Monitoraggio efficiente degli ordini di acquisto attraverso l’automazione del flusso di lavoro

Gli ordini di acquisto svolgono un ruolo importante nel processo di approvvigionamento. L’acquirente genera un ordine di acquisto (PO) contenente i dettagli dei beni o servizi richiesti e i termini e le condizioni dell’acquisto. Una volta che il venditore accetta il PO, diventa un documento legalmente vincolante che viene utilizzato come riferimento in caso di eventuali problemi che possono sorgere durante l’adempimento dell’ordine di acquisto. Il tracciamento di un ordine di acquisto è essenziale per garantire la consegna tempestiva della merce. Un purchase tracker è una parte importante del sistema di gestione degli ordini di acquisto.

Che cosa è inseguimento di ordine d’acquisto?

Il monitoraggio degli ordini di acquisto è essenziale per un processo di approvvigionamento efficiente. Come accennato in precedenza, l’ordine di acquisto è un documento importante nel processo di approvvigionamento. Acquirenti e venditori considerano l’OP come un documento legalmente vincolante che li guida durante tutto il processo di approvvigionamento. Un ordine di acquisto protegge l’acquirente e il venditore e fornisce input critici per il software di monitoraggio dell’inventario. Il mantenimento di un registro degli ordini consente al team di approvvigionamento di tenere traccia degli ordini di acquisto in modo efficiente.

Tracciamento degli ordini di acquisto significa semplicemente tracciare il ciclo di vita di un ordine di acquisto.
Emesso :questo è il primo passo del ciclo di vita in cui l’ordine di acquisto approvato viene inviato al fornitore con un numero PO univoco.

Un ordine di acquisto può essere creato in un foglio di calcolo Excel o utilizzando un sistema di ordine di acquisto digitale.

Riconosciuto: Una volta che un PO viene rilasciato al venditore, il riconoscimento da parte del venditore implica che possono soddisfare i requisiti dell’ordine di acquisto. Una volta accettato il PO diventa un documento legalmente vincolante. Il riconoscimento da parte del fornitore significa il rispetto dei tempi di consegna e della qualità dei deliverable.

Consegnato: una volta che il fornitore soddisfa l’ordine e lo consegna, lo stato dell’ordine cambia in consegnato. Un goods Receipt note (GRN) viene creato dall’acquirente per annotare la consegna dell’ordine e acquisire i dati.

Chiuso: un PO nello stato chiuso implica che il PO non richiede più alcuna azione. Lo stato chiuso viene assegnato al momento della consegna dell’ordine di acquisto o al momento della consegna dell’ordine e del pagamento delle relative fatture.

Il monitoraggio degli ordini di acquisto viene effettuato in un foglio di calcolo Excel o su un modello di PO tracker fornito in un sistema di gestione elettronica degli ordini.

Purchase order tracking aiuta le aziende a gestire l’intero ciclo di vita del PO, dalla creazione all’approvazione. Le piccole imprese o le start-up potrebbero non richiedere un sistema di tracciamento degli ordini di acquisto, ma man mano che il business cresce e la portata delle operazioni aumenta, il software di gestione degli ordini di acquisto è un must per il buon funzionamento delle imprese. Un sistema di ordini di acquisto consente di eliminare errori di dati e duplicati negli ordini di acquisto.

Le ridondanze e le inefficienze nel flusso di lavoro degli ordini di acquisto possono essere eliminate da un sistema di tracciamento degli ordini di acquisto.

Ecco 5 modi in cui il monitoraggio degli ordini di acquisto aiuta le aziende:

• consente di Risparmiare tempo e fatica per il team di acquisto, automatizzando la creazione, routing, e l’approvazione di un ordine di acquisto
• Offre un modo efficiente per archiviare e accedere ordini di acquisto
• Consente di ottimizzare organizzativa trascorrere migliorando l’accuratezza e la coerenza di elaborazione degli ordini di acquisto
• Standardizza il PO di elaborazione
• Migliora la conformità alle normative e controllabilità del PO di elaborazione

Necessario per il Monitoraggio Ordini di Acquisto

L’ordine di acquisto è una parte importante del processo di approvvigionamento. Contiene i dettagli completi dell’ordine, la data e l’ora di consegna e i termini e le condizioni da rispettare durante l’evasione dell’ordine. Il monitoraggio dello stato degli ordini di acquisto è altrettanto importante.

Ecco perché le aziende devono tenere traccia degli ordini di acquisto:

1) Per garantire che il PO sia indirizzato alla persona giusta e che l’approvazione avvenga entro i termini. Il monitoraggio dello stato del PO durante tutto il ciclo di vita elimina ritardi e colli di bottiglia nel processo di approvazione del PO.

