tehokas ostotilausten seuranta työnkulun automatisoinnin avulla

ostotilaukset ovat tärkeässä roolissa hankintaprosessissa. Ostaja luo ostotilauksen (po), joka sisältää tiedot tarvittavista tavaroista tai palveluista sekä ostoehdot. Kun myyjä hyväksyy PO: n, siitä tulee oikeudellisesti sitova asiakirja, jota käytetään viiteasiakirjana ostotilauksen täyttämisen yhteydessä mahdollisesti ilmenevissä ongelmissa. Seuranta ostotilauksen on välttämätöntä varmistaa oikea-aikaisen toimituksen tavaroiden. Ostosranneke on tärkeä osa ostotilausten hallintajärjestelmää.

mitä on ostotilausten seuranta?

ostotilausten seuranta on tärkeää tehokkaan hankintaprosessin kannalta. Kuten edellä mainittiin, ostotilaus on tärkeä asiakirja hankintaprosessissa. Ostajat ja myyjät pitävät PO: ta oikeudellisesti sitovana asiakirjana, joka ohjaa heitä koko hankintaprosessin ajan. Ostotoimeksianto suojaa ostajaa ja myyjää ja tarjoaa kriittisiä panoksia inventaarion seurantaohjelmistoon. PO-lokin ylläpitäminen auttaa hankintatiimiä seuraamaan ostotilauksia tehokkaasti.

ostotilausten seuranta tarkoittaa yksinkertaisesti ostotilauksen elinkaaren seuraamista.
myönnetty: tämä on elinkaaren ensimmäinen vaihe, jossa hyväksytty ostotilaus lähetetään myyjälle yksilöllisellä PO-numerolla.

Ostotilaus voidaan luoda Excel-laskentataulukossa tai digitaalisella ostotilausjärjestelmällä.

Acknowledged: kun MYYNTIPOSITIO on annettu myyjälle, myyjän antama kuittaus osoittaa, että myyjä voi täyttää ostotilausvaatimukset. Kun PO on hyväksytty, siitä tulee oikeudellisesti sitova asiakirja. Kuittaus myyjältä tarkoittaa toimitusaikojen ja toimitusten laadun noudattamista.

toimitettu: kun myyjä täyttää tilauksen ja toimittaa sen, PO: n tila muuttuu toimitetuksi. Ostaja luo tavaran kuittilapun (GRN) tilauksen toimittamista ja tietojen tallentamista varten.

suljettu: suljetun tilan PO tarkoittaa, että PO ei vaadi enää toimia. Suljettu tila myönnetään, kun ostotilaus toimitetaan tai kun tilaus toimitetaan ja siihen liittyvät laskut maksetaan.

ostotilausten seuranta tapahtuu joko excel-laskentataulukossa tai sähköisessä PO-hallintajärjestelmässä toimitetulla po-seurantamallilla.

ostotilausten seuranta auttaa yrityksiä hallitsemaan koko PO: n elinkaarta aina luomisesta hyväksymiseen asti. Pienet yritykset tai startup-yritykset eivät välttämättä tarvitse ostotilausten seurantajärjestelmää, mutta liiketoiminnan kasvaessa ja toiminnan laajuuden kasvaessa ostotilausten hallintaohjelmisto on välttämätön yritysten sujuvan toiminnan kannalta. Ostotilausjärjestelmä auttaa poistamaan datavirheitä ja päällekkäisyyksiä ostotilauksissa.

ostotilausten työnkulun irtisanomiset ja tehottomuudet voidaan poistaa ostotilausten seurantajärjestelmällä.

tässä 5 tapaa, joilla ostotilausten seuranta auttaa yrityksiä:

