Effiziente Auftragsverfolgung durch Workflow-Automatisierung

Bestellungen spielen eine wichtige Rolle im Beschaffungsprozess. Der Käufer erstellt eine Bestellung (PO) mit Angaben zu den erforderlichen Waren oder Dienstleistungen und den Einkaufsbedingungen. Sobald der Verkäufer die Bestellung akzeptiert hat, wird sie zu einem rechtsverbindlichen Dokument, das als Referenz für alle Probleme verwendet wird, die bei der Erfüllung der Bestellung auftreten können. Die Verfolgung einer Bestellung ist unerlässlich, um die rechtzeitige Lieferung von Waren sicherzustellen. Ein Purchase Tracker ist ein wichtiger Bestandteil des Purchase Order Management Systems.

Was ist Bestellverfolgung?

Die Verfolgung von Bestellungen ist für einen effizienten Beschaffungsprozess unerlässlich. Wie oben erwähnt, ist die Bestellung ein wichtiges Dokument im Beschaffungsprozess. Käufer und Verkäufer betrachten die Bestellung als rechtsverbindliches Dokument, das sie während des gesamten Beschaffungsprozesses begleitet. Eine Bestellung schützt Käufer und Verkäufer und liefert wichtige Eingaben für die Bestandsverfolgungssoftware. Die Pflege eines Bestellprotokolls ermöglicht es dem Beschaffungsteam, Bestellungen effizient zu verfolgen.

Purchase order Tracking bedeutet einfach, den Lebenszyklus einer Bestellung zu verfolgen.
Ausgestellt: Dies ist der erste Schritt im Lebenszyklus, bei dem die genehmigte Bestellung mit einer eindeutigen Bestellnummer an den Lieferanten gesendet wird.

Eine Bestellung kann in einer Excel-Tabelle oder über ein digitales Bestellsystem erstellt werden.

Bestätigt: Sobald eine Bestellung an den Lieferanten ausgestellt wurde, bedeutet die Bestätigung des Lieferanten, dass er die Bestellanforderungen erfüllen kann. Nach der Annahme wird die Bestellung zu einem rechtsverbindlichen Dokument. Die Bestätigung durch den Lieferanten bedeutet die Einhaltung der Lieferfristen und der Qualität der zu erbringenden Leistungen.

Delivered: Sobald der Lieferant die Bestellung ausgeführt und geliefert hat, ändert sich der Status der Bestellung in delivered. Ein Wareneingangsschein (GRN) wird vom Käufer erstellt, um die Lieferung der Bestellung zu notieren und die Daten zu erfassen.

Closed: Ein PO im Status closed bedeutet, dass der PO keine Aktion mehr erfordert. Der Status geschlossen wird vergeben, wenn die Bestellung geliefert wird oder wenn die Bestellung geliefert und die zugehörigen Rechnungen bezahlt werden.

Die Verfolgung von Bestellungen erfolgt entweder in einer Excel-Tabelle oder auf einer PO-Tracker-Vorlage, die in einem elektronischen PO-Management-System bereitgestellt wird.

Mit der Bestellverfolgung können Unternehmen den gesamten PO-Lebenszyklus von der Erstellung bis zur Genehmigung verwalten. Kleine Unternehmen oder Start-ups benötigen möglicherweise kein Bestellverfolgungssystem, aber wenn das Unternehmen wächst und der Umfang der Geschäftstätigkeit zunimmt, ist eine Bestellverwaltungssoftware ein Muss für das reibungslose Funktionieren von Unternehmen. Ein Bestellsystem hilft, Datenfehler und Duplikate in Bestellungen zu beseitigen.

Die Redundanzen und Ineffizienzen im Bestellworkflow können durch ein Bestellverfolgungssystem beseitigt werden.

