effektiv Indkøbsordresporing gennem automatisering af arbejdsgange

indkøbsordrer spiller en vigtig rolle i indkøbsprocessen. Køberen genererer en indkøbsordre (PO), der indeholder oplysninger om de varer eller tjenester, der kræves, og vilkårene og betingelserne for købet. Når sælgeren accepterer PO ‘ en, bliver det et juridisk bindende dokument, der bruges som reference i tilfælde af problemer, der måtte opstå under opfyldelsen af indkøbsordren. Sporing af en indkøbsordre er afgørende for at sikre rettidig levering af varer. En købstracker er en vigtig del af indkøbsordrestyringssystemet.

hvad er indkøbsordresporing?

Indkøbsordresporing er afgørende for en effektiv indkøbsproces. Som nævnt ovenfor er indkøbsordren et vigtigt dokument i indkøbsprocessen. Købere og sælgere betragter PO som et juridisk bindende dokument, der guider dem gennem hele indkøbsprocessen. En indkøbsordre beskytter køber og sælger og giver kritiske input til lagersporingsprogrammer. Vedligeholdelse af en PO-log gør det muligt for indkøbsteamet at holde styr på indkøbsordrer effektivt.

Indkøbsordresporing betyder simpelthen at spore livscyklussen for en indkøbsordre.
udstedt: dette er det første trin i livscyklussen, hvor den godkendte indkøbsordre sendes til sælgeren med et unikt PO-nummer.

en indkøbsordre kan oprettes i et regneark eller ved hjælp af et digitalt indkøbsordresystem.

anerkendt: når en PO er udstedt til sælgeren, betyder bekræftelsen fra sælgeren, at de kan opfylde indkøbsordrekravene. Når accepteret PO bliver et juridisk bindende dokument. Bekræftelse fra sælgeren betyder overholdelse af leveringstidslinjer og kvalitet af leverancer.

leveret: når sælgeren opfylder ordren og leverer den, ændres status for PO til leveret. En varekvitteringsnota (GRN) oprettes af køberen for at notere leveringen af ordren og fange dataene.

Lukket: en PO i lukket status indebærer, at PO ikke kræver mere handling. Den lukkede status tildeles, når indkøbsordren leveres, eller når ordren leveres, og de tilhørende fakturaer betales.

sporing af indkøbsordrer foretages enten i et regneark eller på en skabelon til PO-tracker, der findes i et elektronisk po-styringssystem.

sporing af indkøbsordrer hjælper virksomheder med at styre hele PO-livscyklussen lige fra oprettelse til godkendelse. Små virksomheder eller nystartede virksomheder kræver muligvis ikke et system til sporing af indkøbsordrer, men efterhånden som virksomheden vokser, og omfanget af operationer øges, er indkøbsordrestyringsprogrammet et must for, at virksomhederne fungerer problemfrit. Et indkøbsordresystem hjælper med at eliminere datafejl og dubletter i indkøbsordrer.

afskedigelserne og ineffektiviteten i arbejdsprocessen for indkøbsordre kan elimineres ved hjælp af et system til sporing af indkøbsordrer.

her er 5 måder, hvorpå indkøbsordresporing hjælper virksomheder:

• sparer tid og kræfter for indkøbsteamet ved at automatisere oprettelse, routing og godkendelse af en indkøbsordre
• tilbyder en effektiv måde at gemme og få adgang til indkøbsordrer
• hjælper med at optimere organisatoriske udgifter ved at forbedre nøjagtigheden og konsistensen af indkøbsordrebehandling
• standardiserer PO-behandling
• forbedrer lovgivningsmæssig overholdelse og revision af PO-behandling

behov for sporing af indkøbsordrer

indkøbsordren er en vigtig del af indkøbsprocessen. Den indeholder fuldstændige oplysninger om ordren, dato og tidspunkt for levering og de vilkår og betingelser, der skal overholdes, mens du opfylder ordren. Sporing af status for indkøbsordrer er lige så vigtig.

her er grunden til, at virksomheder har brug for at spore indkøbsordrer:

1) For at sikre, at PO dirigeres til den rigtige person, og godkendelse finder sted inden for frister. Sporing af status for PO gennem hele livscyklussen eliminerer forsinkelser og flaskehalse i PO-godkendelsesprocessen.