• säästää hankintatiimin aikaa ja vaivaa automatisoimalla ostotilauksen luomisen, reitityksen ja hyväksymisen
• tarjoaa tehokkaan tavan tallentaa ja käyttää ostotilauksia
• auttaa optimoimaan organisaation kulutuskulut parantamalla ostotilausten käsittelyn tarkkuutta ja johdonmukaisuutta
• standardoi PO-käsittelyn
• parantaa lainsäädännön noudattamista ja PO-käsittelyn tarkastettavuutta

ostotilausten seurannan tarve

ostotilaus on tärkeä osa hankintaprosessia. Se sisältää täydelliset tiedot tilauksesta, toimituspäivästä ja-ajasta sekä tilauksen täyttämisen aikana noudatettavista ehdoista. Ostotilausten tilan seuraaminen on yhtä tärkeää.

tästä syystä yritysten on seurattava ostotilauksia:

1), jotta PO ohjautuu oikealle henkilölle ja hyväksyntä tapahtuu määräajassa. PO: n tilan seuraaminen koko elinkaaren ajan poistaa PO: n hyväksymisprosessin viivästykset ja pullonkaulat.

2) avoimuuden ja näkyvyyden lisäämiseksi organisaatiokuluissa. Hankintatiimi voi pitää kirjaa organisaation kulutuksesta aina seuraamalla ostotilausta.

3) keskitetyn pääsyn tarjoamiseksi myyntipisteisiin. Ostotilausten seurantajärjestelmä tarjoaa keskitetyn pääsyn myyntipisteisiin ja niihin liittyviin tietoihin.

4) PO-tietoihin tehtyjen muutosten seuraamiseksi. Ostotilauksen TIEDOT muuttuvat usein sen käsittelyn aikana. Syyt tietojen muuttamiseen voivat vaihdella vaatimusten muuttumisesta johtuvasta ostettujen erien muuttumisesta vaadittavan määrän muuttumiseen. Ostotilausten seurannalla varmistetaan, että hankintatiimi on muutosten tasalla.

5) hankintatilausten käsittelyn vaatimustenmukaisuuden ja tarkastettavuuden parantamiseksi. Keskitetty pääsy TUOTTAJATIETOIHIN ja TUOTTAJATIETOJEN muutosten reaaliaikainen seuranta parantavat prosessin vaatimustenmukaisuutta ja tarkastettavuutta.

6) säästääkseen hankintatiimin aikaa ja vaivaa. Ostotilauksen luomisen, reitityksen ja hyväksymisen automatisointi poistaa viivästyksiä ja säästää hankintatiimin aikaa.

Miten seurata ostotilauksia ja seurata asiakkaiden ostoja? Ostotilauksen seuranta taulukkolaskentamallin avulla on yksi kansantajuisimmista PO-seurantamenetelmistä. Excel-laskentataulukon käyttäminen ostotilauksen seurantapalvelimena on käsin hallittu prosessi, jossa hankintatiimin jäsen syöttää ja validoi tiedot. Ostojen seuranta laskentataulukoilla on ihanteellinen yrityksille, jotka hallitsevat pieniä PO-määriä, rajoitettuja muutoksia POs: iin ja rajoitettuja ihmisiä hallitsemaan ostotilauksia.

toinen vaihtoehto ostotilausten seuraamiseen on ostotilaussovellus. Automaattinen ostotilausten hallintajärjestelmä takaa tehokkaan käsittelyn ja paremman vaatimustenmukaisuuden. Se on erityisen hyödyllinen yrityksille, joilla on suuret PO-volyymit, usein ja useita muutoksia PO-tietoihin, useita kosketuspisteitä POs: n hallinnassa ja suuri toimittajan tietokanta.

kolmas vaihtoehto ostotilausten seuraamiseen on kirjanpitojärjestelmien, kuten ERP: n ja Pikakirjojen käyttö. Vaikka tämä vaihtoehto on hyödyllinen ja tehokas tapa seurata POs: ää, se soveltuu 10-20 PO: n määrille kuukaudessa sekä ennustettavaan ja yksinkertaiseen varastonhallintajärjestelmään.

