Como propietario o gerente de un negocio, el crecimiento de su negocio y los resultados finales son primordiales. Los controles internos desempeñan un papel importante en este crecimiento.
Como propietario o gerente de un negocio, el crecimiento de su negocio y sus resultados es primordial. Los controles internos desempeñan un papel importante en este crecimiento. Establecen límites para los roles y deberes de su personal, proporcionando controles y equilibrios útiles. Y crean oportunidades para prevenir problemas o identificar problemas pequeños antes de que se conviertan en problemas grandes. A continuación se muestran algunas maneras en que puede comenzar a implementar controles internos por su cuenta.
Segregación de funciones en el Ciclo de Recibos de Efectivo
Uno de los fundamentos de los controles internos es la «segregación de funciones»: no desea que la misma persona realice demasiadas funciones dentro de un ciclo de transacción determinado. Piense en «ARC»: autorización, mantenimiento de registros, custodia. La misma persona no debería estar haciendo más de uno de esos. Por ejemplo, la persona que abre todo el correo que contiene cheques y dinero en efectivo los registra en un resumen diario de efectivo y se lo da a otra persona para que haga el depósito. Y entonces una persona diferente de esos dos idealmente estaría realizando la conciliación bancaria cada mes.
Acceso y seguridad de sistemas
Mantenga sus diversos sistemas de información (contabilidad, banca, compras, nómina, etc.) sobre la base de la «necesidad de saber». Es increíblemente importante que su personal tenga los niveles de acceso necesarios para realizar sus tareas diarias,y nada más. De acuerdo con el mantra de la segregación de funciones desde arriba, debe considerar si existen circunstancias en las que una persona tenga niveles de acceso que le permitan crear un proveedor en el sistema y luego procesar un pago a ese proveedor.
Protección de activos
La protección física de los activos de la empresa es muy importante. Tal vez el negocio opera en gran medida en efectivo. Una vez recibidos, el efectivo y los cheques deben asegurarse de manera oportuna para el bienestar financiero de la empresa y para la seguridad de sus empleados. Mantenga el fondo de caja chica al mínimo y manténgalo bajo llave. Tal vez haya oportunidades para que el inventario valioso «salga del almacén», o para que las herramientas y la maquinaria «salgan del lugar de trabajo». Dé un paso atrás y evalúe dónde se encuentran las grietas con respecto al acceso a sus valiosos activos.
Proceso de aprobación
Cada empresa debe tener algún tipo de proceso de aprobación. Tomemos, por ejemplo, las facturas de los proveedores que se envían por correo directamente a su departamento de cuentas por pagar. Si usted es el propietario de la empresa, ¿no preferiría que un gerente o jefe de departamento revisara físicamente la propiedad de la factura y si el proveedor o vendedor realizó sus tareas o no, y que esta revisión y aprobación se produjo antes de ser enviada a cuentas por pagar?
Proceso de revisión
¿Su empresa tiene un proceso de revisión sólido? ¿La alta dirección y los propietarios revisan los estados financieros mensuales o trimestrales, preferiblemente desglosados? Esto podría ser un ejercicio revelador. Una revisión mensual o trimestral de las operaciones de la compañía proporcionará a la alta gerencia y a los propietarios información sobre el rendimiento financiero en tiempo real donde podrían notar actividad inesperada u otras anomalías. Podría ser útil comparar esta información financiera con presupuestos, pronósticos y datos históricos.
Contáctenos con sus preguntas
Si tiene preguntas o necesita ayuda con los controles internos, comuníquese con nuestros profesionales de Innovative CPA Group al 203-489-0612. O contáctenos en línea.
