19 essentiële Executive Assistant vaardigheden voor 2021

je hebt onze lijst van top Executive assistant vaardigheden ontdekt.

vaardigheden als Executive assistant zijn kwaliteiten en vaardigheden die assistenten op hoog niveau helpen floreren in hun functies. Voorbeelden van deze competenties zijn multitasking vermogen, besluitvorming vaardigheden, en time management. Executive assistants worden ook wel EA ‘ s, executive Secretaresses en personal assistants genoemd.

u kunt deze vaardigheden leren uit executive assistant books en er dankbaarheid voor tonen op Virtual Administrative Professional ‘ s Day.

deze post bevat:

• executive assistant belangrijkste troeven
• executive assistant competences
• technische vaardigheden voor executive Secretaresses
• Executive secretary qualifications
• personal assistant skills

hier is alles wat u moet weten.

lijst van vaardigheden van executive assistant

van overreding tot aandacht voor detail, hier is een lijst van vaardigheden die elke executive assistant moet bezitten.

organisatorische vaardigheden

organisatorische vaardigheden zijn een van de belangrijkste troeven van executive assistant. Assistenten op hoog niveau jongleren met veel taken en grote hoeveelheden informatie. Zonder een ordelijk systeem kunnen assistenten gemakkelijk achterop raken, deadlines missen of belangrijke details uit het oog verliezen. De georganiseerde assistent kan snel antwoorden vinden en zorgt ervoor dat de operaties soepel verlopen. Deze mensen zijn rustiger, efficiënter, en lijken meer competent.

u kunt uw organisatorische vaardigheden verbeteren met projectmanagementsoftware of door boeken over projectmanagement te lezen.

Multitasking

zelden heeft een uitvoerend assistent de vrijheid om in een rustig tempo te bewegen en zich op één missie tegelijk te concentreren. Geschoolde assistenten moeten multitaskers zijn, klaar om te draaien op een moment van tevoren wanneer een dringende behoefte zich voordoet. Daarna moeten ze de vorige taak hervatten als de crisis voorbij is. Vaak gebeurt deze verschuiving vele malen gedurende de dag. Problemen doen zich voor en collega ‘ s hebben vragen. De telefoon gaat, de plannen veranderen. Savvy executive assistenten moeten onderbrekingen in de pas nemen en leren hoe effectief prioriteiten te stellen.

bekijk deze lijst met focusboeken om die vaardigheid te ontwikkelen.

tijdmanagement

tijdmanagement is een van de belangrijkste bevoegdheden van executive assistant. De taken van assistenten zijn vaak tijdsgevoelig. Gefocust blijven en taken op tijd voltooien is cruciaal voor succes op de baan. Niet te vergeten, executive assistenten ontvangen gestage stromen van het werk, en kan gemakkelijk achterop raken als ze niet blijven op de top van de opdrachten.

goede vaardigheden op het gebied van tijdmanagement houden de operaties soepel en verminderen stressniveaus. Assistenten moeten een goed gevoel van welke banen te prioriteren, en hoeveel tijd te besteden aan elke inspanning. Wanneer een taak langer duurt dan verwacht, weten goede assistenten wanneer ze hulp moeten zoeken of de baan aan een teamgenoot moeten delegeren.

ook weten capabele assistenten hoe ze efficiënte workflows kunnen uitsplitsen en grenzen kunnen stellen. Als executive assistants niet door hun verantwoordelijkheden heen fietsen binnen de werkdag, dan kunnen ze laat werken of overwerken. Om burn-out te voorkomen, blijft de smart assistant gefocust tijdens de werkuren en ontkoppelt hij de stekker aan het einde van de dag, waarbij hij alleen reageert op noodsituaties na werktijd.

hier is een lijst van de beste boeken over time management.

u kunt uw schema beheren met software voor het bijhouden van tijd.

communicatieve vaardigheden

communicatieve vaardigheden zijn cruciaal voor uitvoerend assistenten. Ten eerste moeten assistenten weten hoe ze professioneel moeten spreken en schrijven aan leidinggevenden, zakenpartners en klanten op hoog niveau. Grammatica is cruciaal, net als het schrijven van conventies. Assistenten moeten bijvoorbeeld weten hoe ze een formele zakelijke brief goed moeten formatteren en moeten de spelling drie keer controleren voordat ze e-mails verzenden.

