som bedriftseier eller leder er veksten av virksomheten din og bunnlinjen avgjørende. Internkontroll spiller en viktig rolle i denne utviklingen.
som bedriftseier eller leder er veksten av virksomheten din og bunnlinjen avgjørende. Internkontroll spiller en viktig rolle i denne utviklingen. De etablerer grenser for roller og plikter til dine ansatte, og gir nyttige sjekker og balanser. Og de skaper muligheter for å forhindre problemer eller å identifisere små problemer før de blir til store. Nedenfor er noen måter du kan begynne å implementere interne kontroller på egen hånd.
Segregering Av Plikter I Kontantinnskuddssyklusen
en av grunnleggende for interne kontroller er «segregering av plikter» – du vil ikke at samme person utfører for mange av pliktene innenfor en gitt transaksjonssyklus. Tenk på «ARC» – autorisasjon, arkivering, forvaring. Den samme personen bør ikke gjøre mer enn en av dem. For eksempel logger personen som åpner all e-post som inneholder sjekker og kontanter, disse på en daglig kontantsammendrag og gir dette til en annen person for å gjøre innskuddet. Og så ville en annen person fra de to ideelt sett utføre bankavstemmingen hver måned.
Systemer Tilgang Og Sikkerhet
Hold ulike informasjonssystemer (regnskap, bank, innkjøp, lønn, etc.) på en «behov for å vite basis». Det er utrolig viktig at de ansatte har de nødvendige tilgangsnivåene som trengs for å utføre sine daglige oppgaver…og ingenting mer. I tråd med segregering av plikter mantra fra oven, bør du vurdere om omstendigheter eksisterer der en person har tilgangsnivåer som vil tillate ham eller henne å opprette en leverandør i systemet og deretter behandle en betaling til den leverandøren.
Sikring Av Eiendeler
den fysiske ivaretakelsen av selskapets eiendeler er svært viktig. Kanskje virksomheten opererer tungt i kontanter. Når mottatt, må kontanter og sjekker sikres i tide for selskapets økonomiske velvære og for sikkerheten til dine ansatte. Hold petty cash-fondet til et minimum og hold det låst opp. Kanskje det er muligheter for verdifull inventar å «gå ut av lageret», eller for verktøy og maskiner å «gå av arbeidsstedet». Ta et skritt tilbake og vurder hvor sprekkene ligger om tilgang til dine verdifulle eiendeler.
Godkjenningsprosess
hvert selskap bør ha noen form for godkjenningsprosess. Ta for eksempel fakturaer fra leverandører som sendes direkte til leverandøravdelingen. Hvis du er eier av selskapet, ville du ikke foretrekke det hvis en leder eller avdelingsleder fysisk vurderte fakturaens anstendighet og hvorvidt leverandøren eller leverandøren utførte sine plikter, og at denne gjennomgangen og godkjenningen skjedde før den ble sendt til leverandørgjeld?
Gjennomgangsprosess
har bedriften din en robust gjennomgangsprosess? Vurderer toppledelsen og eierne månedlige eller kvartalsvise regnskap, helst disaggregert? Dette kan være en tankevekkende øvelse. En månedlig eller kvartalsvis gjennomgang av selskapets virksomhet vil gi toppledelse og eiere innsikt i sanntids økonomiske resultater der de kan merke aktivitet som er uventet eller andre anomalier. Det kan være nyttig å benchmark denne finansielle informasjonen til budsjetter, prognoser og historiske data.
Kontakt Oss Med Dine Spørsmål
hvis du har spørsmål eller trenger hjelp med interne kontroller, ta kontakt med våre fagfolk På Innovative CPA Group på 203-489-0612. Eller kontakt oss på nettet.
