Come organizzatore di eventi, come costruisci l’agenda perfetta? Leggi questi suggerimenti su come creare un ordine del giorno della conferenza in linea con gli obiettivi dell’evento, mantenendo i partecipanti impegnati.
Dove si terrà la prossima sessione? Chi sta conducendo questo workshop? Quali sessioni saranno più utili per me? Queste sono solo una manciata di domande che stanno correndo attraverso la mente di un partecipante durante un evento. La chiave per creare un’esperienza di evento piacevole senza travolgere i partecipanti è organizzare i contenuti dell’evento in modo intuitivo e digeribile. Per questo motivo, la creazione di un programma di conferenze di qualità è essenziale.
L’agenda della conferenza è la spina dorsale del contenuto dell’evento. Assicurarsi che tutte le informazioni sugli eventi siano rilevabili, consumabili e pertinenti è ciò che distingue un’agenda di eventi dal resto. Tenete a mente che una forte agenda della conferenza è altrettanto importante per gli organizzatori come lo è per i partecipanti. Un’agenda fornisce agli organizzatori un modo per misurare con precisione il coinvolgimento degli eventi, cercare il feedback dei partecipanti e offrire opportunità di sponsorizzazione.
I seguenti suggerimenti sono pensati per aiutare a creare un ordine del giorno della conferenza dall’inizio alla fine. Queste best practice possono essere applicate in vari casi d’uso per garantire un’agenda di eventi di qualità.
1) Condurre sondaggi pre-evento
Prima di immergersi nella struttura dell’agenda, gli organizzatori devono sapere che tipo di contenuti i partecipanti vogliono imparare. Una volta che il tema generale è stato finalizzato, l’argomento deve essere diviso in pezzi di contenuto digeribile. Un buon modo per valutare il tipo di sessioni che saranno più popolari è chiedere direttamente le opinioni dei partecipanti. Questo può essere fatto includendo le domande del sondaggio all’interno del modulo di registrazione dell’evento come:
- Cosa speri di portare via da questa conferenza?
- Quali tipi di sessioni saranno più preziosi per te?
- Come speri di aumentare le tue conoscenze su questo argomento?
Domande come queste aiuteranno a creare il contenuto dell’evento e a conoscere i tipi di relatori che saranno più utili per i partecipanti. Queste domande possono anche essere poste tramite campagne di email marketing prima dell’evento o tramite l’app evento. Il polling in generale è sempre un buon modo per capire la prospettiva del partecipante per aiutare a informare le grandi decisioni.
2) Sincronizza l’agenda con l’app evento
Una volta stabilito il contenuto all’interno dell’agenda della conferenza, capire come rendere queste informazioni accessibili ai partecipanti è il prossimo passo importante. Prima dell’era digitale, gli ordini del giorno erano per lo più distribuiti in forma cartacea. Ora con l’app rise of the event, gli organizzatori sono in grado di caricare tutte le sessioni e i contenuti dell’evento nell’app per consentire ai partecipanti di accedere prima, durante e dopo l’evento.
Ospitare l’agenda della conferenza all’interno dell’app evento rende l’esperienza più fluida in quanto l’app includerà anche altri aspetti dell’evento correlati all’agenda, come il networking con altri partecipanti, la visualizzazione di un elenco di relatori e l’accesso a un elenco di sponsor. Più fluida è la sincronizzazione tra l’app e l’agenda, migliore sarà l’esperienza complessiva dell’evento.
3) Organizzare le sessioni per tracce
Una sfida comune che si pone quando si cerca di organizzare il contenuto dell’evento è capire un modo per tutte le informazioni per essere facilmente ricercabili. Se il vostro evento ha più di un centinaio di sessioni, la navigazione l’intero programma può essere schiacciante.
Per evitare ciò, organizzare le sessioni per tracce. Una traccia è un argomento ombrello sotto il quale è possibile trovare più sessioni. Ad esempio, se stai ospitando una conferenza sui social media, una traccia che potresti desiderare è il video marketing. Questa traccia includerà tutte le sessioni focalizzate sul video e i partecipanti potrebbero cercare di conseguenza. Questo rende per un’esperienza molto più intuitiva agenda.
Fonte: Social Media Marketing World 2018
4) Crea più visualizzazioni dell’agenda
Proprio come le persone differiscono nei modi in cui apprendono nuove informazioni, le persone differiscono anche nel modo in cui preferiscono visualizzare le informazioni. Un’agenda dovrebbe avere più opzioni di visualizzazione per questo motivo, specialmente se ci sono molte sessioni diverse tra cui scegliere. Esempi di come organizzare le opzioni di visualizzazione dell’agenda sono per numero di stanza, altoparlante, ora e traccia. I tipi di vista scelti devono essere allineati con la struttura complessiva della conferenza e con la sede.
5) Dai ai partecipanti la possibilità di aggiungere sessioni direttamente al calendario
In alcuni casi, i partecipanti preferiranno che l’agenda della conferenza sia direttamente incorporata nei loro calendari personali. Ciò consente ai partecipanti di vedere ogni sessione nel contesto dei propri programmi, rendendo l’esperienza dell’evento più pertinente. Un’esperienza di partecipazione senza soluzione di continuità è sempre un fattore chiave per il successo dell’evento e la possibilità di aggiungere rapidamente sessioni a un calendario personale rende un’esperienza intuitiva.