toon is ook belangrijk. Slimme assistenten weten wanneer ze een meer persoonlijke en vriendelijke toon moeten slaan en welke situaties strikte formaliteit vereisen. Lengte en medium moeten ook geschikt zijn. Een passerende vermelding of een memo kan volstaan voor minder nieuws, terwijl grotere aankondigingen of problemen verdienen een gedetailleerde e-mail of formeel rapport.

uitvoerend assistenten moeten ook aanwijzingen kunnen geven. Topassistenten houden vaak toezicht op andere administratieve assistenten en coördineren afdelingen op speciale projecten. Deze verantwoordelijkheden vereisen het vermogen om duidelijke instructies te geven en respectvol te communiceren met het personeel.

u kunt woordenschat spellen spelen om uw communicatie te verbeteren.

invoer van gegevens

invoer van gegevens is een van de meest wenselijke technische vaardigheden voor uitvoerend secretarissen. Het bijhouden van gegevens is een van de belangrijkste functies van assistenten. Executive Secretaresses vaak nemen en bewerken notulen van vergaderingen, onderhoud databases, en beheren archiefsystemen. Deze personen moeten in staat zijn om informatie in te voeren met een hoge mate van snelheid en nauwkeurigheid. Ze moeten ook weten hoe om gegevens snel op te halen.

technologische basisvaardigheden zijn ook nuttig. In een perfecte wereld beantwoordde de IT-afdeling de oproep elke keer als een spreadsheet wankelde. In werkelijkheid nemen problemen vaak tijd om te diagnosticeren en op te lossen. Uitzonderlijke assistenten kunnen ondertussen werkbare oplossingen vinden om ervoor te zorgen dat belangrijke gegevens toegankelijk zijn.

People Skills

People skills zijn absoluut essentieel voor executive assistants. Elke dag communiceren assistenten met tientallen mensen, zowel binnen als buiten de organisatie, digitaal, telefonisch en persoonlijk. Om uit te blinken in de baan, executive assistenten moeten relaties met veel van deze mensen te ontwikkelen. Assistenten moeten vaak om gunsten vragen, en het hebben van een verstandhouding maakt een groot verschil. Mensen zijn meer geneigd om een handje te helpen om aangename individuen. Extra punten als de assistent de potentiële helper in het verleden heeft geholpen, of persoonlijke gegevens zoals namen van kinderen of recente vakanties onthoudt.

het belangrijkste is dat persoonlijke assistenten positieve relaties moeten ontwikkelen met hun leidinggevenden. De beste executive assistenten zijn persoonlijk maar toch taai. Ze weten wanneer ze de baas moeten uitdagen en wanneer ze moeten toegeven. Ze weten wanneer ze de stemming moeten verlichten en wanneer ze serieus moeten blijven. Ze zijn vriendelijk met de baas zonder grenzen te overschrijden. Leidinggevenden houden van en respecteren deze individuen.

ook bouwen grote uitvoerende assistenten relaties op met de binnenste kring van de uitvoerende, waaronder de familie van de baas en naaste collega ‘ s.

u kunt uw mensenvaardigheden ontwikkelen door HR-boeken te lezen.

Persuasion

Executive assistants moeten net zo bedreven zijn in de kunst van de deal als executive assistants. Misschien moeten ze uitverkochte concerttickets scoren voor de baas, of onderhandelen over een korting op catering. Misschien moet de assistent een commissie werven om een evenement op te zetten of collega ‘ s aan boord te krijgen met een grote verandering in het bedrijf. Overtuigingsvaardigheden stil dissenters, win over would-be collaborateurs, veilig speciale gunsten, en houden operaties soepel.

probleemoplossing

uitvoerend assistenten zijn deskundige probleemoplossers. Executives vaak de hulp van assistenten in te schakelen om uitdagingen die ze niet de tijd of bandbreedte om te verhelpen hebben aan te pakken. Mensen brengen voortdurend problemen onder de aandacht van de uitvoerende, en de baas heeft misschien niet de tijd om te gaan met elke hik.

deze obstakels variëren van het alledaagse, zoals het vinden van een nieuwe leverancier voor printerinkt, tot het ongewone, zoals het opsporen van een tablet die in een vliegtuig is achtergelaten tijdens een zakenreis. Vaak, assistenten geconfronteerd met meerdere hindernissen, of staren naar beneden vreemde problemen. Out-of-the-box, fantasierijk denken is nodig om deze kwesties op te lossen. De mogelijkheid om alternatieve oplossingen voor te stellen en te denken op uw voeten is van cruciaal belang voor executive assistenten die omgaan met dagelijkse curveballs.