2) at forbedre gennemsigtighed og synlighed i organisatoriske udgifter. Indkøbsteamet kan til enhver tid holde en fane på det organisatoriske forbrug ved at spore indkøbsordren.

3) for at give centraliseret adgang til POs. Et indkøbsordresporingssystem giver centraliseret adgang til POs og relaterede data.

4) for at spore ændringerne til PO-data. Oplysningerne om indkøbsordren ændres ofte under behandlingen. Årsagerne til at ændre data kan variere fra en ændring i købte varer på grund af en ændring i kravene til en ændring i den krævede mængde. Sporing af indkøbsordrer sikrer, at indkøbsteamet er på toppen af disse ændringer.

5) for at forbedre overholdelse og revision af indkøbsordrebehandling. Centraliseret adgang til PO-data og realtidssporing af ændringer i PO-data forbedrer overholdelse og revision af processen.

6) for at spare tid og kræfter for indkøbsteamet. Automatisering af oprettelse, routing og godkendelse af indkøbsordren eliminerer forsinkelser og sparer tid for indkøbsteamet.

Hvordan sporer indkøbsordrer og holder styr på kundekøb? Indkøbsordresporing ved hjælp af en regnearkskabelon er en af de mest populære fulgte po-sporingsmetoder. Brug af et regneark som en indkøbsordresporing er en manuelt styret proces, hvor et indkøbsteammedlem indtaster og validerer dataene. Købssporing ved hjælp af regneark er ideel til virksomheder, der administrerer lave PO-mængder, begrænsede ændringer i POs og begrænsede personer, der administrerer indkøbsordrer.

den anden mulighed for at spore indkøbsordrer er gennem en indkøbsordre app. Et automatiseret indkøbsordrestyringssystem sikrer effektiv behandling og bedre overholdelse. Det er især nyttigt for virksomheder med høje PO-volumener, hyppige og flere ændringer af PO-data, flere berøringspunkter i styring af POs og en stor leverandørdatabase.

den tredje mulighed for sporing af indkøbsordrer er brugen af regnskabssystemer som ERP og hurtige bøger. Selvom det er en nyttig og effektiv måde at spore POs på, er denne mulighed velegnet til PO-volumener på 10-20 pr.

konventionel Indkøbsordresporing

manuel indkøbsordresporing administreres af indkøbsteamet. Fra oprettelse til godkendelse af PO gøres alt manuelt ved hjælp af regneark til registrering af data. Oplysningerne på ordresporingsformularen udfyldes manuelt af medarbejderne. Købstrackeren er oprettet for at holde styr på hver indkøbsordre og dens status. Medarbejdere fra indkøbsteamet registrerer status for hver indkøbsordre i et bestemt format. Data om indkøbsordren håndteres af medarbejderne.

traditionel indkøbsordresporing var fuldstændig papirbaseret. Der oprettes to kopier af en indkøbsordre, den ene sendes til leverandøren, og den anden gemmes til intern reference. I tilfælde, hvor der var flere kopier af PO, blev hver kopi farvet forskelligt, så papirarbejdet kunne vedhæftes korrekt og arkiveres.

fordelene ved konventionelle købssporingsmetoder:

let at komme i gang: manuelle indkøbsordresporingsmetoder som f.eks. Dataindtastning og validering er let at udføre for virksomheder, der beskæftiger sig med et lavt volumen POs.

der kræves kun lidt eller ingen træning: arbejdet med regneark krævede meget lidt eller ingen træning for medarbejderne. Det er hurtigt og nemt at få adgang til data i et system til sporing af indkøbsordrer.

ulemperne ved konventionelle købssporingsmetoder:

hændelser med forkert placering og skade:

flere kopier af indkøbsordren kræves til manuel behandling. Disse kopier kan let forskydes eller beskadiges, mens de håndteres af medarbejderne. At holde styr på flere kopier, vedhæfte dem til det rigtige sæt dokumenter og arkivere dem er en besværlig proces, der er tilbøjelig til mishandling.

manglende nøjagtighed og konsistens:

traditionel indkøbsordresporing håndteres af mennesker, fra dataindtastning til validering til PO-godkendelse alle processer udføres af medarbejdere. Hver person har sin egen arbejdsmetode. Som et resultat mangler der konsistens og nøjagtighed i PO-data.

