som arrangør, hvordan bygger du den perfekte agendaen? Les disse tipsene om hvordan du bygger en konferanseagenda som samsvarer med arrangementsmålene dine, samtidig som deltakerne er engasjert.
Hvor holdes neste sesjon? Hvem leder denne workshopen? Hvilke økter vil være mest nyttige for meg? Dette er bare en håndfull av spørsmålene som er racing gjennom en deltaker sinn under en hendelse. Nøkkelen til å skape en hyggelig arrangementsopplevelse uten overveldende deltakere er å organisere arrangementsinnhold på en intuitiv og fordøyelig måte. Av denne grunn er det viktig å skape en kvalitetskonferanse agenda.
konferansens agenda er ryggraden i arrangementets innhold. Å sørge for at all hendelsesinformasjon er synlig, forbruksvare og relevant, er det som gjør at en hendelsesagenda skiller seg ut fra resten. Husk at en sterk konferanse agenda er like viktig for arrangørene som det er for deltakerne. En agenda gir en måte for arrangørene å måle event engasjement, søke deltaker tilbakemelding, og tilby sponsing muligheter.
følgende tips er ment å bidra til å skape en konferanse agenda fra begynnelse til slutt. Disse beste praksisene kan brukes i ulike brukssaker for å sikre en kvalitetshendelsesagenda.
1) Gjennomføre pre-event undersøkelser
før dykking i strukturen av agendaen, må arrangørene vite hva slags innhold deltakerne ønsker å lære. Når det overordnede temaet er ferdigstilt, må emnet da deles inn i stykker fordøyelig innhold. En god måte å måle typen økter som vil være mest populære er å direkte be om deltakernes meninger. Dette kan gjøres ved å inkludere spørreundersøkelsesspørsmål i arrangementsregistreringsskjemaet som:
- Hva håper du å ta bort fra denne konferansen?
- Hvilke typer økter vil være mest verdifulle for deg?
- hvordan håper du å øke din kunnskap om dette emnet?
Spørsmål som disse vil bidra til å lage hendelsesinnholdet, samt å vite hvilke typer høyttalere som vil være mest nyttige for deltakerne. Disse spørsmålene kan også stilles via e-postmarkedsføringskampanjer før arrangementet eller gjennom event-appen. Polling generelt er alltid en god måte å forstå deltakerperspektivet for å informere store beslutninger.
2) Synkroniser agendaen med hendelsesappen
når innholdet i konferansens agenda er opprettet, er det neste viktige trinnet å finne ut hvordan du gjør denne informasjonen tilgjengelig for deltakerne. Før den digitale tidsalderen ble agendaer hovedsakelig distribuert i papirform. Nå med rise of the event app, kan arrangørene laste opp alle hendelsesøkter og innhold i appen for deltakerne å få tilgang til før, under og etter arrangementet.
Hosting konferansen agenda i hendelsen app gir en jevnere opplevelse som app vil også inkludere andre aspekter av hendelsen som er relatert til dagsorden som nettverk med andre deltakere, viser en liste over høyttalere, og tilgang til en liste over sponsorer. Jo jevnere synkroniseringen mellom appen og agendaen, desto bedre blir den generelle hendelsesopplevelsen.
3) Organiser økter etter spor
en vanlig utfordring som oppstår når du prøver å organisere hendelsesinnhold, er å finne ut en måte for all informasjon å være lett søkbar. Hvis arrangementet ditt har over hundre økter, kan det være overveldende å navigere hele timeplanen.
organiser økter etter spor for å unngå dette. Et spor er et paraplyemne der flere økter kan bli funnet. For eksempel, hvis du er vert for en sosial mediekonferanse, er et spor du kanskje vil ha, video markedsføring. Dette sporet vil inkludere alle økter fokusert på video og deltakere kan søke tilsvarende. Dette gir en mye mer intuitiv agenda opplevelse.
Kilde: Social Media Marketing World 2018
4) Opprett flere agendavisninger
akkurat som folk er forskjellige på måter de lærer ny informasjon på, er folk også forskjellige i hvordan de foretrekker å se informasjon. En agenda bør ha flere visningsalternativer av denne grunn, spesielt hvis det er mange forskjellige økter å velge mellom. Eksempler på hvordan du organiserer agenda visningsalternativer er etter romnummer, høyttaler, tid og spor. Hvilke typer visning du velger, bør samsvare med den generelle konferansestrukturen, så vel som lokalet.
5) Gi deltakerne muligheten til å legge til økter direkte i kalenderen
i noen tilfeller vil deltakerne foretrekke å ha konferanseagendaen direkte innebygd i sine personlige kalendere. Dette gjør at deltakerne kan se hver økt i sammenheng med sine egne tidsplaner, noe som gjør hendelsesopplevelsen mer personlig relevant. En sømløs deltakeropplevelse er alltid en nøkkelfaktor for hendelsessuksess, og å kunne raskt legge til økter i en personlig kalender gir en intuitiv opplevelse.
6) Legge til Rette for deltakerengasjement innenfor dagsordenen
en konferanseagenda gir minimal verdi til deltakeren hvis den bare fungerer som en digital versjon av dagens tidsplan. For å maksimere verdien, bør dagsordenen være så interaktiv som mulig. Sørg for at hver økt kan bli likt og vurdert som tillater arrangøren å samle verdifull informasjon for å trekke handlekraftig innsikt. Ved å lage en interaktiv eventagenda kan deltakerne være mer engasjert gjennom hele konferansen, samtidig som de tilbyr viktige data som arrangørene kan bruke til å informere fremtidige beslutninger.
