5 Måter Å Forbedre En Prosess

Paul Simon skrev en sang i 1975 kalt «50 Måter Å Forlate Din Elsker», men når det gjelder prosessforbedring, er det egentlig bare » 5 Måter å Forbedre En Prosess.»Det handler om å redusere variasjonen; enten det er variasjon i tid for å betjene en kunde på Bahama Bistro, variasjon i dimensjonsverdier av et produkt-mengden kjøtt plassert på en sandwichbestilling, variasjon i kvaliteten på en tjeneste-serverens kunnskap om menyelementene eller variasjon i kostnader forbundet med måltidet (inkludert arbeidskraft og materialer) selv. Det handler om variasjon.

I sin bok, Kvalitetsstyring For Organisasjoner Som Bruker Lean Six Sigma Teknikker, Dr. Erick Jones definerer Lean Six Sigma som » den nådeløse jakten på reduksjon av prosessvariasjoner og gjennombruddsforbedringer som påvirker kundetilfredshet og påvirker bunnlinjen.»Jeg liker denne definisjonen. Det innebærer en pågående reise, ikke et enkelt prosjekt. Forbedre prosesser blir en personlig tankegang- » er det måter å gjøre dette bedre?»Vil redusere variasjonen i denne prosessen gi en fordel for kunden?

Forbedring av prosesser blir et personlig tankesett – » finnes det måter å gjøre dette bedre på?»

med så mange prosesser i en organisasjon, og hver med potensielle forbedringer, er det første dilemmaet, » hvor skal du begynne ?»Gjør det enkelt for deg selv. Velg en prosess hvor du administrerer eller deltar og spør, » hvordan skal jeg forbedre dette?»»Hvilken variasjon eksisterer for tiden i prosessen min ?»

«5 Måter»

Dette er hvor «5 Måter» kommer inn i bildet. I min erfaring er måtene å forbedre en eksisterende prosess begrenset til disse 5 kategoriene:

1. Reduser Ikke-Verdiskapende Trinn
2. Forbedre Målesystemet
3. Reduser Vanlige Årsaks Variasjon
4. Reduser Spesiell Årsak Variasjon
5. Flytt Gjennomsnittet For Å Forbedre Prosessfunksjonen

Det er det. Nøkkelen er å vite hvilken type forbedring du bringer til innsatsen. La oss klargjøre » 5 Måter Å Forbedre Prosessen på .»

Reduser Ikke-Verdiskapende Trinn

Hver prosess består av en rekke trinn som opprinnelig er oppført I SIPOC. Men en høynivåvisning er ikke tilstrekkelig til å virkelig forstå prosessen.

det første kravet er å bygge forståelse av hvordan en prosess fungerer. Ikke hvordan det sies å fungere eller dokumenteres for å fungere, men hvordan det faktisk fungerer. «Hva gjør menneskene i prosessen egentlig? Å gjennomføre En Prosessvandring eller bare tilbringe tid med prosessdeltakere for å dokumentere prosessen slik at folk (spesielt de i prosessen) kan se det «store bildet» generelt gir noen lett oppnåelige resultater eller Raske Gevinster.

Se etter flaskehalser i prosessen og se etter måter å balansere arbeidsbelastningen på. Identifiser de ikke-verdiskapende trinnene og avgjøre om de kan elimineres. Er du i stand til å bringe de verdiskapende trinnene sammen på en måte som fordeler kunden? Alle prosesser har avfall. Din jobb er å identifisere, redusere eller eliminere den.

Vurder følgende prosess. Du får i oppdrag å montere og sende 500 konvolutter til kundene dine. Du har 3 kolleger som har meldt seg frivillig til å hjelpe. Vanligvis folk organisere seg i et samlebånd for denne aktiviteten, ligner På Swimlane Kartet vist.

men hvis du undersøker denne prosessen, er det en rekke ikke-verdiskapende trinn. Hver bevegelse til og fra hver stabel er ikke-verdiskapende. Videre tar folding mest tid og danner derfor en flaskehals i prosessen.

Det er relativt enkelt Å Eliminere disse ikke-verdiskapende trinnene. Bare ha hver av de fire personene gjør alle trinnene i stedet for å levere den av 3 ganger. Dette eliminerer alle trekk og pick ups. Med flaskehalsen fordelt på alle 4 personer tar oppgaven mye mindre tid.

Å Forenkle prosessen ved å lete etter avfall i prosessen er et godt sted å starte forbedringsarbeid, fordi det er lett å forstå av de som jobber i prosessen og krever ikke mye datainnsamling for å implementere forbedringer.

Forbedre Målesystemet

når du samler inn data, er variasjonen du observerer en kombinasjon av variasjonen i prosessen og variasjonen i målesystemet.

hvert målesystem har variasjon, men ofte glemmer de som forfølger prosessforbedring å vurdere hvor mye av variasjonen som er et resultat av måten den måles på. Målevariasjon er knyttet til klarheten i operasjonelle definisjoner for hvert mål.

ingen operasjonell definisjon er perfekt. Det er alltid noen «tolkning», enten det er hvordan måleenheten leses, effektiviteten av skalaen på enheten eller til og med hva operatøren gjør med dataene når lesingen er gjort. Vurder en oppskrift som krever «en skje» sukker. Hvor mye er det – en teskje? En spiseskje? En heaping spiseskje? Det er mye rom for tolkning der.

ved å undersøke hvordan folk oppfører seg når de får en operativ definisjon, i dette tilfellet «en skje», kan vi måle forskjellen i deres tolkninger. I mange tilfeller er variasjonen relativt liten, men overraskende er det mange ganger når den er stor. Med mindre du sjekker, vil du aldri vite.

i mange tilfeller er variasjonen relativt liten, men overraskende er det mange ganger når den er stor.

jeg har sett mange bedrifter ikke klarer å gjenkjenne reduksjon av målevariasjon som et» gyldig » forbedringsprosjekt. Men hvis reduksjon av variasjon er et mål For Lean Six Sigma, så passer dette sikkert til regningen. Jeg lover, resultatene er verdt innsatsen.