overholdelse og auditabilitet:

traditionel indkøbsordresporing er ikke standardiseret. Menneskelig bias og fejl er fremherskende i en manuelt styret proces. Som et resultat viser manuelle arbejdsgange til sporing af køb dårlig overholdelse og revision.

manglende synlighed:

manuelle indkøbssporingsprocesser giver ikke synlighed i indkøbsordrestatus. På grund af den manglende synlighed har indkøbene ingen anelse om årsagen til forsinkelser og flaskehalse i processen.

på baggrund af ovenstående diskussion opvejer ulemperne ved et manuelt købssporingssystem fordelene. Voksende virksomheder skal vedtage mere effektive købssporingsmetoder, der kan håndtere større mængder indkøbsordrer.

effektiv sporing af indkøbsordrer

elektroniske indkøbsstyringssystemer kan generere indkøbsordrer og spore dem effektivt og integrere dem med andre leverandørordrestyringsprogrammer. Cloud-baserede købssporingssystemer muliggør oprettelse og sporing af POs i realtid fra ethvert sted og enhver enhed. Digitale indkøbsordresystemer giver høj nøjagtighed af data og eliminerer risikoen for betalingsblandinger ved at linke POs til tilsvarende fakturaer.

vedtagelse af elektroniske indkøbsordresporingsmetoder forbedrer effektiviteten og produktiviteten af processen. Disse systemer skære ned på menneskelig indsats og papirarbejde, der er forbundet med traditionelle po sporing arbejdsgange. Programmet til sporing af indkøbsordrer indeholder en standardiseret skabelon, som teamet kan bruge til at oprette en indkøbsordre. Ordresporingsdatabasen opretholder en nøjagtig og opdateret PO-log, der kan tilgås hvor som helst, når som helst.

et indkøbsordresporingssystem genererer POs automatisk og meddeler godkenderen, når PO ‘ en er logget ind i systemet. At have en skabelon til sporing af kundeordrer standardiserer PO-oprettelsesprocessen og forbedrer overholdelse og revision. Indkøbsteamet frigøres fra opgaven med at Sile gennem hundreder af e-mails og regneark for at spore indkøbsordren. Alle de væsentlige detaljer som PO-nummer, ordredato og leverandøroplysninger er let tilgængelige i databasen. Et automatiseret indkøbsordresporingssystem kan håndtere store mængder indkøbsordrer effektivt. Fejlmargenen i automatiseret indkøbsordresporing er næsten ubetydelig. Et indkøbsordresporingssystem understøtter også flere redigeringer fra flere steder af flere personer. Sporingsprogrammet konsoliderer alle redigeringer og præsenterer en opdateret version af indkøbsordren.

et elektronisk indkøbsordresystem forbedrer leverandørstyringen. Automatisk sporing og godkendelse af indkøbsordrer eliminerer forsinkelser og flaskehalse i PO-behandlingen. Når godkendt POs dirigeres til sælgeren for ordreopfyldelse. Når status for PO ændres til” leveret”, genereres den tilsvarende faktura automatisk og dirigeres til godkendelse. Rettidig godkendelse og betaling af leverandørfakturaer hjælper med at opretholde sunde og stærke leverandørforhold.

digitale indkøbsordresporingssystemer giver et samlet overblik over indkøbsordrestatus og data. Adgang til PO-data er lettere med et automatiseret sporingssystem. Synlighed og gennemsigtighed forbedres kraftigt af det centraliserede lager for alle indkøbsordrer. Indkøbschefen og godkendere får opdateringer i realtid om status for PO, derved, undgå forsinkelser eller flaskehalse i procesarbejdsprocessen. Ved at integrere sporingssystemet med andre Finans-og indkøbsapps kan den samlede effektivitet af processen forbedres betydeligt.

indkøbsteamets samlede produktivitet kan forbedres ved at vedtage et automatiseret po-sporingssystem. Medarbejdere får mere tid til at fokusere på strategiske opgaver af høj værdi snarere end verdslige administrative opgaver. Medarbejdertilfredsheden forbedres også, da de føler sig vigtigere at arbejde med strategiske initiativer.