Hier sind 5 Möglichkeiten, wie die Verfolgung von Bestellungen Unternehmen hilft:

• Spart Zeit und Aufwand für das Beschaffungsteam durch Automatisierung der Erstellung, Weiterleitung und Genehmigung einer Bestellung
• Bietet eine effiziente Möglichkeit, Bestellungen zu speichern und darauf zuzugreifen
• Hilft bei der Optimierung der Organisationsausgaben durch Verbesserung der Genauigkeit und Konsistenz der Bestellabwicklung
• Standardisiert die Bestellabwicklung
• Verbessert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Überprüfbarkeit der Bestellabwicklung

Nachverfolgung von Bestellungen erforderlich

Die Bestellung ist ein wichtiger Teil des Beschaffungsprozesses. Es enthält vollständige Details der Bestellung, das Datum und die Uhrzeit der Lieferung sowie die Bedingungen, die bei der Erfüllung der Bestellung einzuhalten sind. Ebenso wichtig ist es, den Status der Bestellungen zu verfolgen.

Hier sind die Gründe, warum Unternehmen Bestellungen verfolgen müssen:

1) Um sicherzustellen, dass die Bestellung an die richtige Person weitergeleitet wird und die Genehmigung innerhalb der Fristen erfolgt. Die Verfolgung des PO-Status während des gesamten Lebenszyklus verhindert Verzögerungen und Engpässe im PO-Genehmigungsprozess.

2) Zur Verbesserung der Transparenz und Sichtbarkeit der Organisationsausgaben. Das Beschaffungsteam kann die Organisationsausgaben jederzeit im Auge behalten, indem es die Bestellung verfolgt.

3), um einen zentralen Zugriff auf POs. Ein Bestellverfolgungssystem bietet einen zentralen Zugriff auf POs und zugehörige Daten.

4), um die Änderungen an PO-Daten zu verfolgen. Die Informationen zur Bestellung ändern sich häufig während der Bearbeitung. Die Gründe für die Änderung der Daten können von einer Änderung der gekauften Artikel aufgrund einer Änderung der Anforderungen bis hin zu einer Änderung der erforderlichen Menge variieren. Die Verfolgung von Bestellungen stellt sicher, dass das Beschaffungsteam über diese Änderungen informiert ist.

5) Zur Verbesserung der Compliance und Prüfbarkeit der Bestellabwicklung. Der zentralisierte Zugriff auf PO-Daten und die Echtzeitverfolgung von Änderungen an PO-Daten verbessern die Compliance und Überprüfbarkeit des Prozesses.

6), um Zeit und Mühe für das Beschaffungsteam zu sparen. Die Automatisierung der Erstellung, Weiterleitung und Genehmigung der Bestellung beseitigt Verzögerungen und spart Zeit für das Beschaffungsteam.

Wie kann ich Bestellungen verfolgen und Kundenkäufe verfolgen? Die Verfolgung von Bestellungen mithilfe einer Tabellenkalkulationsvorlage ist eine der am häufigsten verfolgten PO-Tracking-Methoden. Die Verwendung einer Excel-Tabelle als Bestellverfolger ist ein manuell verwalteter Prozess, bei dem ein Mitglied des Beschaffungsteams die Daten eingibt und validiert. Die Kaufverfolgung mithilfe von Tabellenkalkulationen ist ideal für Unternehmen, die geringe Bestellvolumina, begrenzte Änderungen am POs und begrenzte Personen bei der Verwaltung von Bestellungen verwalten.

Die zweite Möglichkeit, Bestellungen zu verfolgen, besteht in einer Bestell-App. Ein automatisiertes Bestellmanagementsystem sorgt für eine effiziente Abwicklung und bessere Compliance. Es ist besonders nützlich für Unternehmen mit hohem PO-Volumen, häufigen und mehrfachen Änderungen an PO-Daten, mehreren Touchpoints bei der Verwaltung von POs und einer großen Lieferantendatenbank.

