La liste des documents récents de Word offre un moyen facile de gérer les documents sur lesquels vous travaillez actuellement. Malheureusement, la plupart des utilisateurs ne parviennent pas à en profiter pleinement. Nous examinerons quelques façons de mettre cette liste au travail pour vous.
Lorsque vous souhaitez ouvrir un document Word, vous avez le choix: vous pouvez parcourir la hiérarchie des dossiers et des fichiers jusqu’à ce que vous trouviez le fichier que vous souhaitez ouvrir ou vous pouvez utiliser la liste du document récent. Selon votre système, ce dernier n’est peut-être pas le moyen le plus efficace, mais jetons un coup d’œil. Si vous utilisez Word 2010, cliquez sur le menu Fichier et cliquez sur Récent dans le volet de gauche. Dans Office 2007, cliquez sur le bouton Office pour afficher les documents récents. Dans Word 2003, cliquez sur le menu Fichier, qui répertorie les quatre documents les plus récemment enregistrés en bas.
Word 2010 affiche une liste des fichiers et emplacements les plus récemment utilisés. Le premier élément de la liste est le dernier élément que vous avez enregistré. Non seulement cette liste (17 par défaut) fournit un accès facile à vos documents les plus récents, mais c’est un excellent moyen de retrouver un document perdu. J’enregistre parfois des documents dans le mauvais dossier et cette page m’aide à les trouver rapidement.
Pour ouvrir un document, cliquez dessus. Pour supprimer un document de la liste, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Supprimer de la liste. Si vous utilisez des applications Web Word, vous pouvez voir plusieurs versions du même fichier. Assurez-vous de comparer les chemins pour vous assurer d’ouvrir le bon fichier.
Épingler un document dans la liste en fait un élément permanent de la liste. Cela vous permet d’accéder rapidement aux documents que vous utilisez fréquemment – il suffit de les épingler à la liste! Word 2003 n’a pas d’option comparable, mais vous pouvez utiliser le menu Travail.
Vous pouvez contrôler le nombre de fichiers répertoriés, comme suit:
- Cliquez sur l’onglet Fichier et choisissez Options (sous Aide) dans le volet de gauche. Dans Word 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Word. Dans Word 2003, choisissez Options dans le menu Outils et passez à l’étape 3.
- Sélectionnez Avancé dans le volet de gauche.
- Dans la section Affichage, entrez le numéro approprié dans l’option Afficher ce nombre de documents récents. Si vous choisissez 0, vous désactivez la fonctionnalité et Word supprimera tous les éléments de la liste. Dans Word 2003, cliquez sur l’onglet Général (vous pouvez augmenter la liste à 9).
- Cliquez sur OK.
Si vous travaillez sur le même document la plupart du temps, c’est probablement aussi le document le plus récent de la liste la plupart du temps. Lorsque c’est le cas, vous pouvez contourner les étapes répétitives en ouvrant ce fichier immédiatement après le lancement de Word, comme suit:
- Appuyez sur + pour ouvrir l’éditeur Visual Basic (VBE).
- Recherchez le projet normal dans l’Explorateur de projets (à gauche). S’il n’est pas visible, affichez-le en le sélectionnant dans le menu Affichage.
- Choisissez le module dans le menu Insertion.
- Entrez le code ci-dessous.
- Cliquez sur Enregistrer normalement dans la barre d’outils et revenez à votre document.
Sub AutoExec()
'Open most recently used file automatically.
Application.RecentFiles(1).Open
End Sub
Après avoir ajouté cette macro au modèle normal, Word ouvrira automatiquement le dernier document que vous avez enregistré, lorsque vous lancerez Word. L’objet RecentFiles représente la collection des fichiers les plus récemment utilisés – le seul mot s’affiche dans la liste des documents récents. Chaque élément de cette liste a une valeur d’index (un entier). Le fichier le plus récemment enregistré est toujours 1. Le deuxième fichier enregistré le plus récemment est 2, et ainsi de suite. Certes, cette macro a un attrait limité pour la plupart des utilisateurs – mais elle aidera quelques-uns d’entre vous. En fait, aucune de ces informations n’est sordide, mais la plupart des utilisateurs ne profitent pas de cette fonctionnalité d’accès rapide aux fichiers.
