のための19の必要な管理の助手の技術2021

トップエグゼクティブアシスタントスキルのリストを発見しました。

エグゼクティブアシスタントスキルは、高レベルのアシスタントがその地位で繁栄するのを助ける資質と能力です。 これらの能力の例には、マルチタスク能力、意思決定スキル、および時間管理が含まれます。 エグゼクティブアシスタントはまた、一般的にEAの、エグゼクティブ秘書、およびパーソナルアシスタントと呼ばれています。

これらのスキルは、エグゼクティブアシスタントの本から学び、仮想管理専門家の日にそれらのための感謝を示すことができます。

この投稿には、次のようなものが含まれています。:

• エグゼクティブアシスタントの主な強み
• エグゼクティブアシスタントコンピテンシー
• エグゼクティブ秘書のための技術スキル
• エグゼクティブ秘書の資格
• パーソナルアシスタントスキル

ここでは、あなたが知る必要があるすべてです。

エグゼクティブアシスタントスキルのリスト

説得から細部への注意まで、すべてのエグゼクティブアシスタントスキルのリストを以下に示します。

組織スキル

組織スキルは、トップエグゼクティブアシスタントの主な強みの一つです。 高レベルのアシスタントは、多くのタスクと大量の情報を両立させます。 整然としたシステムがなければ、アシスタントは簡単に遅れたり、締め切りを逃したり、重要な詳細を見失ったりする可能性があります。 整理された助手は答えをすぐに見つけ、操作を滑らかに流れ続けることができる。 これらの個人はより穏やかで、より効率的であり、より有能であるように見える。

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エグゼクティブアシスタントは、ゆったりとしたペースで移動し、一度に一つのミッションに集中する自由を持っていることはめったにありません。 熟練したアシスタントは、緊急の必要性が発生したときに瞬間の通知でピボットする準備ができて、マルチタスカーでなければなりません。 その後、彼らは危機が終了したときに前のタスクを再開する必要があります。 多くの場合、このシフトは一日を通して何度も発生します。 問題は自分自身を提示し、同僚は質問を持っています。 電話が鳴り、計画が変わる。 精通した管理の助手は大またの中断を取り、効果的に優先順位を付ける方法を学ばなければならない。

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タイムマネジメント

タイムマネジメントは、最も重要なエグゼクティブアシスタントコンピテンシーの一つです。 アシスタントの職務は時間に敏感になる傾向があります。 集中し、時間通りにタスクを完了することは、仕事の成功のために重要です。 言うまでもなく、管理の助手は仕事の安定した流れを受け取り、割り当ての上にとどまらなければ容易に遅れることができる。

良い時間管理スキルは、操作がスムーズに流れ続け、ストレスレベルを軽減します。 アシスタントは、どの仕事に優先順位を付けるべきか、そしてどのくらいの時間を各努力に費やすべきかを理解する必要があります。 タスクが予想よりも時間がかかる場合、良いアシスタントは、ヘルプを手を差し伸べるか、チームメイトに仕事を委任するときに知っています。

また、有能なアシスタントは、効率的なワークフローを切り開いて境界を設定する方法を知っています。 管理の助手が就業日の内の責任によって循環しなければ、彼ら自身が遅い時間を働かせるか、または働き過ぎていることを見つけてもいい。 バーンアウトを避けるために、スマートアシスタントは、作業時間中に集中したままで、時間後の緊急事態にのみ応答し、一日の終わりにプラグを抜きます。

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コミュニケーション能力

コミュニケーション能力はエグゼクティブアシスタントにとって重要です。 最初に、助手はエグゼクティブ、共同経営者および高レベル顧客に専門的に話し、書く方法を知らなければならない。 文法は、規則を書くのと同様に重要です。 例えば、助手はきちんと形式的なビジネスレターを書式作成する方法を知り電子メールを送る前にスペルを三倍にするべきである。

トーンも重要です。 精通した助手はより個人的で、友好的な調子をいつ打つべきか、そしてどの状態が厳密な形式を求めるか知っている。 長さと媒体も適切でなければなりません。 より大きい発表か問題は詳しい電子メールか形式的なレポートに値するが渡る言及かメモはより少しニュースのために十分かもしれない。

エグゼクティブアシスタントも指示を与えることができるはずです。 上の助手は頻繁に他の管理上の助手を監督し、特別なプロジェクトの部門を調整する。 これらの責任は、明確な指示を与え、スタッフと丁重に通信する能力を必要とします。

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データ入力

データ入力は、幹事にとって最も望ましい技術スキルの一つです。 記録保持は、アシスタントの重要な機能の一つです。 執行秘書は、会議の議事録の作成と編集、データベースの維持、ファイリングシステムの管理を行うことがよくあります。 これらの個人は、高度の速度と正確さで情報を入力することができなければなりません。 彼らはまた、迅速にデータを取得する方法を知っている必要があります。