tavanomaisen ostotilausten seurannan

manuaalisen ostotilausten seurannan hoitaa hankintaryhmä. Luomisesta PO: n hyväksymiseen asti kaikki tehdään manuaalisesti Excel-laskentataulukoilla tietojen tallentamiseksi. Työntekijät täyttävät tilausseurantalomakkeen tiedot manuaalisesti. Osto tracker excel on luotu pitämään kirjaa kunkin ostotilauksen ja sen tila. Hankintatiimin työntekijät rekisteröivät kunkin ostotilauksen tilan tietyssä muodossa. Ostotilauksen tietoja käsittelevät työntekijät.

perinteinen ostotilausten seuranta oli täysin paperipohjaista. Ostotilauksesta luodaan kaksi kopiota, joista toinen lähetetään Toimittajalle ja toinen tallennetaan sisäistä käyttöä varten. Tapauksissa, joissa PO: ta oli useita kopioita, jokainen kopio väritettiin eri tavalla, jotta paperit voitiin liittää ja arkistoida asianmukaisesti.

perinteisten ostojen seurantamenetelmien hyvät puolet:

helppo aloittaa: manuaaliset ostotilausten seurantamenetelmät, kuten Excel-laskentataulukot, ovat erittäin helppokäyttöisiä ja ymmärrettäviä. Tietojen syöttäminen ja validointi on helppo suorittaa yrityksille, jotka käsittelevät vähäistä poss-määrää.

vain vähän tai ei lainkaan koulutusta: Excel-laskentataulukoissa työskentely vaati työntekijöiltä hyvin vähän tai ei lainkaan koulutusta. Tietojen saatavuus Excelissä on nopeaa ja helppoa excel-ostotilausten seurantajärjestelmässä.

perinteisten ostoseurantamenetelmien miinukset:

virhetilanteet ja vauriot:

ostotilauksesta tarvitaan useita kopioita manuaalista käsittelyä varten. Nämä kopiot voivat helposti siirtyä tai vahingoittua, kun työntekijät käsittelevät niitä. Useiden kopioiden seuranta, niiden liittäminen oikeisiin asiakirjoihin ja niiden arkistointi on vaivalloinen prosessi, joka on altis virheelliselle käsittelylle.

tarkkuuden ja johdonmukaisuuden puute:

ihmiset hoitavat perinteisen ostotilausten seurannan tiedonsyötöstä validointiin ja PO-hyväksyntään kaikki prosessit ovat työntekijöiden suorittamia. Jokaisella on oma työskentelytapansa. Tämän vuoksi PO-tietojen johdonmukaisuus ja tarkkuus ovat puutteellisia.

Vaatimustenmukaisuus ja auditoitavuus:

perinteistä ostotilausten seurantaa ei ole standardoitu. Ihmisen vinouma ja virheet ovat hallitsevia käsin ohjatussa prosessissa. Tämän seurauksena manuaalisen ostojen seurannan työnkulut osoittavat huonoa vaatimustenmukaisuutta ja tarkastettavuutta.

näkyvyyden puute:

manuaaliset ostojen seurantaprosessit eivät tuo näkyvyyttä ostotilaukseen. Näkyvyyden puutteen vuoksi hankinnalla ei ole käsitystä prosessin viivästymisen ja pullonkaulojen syystä.

edellä esitetyn perusteella manuaalisen hankintaseurantajärjestelmän haitat ovat suuremmat kuin sen hyvät puolet. Kasvavien yritysten on otettava käyttöön tehokkaampia ostojen seurantamenetelmiä, joilla voidaan käsitellä suurempia ostotilausmääriä.

