o rastreamento eficiente de pedidos de compra por meio da automação do fluxo de trabalho

os pedidos de compra desempenham um papel importante no processo de aquisição. O comprador gera uma ordem de compra (PO) contendo detalhes dos bens ou serviços exigidos e os Termos e condições da compra. Depois que o fornecedor aceita o PO, ele se torna um documento juridicamente vinculativo que é usado como referência em caso de problemas que possam surgir ao cumprir a ordem de compra. O rastreamento de um pedido de compra é essencial para garantir a entrega oportuna das mercadorias. Um rastreador de compras é uma parte importante do sistema de gerenciamento de pedidos de compra.

o que é Rastreamento de pedidos de compra?

o rastreamento de pedidos de compra é essencial para um processo de aquisição eficiente. Como mencionado acima, a ordem de compra é um documento importante no processo de aquisição. Compradores e vendedores consideram o PO como um documento juridicamente vinculativo que os orienta durante todo o processo de aquisição. Uma ordem de compra protege o comprador e o vendedor e fornece entradas críticas para o software de rastreamento de inventário. A manutenção de um log de PO permite que a equipe de compras acompanhe os pedidos de compra com eficiência.

o rastreamento de pedidos de compra significa simplesmente rastrear o ciclo de vida de um pedido de compra.
emitido: este é o primeiro passo no ciclo de vida em que o pedido de compra aprovado é enviado ao fornecedor com um número po exclusivo.

uma ordem de compra pode ser criada em uma planilha do Excel ou usando um sistema de ordem de compra digital.

reconhecido: uma vez que um PO é emitido para o fornecedor, o reconhecimento do Fornecedor implica que eles podem atender aos requisitos do pedido de compra. Uma vez aceito, o PO torna-se um documento juridicamente vinculativo. O reconhecimento do Fornecedor significa a adesão aos prazos de entrega e à qualidade das entregas.

entregue: uma vez que o fornecedor cumpre o pedido e o entrega, o status do PO muda para entregue. Uma nota de recebimento de mercadorias (GRN) é criada pelo comprador para anotar a entrega do pedido e capturar os dados.

fechado: um PO no status fechado implica que o PO não requer mais nenhuma ação. O status fechado é concedido quando o pedido de compra é entregue ou quando o pedido é entregue e as faturas relacionadas são pagas.

o rastreamento de pedidos de compra é feito em uma planilha do excel ou em um modelo de rastreador de PO fornecido em um sistema eletrônico de gerenciamento de PO.

o rastreamento de pedidos de compra ajuda as empresas a gerenciar todo o ciclo de vida do PO, desde a criação até a aprovação. Pequenas empresas ou start-ups podem não exigir um sistema de rastreamento de pedidos de compra, mas à medida que o negócio cresce e o escopo das operações aumenta, o software de gerenciamento de pedidos de compra é uma obrigação para o bom funcionamento das empresas. Um sistema de pedidos de compra ajuda a eliminar erros de dados e duplicatas em pedidos de compra.

as redundâncias e ineficiências no fluxo de trabalho do pedido de compra podem ser eliminadas por um sistema de rastreamento de pedidos de compra.

Aqui estão 5 maneiras pelas quais o rastreamento de pedidos de compra ajuda as empresas:

• Economiza tempo e esforço para a equipe de compras, automatizando a criação, roteamento, e a aprovação de um pedido de compra
• Oferece uma forma eficiente de armazenar e acessar ordens de compra
• Ajuda a otimizar organizacional passar por melhorando a precisão e a consistência de processamento de pedidos de compra
• Padroniza o PO de processamento
• Melhora a conformidade regulamentar e auditability de PO de processamento

Necessidade de Acompanhamento de Ordens de Compra

A ordem de compra é uma parte importante do processo de aquisição. Ele contém detalhes completos do pedido, a data e hora de entrega e os Termos e condições a serem cumpridos durante o cumprimento do pedido. Acompanhar o status dos pedidos de compra é igualmente importante.

Aqui estão os motivos pelos quais as empresas precisam rastrear pedidos de compra:

1) para garantir que o PO seja encaminhado para a pessoa certa e a aprovação ocorra dentro dos prazos. O rastreamento do status do PO ao longo do ciclo de vida elimina atrasos e gargalos no processo de aprovação do PO.

