- Paul Simon ha scritto una canzone nel 1975 chiamata “50 Modi per lasciare il tuo amante”, ma, quando si tratta di miglioramento del processo, ci sono davvero solo “5 modi per migliorare un processo.”Si tratta di ridurre la variazione; che si tratti di variazione nel tempo per servire un cliente al Bahama Bistro, variazione dei valori dimensionali di un prodotto – la quantità di carne posta su un ordine di sandwich, variazione della qualità della conoscenza di un server di servizio delle voci di menu o variazione dei costi associati al pasto (compresa la manodopera e i materiali) stesso. Si tratta di variazione.
- I “5 Modi”
- Ridurre i passaggi non a valore aggiunto
- Migliorare il sistema di misurazione
- Riduci la variazione della causa comune
- Ridurre la variazione di causa speciale
- Sposta la media per migliorare la capacità di processo
- Hai un metodo di miglioramento preferito? Ti ritrovi a utilizzare uno dei “5 Modi” rispetto agli altri? Diccelo!
Nel suo libro, Gestione della qualità per le organizzazioni che utilizzano le tecniche Lean Six Sigma, Dr. Erick Jones definisce Lean Six Sigma come “l’incessante ricerca della riduzione delle variazioni di processo e dei miglioramenti rivoluzionari che influiscono sulla soddisfazione del cliente e sui profitti.”Mi piace questa definizione. Implica un viaggio continuo, non un singolo progetto. Migliorare i processi diventa una mentalità personale- ” ci sono modi per farlo meglio?”Ridurre la variazione in questo processo fornirà un vantaggio al cliente?
Migliorare i processi diventa una mentalità personale -” ci sono modi per farlo meglio?”
Con così tanti processi all’interno di un’organizzazione, e ognuno con potenziali miglioramenti, il primo dilemma è, ” da dove cominciare?”Rendere più facile su te stesso. Scegli un processo in cui stai gestendo o partecipando e chiedi: “come posso migliorare questo?”Quale variazione esiste attualmente nel mio processo?”
I “5 Modi”
Qui entrano in gioco i “5 Modi”. Nella mia esperienza, i modi per migliorare un processo esistente sono limitati a queste 5 categorie:
- Riduci i passaggi non a valore aggiunto
- Migliora il sistema di misurazione
- Riduci la variazione della causa comune
- Riduci la variazione della causa speciale
- Sposta la media per migliorare la capacità di processo
Il gioco è fatto. La chiave è sapere quale tipo di miglioramento stai portando allo sforzo. Chiariamo i ” 5 modi per migliorare il tuo processo.”
Ridurre i passaggi non a valore aggiunto
Ogni processo consiste in una serie di passaggi che sono inizialmente elencati nel SIPOC. Ma una visione di alto livello non è sufficiente per comprendere veramente il processo.
Il primo requisito è quello di costruire la comprensione di come funziona un processo. Non come si dice che funzioni o sia documentato, ma come funziona effettivamente. “Cosa fanno davvero le persone all’interno del processo?”Condurre una passeggiata di processo o semplicemente passare del tempo con i partecipanti al processo per documentare il processo in modo tale che le persone (specialmente quelle all’interno del processo) possano vedere il “quadro generale” generalmente produce risultati facilmente raggiungibili o vittorie veloci.
Cerca i colli di bottiglia nel processo e cerca modi per bilanciare il carico di lavoro. Identificare i passaggi non a valore aggiunto e determinare se possono essere eliminati. Siete in grado di portare i passaggi a valore aggiunto insieme in un modo che avvantaggia il cliente? Ogni processo ha spreco. Il tuo compito è identificarlo, ridurlo o addirittura eliminarlo.
Si consideri il seguente processo. Ti viene assegnato di assemblare e spedire 500 buste ai tuoi clienti. Hai 3 colleghi che si sono offerti volontari per assistere. In genere le persone si organizzano in una catena di montaggio per questa attività, simile alla mappa Swimlane mostrata.
Ma se si esamina questo processo, ci sono una serie di passaggi non a valore aggiunto. Ogni movimento da e verso ogni pila non è a valore aggiunto. Inoltre, la piegatura richiede più tempo e quindi forma un collo di bottiglia nel processo.
Eliminare questi passaggi senza valore aggiunto è relativamente facile. Basta avere ciascuna delle quattro persone fare tutti i passaggi piuttosto che consegnarlo fuori 3 volte. Questo elimina tutte le mosse e pick up. Con il collo di bottiglia distribuito su tutte e 4 le persone, l’attività richiede molto meno tempo.
Semplificare il processo cercando rifiuti nel processo è un buon posto per iniziare qualsiasi sforzo di miglioramento, perché è facilmente comprensibile da coloro che lavorano nel processo e non richiede molta raccolta di dati per implementare miglioramenti.
Migliorare il sistema di misurazione
Ogni volta che si raccolgono dati, la variazione osservata è una combinazione della variazione nel processo e della variazione nel sistema di misurazione.
Ogni sistema di misurazione ha una variazione, ma spesso coloro che perseguono il miglioramento del processo dimenticano di valutare quanto della variazione sia il risultato del modo in cui viene misurata. La variazione di misura è legata alla chiarezza delle definizioni operative per ciascuna misura.
Nessuna definizione operativa è perfetta. C’è sempre qualche “interpretazione”, sia che si tratti di come viene letto il dispositivo di misurazione, dell’efficacia della scala sul dispositivo o anche di ciò che l’operatore fa con i dati una volta effettuata la lettura. Considera una ricetta che richiede” un cucchiaio ” di zucchero. Quanto costa – un cucchiaino? Un cucchiaio? Un cucchiaio colmo? C’è molto spazio per l’interpretazione.
