Les réunions sont une partie omniprésente du bureau moderne dans tous les secteurs. Considérez les réunions comme le flux sanguin d’une entreprise: Lorsqu’elles sont bien gérées, les idées et les décisions les traversent comme de l’oxygène dans les veines, revigorant tous les aspects de l’entreprise, stimulant de nouvelles idées et faisant avancer la stratégie, la rendant saine et forte. Mais les réunions mal gérées restreignent ce flux sanguin. Ils créent des blocages, étouffent l’innovation et rendent l’entreprise atone et malsaine.
Lorsque j’organise des ateliers avec mes clients, je commence toujours par la question: Combien de temps dans une semaine typique est perdu dans de mauvaises réunions, des conférences téléphoniques ou des messages mal communiqués? Je n’ai jamais fait dire à personne moins de 20%, et j’entends parfois jusqu’à 80%. En moyenne, j’entends environ 50%. C’est un énorme problème.
Pire, une mauvaise réunion peut coûter cher. Pensez à combien chaque personne dans la pièce est payée à l’heure. Lorsque vous avez tout ajouté, considérez le coût d’opportunité de ce dont la réunion éloigne les gens: finaliser les chiffres du mois, vendre le produit de votre entreprise, développer la prochaine grande innovation. Tout s’additionne.
Alors, comment créer des réunions saines, productives, engageantes et rentables?
La clé est la communication – une communication concise, claire et engageante. Il existe quelques stratégies que vous pouvez utiliser à la fois en tant que leader des réunions et en tant que participant à celles-ci.
Lorsque vous prenez en charge une réunion, gardez ces tactiques à l’esprit:
• Respectez le temps de vos participants. Commencez à l’heure et terminez à l’heure… ou même quelques minutes d’avance ! Laissez une pause entre la fin de votre réunion et le début d’une autre. De cette façon, les gens seront moins susceptibles de penser à leur prochaine réunion au cours des dernières minutes de la vôtre et auront la tête plus claire à l’approche de la prochaine réunion. Tout le monde l’appréciera, et chaque réunion sera meilleure pour cela.
• Considérez qui doit être là. S’il n’est pas essentiel que quelqu’un soit présent, laissez-le se débrouiller. Nous avons tous trop de réunions à assister; retirez-en une de la liste de choses à faire de quelqu’un.
• Considérez ce que votre public a réellement besoin de savoir. Pour un sujet particulier, il y aura toujours trois domaines d’information: l’ensemble des connaissances que vous avez sur le sujet, ce que vous devez savoir à votre public et ce que le public veut savoir. Découvrez ce que votre public doit savoir dans le cadre de votre message. Anticipez les questions que votre public pourrait avoir en poursuivant ce qu’il veut savoir. Cela aidera à rendre votre réunion beaucoup plus efficace, car vous perdrez moins de temps à vous plonger dans des connaissances qui ne sont pas vraiment pertinentes pour vos besoins ou leurs désirs.
• Définissez l’ordre du jour à l’avance. Donner aux gens une idée de ce dans quoi ils entrent, que ce soit avec un programme à puces ou des documents d’information clés. Cela leur permet d’entrer préparés pour une discussion spécifique. Vous passerez moins de temps à exposer la situation et plus de temps à approfondir les détails pertinents.
• Terminez par des éléments d’action clairs. Que faut-il faire, qui doit le faire et quand doit-il être accompli? C’est peut-être l’étape la plus cruciale pour qu’une réunion porte ses fruits.
Que diriez-vous de votre rôle de participant plutôt que de leader? Les participants peuvent également contribuer à rendre les réunions plus productives.
• Posez des questions. Rappelez-vous ce troisième domaine d’information, ce qu’un public veut savoir? Assurez-vous d’obtenir ce que vous voulez d’une réunion en posant des questions. Si vous ne comprenez pas quelque chose, il y a de fortes chances que d’autres soient aussi confus. Assurez-vous simplement de poser une question significative, pas seulement de remplir l’espace.
Si les réunions de votre organisation sont stagnantes, inefficaces et une perte de temps pour tout le monde, il peut également être utile de changer les choses par d’autres moyens. Considérez ces options :
• Changer de lieu ou de configuration. Vous vous rencontrez toujours dans la même pièce? Vous êtes toujours assis au même endroit? Le simple fait de déménager dans une nouvelle salle de conférence ou de changer les sièges peut donner aux gens une nouvelle énergie.
• Inclure quelqu’un de nouveau. Cela pourrait être quelqu’un d’une autre équipe ou un consultant extérieur. Une nouvelle perspective sur un problème peut être inestimable. Et ils pourraient poser des questions évidentes que les proches du sujet ne peuvent pas voir.
• Pause. Si vous vous êtes mis au défi, avez utilisé votre écoute active et posé des questions, essayez de faire une pause pour vous laisser absorber une nouvelle perspective. Prenez le temps de vraiment réfléchir à ce que vous avez appris avant de passer au prochain point de l’ordre du jour.
Les réunions sont une réalité. Mais les mauvaises réunions ne doivent pas nécessairement l’être. Considérez-les comme des occasions d’exercer vos compétences de communicateur persuasif. Fixez des objectifs clairs, respectez vos collègues et adoptez de nouvelles idées. Vous serez étonné de voir à quel point le rassemblement peut être puissant et productif.
