porto maskinen bare sluttet å fungere, og du må sende en av dine ansatte til postkontoret raskt å få noen frimerker. Det eneste problemet er at hun ikke har penger og hennes kredittkort er maxed ut.
det er der små penger kommer inn. Petty cash er pengene du holder på hånden i din bedrift for å betale for små utgifter som nødreiser til postkontoret, drikkevarer til uventede besøkende, eller å refundere resepsjonisten din for å plukke opp donuts for personalmøtet i morges.
de fleste små bedrifter holder mellom $100 og $200 i små kontanter for å betale for disse og andre uventede utgifter. Hvis du er klar til å sette opp en liten kontantkonto for bedriften din, veileder vi deg gjennom prosessen.
Oversikt: Hva er petty cash?
Petty cash er pengene en bedrift holder på hånden for å betale for diverse kjøp. De fleste kjøp med små kontanter er uventede utgifter som kan dukke opp, for eksempel morgenkaffe til et møte eller middag for en ansatt som jobber overtid.
En av de viktigste grunnene til å ha smålig kontanter på hånden er å raskt refundere ansatte som har brukt sine egne penger på elementer for virksomheten eller å tipse levering service driver som brakte kontoret lunsj.
Smålig kontanter, som alle andre utgifter, må regnskapsføres riktig i regnskapsprogramvaren eller manuell regnskapssystem siden utgiftene er forretningsrelaterte og må registreres riktig for å sikre regnskapet nøyaktighet.
et eksempel på små penger
På vei til kontoret mottar Jane en telefonsamtale fra sjefen sin og ber Henne om å stoppe og hente noen donuts for et uventet møte senere den morgenen. Jane har ikke et kredittkort og har bare $ 25 for å vare henne til hun blir betalt.
Jane stopper for å plukke opp to esker med donuts, og etterlater henne med $5 i lommeboken. Heldigvis har kontoret hennes et lite kontantfond, som sjefen hennes umiddelbart refunderer henne fra, Så Jane trenger ikke å sende inn en utgiftsrapport og vente i uker for å bli refundert.
Smålig kontanter er vanligvis brukt på:
- Kaffe og andre drikker
- kontorsnacks som frukt og bakverk
- Gass
- nødkontorer
- ansattes refusjoner
hvordan sette opp og bruke smålig kontanter i virksomheten din
Hvis du er klar til å sette Inn opp et petty cash fund for kontoret ditt, men er ikke sikker på hvor du skal begynne, følg de enkle trinnene nedenfor for å få ditt petty cash fund operativt på kort tid. For å begynne, ha et sikkert sted å lagre dine små penger, for eksempel en låsekasse eller låst skuff.
Angi kontobegrensninger
Før du starter et petty cash-fond, må du bestemme hvor mye du vil at fondet skal være. Mellom $100 og $200 er ganske vanlig, selv om du kan gå lavere eller høyere, avhengig av virksomheten din.
du vil også bestemme påfyllingspunktet, som er hvor utgiftene dine registreres, og en ny sjekk er skrevet for å bringe småpenger totalt tilbake til det opprinnelige beløpet. For eksempel, hvis petty cash fondet er $100, kan det være lurt å refundere fondet når det faller under $ 15.
Bestem hvem som skal administrere petty cash
hvis du har en kontorsjef, er de det mest sannsynlige valget for å administrere petty cash-fondet. Hvis du bare har noen få ansatte, kan fondsforvaltning falle til deg.
Uansett hva du bestemmer deg for, er det viktig At bare en person har tilgang til fondet til enhver tid, for å unngå uforklart for uttak og / eller tyveri. Når du har bestemt deg for hvem som skal håndtere små penger, er du klar til å kontanter en sjekk og sette inn pengene i petty cash lockbox.
Opprett en logg
petty cash-loggen er en av de viktigste komponentene i håndtering av petty cash. Alle transaksjoner som gjøres inn i eller ut av petty cash, må registreres i petty cash-loggen. Det er også viktig at noen penger utbetalt ut av petty cash fund har en kvittering.
For Eksempel, For Jane å få refundert for donuts hun kjøpte for møtet, hun trenger å gi en kvittering. Kvitteringen vil bli brukt senere som back up for registrering av smålig kontanttransaksjon som en utgift i hovedboken.