ostotilausten tehokas seuranta

Sähköiset hankintahallintajärjestelmät voivat tuottaa ostotilauksia ja seurata niitä tehokkaasti ja integroida ne muihin toimittajatilausten hallintaohjelmistoihin. Pilvipohjaiset ostoseurantajärjestelmät mahdollistavat POs: n reaaliaikaisen luomisen ja seurannan mistä tahansa paikasta ja mistä tahansa laitteesta. Digitaaliset ostotilausjärjestelmät tarjoavat korkean tietojen tarkkuuden ja poistavat maksuhäiriöiden riskin linkittämällä POs: n vastaaviin laskuihin.

sähköisten ostotilausten seurantamenetelmien käyttöönotto parantaa prosessin tehokkuutta ja tuottavuutta. Nämä järjestelmät vähentävät inhimillistä työtä ja paperityötä, joka liittyy perinteiseen PO-seurantaan työnkulkuja. Ostotilauksen seurantaohjelmisto tarjoaa standardoidun mallin, jota tiimi voi käyttää ostotilauksen luomiseen. Tilausten seurantatietokanta ylläpitää tarkkaa ja päivitettyä PO-lokia, jota voi käyttää mistä tahansa, milloin tahansa.

ostotilausten seurantajärjestelmä luo POs: n automaattisesti ja ilmoittaa hyväksyjälle, kun PO on kirjautunut järjestelmään. Ottaa asiakkaan tilauksen seuranta malli standardoi PO luomisprosessi ja parantaa Vaatimustenmukaisuus ja auditoitavuus. Hankintatiimi on vapautettu tehtävästään käydä läpi satoja sähköposteja ja laskentataulukoita ostotilauksen seuraamiseksi. Kaikki olennaiset tiedot, kuten PO-numero, tilauspäivä ja myyjän tiedot, ovat helposti saatavilla tietokannassa. Automaattinen ostotilausten seurantajärjestelmä pystyy käsittelemään suuria määriä ostotilauksia tehokkaasti. Virhemarginaali automaattisessa ostotilausten seurannassa on lähes olematon. Ostotilauksen seurantajärjestelmä tukee myös useita muokkauksia useista eri paikoista useiden ihmisten toimesta. Seurantaohjelmisto yhdistää kaikki muokkaukset ja esittää päivitetyn version ostotilauksesta.

sähköinen ostotilausjärjestelmä parantaa myyjän hallintaa. Ostotilausten automaattinen seuranta ja hyväksyminen poistaa viivästykset ja pullonkaulat PO: n käsittelyssä. Kun hyväksytyt Myyntipisteet reititetään myyjälle tilauksen täyttämistä varten. Kun PO: n tila muuttuu ”toimitetuksi”, vastaava lasku syntyy automaattisesti ja lähetetään hyväksyttäväksi. Myyjän laskujen oikea-aikainen hyväksyminen ja maksaminen auttavat ylläpitämään terveitä ja vahvoja myyjäsuhteita.

digitaaliset ostotilausten seurantajärjestelmät antavat konsolidoidun kuvan ostotilauksen tilasta ja tiedoista. Pääsy PO-tietoihin on helpompaa automaattisen seurantajärjestelmän avulla. Näkyvyyttä ja läpinäkyvyyttä parantaa huomattavasti kaikkien ostotilausten keskitetty arkisto. Ostopäällikkö ja hyväksyjät saavat reaaliaikaisia päivityksiä PO: n tilasta, jolloin vältetään prosessin työnkulun viivästykset tai pullonkaulat. Integroimalla seurantajärjestelmä muihin Rahoitus-ja hankintasovelluksiin prosessin kokonaistehokkuutta voidaan parantaa huomattavasti.

hankintatiimin kokonaistuottavuutta voidaan parantaa ottamalla käyttöön automatisoitu PO-seurantajärjestelmä. Työntekijät saavat enemmän aikaa keskittyä tärkeisiin, strategisiin tehtäviin arkisten hallinnollisten tehtävien sijaan. Myös työntekijöiden tyytyväisyys paranee, kun he kokevat strategisten aloitteiden tekemisen entistä tärkeämmäksi.