基本的な技術力も参考になります。 完璧な世界では、スプレッドシートが不安定になるたびにIT部門が電話に応答します。 実際には、問題の診断と修正に時間がかかることがよくあります。 例外的な助手は重要なデータが入手しやすいことを保障するために実行可能な解決を一方で見つけられる。

人のスキル

人のスキルは、エグゼクティブアシスタントのために絶対に不可欠です。 毎日、アシスタントは、デジタル、電話で、そして人で、組織の内外の両方で、数十人と対話します。 仕事で勝るためには、管理の助手はこれらの人々の多数との関係を開発しなければならない。 助手は頻繁に好意を頼まなければなり関係を持っていることは大きい違いを生じる。 人々は気持が良い個人に手を貸すためにより傾斜している。 アシスタントが過去に潜在的なヘルパーを助けた、または子供の名前や最近の休暇のような個人的な詳細を覚えている場合は、余分なポイント。

最も重要なのは、個人的なアシスタントは、彼らの幹部との肯定的な関係を開発する必要があります。 最高のエグゼクティブアシスタントは器量まだ厳しいです。 彼らはいつ上司に挑戦し、いつ黙認するかを伝えることができます。 彼らはいつ気分を明るくし、いつ深刻な状態になるかを知っています。 彼らは境界を越えることなく上司と友好的です。 幹部は、これらの個人を好きで尊敬しています。

また、偉大な幹部アシスタントは、上司の家族や最も近い同僚を含む幹部の内側のサークルとの関係を構築します。

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説得

エグゼクティブアシスタントは、エグゼクティブと同じように取引の芸術に熟達している必要があります。 たぶん、彼らは上司のために完売のコンサートチケットを獲得するか、ケータリングの割引を交渉する必要があります。 多分助手はでき事をセットアップするか、または大きい会社の変更との同僚を船上に得るために委員会を募集する必要がある。 説得の技術は反対者を静かにし、協力者に勝ち、特別な好意を保証し、操作を滑らかに動かし続ける。

問題解決

エグゼクティブアシスタントは専門家の問題解決者です。 エグゼクティブは頻繁に改善する時間か帯域幅を持っていない挑戦に取り組むために助手の助けを入隊する。 人々は常に幹部の注意に問題をもたらす、と上司はすべてのしゃっくりに対処する時間を持っていないかもしれません。

これらの障害は、印刷インキのための新しいサプライヤーを見つけるような日常的なものから、出張中に飛行機に残ったタブレットを追跡するような珍しいものまで多岐にわたる。 多くの場合、アシスタントは複数のハードルに直面したり、奇妙な問題を凝視したりします。 これらの問題を解決するには、すぐに使える想像力豊かな思考が必要です。 代替案を提案し、あなたのフィートで考える機能は毎日のcurveballsを取扱う管理の助手のために重大である。

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落ち着き

ストレスの多い状況で落ち着きを保つ能力は、最も重要な秘書の資格の一つです。 組織の危機に対処するエグゼクティブは頻繁に助けるように助手で呼ぶ。 その結果、管理の助手は彼ら自身が賭け金の状態を取扱っていることを見つける。

日常的な仕事の状況でさえ、ストレスになることがあります。 例えば、多分主任は交通のために彼の飛行を逃すか、または最後の分まで夕食の予約をする遅れ。 たぶん、怒っている同僚は上司に会うことを要求し、アシスタントに欲求不満を吐き出す。 おそらく、その日の議題は単に詰め込まれており、アシスタントはすべてを仕上げることを心配しています。 または多分上司は悪い一日を持っており、とげています。

どんなにストレスの多い状況でも、良い幹部アシスタントはパニックにならない。 彼らは落ち着いて、解決策を見つけ出し、誰もが汗をかくのを見させないでください。

意思決定

エグゼクティブアシスタントは毎日何十もの意思決定を行います。 エグゼクティブが時々助手の仕事か割り当てを与えるけれども、頻繁に少し監督および方向がある。 役割は独立しており、自己指導的である傾向があります。 管理の助手はする必要があり、仕事を達成する最もよい方法を決定しなければならないものを知っている。

時には、個人的なアシスタントは、幹部が周りにいないときに時間に敏感な意思決定を行う必要があります。 最高のアシスタントは、自分の力の限界を理解し、いつ電話をかけて決定にサインオフするのか、いつ上司を追跡するのかを知っています。

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技術に精通した

一部の幹部は、最新のデバイスを購入し、他の人は90年代からパームパイロットをロックしながら、いくつかの指導者は、バーチャルリアリティで会議をホストし、他の人は、彼らのキーボードを入力するときにつつく。 いずれにしても、助手は技術で現在にとどまらなければならない。 実際には、上司が技術的に遅れている場合、アシスタントが技術に精通していることがさらに重要です。 上司は、彼が三年間持っていなかった電話番号にリンクされたアカウントのパスワードを取得する必要がある場合、彼のアシスタントは、技術サポートと電話でのものになります。