Die dritte Möglichkeit zur Verfolgung von Bestellungen ist die Verwendung von Buchhaltungssystemen wie ERP und Quick Books. Obwohl diese Option eine nützliche und effiziente Möglichkeit zur Verfolgung von POs ist, eignet sie sich für PO-Volumina von 10-20 pro Monat und ein vorhersehbares und einfaches Bestandsverwaltungssystem.

Konventionelle Bestellverfolgung

Die manuelle Bestellverfolgung wird vom Beschaffungsteam verwaltet. Von der Erstellung bis zur Genehmigung der Bestellung erfolgt alles manuell mithilfe von Excel-Tabellen, um Daten zu erfassen. Die Angaben auf dem Bestellverfolgungsformular werden von den Mitarbeitern manuell ausgefüllt. Der Purchase Tracker Excel wird erstellt, um jede Bestellung und ihren Status zu verfolgen. Mitarbeiter des Beschaffungsteams registrieren den Status jeder Bestellung in einem bestimmten Format. Die Daten zur Bestellung werden von Mitarbeitern verarbeitet.

Die traditionelle Bestellverfolgung war vollständig papierbasiert. Es werden zwei Kopien einer Bestellung erstellt, eine an den Lieferanten gesendet und die andere zur internen Referenz gespeichert. In Fällen, in denen es mehrere Kopien des PO gab, Jede Kopie wurde anders gefärbt, damit die Unterlagen ordnungsgemäß beigefügt und abgelegt werden konnten.

Die Vorteile herkömmlicher Kaufverfolgungsmethoden:

Einfach loszulegen: Manuelle Bestellverfolgungsmethoden wie Excel-Tabellen sind äußerst einfach zu bedienen und zu verstehen. Die Dateneingabe und -validierung ist für Unternehmen, die mit einem geringen Datenvolumen zu tun haben, einfach durchzuführen.

Wenig oder gar keine Schulung erforderlich: Die Arbeit an Excel-Tabellen erforderte sehr wenig oder gar keine Schulung der Mitarbeiter. Der Zugriff auf Daten in Excel ist in einem Excel-Bestellverfolgungssystem schnell und einfach.

Die Nachteile herkömmlicher Kaufverfolgungsmethoden:

Fehlplatzierungs- und Schadensfälle:

Für die manuelle Bearbeitung sind mehrere Kopien der Bestellung erforderlich. Diese Kopien könnten leicht verschoben oder beschädigt werden, während sie von den Mitarbeitern gehandhabt werden. Das Nachverfolgen mehrerer Kopien, das Anhängen an die richtigen Dokumente und das Ablegen ist ein mühsamer Prozess, der zu falscher Handhabung neigt.

Mangelnde Genauigkeit und Konsistenz:

Die traditionelle Auftragsverfolgung wird von Menschen durchgeführt, von der Dateneingabe über die Validierung bis zur PO-Genehmigung werden alle Prozesse von Mitarbeitern ausgeführt. Jede Person hat ihre eigene Arbeitsmethodik. Infolgedessen mangelt es an Konsistenz und Genauigkeit der PO-Daten.

Compliance und Überprüfbarkeit:

Die herkömmliche Bestellverfolgung ist nicht standardisiert. Menschliche Vorurteile und Fehler sind in einem manuell verwalteten Prozess vorherrschend. Infolgedessen weisen manuelle Workflows zur Kaufverfolgung eine schlechte Compliance und Überprüfbarkeit auf.

Fehlende Sichtbarkeit:

Manuelle Kaufverfolgungsprozesse bieten keine Sichtbarkeit des Bestellstatus. Aufgrund der fehlenden Transparenz hat der Einkauf keine Ahnung von den Gründen für die Verzögerungen und Engpässe im Prozess.

Basierend auf der obigen Diskussion überwiegen die Nachteile eines manuellen Kaufverfolgungssystems die Vorteile. Wachsende Unternehmen müssen effizientere Methoden zur Kaufverfolgung einführen, die höhere Bestellmengen verarbeiten können.