Esaminando come si comportano le persone quando viene data una definizione operativa, in questo caso, “un cucchiaio”, possiamo misurare la differenza nelle loro interpretazioni. In molti casi, la variazione è relativamente piccola ma, sorprendentemente, ci sono molte volte in cui è grande. A meno che non controlli, non lo saprai mai.
In molti casi, la variazione è relativamente piccola ma, sorprendentemente, ci sono molte volte in cui è grande.
Ho visto molte aziende non riconoscere la riduzione della variazione di misura come un progetto di miglioramento “valido”. Ma se la riduzione della variazione è un obiettivo di Lean Six Sigma, allora questo si adatta certamente il disegno di legge. Prometto, i risultati valgono lo sforzo.
Riduci la variazione della causa comune
È un principio alla base che la variazione esiste in tutti i processi. Dr. Walter Shewhart e Dr. W. Edwards Deming sposato che la variazione potrebbe essere suddiviso in due classi, cause comuni e speciali.
La separazione di queste due classi è correlata alla frequenza con cui ogni tipo di variazione viene osservato nel processo. Causa comune variazione è presente su una ” base regolare.”E’ parte del processo esistente e tradizionalmente etichettato utilizzando un diagramma di causa ed effetto (aka diagramma a lisca di pesce) disposti con l’ingresso (o osso maggiore) categorie:
- manodopera
- macchina
- metodi
- materiali
- misura
- ambiente
Per ridurre questo tipo di variazione è necessario stratificare i tuoi dati per determinare la quantità di variazione attribuito a ciascun fattore. I fattori di stratificazione includono cose come la posizione del processo, il turno anticipato o tardivo, il giorno della settimana o il tipo di ordine. L’idea è di cercare differenze significative negli output del processo quando questi fattori sono presenti.
Useremo il processo di preparazione del pasto come esempio. Il grafico di controllo sopra mostra la variazione della causa comune, ma quando stratificato per tipo di pasto, si trovano due diverse distribuzioni nei dati.
Conoscere questa differenza offre una migliore opportunità di esaminare la variazione nella preparazione dell’insalata separatamente dalla preparazione del panino. Dal momento che i panini prendono molto più tempo che è un buon punto di partenza.
La progettazione di esperimenti è un modo per raccogliere queste informazioni, anche se richiede di impegnarsi attivamente nel cambiare il processo piuttosto che osservarlo passivamente.
Tuttavia, una volta che hai queste informazioni, puoi perseguire modi per ridurre questa variazione. In molti casi, si tratta di lavorare con i fornitori, siano essi interni o esterni all’organizzazione, per aiutarli a ridurre la variazione nei loro processi. Dei” 5 modi, ” ridurre la variazione causa comune è il più difficile.
Ridurre la variazione di causa speciale
Un processo che contiene solo la variazione di causa comune è considerato stabile o “in controllo.”Ciò significa che la quantità di variazione nel processo è coerente e prevedibile.
Al contrario, la variazione di causa speciale causa il cambiamento dei processi. Il cambiamento potrebbe avere un impatto positivo sul processo, o può essere negativo. Riconoscere il cambiamento offre l’opportunità di capire perché è cambiato. Una volta compresa la causa principale, le informazioni possono essere utilizzate a beneficio del cliente.
La variazione della causa speciale include:
- Uno specifico ed unico cambiamento – un singolo punto al di fuori dei limiti di controllo (aka outlier), come gli incidenti stradali durante una bufera di neve
- Un cambiamento nel processo di a un diverso livello di prestazioni, come ad esempio un improvviso cambiamento nel numero di ritardato la consegna di pasti a causa di una nuova inesperto cuoco aggiunto per il personale
- Una tendenza, un cambiamento più graduale il processo nel corso del tempo, come un costante aumento del il peso di una persona
L’eliminazione della variazione di causa speciale si traduce in un processo più coerente e in una riduzione complessiva della variazione. La chiave è riconoscere quando si è verificato un cambiamento. Il monitoraggio del processo tramite un grafico di comportamento/controllo del processo fornisce avvisi di queste modifiche. Ciò consente a un team di analizzare il motivo per cui si è verificata la modifica.
Il monitoraggio del processo tramite un grafico di comportamento/controllo del processo fornisce avvisi di queste modifiche.
Sposta la media per migliorare la capacità di processo
Il focus dei primi 4 modi è sulla variazione, ma viviamo in un mondo che richiede specifiche. Poiché la variazione di processo può essere eccessiva, le organizzazioni stabiliscono limiti di specifica per restringere la variabilità sperimentata dal cliente.
Gli articoli che rientrano nelle specifiche sono considerati “buoni” e gli articoli che superano i limiti vengono rielaborati o scartati. La capacità del processo è definita come la capacità di fornire output che rientrano nelle specifiche.
Anche se la variazione è grande, se la media non è centrata all’interno delle due specifiche, la quantità di rilavorazione sarà maggiore in quanto più valori cadono da un lato rispetto all’altro. In questo caso, la media è a 54,75 invece di 55, il che si traduce in una rielaborazione del 28%. Anche senza ridurre la variazione, spostando la media a 55.0 si ridurrà la quantità di rilavorazione al 18%.
Capire quale dei “5 modi” usare per migliorare un processo aiuta a focalizzare uno sforzo di miglioramento. Inizia i tuoi sforzi di miglioramento scegliendo uno dei “5 modi” e usandolo per apportare un miglioramento iniziale. Festeggia il tuo successo, assicurati che il miglioramento possa essere sostenuto e poi cerca un altro modo per migliorare questo processo o scegli un altro processo su cui lavorare. Può davvero essere così semplice!
Gli sforzi di miglioramento dovrebbero essere in corso – un passo alla volta, una ricerca incessante di riduzione delle variazioni che migliora la soddisfazione del cliente e/o aumenta la linea di fondo.