Reduser Vanlig Årsak Variasjon

det er et underliggende prinsipp at variasjon finnes i alle prosesser. Dr. Walter Shewhart og Dr. W. Edwards Deming hevdet at variasjon kunne deles inn i to klasser, vanlige og spesielle årsaker.

separasjonen av disse to klassene er relatert til hvor ofte hver type variasjon observeres i prosessen. Felles årsak variasjon er til stede på en » regelmessig basis.»Det er en del av den eksisterende prosessen og tradisjonelt merket ved hjelp Av Et Årsak Og Effekt Diagram (aka Fishbone Diagram) arrangert med input (eller store bein) kategorier:

• manpower
• maskin
• metoder
• materialer
• måling
• miljø

for å redusere denne typen variasjon må du stratifisere dataene dine for å bestemme mengden variasjon som tilskrives hver faktor. Stratifisering faktorer inkluderer ting som plassering av prosessen, tidlig eller sent skift, ukedag eller type ordre. Tanken er å se etter betydelige forskjeller i prosessutgangene når disse faktorene er til stede.

vi bruker måltidsforberedelsesprosessen som et eksempel. Kontrolldiagrammet ovenfor viser vanlig årsaks variasjon, men når stratifisert etter måltidstype, finner du to forskjellige fordelinger i dataene.

Å Vite denne forskjellen gir en bedre mulighet til å undersøke variasjonen i salatpreparatet separat fra sandwichpreparatet. Siden smørbrød tar mye lengre tid, er det et godt sted å starte.

Design Av Eksperimenter er en måte å samle denne informasjonen på, selv om det krever at du aktivt engasjerer deg i å endre prosessen i stedet for bare passivt å observere den.

men når du har denne informasjonen, kan du forfølge måter å redusere denne variasjonen. I mange tilfeller innebærer dette å jobbe med leverandører, enten de er interne eller eksterne for organisasjonen, for å hjelpe dem med å redusere variasjonen i prosessene sine. Av de «5 Måtene» er det vanskeligste å redusere vanlig årsaks variasjon.

Reduser Spesiell Årsak Variasjon

en prosess som bare inneholder felles årsak variasjon anses stabil eller » i kontroll.»Dette betyr at mengden variasjon i prosessen er konsekvent og forutsigbar.

derimot forårsaker spesiell årsak variasjon at prosesser endres. Endringen kan ha en positiv innvirkning på prosessen, eller det kan være negativt. Erkjennelsen av endringen gir en mulighet til å forstå hvorfor det endret seg. Når grunnårsaken er forstått, kan informasjonen brukes til fordel for kunden.

Spesiell årsak variasjon inkluderer:

• en bestemt unik endring – et enkelt punkt utenfor kontrollgrensene (aka outlier), for eksempel trafikkulykker under en snøstorm
• et skifte i prosessen til et annet ytelsesnivå, for eksempel et plutselig skifte i antall forsinkede måltidsleveranser på grunn av at en ny uutdannet kokk blir lagt til personalet
• en trend, en mer gradvis endring i prosessen over tid, for eksempel en jevn økning i en person. vekt

Eliminering av spesiell årsaks variasjon resulterer i en mer konsistent prosess, samt en samlet reduksjon i variasjon. Nøkkelen er å gjenkjenne når en endring har skjedd. Overvåking av prosessen ved hjelp Av Et Prosessadferd / Kontrolldiagram gir varsler om disse endringene. Dette gjør det mulig for et team å analysere hvorfor endringen skjedde.

Overvåking av prosessen ved hjelp Av Et Prosessadferd / Kontrolldiagram gir varsler om disse endringene.

Flytt Gjennomsnittet For Å Forbedre Prosessevnen

fokuset på de første 4 Måtene er på variasjon, men vi lever i en verden som krever spesifikasjoner. Siden prosessvariasjon kan være overdreven, etablerer organisasjoner spesifikasjonsgrenser for å begrense variabiliteten som kunden opplever.

Elementer som faller innenfor spesifikasjonene, anses som «gode», og elementer som faller utenfor grensene, omarbeides eller kasseres. Evnen til prosessen er definert som evnen til å levere utganger som er innenfor spesifikasjonene.

selv om variasjonen er stor, hvis gjennomsnittet ikke er sentrert i de to spesifikasjonene, vil mengden omarbeiding bli større ettersom flere verdier faller ut på den ene siden mot den andre. I dette tilfellet er gjennomsnittet på 54,75 i stedet for 55, noe som resulterer i 28% omarbeiding. Selv uten å redusere variasjonen, vil flytte gjennomsnittet til 55,0 redusere mengden omarbeid til 18%.

Forstå hvilke av de «5 Måter» å bruke til når forbedre en prosess bidrar til å fokusere en forbedring innsats. Start forbedringsarbeidet ved å velge en av de «5 Måtene» og bruke den til å gjøre en første forbedring. Feire din suksess, sørg for at forbedringen kan opprettholdes, og så se etter en annen måte å forbedre denne prosessen på, eller velg en annen prosess å jobbe med. Det kan virkelig være så enkelt!

Forbedringsarbeid bør være pågående – ett skritt om gangen, en ubarmhjertig jakten på variasjonsreduksjon som forbedrer kundetilfredsheten og / eller øker bunnlinjen.

har du en favoritt forbedringsmetode? Finner du deg selv å bruke en av de «5 Måtene» over andre? Fortell oss om det!