La mayoría de los entornos de Gestión del Valor Ganado (EVM) (en particular para el cumplimiento de ANSI-748) utilizan software de programación como Microsoft Project como entrada. Pero puede Microsoft Project EVM para realizar una gestión rudimentaria del valor ganado. Probablemente no querrá probar una certificación de EVM de DCMA (Agencia de Gestión de Contratos de Defensa) con solo una herramienta de programación, pero tiene algunas cosas útiles que ofrecer cuando se trata de EVM para mejores prácticas internas.
EVM es un indicador positivo del éxito del proyecto. Los valores de EVM proporcionan información valiosa sobre la verdadera situación del proyecto. EVM combina mediciones de la triple restricción: alcance, tiempo y costo. El poder de EVM es su capacidad para cambiar la perspectiva de los entregables planificados, los entregables completados y los fondos gastados al valor del trabajo planeado, el valor del trabajo realizado y los fondos gastados. Hay muchos términos en EVM, pero algunas de las variables más fundamentales están disponibles cuando se usa EVM de Microsoft Project.
Este artículo presenta brevemente las funciones de Microsoft Project EVM.
Tenemos en la Figura 1 nuestro calendario de proyectos de demostración.
Figura 1
Este programa registra el esfuerzo requerido para instalar pilotes para la construcción de un muelle. (Tenga en cuenta que el tipo de tarea predeterminado para este proyecto es unidades fijas. Este proyecto consta de dos entregables: instalación de cinco pilotes sur e instalación de cinco pilotes norte. Cada apilamiento requiere 1 día de duración y un costo de 1 100. Observe la columna de costo fijo en la tabla de tareas de la Figura 1. Cada apilamiento cuesta 1 100 para gastos de material, equipo y mano de obra. Para usar Microsoft Project EVM necesitamos establecer una línea de base.
Procedamos y establezcamos una línea de base del proyecto. Seleccione la pestaña proyecto, grupo de cinta de programación y establecer línea de base, Figura 2.
Figura 2
En el cuadro de diálogo establecer línea de base, alterne establecer línea de base y elija línea de base en el menú desplegable, Figura 3.
Figura 3
Seleccione Aceptar. Este proceso toma una instantánea del proyecto en un momento y almacena estos datos en la línea de base. Ahora, para ver la línea de base en el gráfico de Gantt, seleccione la pestaña formato, el grupo de cinta de estilos de barra, el menú desplegable línea de base y la línea de base almacenada en el campo línea de base, Figura 4.
Figura 4
La programación resultante se muestra en la Figura 5.
Figura 5
Microsoft Project tiene variables EVM en una tabla de valor ganado. Para acceder a esta tabla, seleccione la pestaña ver, el grupo cinta de datos, el menú desplegable tablas y más tablas, Figura 6.
Figura 6
En el cuadro de diálogo más tablas, Figura 7, elegimos la tabla de valor ganado y hacemos clic en aplicar.
Figura 7
Ahora, en la Figura 8 se muestran nuestros datos de proyecto y de valor ganado tabulados.
Figura 8
Debido a que aún no hemos progresado en la programación, la mayoría de las celdas variables no están pobladas. Además de esta tabla genérica de valor ganado, queremos incluir el índice de rendimiento de programación (SPI) y el índice de rendimiento de costos (CPI) en nuestros datos tabulados de valor ganado, Figura 9.
Figura 9
Ahora continuamos y avanzamos el proyecto, Figura 10.
Figura 10
Los tres primeros pilotes se actualizan al 100%. No se lograron avances en los pilotes 4 y 5. A continuación actualizamos la fecha de estado. Seleccione la pestaña proyecto, el grupo de cinta de estado y el icono de fecha de estado, Figura 11.
Figura 11
En el cuadro de diálogo fecha de estado, Figura 12, mueva la fecha de estado una semana más al 11 de noviembre de 2018.
Figura 12
Podemos ver en la Figura 13 que algunas celdas de valor ganado ahora están pobladas, pero aún no hemos terminado.
Figura 13
Necesitamos mover el trabajo incompleto para continuar después de la fecha de estado. Seleccione la pestaña proyecto, el grupo cinta de estado y actualizar proyecto, Figura 14.
Figura 14
En el cuadro de diálogo actualizar proyecto, Figura 15, activa la opción «reprogramar el trabajo incompleto para comenzar después de» la fecha de estado y haz clic en Aceptar.
Figura 15
Observe en el gráfico de Gantt, Figura 16, los pilotes del 1 al 3 están completos y los pilotes del 4 al 10 se retrasan.
Figura 16
Hacemos algunas actualizaciones más en el cronograma, Figura 17, incluida la inserción de las columnas de costo fijo y costo real, y para especificar el costo real de apilar 3 como $200.