2) para melhorar a transparência e a visibilidade dos gastos organizacionais. A equipe de compras pode manter uma guia sobre os gastos organizacionais em todos os momentos, acompanhando a ordem de compra.

3) para fornecer acesso centralizado ao POs. Um sistema de rastreamento de pedidos de compra fornece acesso centralizado a POs e dados relacionados.

4) para rastrear as alterações nos dados PO. As informações sobre o pedido de compra mudam frequentemente durante o processamento. As razões para alterar os dados podem variar de uma alteração nos itens comprados devido a uma alteração nos requisitos, a uma alteração na quantidade necessária. O rastreamento de pedidos de Compra garante que a equipe de compras esteja no topo dessas mudanças.

5) para melhorar a conformidade e a auditabilidade do processamento de pedidos de compra. O acesso centralizado aos dados de PO e o rastreamento em tempo real das alterações nos dados de PO melhoram a conformidade e a auditabilidade do processo.

6) para economizar tempo e esforço para a equipe de compras. Automatizar a criação, roteamento e aprovação do pedido de compra elimina atrasos e economiza tempo para a equipe de compras.

como rastrear pedidos de compra e acompanhar as compras dos clientes? O rastreamento de pedidos de compra usando um modelo de planilha é um dos métodos de rastreamento PO mais popularmente seguidos. Usar uma planilha do Excel como rastreador de pedidos de compra é um processo gerenciado manualmente, no qual um membro da equipe de compras insere e valida os dados. O rastreamento de compras usando planilhas é ideal para empresas que gerenciam volumes de PO Baixos, alterações limitadas no POs e pessoas limitadas que gerenciam pedidos de compra.

a segunda opção para rastrear pedidos de compra é por meio de um aplicativo de pedido de compra. Um sistema automatizado de gerenciamento de pedidos de Compra garante um processamento eficiente e melhor conformidade. É particularmente útil para empresas com altos volumes de PO, mudanças frequentes e múltiplas nos dados de PO, vários pontos de contato no gerenciamento de POs e um grande banco de dados de fornecedores.

a terceira opção para rastrear pedidos de compra é o uso de sistemas contábeis como ERP e Quick books. Embora seja uma maneira útil e eficiente de rastrear POs, esta opção é adequada para volumes PO de 10-20 por mês e um sistema de gerenciamento de inventário previsível e simples.

rastreamento convencional de pedidos de compra

o rastreamento Manual do pedido de compra é gerenciado pela equipe de compras. Desde a criação até a aprovação do PO, tudo é feito manualmente usando planilhas do Excel para registrar dados. Os detalhes no formulário de rastreamento de pedidos são preenchidos manualmente pelos funcionários. O rastreador de compras excel é criado para acompanhar cada pedido de compra e seu status. Os funcionários da equipe de compras registram o status de cada pedido de compra em um formato específico. Os dados sobre o pedido de compra são tratados pelos funcionários.

o rastreamento tradicional de pedidos de compra era totalmente baseado em papel. Duas cópias de uma ordem de compra são criadas, uma é enviada ao fornecedor e a outra é armazenada para referência interna. Nos casos em que havia várias cópias do PO, cada cópia era colorida de forma diferente para que a papelada pudesse ser devidamente anexada e arquivada.

os prós dos métodos convencionais de rastreamento de compras:

fácil de começar: os métodos manuais de rastreamento de pedidos de compra, como planilhas do Excel, são extremamente fáceis de usar e entender. A entrada e validação de dados são fáceis de executar para empresas que lidam com um baixo volume de PDV.

pouco ou nenhum treinamento necessário: trabalhar em planilhas do Excel exigia muito pouco ou nenhum treinamento para os funcionários. A acessibilidade de dados no excel é rápida e fácil em um sistema de rastreamento de pedidos de compra do excel.

os contras dos métodos convencionais de rastreamento de compras:

incidentes de extravio e danos:

várias cópias do pedido de compra são necessárias para o processamento manual. Essas cópias podem ser facilmente deslocadas ou danificadas enquanto são tratadas pelos funcionários. Acompanhar várias cópias, anexá-las ao conjunto certo de documentos e arquivá-las é um processo complicado que tende a lidar mal.

falta de precisão e consistência:

o rastreamento tradicional de pedidos de compra é tratado por humanos, desde a entrada de dados até a validação até a aprovação de PO todos os processos são executados pelos funcionários. Cada pessoa tem sua própria metodologia de trabalho. Como resultado, há falta de consistência e precisão nos dados PO.