u kunt problemen oplossen spelletjes en activiteiten te verbeteren.

kalmte

het vermogen om kalm te blijven in stressvolle situaties is een van de belangrijkste kwalificaties van uitvoerend secretaris. Leidinggevenden die te maken hebben met organisatorische crises doen vaak een beroep op assistenten om te helpen. Als gevolg daarvan, executive assistants merken zich te maken met hoge inzet situaties.

zelfs alledaagse werksituaties kunnen echter stressvol worden. Bijvoorbeeld, misschien mist de baas zijn vlucht vanwege het verkeer, of vertragingen maken van een diner reservering tot de laatste minuut. Misschien eist een collega van streek de baas te zien, en onttrekt frustraties aan de assistent. Misschien is de agenda van de dag gewoon jam-packed, en de assistent maakt zich zorgen over het afmaken van alles. Of misschien heeft de baas een slechte dag en is hij prikkelbaar.

hoe stressvol de situatie ook is, goede uitvoerende assistenten raken niet in paniek. Ze blijven kalm, bedenken een oplossing, en laat niemand ze zien zweten.

besluitvorming

uitvoerend assistenten nemen dagelijks tientallen beslissingen. Hoewel leidinggevenden soms assistenten taken of opdrachten geven, is er vaak weinig toezicht en richting. De rol is over het algemeen onafhankelijk en zelfstandig. Executive assistenten weten wat ze moeten doen en moeten beslissen hoe ze hun taken het beste kunnen uitvoeren.

soms moeten persoonlijke assistenten tijdgevoelige beslissingen nemen wanneer leidinggevenden er niet zijn. De beste assistenten begrijpen de grenzen van hun bevoegdheden, en weten wanneer ze de oproep moeten doen en zelf een beslissing moeten tekenen, en wanneer ze de baas moeten opsporen.

u kunt uw besluitvormingsvaardigheden verbeteren door boeken over projectmanagement te lezen.

technisch onderlegd

sommige leidinggevenden kopen de nieuwste apparaten, terwijl anderen Rock palm pilots uit de jaren 90. sommige leidinggevenden houden vergaderingen in virtual reality, terwijl anderen pikken wanneer ze op hun toetsenbord typen. Hoe dan ook, assistenten moeten op de hoogte blijven van de technologie. In feite, als bazen zijn technologisch achter, is het nog belangrijker voor een assistent om tech savvy zijn. Wanneer de baas een wachtwoord moet ophalen voor een account gekoppeld aan een telefoonnummer dat hij al drie jaar niet heeft gehad, zal zijn assistent degene aan de telefoon zijn met technische ondersteuning.

persoonlijke assistenten moeten minimaal beschikken over basisvaardigheden voor Google Suite of Microsoft Office Suite. Assistenten moeten meer dan 70 woorden per minuut typen, in staat zijn om nieuwe software snel te leren, en comfortabel zijn met e-mail en internet onderzoek. Het is ook verstandig om vertrouwd te raken met de telefoon en laptop van de baas OS, als de assistent kan nodig zijn om problemen op een bepaald punt op te lossen.

vasthoudendheid

vasthoudendheid en grit zijn belangrijke kenmerken voor uitvoerend assistenten om te bezitten. Leidinggevenden zijn zeer bijzonder, en sommige zijn ronduit stekelig. Zelfs met een geweldige baas zullen assistenten regelmatig moeilijke mensen en uitdagende situaties behandelen. Veerkracht is de sleutel tot duurzaam in de positie. Executive assistenten moeten terugkomen van mislukkingen en slechte dagen. Het kan moeilijk zijn om een dikke huid en tolerantie op te bouwen, maar verwering teleurstelling en tegenspoed is een must in deze rol.

discretie

uitvoerend assistenten behandelen vertrouwelijke informatie en delicate situaties, en discretie is een must. Assistenten moeten tactvol handelen en vertrouwelijk blijven. Zij mogen geen informatie lekken naar andere afdelingen, al dan niet opzettelijk. Roddelen is uitgesloten. Vergadergesprekken mogen geen pauzekamergesprekken worden. Assistenten moeten zich ook bewust zijn van waar ze gevoelige documenten achterlaten of van hun computerschermen weglopen zonder eerst vensters te sluiten.

persoonlijke assistenten hebben de neiging om op de hoogte te zijn van details over het leven thuis van de baas. De assistent kan dichter bij de familie van de baas zijn dan andere werknemers, en moet begrijpen dat dit een voorrecht is. Assistenten moeten peilen en respecteren hun executive ‘ s buiten-van-werk grenzen.