Figura 17
Además, teníamos una columna para completar el índice de rendimiento (IPTC). Nuestros datos tabulados de valor ganado, Figura 17, ahora tienen todos los elementos necesarios para el análisis rudimentario del proyecto EVM.
Parámetros fundamentales de EVM
Presentemos algunos de los parámetros básicos de EVM observados en nuestra tabla de valores ganados del proyecto de construcción de pilotes en muelles, nuevamente, Figura 17. Estos incluyen el valor planificado, el valor ganado, el costo real y el presupuesto al finalizar. Estos cuatro parámetros permiten el cálculo de una variedad de métricas de valor ganado para examinar el estado de un proyecto.
Valor planificado
La primera columna enumera el Valor Planificado de programación (PV). El valor planificado tiene que ver con el presupuesto de programación. Normalmente, cuando consideramos el presupuesto, pensamos en el costo de la finalización de todo el proyecto. Pero el valor planificado es el presupuesto separado en períodos de tiempo. En esencia, es el plan de gastos del proyecto o el valor del trabajo que se prevé completar con el tiempo. El valor planificado se calcula hasta la fecha de estado, por lo que las celdas de valor planificadas no se rellenarán hasta que se avance la programación.
Valor ganado
El Valor ganado (EV) es el valor del trabajo completado, medido en dólares. El valor ganado es simplemente un porcentaje de valor completo dolarizado; mide los avances en términos monetarios (valor del trabajo realizado). Considerar el valor ganado requiere un cambio de perspectiva del porcentaje de entregables completado al valor del trabajo realizado o ganado. El valor ganado también se especifica con el tiempo.
Costo real
El costo real (CA) son los fondos del proyecto gastados hasta la fecha. Es el costo de completar cada actividad. A menudo se informa en los informes financieros de los proyectos utilizando la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS, por sus siglas en inglés). Uno de los beneficios de la gestión del valor ganado es la capacidad de comparar el costo del trabajo terminado con el valor del trabajo terminado. El costo real del programa se representa a lo largo del tiempo.
Presupuesto al Finalizar
Presupuesto Al Finalizar (BAC) es el presupuesto del proyecto. Esta es la cantidad de dinero que se estima que se gastará en realizar el trabajo programado. También es el valor previsto de todo el trabajo que se muestra en el calendario del proyecto y en la base de referencia de la gestión de la actuación profesional.
Métricas de EVM
Con nuestros cuatro parámetros fundamentales de EVM, estamos listos para las carreras. Revisemos las métricas de valor ganado incluidas en nuestra tabla de valor ganado del proyecto de pilotes de muelles.
Variación de costos
La Variación de costos (CV) compara el valor económico del trabajo terminado con el valor del costo real. Se calcula de la siguiente manera:
CV=EV-AC
En nuestro proyecto de pilotes, el PV es de 5 500 y el CA es de 4 400. Sin nuestra variable de valor ganado, parece que el proyecto está infrautilizado en 1 100. La inclusión de vehículos eléctricos proporciona información sobre la verdadera salud de nuestro proyecto.
CV=$300-$400
CV=-$100
La realidad de nuestro proyecto situación, como por valor ganado, es un proyecto gasta más de la cuenta. Esto demuestra el poder de EVM: comparas lo que gastaste con lo que lograste, no lo que gastaste en comparación con lo que planeaste gastar.
Variación de programación
Puede determinar la Variación de programación (SV) utilizando un enfoque dolarizado y un enfoque de unidades de tiempo. SV en términos económicos utiliza el eje de línea de base de gestión del rendimiento vertical. SV determinado en unidades de tiempo utiliza el eje horizontal. El eje vertical es el enfoque SV tradicional. SV en términos de eje vertical monetario se identifica con el subíndice del símbolo ( $ ) y SV en unidades de tiempo se etiqueta con el subíndice (t). El dolarizada SV ecuación es la siguiente:
SV$ = EV-PV
El SV$ para nuestro pilotaje del proyecto es
SV$ = $300-$500
SV$ = -$200
Negativo SV$ valores de resultado si el proyecto está retrasado. Los valores positivos de SV are son buenas noticias; se completó más trabajo de proyecto de lo previsto. Así que la fórmula SV allows permite la evaluación de proyectos por adelantado o atrasados en términos de dólares.
Índice de Rendimiento de costos
Tanto el Índice de Rendimiento de Costos (IPC) como el índice de rendimiento de programación (IPP) representan medidas sin unidades de la eficiencia de rendimiento del proyecto. El IPC muestra la eficiencia con la que el proyecto está gastando los fondos. Calcula de la siguiente manera:
IPC = EV / AC
El IPC para nuestro proyecto de pilotes en muelles es el siguiente:
IPC = $300/$400
IPC = 0,75
Usted interpreta los resultados del IPC de la siguiente manera:
- El IPC inferior a 1.0 indica que el proyecto está gastando fondos en exceso.