conformidade e auditabilidade:

o rastreamento tradicional do pedido de compra não é padronizado. O viés e os erros humanos são predominantes em um processo gerenciado manualmente. Como resultado, os fluxos de trabalho de rastreamento manual de compras mostram baixa conformidade e auditabilidade.

falta de visibilidade:

os processos de rastreamento Manual de compras não fornecem visibilidade do status do pedido de compra. Devido à falta de visibilidade, a aquisição não tem ideia do motivo dos atrasos e gargalos no processo.

com base na discussão acima, os contras de um sistema de rastreamento de compra manual superam os prós. As empresas em crescimento precisam adotar métodos de rastreamento de compras mais eficientes que possam lidar com volumes maiores de pedidos de compra.

rastreamento eficiente de pedidos de compra

os sistemas eletrônicos de gerenciamento de compras podem gerar pedidos de compra e rastreá-los de forma eficiente e integrá-los a outros softwares de gerenciamento de pedidos de fornecedores. Os sistemas de rastreamento de compras baseados em nuvem permitem a criação e o rastreamento em tempo real de PDV de qualquer local e dispositivo. Os sistemas digitais de pedidos de compra fornecem altos níveis de precisão de dados e eliminam o risco de confusões de pagamento vinculando o POs às faturas correspondentes.

a adoção de métodos Eletrônicos de rastreamento de pedidos de compra melhora a eficiência e a produtividade do processo. Esses sistemas reduzem o esforço humano e a papelada associada aos fluxos de trabalho tradicionais de rastreamento de PO. O software de rastreamento de pedidos de compra fornece um modelo padronizado que a equipe pode usar para criar um pedido de compra. O banco de dados de rastreamento de Pedidos mantém um log PO preciso e atualizado que pode ser acessado de qualquer lugar, a qualquer momento.

um sistema de rastreamento de pedidos de compra gera POs automaticamente e notifica o aprovador assim que o PO for logado no sistema. Ter um modelo de rastreamento de pedidos do cliente padroniza o processo de criação de PO e melhora a conformidade e a auditabilidade. A equipe de Compras está livre da tarefa de peneirar centenas de E-mails e planilhas para rastrear o pedido de compra. Todos os detalhes essenciais, como número PO, Data do pedido e informações do Fornecedor, estão prontamente disponíveis no banco de dados. Um sistema automatizado de rastreamento de pedidos de compra pode lidar com grandes volumes de pedidos de compra de forma eficiente. A margem de erro no rastreamento automatizado de pedidos de compra é quase insignificante. Um sistema de rastreamento de pedidos de compra também suporta várias edições de vários locais por várias pessoas. O software de rastreamento consolida todas as edições e apresenta uma versão atualizada do pedido de compra.

um sistema eletrônico de pedidos de compra melhora o gerenciamento do Fornecedor. O rastreamento automatizado e a aprovação de pedidos de compra eliminam atrasos e gargalos no processamento de PO. Uma Vez aprovado POs são encaminhados para o fornecedor para o cumprimento da ordem. Quando o status do PO muda para” entregue”, a fatura correspondente é gerada automaticamente e encaminhada para aprovação. A aprovação oportuna e o pagamento das faturas do Fornecedor ajudam a manter relacionamentos saudáveis e fortes com o fornecedor.

os sistemas digitais de rastreamento de pedidos de compra fornecem uma visão consolidada do status e dos dados do pedido de compra. O acesso aos dados PO é mais fácil com um sistema de rastreamento automatizado. Visibilidade e transparência são muito melhoradas pelo repositório centralizado para todas as ordens de compra. O gerente de compras e os aprovadores recebem atualizações em tempo real sobre o status do PO, evitando atrasos ou gargalos no fluxo de trabalho do processo. Ao integrar o sistema de rastreamento com outros aplicativos de finanças e compras, a eficiência geral do processo pode ser melhorada consideravelmente.

a produtividade geral da equipe de compras pode ser melhorada com a adoção de um sistema automatizado de rastreamento de PO. Os funcionários têm mais tempo para se concentrar em tarefas estratégicas de alto valor do que em tarefas administrativas mundanas. A satisfação dos funcionários também melhora, pois eles se sentem mais importantes trabalhando em iniciativas estratégicas.