bijvoorbeeld, als er een medisch noodgeval is met de kinderen van de baas dat het annuleren van een vergadering noodzakelijk maakt, dan moet de assistent bepalen hoeveel informatie moet worden vrijgegeven. Een eenvoudige ” moest vroeg vertrekken, “zou kunnen volstaan, of” medische noodsituatie ” als de gast belangrijk is. Zeggen “Little Billy’ s blindedarm barst, ” is waarschijnlijk ongepast. Een goede assistent beschermt de privacy van de baas, zelfs als collega ‘ s nieuwsgierig zijn.

coördinatie van gebeurtenissen

coördinatie van gebeurtenissen is een waardevolle vaardigheid om te hebben als uitvoerend assistent. Niet elke assistent functieomschrijving omvat planning partijen en evenementen, maar er zijn nog steeds situaties waarin deze vaardigheden van pas komen. Bijvoorbeeld, misschien moet de assistent catering bestellen voor een bestuursvergadering. Of misschien moet de assistent de volgorde van het schema verschuiven bij een bedrijfsretraite omdat de hoofdspreker nog niet is aangekomen.

in staat zijn om verkopers te onderzoeken, gesprekken te voeren, prijzen te onderhandelen, helpers te werven, een serie show te schrijven, te versieren en kleine details te regelen, is handig als je de rechterhand bent van een leidinggevende die misschien een evenement moet organiseren.

het planningsproces kan naadloos verlopen als u event management software gebruikt.

leiderschap

niet alleen zijn persoonlijke assistenten de rechterhand van de uitvoerende macht, ze zijn ook leiders in hun eigen recht. Uitvoerende assistenten houden vaak toezicht op de administratieve assistenten of leiden speciale projecten. Ze beheren en stellen ook hun eigen doelen en workflows vast. Leiderschapsvaardigheden helpen executive assistants om eigenaar te zijn van hun rollen. Het vermogen om initiatief te nemen, instructies te geven en verantwoording af te leggen voor resultaten is goed voor assistenten.

u kunt leren over leiderschap uit leiderschapsboeken.

aandacht voor Detail

aandacht voor detail is een van de meest kritische persoonlijke assistent vaardigheden. Leidinggevenden en hun innerlijke kringen hebben hoge verwachtingen. Terwijl een typefout misschien niet een big deal in lagere posities, fouten kunnen hebben compounding gevolgen op hogere niveaus. Bijvoorbeeld, het verkeerd spellenvan een naam lijkt misschien niet een big deal. Echter, het verkeerd spellen van de naam van een potentiële klant of de naam van een bestuurslid kan brengen gebrek aan respect en zuur de relatie. Het misplaatsen van een belangrijk stuk post kan leiden tot een rechtszaak. Zelfs als het ergste scenario zich niet voordoet, zien fouten er onprofessioneel uit.

leidinggevenden hebben het druk en hebben vaak haast. Executive assistants zijn de laatste verdedigingslinie tegen fouten. Het is aan assistenten op hoog niveau om elk detail te controleren, elk document drie keer te controleren en totale nauwkeurigheid te garanderen.

aanpassingsvermogen

verandering is constant, vooral in het huidige bedrijfslandschap. Executive assistant taken veranderen vaak van dag tot dag in de meest stabiele tijden. Soms moeten assistenten halverwege de taak van koers veranderen. Grote assistenten zijn buigzaam, beschikbaar, en bereid om nieuwe benaderingen te proberen in het belang van experimenteren.

als de eerste teamleden die te horen krijgen over belangrijke beslissingen, staan executive assistants vaak aan de frontlinie van organisatorische veranderingen. Door een positieve houding aan te nemen, kunnen assistenten de lading leiden en collega ‘ s overtuigen om zich aan deze veranderingen aan te passen. Ze kunnen ook zorgen en sentiment overbrengen aan de uitvoerende macht.

vooral grote uitvoerend assistenten nemen verandering in de stappen en worden zelden door shakeups naar hun routines gegooid. In feite, de beste assistenten verwelkomen en omarmen verandering, genieten van de mogelijkheid om de uitdaging aan te gaan.

u kunt aanpassingsvermogen ontwikkelen door improvisatiespellen te spelen.