最低でも、個人アシスタントは基本的なGoogle SuiteまたはMicrosoft Office Suiteのスキルを持っている必要があります。 アシスタントは、毎分70語の上向きに入力する必要があります,すぐに新しいソフトウェアを学ぶことができるように,そして、電子メールやインターネッ アシスタントがある時点でトラブルシューティングする必要があるかもしれないので、上司の電話とラップトップOSに慣れることも賢明です。

粘り強さ

粘り強さとグリットは、エグゼクティブアシスタントが所有する重要な特性です。 幹部は非常に特定されており、いくつかは実にとげています。 偉大な上司であっても、アシスタントは困難な人々や困難な状況に定期的に対処します。 弾力性は位置で不変のために主である。 管理の助手は失敗および悪い日から跳ね返る必要がある。 それは厚い皮および許容を造り上げるために堅い場合もあるが失望および逆境を風化させることはこの役割の絶対必要である。

裁量

エグゼクティブアシスタントは機密情報や繊細な状況に対処し、裁量は必須です。 助手は気転と行動し、機密性を維持しなければならない。 意図的またはその他の方法で、他の部門に情報を漏らすべきではありません。 ゴシップは問題外です。 会議の会話は休憩室の会話に変わるべきではありません。 アシスタントはまた、彼らは機密文書を残すか、最初のウィンドウを閉じることなく、自分のコンピュータの画面から離れてステッ

個人的なアシスタントは、上司の家庭生活についての詳細に関与する傾向があります。 アシスタントは、他の従業員よりも上司の家族に近いかもしれませんし、これは特権であることを理解しなければなりません。 助手は彼らのエグゼクティブの外の仕事の境界を測定し、尊重するべきである。

例えば、上司の子供たちに医療上の緊急事態が発生し、会議を中止する必要がある場合、アシスタントはどのくらいの情報を漏らすべきかを決定す ゲストが重要である場合は、単純な”早期に出発しなければならなかった”、または”医療緊急事態”で十分かもしれません。 “リトルビリーの付録バースト”と言うことは、おそらく不適切です。 良いアシスタントは、同僚が詮索しても、上司のプライバシーを保護します。

イベント調整

イベント調整は、エグゼクティブアシスタントとして持っている貴重なスキルです。 すべてのアシスタントの仕事の説明にパーティーやイベントの計画が含まれているわけではありませんが、これらのスキルが便利な状況はまだあ 例えば、多分助手は取締役会のために食料調達を発注する必要がある。 または多分助手は基調講演のスピーカーがまだ着いていないので会社の退去でスケジュールの順序を移す必要がある。

ベンダーを調査し、電話をかけ、価格を交渉し、ヘルパーを募集し、ショーの実行を書き、装飾し、小さな細部の世話をすることができることは、あなたがイベントを投げる必要があるかもしれない幹部の右手であるときに便利です。

イベント管理ソフトウェアを使用すると、計画プロセスがよりシームレスになります。

リーダーシップ

個人的な助手はエグゼクティブの右手であるだけでなく、彼ら自身の右のリーダーでもあります。 管理の助手は頻繁に管理上の助手を監督するか、または特別なプロジェクトの上の頭部。 彼らはまた、自己管理し、独自の目標とワークフローを確立します。 リーダーシップの技術は管理の助手に役割上の所有権があるのを助ける。 率先して、指示を与え、結果に責任がある機能は助手によく役立つ。

リーダーシップの本からリーダーシップについて学ぶことができます。

細部への注意

細部への注意は、最も重要なパーソナルアシスタントスキルの一つです。 幹部とその内部のサークルは高い期待を持っています。 タイプミスは低い位置では大したことではないかもしれませんが、エラーはより高いレベルで複合的な結果をもたらす可能性があります。 たとえば、名前のスペルミスは大したことのように思えないかもしれません。 しかし、将来のクライアントの名前やボードメンバーの名前をスペルミスは、無礼を伝えると関係を酸っぱい可能性があります。 メールの重要な部分を置き忘れ訴訟につながる可能性があります。 最悪のシナリオが発生しない場合でも、ミスは専門外に見えます。

幹部は忙しく、しばしば急いでいます。 エグゼクティブアシスタントは、エラーに対する最後の防衛線です。 すべての詳細をダブルチェックし、すべての文書をトリプルチェックし、合計の正確さを確保するために、高レベルのアシスタントまでです。

適応性

変化は、特に今日のビジネス環境では一定です。 エグゼクティブアシスタントの職務は、多くの場合、時代の最も安定した日に日々変更されます。 時々、助手はコースの中間仕事を変える必要がある。 偉大なアシスタントは、柔軟で利用可能であり、実験のために新しいアプローチを試して喜んでいます。