- El IPC es igual a 1.0 de lo que el proyecto está en el objetivo.
- El IPC superior a 1.0 indica que el proyecto está por debajo del presupuesto.
El IPC es una métrica de EVM particularmente importante, porque el rendimiento pasado se puede usar para determinar con precisión los requisitos de rendimiento final para cumplir con los objetivos financieros.
Índice de Rendimiento de la programación
De nuevo, el SPI se puede calcular a partir de unidades de tiempo o de las unidades monetarias más tradicionales. La ecuación de SPI dolarizada es la siguiente:
SPI = = EV / PV
La SPI de nuestro proyecto está a continuación:
SPI$ = $300/$500
SPI = = 0.6
El SPI is es menos de uno, lo que indica que el proyecto está atrasado. Sin embargo, nuestro valor SPI$ no indica si el proyecto está atrasado en una semana, un mes o un año. SPI$ no es un valor exacto, sin embargo, indica la tendencia de programación.
Estimación al finalizar
Calcular la estimación Al Finalizar (EAC) de la siguiente manera:
EAC = AC + (BAC-EV) ⁄ IPC
El numerador (BAC – EV) es el trabajo restante. La ecuación EAC estima que el trabajo restante se realiza a un costo basado en la eficiencia hasta la fecha o el IPC. Este IPC reflejado en EAC proporciona la estimación más optimista del costo final del proyecto. Esta ecuación se simplifica algebraicamente a lo siguiente:
EAC = BAC ⁄ CPI
El EAC para el proyecto de pilling de muelles está a continuación:
EAC = $1000 ⁄ 0.75
CAO = $1,333.33
Una vez más, esta es la estimación más optimista del costo final del proyecto cuando se considera que los sobrecostos pasados no son recuperables y que aún pueden ocurrir problemas futuros y riesgos reales. Nuestro EAC, asumiendo la eficiencia del gasto del fondo actual, es mayor que el BAC, por lo que este proyecto al concluir se gastará en exceso.
Para completar el Índice de rendimiento
El TCPI es la última métrica EVM compatible con Microsoft Project que se analiza en este artículo. Algunos consideran que el IPC y el IPTC son las dos métricas de EVM más importantes. El IPC se centra en el rendimiento futuro, mientras que el IPC indica el rendimiento pasado. La ecuación del IPTC es la siguiente:
TCPI = Trabajo restante / Fondos restantes
TCPI = BAC-EV / BAC-AC
Según el estado hasta la fecha, el TCPI del proyecto de pilotes de muelles es el siguiente:
TCPI = $1000-$300 / $1000-$400
IPTC = 1,17
Usted interpreta los resultados de IPTC de la siguiente manera:
- El costo objetivo es fácil de alcanzar o mejor.
- El IPTC es igual a un costo objetivo que se puede alcanzar con el nivel actual de rendimiento.
- TCPI superior a uno significa que se requiere una mejora en el rendimiento.
Nuestro proyecto de pilotes en muelles TCPI es 1.17, esto significa que todo el trabajo restante debe completarse con un rendimiento de costos 17% mejor que el plan original. El IPC actual es de 0,75. El aumento en el rendimiento requerido para alcanzar nuestro objetivo es de 1,17-0,75 = 0,42. El aumento porcentual requerido en el rendimiento es de 0,42 / 0,75 = 56%. No es bueno! Esto sería muy difícil de lograr.
Resumen
Es posible utilizar Microsoft Project EVM para el análisis básico. Numerosas métricas de EVM están al alcance de Microsoft Project cuando se derivan los cuatro jinetes de EVM. Estos cuatro jinetes o parámetros, como se discutió, son: PV, EV, AC y BAC. El logro de estos parámetros requiere asignar costos de tareas y establecer una línea de base.
Tenga en cuenta, en particular, que el PV requiere avanzar en la programación; los valores de PV se rellenan hasta la fecha de estado. Las métricas de CV e IPC requieren costos reales. Ajuste los costos reales, en consecuencia, si el gasto no sale exactamente como estaba previsto. Después de avanzar en el calendario y actualizar los costos reales, es posible realizar un análisis de EVM. Este análisis incluye el cálculo de la CAO, que proporciona la estimación más optimista del costo final del proyecto.
Las métricas CPI y TCPI se consideran dos de las métricas de EVM más importantes. El IPC destaca el rendimiento pasado y el IPTC se centra en el rendimiento futuro. Todas estas métricas de valor ganado tabuladas mencionadas están disponibles en Microsoft Project.
Para una introducción más completa a los conceptos de gestión del valor ganado, considere» El Modelo de Madurez de Gestión del Valor Ganado » de Ray W. Stratton.
