Come un imprenditore o manager, la crescita del vostro business e la linea di fondo è fondamentale. I controlli interni svolgono un ruolo importante in questa crescita.
Come imprenditore o manager, la crescita del vostro business e la linea di fondo è fondamentale. I controlli interni svolgono un ruolo importante in questa crescita. Essi stabiliscono i confini per i ruoli e le funzioni del vostro personale, fornendo utili controlli ed equilibri. E creano opportunità per prevenire problemi o per identificare piccoli problemi prima che si trasformino in grandi. Di seguito sono riportati alcuni modi in cui puoi iniziare a implementare i tuoi controlli interni.
Segregazione dei doveri nel ciclo delle entrate di cassa
Uno dei fondamenti dei controlli interni è la “segregazione dei doveri”: non si desidera che la stessa persona esegua troppi compiti all’interno di un determinato ciclo di transazioni. Pensate a ” ARC ” – autorizzazione, registrazione, custodia. La stessa persona non dovrebbe fare più di uno di quelli. Ad esempio, la persona che apre tutta la posta contenente assegni e contanti sta registrando questi su un riepilogo di cassa giornaliero e dando questo ad un’altra persona per effettuare il deposito. E poi una persona diversa da quei due sarebbe idealmente eseguire la riconciliazione bancaria ogni mese.
Accesso e sicurezza dei sistemi
Mantieni i tuoi vari sistemi informativi (contabilità, banche,appalti, buste paga, ecc.) su base “necessità di sapere”. È incredibilmente importante che il tuo personale abbia i livelli di accesso necessari per svolgere le proprie mansioni quotidiane…e niente di più. In linea con la segregazione dei doveri mantra dall’alto, si dovrebbe considerare se esistono circostanze in cui un individuo ha livelli di accesso che gli consentirebbero di creare un fornitore nel sistema e quindi elaborare un pagamento a quel fornitore.
Salvaguardia del patrimonio
La salvaguardia fisica del patrimonio aziendale è molto importante. Forse l’azienda opera pesantemente in contanti. Una volta ricevuti, contanti e assegni devono essere assicurati in modo tempestivo per il benessere finanziario dell’azienda e per la sicurezza dei dipendenti. Mantenere il fondo cassa piccola al minimo e tenerlo rinchiuso. Forse ci sono opportunità per un inventario prezioso per “uscire dal magazzino”, o per strumenti e macchinari per “uscire dal cantiere”. Fai un passo indietro e valuta dove si trovano le crepe per quanto riguarda l’accesso ai tuoi preziosi beni.
Processo di approvazione
Ogni azienda dovrebbe avere una qualche forma di processo di approvazione. Prendi ad esempio le fatture dei fornitori che vengono inviate direttamente al tuo reparto contabilità fornitori. Se sei il proprietario della società non preferiresti che un manager o un responsabile del reparto rivedesse fisicamente la correttezza della fattura e se il fornitore o il venditore svolgessero o meno le loro funzioni e che questa revisione e approvazione si siano verificate prima di essere inviate ai conti da pagare?
Processo di revisione
La vostra azienda ha un processo di revisione robusto? Il top management e i proprietari esaminano i bilanci mensili o trimestrali, preferibilmente disaggregati? Questo potrebbe essere un esercizio di apertura degli occhi. Una revisione mensile o trimestrale delle operazioni della società fornirà al top management e ai proprietari informazioni sulle prestazioni finanziarie in tempo reale in cui potrebbero notare attività impreviste o altre anomalie. Potrebbe essere utile confrontare queste informazioni finanziarie con budget, previsioni e dati storici.
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