Et eksempel på en sesjon-vurdering innenfor arrangementets agenda
7) Tillat deltakere å ta avstemninger innenfor agendaen
Å Holde seg i tråd med forrige punkt, en bestemt måte å oppmuntre til engasjement er ved å betjene live avstemninger innenfor agendaen. Dette hjelper deg som arrangør fange verdifull tilbakemelding i sanntid og lar deg dele den direkte med høyttalerne. Meningsmålinger innenfor agendaen kan bidra til å forbedre ikke bare fremtidige hendelser, men hendelsen som for tiden holdes. Sanntidsanalyse av økter er en viktig måte å sjekke pulsen på arrangementet ditt, og vil hjelpe deg med å gjøre visse endringer i tidsplanen hvis det anses nødvendig.
8) Tilby eksponering for sponsorer
Arrangører tenker alltid på kreative måter å gi verdi til sine sponsorer. Fordi hendelsesagendaen hele tiden blir sett og engasjert i hele konferansen, fungerer den som ideell eiendom for sponsorer for å vise frem sine merker og tilbud. Løsninger som sponsede økter og sponsede avstemninger er gode måter for bedrifter å komme direkte foran deltakerne. Å ha en agenda som er i stand til å gi riktig eksponering på vegne av dine partnere er en viktig utnytte punkt når sikre hendelsen sponsing.
Sponset sesjon i Bizzabo event app
Interessert i å lære mer om event sponsing? Klikk under grab The Event Sponsing Guide:
9) Gjør agendaen sosial media-vennlig
for å øke interessen for arrangementet, gjør agendaen delbar på sosiale medier før arrangementet dato. I tillegg til dine andre markedsføringsstrategier, gjør agendaen synlig og delbar på sosiale medier, slik at hendelsesinnholdet snakker for seg selv og muligens overtale flere til å registrere seg for arrangementet. I de fleste tilfeller trenger ikke en agenda å være en hemmelighet. Jo mer sosiale medier vennlig agendaen er, jo mer sannsynlig vil det tjene som ekstra markedsføringsmateriell for arrangementet ditt.
10) Capture agenda analytics å dele med relevante interessenter
selv om det er viktig å gi deltakerne muligheter til å engasjere seg med agendaen, betyr disse handlingene svært lite hvis de ikke kan måles. Sørg for å bygge en konferanse agenda der alle engasjement er i stand til å bli fanget og anmeldt etter hendelsen. For eksempel Vil Bizzabos analytics-dashbord gi en nøyaktig oversikt over hendelsesagendaens ytelse.
disse beregningene vil være av interesse for viktige interessenter som sponsorer og senior lederskap fordi statistikk som disse kaster lys over den generelle avkastningen på arrangementet. Å kunne bevise event ROI er nødvendig for å tiltrekke seg flere sponsorer for fremtidige arrangementer, samt å overtale ledere med beslutningsmyndighet til å fortsette å investere i live-arrangementer.
11) Opprettholde en merkevareestetikk
konferansens agenda er ikke bare et middel til å overføre informasjon; det er en forlengelse av arrangementsmerket. Når deltakerne viser agendaen, bør de umiddelbart kunne knytte den til den aktuelle konferansen. Å ha en tilpassbar editor som tilbyr et bredt spekter av skrifter, farger og andre designdetaljer, vil være nødvendig for å skape en agenda som er så merket som mulig. Å behandle konferanseagendaen som en forlengelse av eventmerket ditt, vil ytterligere styrke det unike ved arrangementet ditt på grunn av den konsekvente estetikken på tvers av alle deltakerovervendte berøringspunkter.
12) Bygg agendaen i en alt-i-ett-plattform
Mange av tipsene som er nevnt på denne listen, for eksempel agendaanalyse og synkronisering med hendelsesappen, krever at agendabyggeren er plassert i en alt-i-ett-hendelseshåndteringsprogramvare. De fleste arrangement plattformer vil ha en innfødt agenda byggmester, men det er viktig å være fullt klar over sine evner og å skjelne om disse funksjonene på linje med dine mål for konferansen agenda.
hvis analytics etter hendelsen for eksempel er en prioritet, må du kontrollere at engasjementet kan måles fra backend. Frittstående agendabyggere kunne ikke gi så mye verdi som de som er plassert i en alt-i-ett-plattform, slik at du gjør din due diligence når du undersøker hendelsesprogramvare, er avgjørende for å sikre en sterk konferanseagenda.
hvis du vil ha mer informasjon om å kjøpe riktig programvare for arrangementshåndtering, kan du klikke nedenfor for å få tilgang til Kjøpsveiledningen For Arrangementsprogramvare.
Innpakning
en vellykket opplevelse på stedet er avhengig av hvordan deltakerne kan søke, navigere og bruke hendelsesinnholdet. Det er derfor å sette inn ekstra tid og krefter på å skape en agenda som nøyaktig gjenspeiler hendelsen merkevare, innhold og visjon vil lønne seg ikke bare under arrangementet, men godt etter at det er over. Bruk disse tipsene for å bygge den perfekte agendaen for arrangementet ditt!
