発注書は、調達プロセスにおいて重要な役割を果たします。 購入者は、必要な商品またはサービスの詳細と購入の条件を含む発注書（PO）を生成します。 仕入先が発注書を承認すると、発注書は法的拘束力のある文書になり、発注書の履行中に問題が発生した場合の参照として使用されます。 商品のタイムリーな配送を確実にするためには、発注書の追跡が不可欠です。 購買トラッカーは、購買発注管理システムの重要な部分です。
発注書追跡とは何ですか？
購買注文の追跡は、効率的な調達プロセスのために不可欠です。 前述したように、発注書は調達プロセスにおける重要な文書です。 買い手と売り手は、調達プロセス全体を通してそれらを導く法的拘束力のある文書としてPOを検討してください。 発注書は、買い手と売り手を保護し、在庫追跡ソフトウェアのための重要な入力を提供します。 購買発注ログを維持することで、調達チームは購買発注を効率的に追跡できます。
発注書の追跡とは、単に発注書のライフサイクルを追跡することを意味します。
発行済み:これは、承認された発注書が一意のPO番号を持つ仕入先に送信されるライフサイクルの最初のステップです。
発注書は、Excelスプレッドシートまたはデジタル発注書システムを使用して作成することができます。
確認済:仕入先にPOが発行されると、仕入先からの確認済は、発注書の要件を満たすことができることを意味します。 承認されると、POは法的拘束力のある文書になります。 仕入先からの確認とは、納品のタイムラインと成果物の品質を遵守することを意味します。
Delived:仕入先が注文を履行して配送すると、POのステータスがdelivedに変わります。 購買者によって入庫伝票(GRN)が作成され、オーダの納入を記録してデータを取得します。
Closed:closedステータスのPOは、POがそれ以上のアクションを必要としないことを意味します。 完了ステータスは、発注書が納入されたとき、または注文が納入され、関連する請求書が支払われたときに付与されます。
発注書の追跡は、excelスプレッドシートまたは電子PO管理システムで提供されるPOトラッカーテンプレートのいずれかで行われます。
発注書の追跡は、企業が作成から承認までのPOライフサイクル全体を管理するのに役立ちます。 中小企業や新興企業は、発注追跡システムを必要としないかもしれませんが、ビジネスが成長し、操作の範囲が増加するにつれて、発注管理ソフトウェア 発注書システムは、発注書のデータエラーや重複を排除するのに役立ちます。
発注書のワークフローの冗長性と非効率性は、発注書追跡システムによって排除できます。
発注書追跡がビジネスに役立つ5つの方法は次のとおりです:
- 発注書の作成、ルーティング、承認を自動化することにより、調達チームの時間と労力を節約
- 発注書の保存とアクセスを効率的に行う方法を提供
- 発注書処理の正確性と一貫性を向上させることにより、組織の支出を最適化する
- PO処理の標準化
- PO処理の規制コンプライアンスと監査可能性を向上させる
発注書の追跡の必要性
発注書は調達プロセスの重要な部分です。 これには、注文の完全な詳細、配送日時、および注文を履行する際に遵守すべき条件が含まれています。 発注書のステータスを追跡することも同様に重要です。
企業が発注書を追跡する必要がある理由は次のとおりです。
1)POが適切な人にルーティングされ、承認が期限内に行われるようにします。 ライフサイクル全体を通してPOのステータスを追跡することで、PO承認プロセスの遅延やボトルネックが解消されます。
2)組織支出の透明性と可視性を向上させる。 調達チームは、発注書を追跡することにより、組織の支出に関するタブを常に保持できます。
3)POsへの集中アクセスを提供する。 購買注文追跡システムは、POsおよび関連データへの集中アクセスを提供します。
4)POデータの変更を追跡します。 発注書の情報は、その処理中に頻繁に変更されます。 データを変更する理由は、要件の変更による購入品目の変更から、必要な数量の変更まで異なる場合があります。 購買発注を追跡することで、調達チームがこれらの変更の上にいることが保証されます。
5)注文書処理のコンプライアンスと監査可能性を向上させる。 POデータへの一元的なアクセスとPOデータへの変更のリアルタイム追跡により、プロセスのコンプライアンスと監査可能性が向上します。
6)調達チームの時間と労力を節約する。 発注書の作成、ルーティング、承認を自動化することで、遅延がなくなり、調達チームの時間が節約されます。
発注書を追跡し、顧客の購入を追跡する方法は？ スプレッドシートテンプレートを使用した発注書の追跡は、最も一般的にフォローされている購買発注の追跡方法の1つです。 Excelスプレッドシートを発注トラッカーとして使用することは、調達チームメンバーがデータを入力して検証する手動で管理されたプロセスです。 スプレッドシートを使用した購入追跡は、少量のPOボリューム、POsへの限られた変更、および発注書を管理する限られた人々を管理する企業に最適です。
発注書を追跡する2番目のオプションは、発注書アプリを使用することです。 自動化された発注書の管理システムは有効な処理およびよりよい承諾を保障する。 これは、POボリュームが多い、POデータへの頻繁かつ複数の変更、POs管理における複数のタッチポイント、および大規模なベンダーデータベースを持つ企業に特
発注書を追跡するための第三の選択肢は、ERPやクイックブックのような会計システムの使用です。 POsを追跡するための便利で効率的な方法ですが、このオプションは、月に10-20のPOボリュームと予測可能で簡単な在庫管理システムに適しています。