Effiziente Verfolgung von Bestellungen

Elektronische Beschaffungsmanagementsysteme können Bestellungen generieren und effizient verfolgen und in andere Lieferantenbestellverwaltungssoftware integrieren. Cloud-basierte Kaufverfolgungssysteme ermöglichen die Erstellung und Verfolgung von POS in Echtzeit von jedem Ort und Gerät aus. Digitale Bestellsysteme liefern hochgenaue Daten und eliminieren das Risiko von Zahlungsverwechslungen, indem sie POs mit entsprechenden Rechnungen verknüpfen.

Die Einführung elektronischer Bestellverfolgungsmethoden verbessert die Effizienz und Produktivität des Prozesses. Diese Systeme reduzieren den menschlichen Aufwand und den Papierkram, der mit herkömmlichen PO-Tracking-Workflows verbunden ist. Die Bestellverfolgungssoftware bietet eine standardisierte Vorlage, mit der das Team eine Bestellung erstellen kann. Die Auftragsverfolgungsdatenbank führt ein genaues und aktualisiertes Bestellprotokoll, auf das von überall und jederzeit zugegriffen werden kann.

Ein Bestellverfolgungssystem generiert POs automatisch und benachrichtigt den Genehmiger, sobald die PO im System angemeldet wurde. Eine Vorlage zur Nachverfolgung von Kundenaufträgen standardisiert den PO-Erstellungsprozess und verbessert die Compliance und Überprüfbarkeit. Das Beschaffungsteam ist von der Aufgabe befreit, Hunderte von E-Mails und Tabellenkalkulationen zu durchsuchen, um die Bestellung zu verfolgen. Alle wesentlichen Details wie Bestellnummer, Bestelldatum und Lieferanteninformationen sind in der Datenbank verfügbar. Ein automatisiertes Bestellverfolgungssystem kann große Mengen von Bestellungen effizient verarbeiten. Die Fehlerquote bei der automatisierten Verfolgung von Bestellungen ist nahezu vernachlässigbar. Ein Bestellverfolgungssystem unterstützt auch mehrere Bearbeitungen von mehreren Standorten durch mehrere Personen. Die Tracking-Software konsolidiert alle Änderungen und präsentiert eine aktualisierte Version der Bestellung.

Ein elektronisches Bestellsystem verbessert das Lieferantenmanagement. Automatisierte Nachverfolgung und Genehmigung von Bestellungen beseitigen Verzögerungen und Engpässe in der Bestellabwicklung. Einmal genehmigte POs werden zur Auftragserfüllung an den Lieferanten weitergeleitet. Wenn sich der Status der Bestellung in „geliefert“ ändert, wird die entsprechende Rechnung automatisch generiert und zur Genehmigung weitergeleitet. Die rechtzeitige Genehmigung und Auszahlung von Lieferantenrechnungen trägt zur Aufrechterhaltung gesunder und starker Lieferantenbeziehungen bei.

Digitale Bestellverfolgungssysteme bieten eine konsolidierte Ansicht des Bestellstatus und der Daten. Der Zugriff auf PO-Daten ist mit einem automatisierten Tracking-System einfacher. Sichtbarkeit und Transparenz werden durch das zentrale Repository für alle Bestellungen erheblich verbessert. Der Einkaufsmanager und die Genehmiger erhalten Echtzeit-Updates zum Status der Bestellung, wodurch Verzögerungen oder Engpässe im Prozessablauf vermieden werden. Durch die Integration des Tracking-Systems in andere Finanz- und Beschaffungs-Apps kann die Gesamteffizienz des Prozesses erheblich verbessert werden.

Die Gesamtproduktivität des Beschaffungsteams kann durch die Einführung eines automatisierten PO-Tracking-Systems verbessert werden. Die Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich auf hochwertige, strategische Aufgaben zu konzentrieren, als auf banale administrative Aufgaben. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessert sich auch, da sie sich bei der Arbeit an strategischen Initiativen wichtiger fühlen.