主要な決定を聞いた最初のチームメンバーとして、エグゼクティブアシスタントはしばしば組織変更の最前線にいます。 前向きな姿勢を採用することによって、アシスタントは、電荷をリードし、これらの変化に適応するために同僚を説得することができます。 彼らはまた、幹部に懸念や感情を伝えることができます。

何よりも、偉大なエグゼクティブアシスタントはストライドの変化を取り、彼らのルーチンにshakeupsによって投げ出されることはめったにありません。 実際には、最高のアシスタントは、挑戦に上昇する能力を楽しんで、変化を歓迎し、受け入れます。

即興ゲームをすることで適応力を身につけることができます。

大きい管理の助手にそれらの要求を予想し、既に準備ができた解決がある。 例えば、出席者に会い、遅い到着に連絡するための連絡先リストを持っている。 またはエグゼクティブが会合に戻って持っている日に便利な幾つかの昼食配達選択を持っている。 期待は仕事の暗黙の要件です。 役割は、エグゼクティブのニーズを提供することであり、仕事の一部は、それらのニーズを特定し、予測しています。

謙虚さ

謙虚さは、エグゼクティブアシスタントにとって最も重要な特徴の一つです。 エグゼクティブアシスタントは舞台裏の役割を持っています。 アシスタントの使命は、彼らの上司が成功し、有能に見えるのを助けることです。 認識はいいですが、アシスタントは過度の感謝を期待すべきではありません。 また、これらのチームメンバーは、彼らの上司がそれらなしでどのように無力であるかを指摘すべきではありません。 最高のエグゼクティブアシスタントは、スポットライトに足を踏み入らずにショーを実行します。 彼らはステージの手のようなもので、スターが中央のステージで輝くことを可能にするために舞台裏を走り回っています。

高レベルの助手は有能であるべきだが、生意気ではない。 謙虚さと高いパフォーマンスを組み合わせることは簡単な作業ではありませんが、それは絶対に必要です。 偉大なエグゼクティブアシスタントは、自分の能力に自信を持っている、まだ謙虚さの空気を維持します。 彼らは重要ですが、自己重要ではありません。 謙虚さのためのこの能力は、役割においてそれらをうまく機能させ、上司や同僚とよりよく仲良くなるのに役立ちます。

結論

エグゼクティブアシスタントはめったに退屈な仕事を持っていません。 職務は、電話に答えるか、ファイルを整理することをはるかに超えています。 実際は、助手は必要性の広い範囲に食料調達し、多くの異なった状況、正常な仕事の記述の範囲を越えるそれらの多数を扱う。

最高のパーソナルアシスタントはジャックス-オブ-オール-トレードですが、個人がその役割に秀でるのを助けるコア-セットのスキルがあります。 この記事の属性を所有していれば、管理の助手として未来を有するかもしれない。 そうでない場合は、恐れることはありません、あなたは練習し、あなたの組織の秘密兵器になるために必要な能力を習得することができます。

次に、エグゼクティブアシスタントツールのリスト、エグゼクティブチームビルディングのガイド、オンラインコラボレーションツールを使用したガイドをチェックしてください。

FAQ:エグゼクティブアシスタントスキル

エグゼクティブアシスタントスキルに関する一般的な質問に対する回答を以下に示します。

エグゼクティブアシスタントは何をしていますか？

エグゼクティブアシスタントは、会社の社長、CEO、C-suiteのメンバーなどの高位の幹部に管理サポートを提供します。 これらの助手は会合を調整し、任命を整理し、主任のスケジュールを管理し、電話に答え、旅行整理をし、重要な文書を準備し、ファイルし、必要に応じて他の 仕事の責任そして規模は会社およびエグゼクティブによって変わることができます。 管理の助手は頻繁に他の管理上の助手を監督し、構成内の特別なプロジェクトを先頭に立つ。

エグゼクティブアシスタンススキルとは？

エグゼクティブアシスタントスキルは、パーソナルアシスタントが高いレベルで実行できる能力です。 理想的な個人的な助手の技術の例は粘着性、思慮分別、および問題解決を含んでいる。

エグゼクティブアシスタントのトップスリースキルは何ですか？

エグゼクティブアシスタントのトップ三つのスキルは、適応性、人のスキル、組織です。

エグゼクティブアシスタントスキルをどのように開発していますか？

エグゼクティブアシスタントスキルを開発するための最も確実な方法は、個人アシスタントとして機能することです。 ほとんどのEAは、仕事で自分の工芸品を学び、完璧にしています。 しかし、あなたが最終的に高い位置を着陸することができるように、あなたの個人的なアシスタントのスキルを向上させたい場合は、本を読んで、オ また、オンラインタイピングテストを取り、officeソフトウェアで練習することができます。

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