従来の発注書追跡
手動発注書追跡は、調達チームによって管理されます。 作成からPOの承認まで、すべてがExcelスプレッドシートを使用してデータを記録するために手動で行われます。 注文追跡フォームの詳細は、従業員によって手動で入力されます。 購買トラッカー excelは、各発注書とそのステータスを追跡するために作成されます。 調達チームの従業員は、各発注書のステータスを特定の形式で登録します。 発注書のデータは従業員によって処理されます。
従来の発注書追跡は完全に紙ベースでした。 発注書の2つのコピーが作成され、1つは仕入先に送信され、もう1つは内部参照のために保存されます。 POの複数のコピーがあった場合には、各コピーは、書類が適切に添付され、提出することができるように異なって着色されました。
従来の購買追跡方法の長所：
簡単に始める：Excelスプレッドシートのような手動発注追跡方法は、非常に使いやすく理解しやすいです。 少量のPOsを扱う企業では、データ入力と検証を簡単に実行できます。
ほとんど、あるいはまったく必要なトレーニング:Excelスプレッドシートで作業するには、従業員のためのトレーニングはほとんど、あるいは Excelのデータの入手の可能性はexcelの発注書の能力別クラス編成制度で速く、容易である。
従来の購入追跡方法の短所：
誤配置および損傷の事件：
手動処理には、発注書のいくつかのコピーが必要です。 これらのコピーは、従業員によって処理されている間に簡単に移動または破損する可能性があります。 複数のコピーを追跡し、それらを適切な文書セットに添付し、それらを提出することは、取り扱いミスを起こしやすい面倒なプロセスです。
正確性と一貫性の欠如:
従来の発注書の追跡は、データ入力から検証、PO承認まで、すべてのプロセスが従業員によって実行され、人間が処理します。 それぞれの人は自分の作業方法論を持っています。 その結果、POデータの一貫性と正確性が不足しています。
コンプライアンスと監査可能性:
従来の発注書追跡は標準化されていません。 手動で管理されたプロセスでは、人間の偏見とエラーが優勢です。 その結果、手動購入追跡ワークフローは、コンプライアンスと監査可能性が低いことを示します。
可視性の欠如:
手動購入追跡プロセスでは、発注状況を可視化できません。 可視性の欠如のために、調達は、プロセスの遅延やボトルネックの理由については考えていません。
上記の議論に基づいて、手動購入追跡システムの短所は長所を上回っています。 成長している企業は、大量の発注書を処理できるより効率的な購入追跡方法を採用する必要があります。
発注書の効率的な追跡
電子調達管理システムは、発注書を生成し、それらを効率的に追跡し、他のサプライヤー注文管理ソフトウェアと統合するこ クラウドベースの購入追跡システムは、任意の場所や任意のデバイスからPOsのリアルタイムの作成と追跡を可能にします。 デジタル発注システムは、高精度レベルのデータを提供し、POsを対応する請求書にリンクすることにより、支払いのミックスアップのリスクを排除しま
電子発注書の追跡方法を採用することはプロセスの効率そして生産性を改善します。 これらのシステムは、従来のPO追跡ワークフローに関連する人間の努力と事務処理を削減します。 発注書追跡ソフトウェアは、チームが発注書を作成するために使用できる標準化されたテンプレートを提供します。 注文追跡データベースは、いつでもどこからでもアクセスできる正確で更新されたPOログを維持します。
発注書追跡システムは、POsを自動的に生成し、POがシステムに記録されると承認者に通知します。 顧客注文追跡テンプレートを使用すると、PO作成プロセスが標準化され、コンプライアンスと監査可能性が向上します。 調達チームは、発注書を追跡するために何百もの電子メールやスプレッドシートをふるいにかける作業から解放されます。 PO番号、注文日、およびベンダー情報のようなすべての重要な詳細は、データベースで容易に利用可能です。 自動発注追跡システムは、大量の発注書を効率的に処理できます。 自動発注書追跡の誤差の範囲はほとんど無視できます。 注文書追跡システムは、複数の場所から複数の人による複数の編集もサポートしています。 追跡ソフトウェアはすべての編集を統合し、発注書の更新されたバージョンを示します。
電子発注システムにより、仕入先管理が改善されます。 購買発注の自動追跡と承認により、購買発注処理の遅延やボトルネックが解消されます。 承認されたPOsは、注文履行のために仕入先にルーティングされます。 購買発注のステータスが”納入済”に変更されると、対応する請求書が自動的に生成され、承認のためにルーティングされます。 仕入先請求書のタイムリーな承認と支払いは、健全で強力な仕入先との関係を維持するのに役立ちます。
デジタル注文書追跡システムは、注文書のステータスとデータの統合ビューを提供します。 POデータへのアクセスは自動化された能力別クラス編成制度とより容易である。 可視性と透明性は、すべての発注書の集中リポジトリによって大幅に改善されます。 購買管理者と承認者は、購買発注のステータスをリアルタイムで更新することで、プロセスワークフローの遅延やボトルネックを回避できます。 追跡システムを他の財務および調達アプリと統合することにより、プロセスの全体的な効率を大幅に向上させることができます。
自動発注追跡システムを採用することで、調達チームの全体的な生産性を向上させることができます。 従業員は、日常的な管理タスクではなく、価値の高い戦略的なタスクに集中する時間が増えます。 また、従業員の満足度は、戦略的な取り組みに取り組むことがより重要であると感じています。
