din portomaskine er lige stoppet med at arbejde, og du skal sende en af dine medarbejdere til posthuset hurtigt for at få nogle frimærker. Det eneste problem er, at hun ikke har kontanter, og hendes kreditkort maksimeres.
det er her petty cash kommer ind. Små kontanter er de penge, du holder ved hånden i din virksomhed til at betale for små udgifter såsom nødture til posthuset, drikkevarer til uventede besøgende, eller at godtgøre din receptionist for at hente donuts til personalemødet i morges.
de fleste små virksomheder holder mellem $100 og $200 i små kontanter for at betale for disse og andre uventede udgifter. Hvis du er klar til at oprette en lille kontantkonto til din virksomhed, Vi guider dig gennem processen.
Oversigt: Hvad er petty cash?
småpenge er de penge, en virksomhed holder på hånden for at betale for diverse køb. De fleste køb foretaget med små kontanter er uventede udgifter, der kan dukke op, såsom morgenkaffe til et møde eller middag for en medarbejder, der arbejder overarbejde.
en af hovedårsagerne til at have små kontanter til rådighed er hurtigt at refundere medarbejdere, der har brugt deres egne penge på varer til virksomheden eller at tippe leveringstjenestechaufføren, der bragte kontorfrokosten.
småpenge, som enhver anden udgift, skal bogføres korrekt i dit regnskabsprogram eller manuelle regnskabssystem, da udgifterne er forretningsrelaterede og skal registreres korrekt for at sikre regnskabets nøjagtighed.
et eksempel på småpenge
på vej til kontoret modtager Jane et telefonopkald fra sin chef, der beder hende om at stoppe og hente nogle donuts til et uventet møde senere samme morgen. Jane har ikke et kreditkort og har kun $25 til at vare hende, indtil hun bliver betalt.
Jane stopper for at hente to kasser med donuts og efterlader hende med $5 i sin tegnebog. Heldigvis har hendes kontor en lille kontantfond, som hendes chef straks refunderer hende fra, så Jane behøver ikke at indsende en udgiftsrapport og vente i uger for at blive refunderet.
småpenge bruges typisk på:
- kaffe og andre drikkevarer
- kontorsnacks såsom frugt og kager
- Gas
- Emergency office supplies
- medarbejdergodtgørelser
Sådan konfigureres og bruges små kontanter i din virksomhed
hvis du er klar til at indstille din virksomhed
Indstil kontogrænser
før du starter en lille kontantfond, skal du beslutte, hvor meget du vil have fonden. Mellem $100 og $200 er ret almindeligt, selvom du kan gå lavere eller højere, afhængigt af din virksomhed.
du vil også beslutte genopfyldningspunktet, hvor dine udgifter registreres, og der skrives en ny check for at bringe det smålige kontantbeløb tilbage til det oprindelige beløb. For eksempel, hvis din små kontantfond er $100, kan du godtgøre fonden, når den falder til under $15.
Bestem, hvem der skal administrere petty cash
hvis du har en office manager, er de det mest sandsynlige valg til at styre petty cash fund. Hvis du kun har få medarbejdere, kan fondsforvaltningen falde til dig.
uanset hvad du beslutter dig for, er det vigtigt, at kun en person har adgang til fonden til enhver tid for at undgå uberegnede udbetalinger og/eller tyveri. Når du har fundet ud af, hvem der skal håndtere små kontanter, er du klar til at indbetale en check og deponere midlerne i den små kontante låsekasse.
Opret en log
petty cash log er en af de vigtigste komponenter i forvaltningen af petty cash. Alle transaktioner, der foretages i eller ud af småpenge, skal registreres i småkontantloggen. Det er også vigtigt, at alle penge, der udbetales fra petty cash fund, har en kvittering.
for eksempel, for at Jane skal få refunderet de donuts, hun købte til mødet, skal hun give en kvittering. Kvitteringen vil blive brugt senere som sikkerhedskopi til registrering af småkontanttransaktionen som en udgift i din hovedbog.