6) Facilitare il coinvolgimento dei partecipanti all’interno dell’agenda
Un ordine del giorno della conferenza fornisce un valore minimo al partecipante se serve semplicemente come una versione digitale del programma della giornata. Per massimizzare il suo valore, l’agenda dovrebbe essere il più interattiva possibile. Assicurarsi che ogni sessione può essere apprezzato e valutato che permette all’organizzatore di raccogliere informazioni preziose per disegnare intuizioni attuabili. Fare un programma di eventi interattivo consente ai partecipanti di essere più coinvolti durante la conferenza, offrendo anche dati importanti che gli organizzatori possono quindi utilizzare per informare le decisioni future.
Un esempio di una sessione di valutazione all’interno del programma dell’evento
7) Consentire ai partecipanti di prendere i sondaggi all’interno della agenda
Rimanendo in linea con il punto precedente, un modo specifico per incoraggiare l’impegno è che serve vivere sondaggi all’interno dell’ordine del giorno. Questo ti aiuta come l’organizzatore di catturare prezioso feedback in tempo reale e permette di condividere direttamente con gli altoparlanti. I sondaggi all’interno dell’agenda possono aiutare a migliorare non solo gli eventi futuri, ma l’evento che si sta attualmente tenendo. L’analisi in tempo reale delle sessioni è un modo importante per controllare il polso del tuo evento e ti aiuterà ad apportare alcune modifiche al programma se ritenuto necessario.
8) Offri esposizione agli sponsor
Gli organizzatori di eventi pensano sempre a modi creativi per fornire valore ai loro sponsor. Poiché l’agenda dell’evento viene costantemente visualizzata e coinvolta durante tutta la conferenza, funge da immobile ideale per gli sponsor per mostrare i loro marchi e le loro offerte. Soluzioni come sessioni sponsorizzate e sondaggi sponsorizzati sono ottimi modi per le aziende di arrivare direttamente di fronte ai partecipanti. Avere un ordine del giorno che è in grado di fornire una corretta esposizione per conto dei vostri partner è un punto di leva chiave per garantire la sponsorizzazione di eventi.
Sessione sponsorizzata all’interno dell’app Bizzabo event
Sei interessato a saperne di più sulla sponsorizzazione dell’evento? Clicca qui sotto la Guida grab the Sponsorship Event:
9) Rendere l’agenda social media-friendly
Al fine di aumentare l’interesse per l’evento, rendere l’agenda condivisibile sui social media prima della data dell’evento. Oltre alle tue altre strategie di marketing, rendere l’agenda visibile e condivisibile sui social media consentirà al contenuto dell’evento di parlare da solo e possibilmente convincere più persone a registrarsi per l’evento. Nella maggior parte dei casi, un ordine del giorno non ha bisogno di essere un segreto. Il più social media amichevole l’agenda è, più è probabile che servirà come ulteriore garanzia di marketing per il vostro evento.
10) Acquisire l’analisi dell’agenda da condividere con le parti interessate
Mentre fornire opportunità ai partecipanti di impegnarsi con l’agenda è importante, tali azioni significano molto poco se non sono in grado di essere misurate. Essere sicuri di costruire un ordine del giorno della conferenza in cui tutto il coinvolgimento è in grado di essere catturato e rivisto dopo l’evento. Ad esempio, la dashboard di analisi di Bizzabo fornirà una panoramica accurata delle prestazioni dell’agenda degli eventi.
Queste metriche saranno di interesse per gli stakeholder chiave come sponsor e leadership senior perché statistiche come queste fanno luce sul ROI complessivo dell’evento. Essere in grado di dimostrare il ROI degli eventi è necessario per attirare più sponsor per eventi futuri e per convincere i manager con potere decisionale a continuare a investire in eventi live.
11) Mantenere un’estetica on-brand
L’agenda della conferenza non è solo un mezzo per trasferire informazioni; è un’estensione del marchio dell’evento. Quando i partecipanti visualizzano l’ordine del giorno, dovrebbero essere in grado di associarlo immediatamente alla tua particolare conferenza. Avere un editor personalizzabile che offre una vasta gamma di font, colori e altri dettagli di design sarà necessario per creare un ordine del giorno che è il più on-brand possibile. Trattare l’agenda della conferenza come un’estensione del marchio del tuo evento consoliderà ulteriormente l’unicità del tuo evento grazie all’estetica coerente in tutti i punti di contatto rivolti ai partecipanti.
12) Costruisci l’agenda all’interno di una piattaforma all-in-one
Molti dei suggerimenti menzionati in questo elenco, come l’analisi dell’agenda e la sincronizzazione con l’app eventi, richiedono che il generatore di agenda sia ospitato all’interno di un software di gestione degli eventi all-in-one. La maggior parte delle piattaforme di eventi avrà un generatore di agenda nativo, ma è importante essere pienamente consapevoli delle sue capacità e discernere se queste funzionalità si allineano con i tuoi obiettivi per l’agenda della conferenza.
Ad esempio, se l’analisi post-evento è una priorità, assicurarsi che l’engagement possa essere misurato dal back-end. I costruttori di agenda stand-alone non potrebbero fornire tanto valore quanto quelli ospitati all’interno di una piattaforma all-in-one, quindi fare la dovuta diligenza quando la ricerca del software per eventi è fondamentale per garantire un forte programma di conferenze.
Per ulteriori informazioni sull’acquisto del software giusto per la gestione degli eventi, fai clic qui sotto per accedere alla Guida all’acquisto del software per eventi.
Concludere
Un’esperienza di evento in loco di successo dipende dal modo in cui i partecipanti sono in grado di cercare, navigare e utilizzare il contenuto dell’evento. Questo è il motivo per cui dedicare più tempo e sforzi alla creazione di un’agenda che rifletta accuratamente il marchio, i contenuti e la visione dell’evento pagherà non solo durante l’evento, ma anche dopo che è finito. Utilizzare questi suggerimenti per costruire l’agenda perfetta per il vostro evento!