anticipatie

goede uitvoerende assistenten reageren op verzoeken van de baas. Grote executive assistenten anticiperen op deze verzoeken, en hebben al oplossingen klaar. Bijvoorbeeld, het hebben van een lijst met contactpersonen voor aanwezigen en contact met late aankomsten. Of het hebben van een paar lunch levering opties handig op een dag de executive heeft back to back vergaderingen. Anticipatie is een onuitgesproken vereiste van de baan. De rol gaat over het verstrekken van de behoeften van een executive, en een deel van de baan is het bepalen en voorspellen van die behoeften.

nederigheid

nederigheid is een van de belangrijkste eigenschappen voor Uitvoerende assistenten. Executive assistants hebben een rol achter de schermen. De missie van de assistent is om hun baas te helpen slagen en er competent uitzien. Erkenning is leuk, maar assistenten moeten geen overdreven Dank verwachten. Ook mogen deze teamleden er niet op wijzen hoe hulpeloos hun baas is zonder hen. De beste Executive assistenten runnen de show zonder in de schijnwerpers te staan. Ze zijn als podiumhanden, die backstage rondrennen om het mogelijk te maken dat de ster op het podium schitteren.

assistenten op hoog niveau moeten competent zijn, maar niet eigenwijs. Het koppelen van hoge prestaties met nederigheid is geen gemakkelijke taak, maar het is absoluut noodzakelijk. Grote executive assistenten hebben vertrouwen in hun capaciteiten, maar behouden een sfeer van bescheidenheid. Ze zijn belangrijk, maar niet zelf belangrijk. Dit vermogen tot nederigheid dient hen goed in de rol en helpt hen beter opschieten met bazen en collega ‘ s.

conclusie

uitvoerend assistenten hebben zelden saaie banen. De taken reiken veel verder dan het beantwoorden van telefoons of het organiseren van bestanden. In feite, assistenten tegemoet te komen aan een breed scala van behoeften en omgaan met veel verschillende omstandigheden, veel van hen buiten het bereik van de normale functiebeschrijvingen.

de beste persoonlijke assistenten zijn jacks-of-all-trades, maar er is een kernset van vaardigheden die individuen helpen uit te blinken in de rol. Als u de attributen in dit artikel bezit, dan kunt u een toekomst als executive assistant hebben. Zo niet, vrees dan nooit, dan kun je de competenties oefenen en beheersen die nodig zijn om het geheime wapen van je organisatie te worden.

bekijk vervolgens onze lijst met tools voor executive assistant, deze gids voor executive teambuilding en deze met online tools voor samenwerking.

FAQ: vaardigheden als Executive assistant

hier vindt u antwoorden op veelgestelde vragen over vaardigheden als executive assistant.

wat doet een uitvoerend assistent?

een executive assistant biedt administratieve ondersteuning aan hooggeplaatste leidinggevenden zoals bedrijfsleiders, CEO ‘ s en leden van de C-suite. Deze assistenten coördineren vergaderingen, regelen afspraken, beheren het schema van de baas, beantwoorden telefoons, maken reisarrangementen, bereiden en archiveren belangrijke documenten, en het uitvoeren van andere essentiële taken als dat nodig is. Verantwoordelijkheden en omvang van de baan kan variëren afhankelijk van bedrijf en executive. Executive assistants vaak toezicht houden op de andere administratieve assistenten en speerpunt speciale projecten binnen de organisatie.

wat zijn vaardigheden van executive assistant?

Executive assistant skills zijn competenties waarmee persoonlijke assistenten op hoog niveau kunnen presteren. Voorbeelden van ideale persoonlijke assistent vaardigheden zijn vasthoudendheid, discretie, en probleemoplossend.

Wat zijn de top drie vaardigheden van een uitvoerend assistent?

de top drie vaardigheden van een executive assistant zijn aanpassingsvermogen, menselijke vaardigheden en organisatie.

hoe ontwikkelt u de vaardigheden van executive assistant?

de meest betrouwbare manier om de vaardigheden van executive assistant te ontwikkelen is om als Persoonlijke Assistent te dienen. De meeste EA ‘ s leren en perfectioneren hun ambacht op het werk. Echter, als u wilt uw persoonlijke assistent vaardigheden te verbeteren, zodat u uiteindelijk het land van een hogere positie, dan kunt u boeken lezen, neem online cursussen of bekijk tutorial video ‘ s, en de praktijk gesprekken. U kunt ook online typen testen, en de praktijk met office software.

PS: druk op “CTRL + D” of “Command + D” om deze pagina een bladwijzer te geven voor updates.

Deel dit artikel: