden. Kolik z nich bylo produktivní? A kolik z nich se skupiny zúčastnilo?

nevím jak vy, ale já jsem běžel a seděl v mnoha setkáních, kde lidé byli na svých laptopech a není zapojen. Připadalo mi to jako ztráta času.

přimět lidi k účasti a zapojení vyžaduje správnou komunikaci a vedení, zejména pro virtuální setkání.

postupujte podle těchto 7 tipů, abyste spustili produktivní virtuální schůzky, na které se lidé těší, a získali ze svého týmu to nejlepší.

Tip # 1: Pozvěte potřebné lidi na schůzku

“ proč přesně jsem tady?“

pokud si nejste vědomi toho, koho pozvete na schůzku, to je to, co si někteří lidé mohou myslet, pokud tam nemusí být. Čím více není veselejší.

před schůzkou si udělejte čas na promyšlení lidí, kteří tam opravdu musí být pro rozhodnutí, brainstorming nebo budování týmu. Pokud se nepotřebují účastnit a potřebují pouze aktualizaci, zvažte, zda by e-mail po schůzce byl dost dobrý.

pokud to neuděláte, nejhorší je, že schůzi převezme nepodstatná osoba a vykolejí konverzaci!

samozřejmě musíte pozvat určité lidi z politických důvodů a to je v pořádku. Chcete se kalibrovat na firemní kulturu a ujistit se, že se lidé cítí zahrnuti. Dokud tam musí být všichni ostatní, připravili jste správnou půdu pro účast.

Tip #2: povzbuzujte lidi, aby používali Video

pokud chcete větší účast na vašich schůzkách, zapněte fotoaparát a nechte účastníky zapnout také své kamery.

zapnutím fotoaparátu se stanete poutavějším moderátorem. Fotoaparát vám umožní proniknout do vizuální modality vašeho publika a zapojit je na hlubší úrovni, než jen pomocí zvuku. Taky, pokud vidí vaši tvář, budou se cítit společensky povinni reagovat na vaše otázky a diskuse. Takže veďte cestu a zapněte fotoaparát při prezentaci a poté požádejte ostatní, aby udělali totéž.

když ostatní na schůzce zapnou kamery, bude méně pravděpodobné, že budou mít více úkolů a s větší pravděpodobností se zúčastní. Multi-tasking je účast zabiják.

Představte si, že jste na schůzce, kde ostatní odpovídají na e-maily, praní prádla, procházení zpravodajských článků a další. Jak je pravděpodobné, že se tito lidé zúčastní vašeho virtuálního setkání? Ano, To je velká nula!

takže pokud chcete, aby lidé dělali méně multitaskingu a byli více zapojeni do schůzky, nechte je zapnout kamery. Poté využijte své vlastní video, abyste se s nimi spojili a upoutali jejich pozornost.

Tip# 3 Vítejte lidi podle jména, protože přicházejí

před dlouhou dobou můj učitel řekl: „Pokud chcete maximalizovat účast, musíte maximalizovat bezpečnost.“

Přemýšlejte o tom. Pokud se cítíte ohroženi nebo neklidní, vzbudili byste své obavy nebo se podělili o svůj názor na schůzce? S největší pravděpodobností ne.

jedním z nejlepších způsobů, jak jsem zjistil, jak zvýšit bezpečnost na schůzce, je začít přátelským přivítáním účastníků, když přijdou. Představte si, že se přihlásíte na virtuální schůzku, a uvidíte hostitele na videu s úsměvem, uvolněná ramena, a říká, „Hej Jacku, Vítejte!“

v tu chvíli se budete cítit skvěle. To je to, co děláme v našich týdenních online přednáškách na veřejnosti. Získáváme profesionály, kteří se připojují z celé země. Dbáme na to, aby všichni byli vítáni jménem. Když jsme začali dělat tuto praxi, všimli jsme si masivního zlepšení úrovně pohodlí účastníků.

pokud se nám podaří přimět lidi k relaxaci a účasti na přednášce na veřejnosti, pak jsem si jist, že tento tip bude ve vašich virtuálních setkáních fungovat jako magie.

Tip # 4: Ujistěte se, že tým chápe účel schůzky

jako účastník, pokud si nejste jisti, o čem je schůzka, větší účel, je to matoucí a sníží pravděpodobnost, že budete mluvit.

vím, že se mi to stalo v minulosti, kdy jsem přišel na schůzku a někdo začal tím, že šel přímo do plevele na aspekt projektu, aniž by uvedl patřičný kontext. Může to být jako otevřít knihu doprostřed a pokusit se sledovat, co se děje.

součástí vysvětlení účelu je identifikace tématu, Proč je důležité, pak také vysvětlení výsledku: je to rozhodovací Schůzka, brainstormingová Schůzka, aktualizace? Dát lidem představu o tom, co mohou očekávat, zvýší šance, že se účastní, protože mají tuto předvídavost.

nyní váš tým chápe účel tohoto konkrétního setkání, a můžete zvýšit jejich zapojení ještě více tím, že jim připomenete, jak toto setkání souvisí s celkovou vizí projektu. Jaký je konečný cíl? Tím, že lidem připomene, na čem pracují, nebo větší vizi, může oživit energii a dát lidem inspiraci. Tato přidaná energie může být zvláště užitečná ve virtuálním prostředí.

Tip # 5: Vytvořte očekávání účasti

po nastavení účelu je třeba nastavit pravidla zapojení. To vytváří“ očekávání účasti “ přímo dopředu.

dejte všem vědět, že chcete a oceníte jejich vstup a že je bezpečné zazvonit. Lidé často nemluví, protože se bojí znít hloupě nebo mít „špatný“ nápad, ne proto, že je jim to jedno.

pokud je to brainstorming, řekněte jim, že zde chcete všechny možné nápady. Pokud se jedná o rozhodovací schůzku, uveďte kritéria(musí všichni souhlasit ?).

a pokud chcete zaměřenou relaci, požádejte o notebooky a telefony pryč. Ukazuje vedení a komunikuje, že očekáváte, že setkání bude poutavé.

v průběhu času budou spolupracovníci spojovat poutavá setkání s vaším stylem vedení. Takže nastavte pravidla!

Tip # 6: Pauza, aby lidé mohli trávit a odrážet.

v magnetickém mluvení mluvíme o pauze v mnoha kontextech, protože je to mnohostranný a mocný nástroj. Jednou z výhod pauzy je, že umožňuje lidem lépe porozumět tomu, co říkáte, protože zpomaluje vaši stimulaci a dává mozkům posluchačů přestávku na trávení informací. To může být zvláště užitečné, pokud je téma složité nebo technické.

mnoho lidí se snaží obecně pozastavit a tvrdí, že i 1 druhá pauza se může cítit jako věčnost! Pozastavení může být ve virtuálním prostředí ještě náročnější, ale zde je to ještě kritičtější, protože ve virtuálním prostoru máme kolem sebe méně vizuálních podnětů. Takže se určitě musíte pohodlně zastavit na virtuální schůzce.

nejprve se chcete ujistit, že přidáváte přirozené pauzy k tomu, co říkáte obecně. Zkuste pauzu mezi nápady, dát lidem příležitost absorbovat informace. Budou s větší pravděpodobností mluvit, pokud plně pochopí, co říkáte!

pak, když se přímo ptáte lidí, je pozastavení otázky nutností. Pokud jen bzučíte tím, co říkáte, a pak se zeptáte, „OK, co si myslíte“ … můžete dostat cvrčky. Je normální, že se lidé účastní virtuálního prostředí déle, protože se cítí méně vidět než ve skutečné místnosti, takže se nemusíte cítit nuceni okamžitě vyplnit ticho sami. Nechte to sedět a dokonce položte následnou otázku jako: „má to smysl?“nebo“ jsi se mnou?“vyzvat lidi.

můžete také přímo dát lidem povolení zastavit se a přemýšlet tím, že řeknete něco jako: „Rád bych slyšel vaši zpětnou vazbu.“, chvilku mi dejte vědět, co si myslíte.“

a konečně, ve virtuálním setkání dochází často k přirozenému zpoždění. Zpočátku to může vypadat jako navždy, a znovu můžete cítit nutkání vyplnit ticho, ale udělejte si s tím pohodlí a uvidíte, že přidaná pauza může poskytnout ještě více prostoru pro účast.

#7 zavolejte lidem podle jména

pokud jste stanovili nadaci, stanovili očekávání a udělali vše, co je uvedeno v předchozích tipech, uvidíte více účasti než kdy jindy.

pokud se jedná o dlouhou schůzku a zaměření začíná váhat, můžete tuto metodu použít k okamžité energii do schůzky. Metoda je volat lidi podle jména, abyste je udrželi pozorní a ve střehu.

když začnete volat lidi podle jména, uši lidí se začnou zvedat. Stává se to proto, že nikdo nechce být povolán a zdá se, že je bezradný k tomu, co se děje, a ptá se: „Promiňte, to mi chybělo…jaká byla otázka?“

zde je příklad:

“ tak co si myslíte?“

* ticho *

„

to není zábavná situace. Ale pokud máte nízkou účast, můžete někoho zavolat jménem, aby přiměl své myšlenky zahájit konverzaci. Poté můžete někoho zavolat, aby konverzaci udržel naživu.

tomu se říká „mít provokativní facilitační styl“. To vyvolá konverzaci, aby se míč dostal do pohybu, protože teď Brian musí komentovat to, co řekla Sarah.

nejen, že to udržuje lidi ve střehu, ale také pomáhá povzbuzovat introvertnější nebo plachější lidi, aby mluvili na schůzce a vyjádřili své myšlenky skupině. Protože introvertní lidé otevřeně nesdílejí své myšlenky tak snadno jako extrovertní lidé, je užitečné nabídnout toto další šťouchnutí. To je to, co jim dáváte, když na ně voláte jménem, povzbuzení, aby promluvili.

začít s lidmi, o kterých víte, že jsou otevřeni sdílení a pak se postupně rozšiřují, je dobrá strategie pro budování důvěry jako týmu.

použití těchto tipů vám pomůže získat maximální zapojení do dalšího virtuálního setkání. Přesčas, tyto metody udávají tón pro živé, energické a produktivní konverzace.