2) Per migliorare la trasparenza e la visibilità della spesa organizzativa. Il team di approvvigionamento può tenere una scheda sulla spesa organizzativa in ogni momento monitorando l’ordine di acquisto.

3) Per fornire accesso centralizzato al POs. Un sistema di tracciamento degli ordini di acquisto fornisce accesso centralizzato ai POs e ai relativi dati.

4) Per tenere traccia delle modifiche ai dati PO. Le informazioni sull’ordine di acquisto cambiano spesso durante la sua elaborazione. I motivi per modificare i dati potrebbero variare da una modifica degli articoli acquistati a causa di una modifica dei requisiti, a una modifica della quantità richiesta. Il monitoraggio degli ordini di acquisto garantisce che il team di approvvigionamento sia in cima a queste modifiche.

5) Per migliorare la conformità e la verifica dell’elaborazione degli ordini di acquisto. L’accesso centralizzato ai dati PO e il monitoraggio in tempo reale delle modifiche ai dati PO migliorano la conformità e la verificabilità del processo.

6) Per risparmiare tempo e fatica per il team di approvvigionamento. L’automazione della creazione, del routing e dell’approvazione dell’ordine di acquisto elimina i ritardi e fa risparmiare tempo al team di approvvigionamento.

Come tenere traccia degli ordini di acquisto e tenere traccia degli acquisti dei clienti? Il monitoraggio degli ordini di acquisto utilizzando un modello di foglio di calcolo è uno dei metodi di monitoraggio PO più seguiti. L’utilizzo di un foglio di calcolo Excel come tracker degli ordini di acquisto è un processo gestito manualmente in cui un membro del team di approvvigionamento inserisce e convalida i dati. Il monitoraggio degli acquisti tramite fogli di calcolo è ideale per le aziende che gestiscono volumi PO bassi, modifiche limitate ai POS e persone limitate che gestiscono gli ordini di acquisto.

La seconda opzione per tracciare gli ordini di acquisto è tramite un’app per gli ordini di acquisto. Un sistema automatizzato di gestione degli ordini di acquisto garantisce un’elaborazione efficiente e una migliore conformità. È particolarmente utile per le aziende con volumi elevati di PO, modifiche frequenti e multiple ai dati PO, più punti di contatto nella gestione dei POs e un database di fornitori di grandi dimensioni.

La terza opzione per il monitoraggio degli ordini di acquisto è l’uso di sistemi di contabilità come ERP e Quick books. Sebbene sia un modo utile ed efficiente per monitorare i POs, questa opzione è adatta per volumi PO di 10-20 al mese e un sistema di gestione dell’inventario semplice e prevedibile.

Monitoraggio degli ordini di acquisto convenzionale

Il monitoraggio manuale degli ordini di acquisto è gestito dal team di approvvigionamento. Dalla creazione all’approvazione del PO, tutto viene fatto manualmente utilizzando fogli di calcolo Excel per registrare i dati. I dettagli sul modulo di tracciamento dell’ordine sono compilati manualmente dai dipendenti. Il purchase tracker excel viene creato per tenere traccia di ogni ordine di acquisto e il suo stato. I dipendenti del team di approvvigionamento registrano lo stato di ciascun ordine di acquisto in un formato specifico. I dati sull’ordine di acquisto sono gestiti dai dipendenti.

Il monitoraggio tradizionale degli ordini di acquisto era completamente cartaceo. Vengono create due copie di un ordine di acquisto, una viene inviata al fornitore e l’altra viene memorizzata per riferimento interno. Nei casi in cui c’erano più copie del PO, ogni copia era colorata in modo diverso in modo che i documenti potessero essere correttamente allegati e archiviati.

I pro dei metodi convenzionali di tracciamento degli acquisti:

Facile da iniziare: i metodi manuali di tracciamento degli ordini di acquisto come i fogli di calcolo Excel sono estremamente facili da usare e capire. L’immissione e la convalida dei dati sono facili da eseguire per le aziende che si occupano di un basso volume di POs.

Poca o nessuna formazione richiesta: lavorare su fogli di calcolo Excel richiedeva pochissima o nessuna formazione per i dipendenti. L’accessibilità dei dati su Excel è semplice e veloce in un sistema di tracciamento degli ordini di acquisto excel.

Gli svantaggi dei metodi convenzionali di tracciamento degli acquisti:

Incidenti di smarrimento e danni:

Per l’elaborazione manuale sono necessarie diverse copie dell’ordine di acquisto. Queste copie potrebbero essere facilmente spostate o danneggiate mentre vengono gestite dai dipendenti. Tenere traccia di più copie, allegandole al giusto set di documenti e archiviandole è un processo ingombrante che è soggetto a cattiva gestione.

Mancanza di accuratezza e coerenza:

Il monitoraggio tradizionale degli ordini di acquisto è gestito dall’uomo, dall’immissione dei dati alla convalida all’approvazione dell’ordine di acquisto tutti i processi sono eseguiti dai dipendenti. Ogni persona ha la sua metodologia di lavoro. Di conseguenza, vi è una mancanza di coerenza e precisione nei dati PO.

Conformità e verificabilità:

Il monitoraggio tradizionale degli ordini di acquisto non è standardizzato. Pregiudizi ed errori umani sono predominanti in un processo gestito manualmente. Di conseguenza, i flussi di lavoro di monitoraggio degli acquisti manuali mostrano scarsa conformità e verificabilità.

Mancanza di visibilità:

I processi di tracciamento manuale degli acquisti non forniscono visibilità sullo stato dell’ordine di acquisto. A causa della mancanza di visibilità, l’approvvigionamento non ha idea del motivo dei ritardi e delle strozzature nel processo.

Sulla base della discussione di cui sopra, i contro di un sistema di tracciamento degli acquisti manuale superano i pro. Le aziende in crescita devono adottare metodi di tracciamento degli acquisti più efficienti in grado di gestire volumi più elevati di ordini di acquisto.

Monitoraggio efficiente degli ordini di acquisto

I sistemi elettronici di gestione degli appalti possono generare ordini di acquisto e tracciarli in modo efficiente e integrarli con altri software di gestione degli ordini dei fornitori. I sistemi di tracciamento degli acquisti basati su cloud consentono la creazione e il tracciamento in tempo reale di POs da qualsiasi posizione e dispositivo. I sistemi digitali per gli ordini di acquisto forniscono dati di elevata precisione ed eliminano il rischio di errori di pagamento collegando i POs alle fatture corrispondenti.

L’adozione di metodi elettronici di tracciamento degli ordini di acquisto migliora l’efficienza e la produttività del processo. Questi sistemi riducono lo sforzo umano e le pratiche burocratiche associate ai tradizionali flussi di lavoro di tracciamento degli ordini. Il software di monitoraggio degli ordini d’acquisto fornisce un modello standardizzato che il team può utilizzare per creare un ordine d’acquisto. Il database di tracciamento degli ordini mantiene un registro PO accurato e aggiornato a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Un sistema di tracciamento degli ordini di acquisto genera automaticamente POs e notifica l’approvatore una volta che l’PO è stato registrato nel sistema. Disporre di un modello di monitoraggio degli ordini dei clienti standardizza il processo di creazione degli ordini e migliora la conformità e la verificabilità. Il team di approvvigionamento è liberato dal compito di setacciare centinaia di e-mail e fogli di calcolo per monitorare l’ordine di acquisto. Tutti i dettagli essenziali come il numero PO, la data dell’ordine e le informazioni sul fornitore sono prontamente disponibili nel database. Un sistema di tracciamento automatico degli ordini di acquisto può gestire in modo efficiente grandi volumi di ordini di acquisto. Il margine di errore nel tracciamento automatico degli ordini di acquisto è quasi trascurabile. Un sistema di tracciamento degli ordini di acquisto supporta anche più modifiche da più posizioni da più persone. Il software di tracciamento consolida tutte le modifiche e presenta una versione aggiornata dell’ordine di acquisto.

Un sistema elettronico di ordini di acquisto migliora la gestione dei fornitori. Il monitoraggio automatico e l’approvazione degli ordini di acquisto eliminano ritardi e colli di bottiglia nell’elaborazione degli ordini di acquisto. Una volta approvati i POs vengono indirizzati al fornitore per l’evasione dell’ordine. Quando lo stato del PO cambia in “consegnato”, la fattura corrispondente viene automaticamente generata e instradata per l’approvazione. L’approvazione tempestiva e il pagamento delle fatture dei fornitori aiutano a mantenere relazioni sane e solide con i fornitori.

I sistemi digitali di tracciamento degli ordini di acquisto forniscono una visione consolidata dello stato e dei dati dell’ordine di acquisto. L’accesso ai dati PO è più facile con un sistema di tracciamento automatizzato. La visibilità e la trasparenza sono notevolmente migliorate dal repository centralizzato per tutti gli ordini di acquisto. Il gestore acquisti e gli approvatori ricevono aggiornamenti in tempo reale sullo stato del PO, evitando così ritardi o colli di bottiglia nel flusso di lavoro del processo. Integrando il sistema di tracciamento con altre app di finanza e approvvigionamento, l’efficienza complessiva del processo può essere notevolmente migliorata.

La produttività complessiva del team di approvvigionamento può essere migliorata adottando un sistema di tracciamento PO automatizzato. I dipendenti hanno più tempo per concentrarsi su attività strategiche di alto valore piuttosto che su attività amministrative banali. La soddisfazione dei dipendenti migliora anche in quanto si sentono più importanti lavorando su iniziative strategiche.