som virksomhedsejer eller leder er væksten i din virksomhed og bundlinjen altafgørende. Interne kontroller spiller en vigtig rolle i denne vækst.
som virksomhedsejer eller leder er væksten i din virksomhed og bundlinjen altafgørende. Interne kontroller spiller en vigtig rolle i denne vækst. De etablerer grænser for dine medarbejderes roller og pligter og giver nyttige checks and balances. Og de skaber muligheder for at forhindre problemer eller identificere små problemer, før de bliver til store. Nedenfor er et par måder, du kan begynde at implementere dine egne interne kontroller.
adskillelse af pligter i Kontantindtægtscyklussen
et af de grundlæggende elementer i intern kontrol er “adskillelse af pligter” – du ønsker ikke, at den samme person udfører for mange af opgaverne inden for en given transaktionscyklus. Tænk på” ARC ” – autorisation, registrering, forældremyndighed. Den samme person bør ikke gøre mere end en af dem. For eksempel, den person, der åbner al den mail, der indeholder checks og kontanter, logger disse på en daglig kontantoversigt og giver dette til en anden person for at foretage indbetalingen. Og så ville en anden person end disse to ideelt set udføre bankafstemningen hver måned.
systemadgang og sikkerhed
Hold dine forskellige informationssystemer (regnskab, bank, Indkøb, lønningsliste osv.) på et “behov for at vide grundlag”. Det er utroligt vigtigt, at dine medarbejdere har de nødvendige adgangsniveauer, der er nødvendige for at udføre deres daglige opgaver…og intet mere. I overensstemmelse med segregering af pligter mantra ovenfra, bør du overveje, om der er omstændigheder, hvor en person har adgangsniveauer, der gør det muligt for ham eller hende at oprette en leverandør i systemet og derefter behandle en betaling til den pågældende leverandør.
sikring af aktiver
den fysiske beskyttelse af virksomhedens aktiver er meget vigtig. Måske virksomheden opererer stærkt i kontanter. Når de er modtaget, skal kontanter og checks sikres rettidigt for virksomhedens økonomiske velbefindende og for dine medarbejders sikkerhed. Hold småkassefonden på et minimum, og hold den låst. Måske er der muligheder for værdifuld beholdning til at “gå ud af lageret” eller for værktøj og maskiner til at “gå væk fra arbejdspladsen”. Tag et skridt tilbage og vurder, hvor revnerne ligger med hensyn til adgang til dine værdifulde aktiver.
godkendelsesproces
enhver virksomhed skal have en form for en godkendelsesproces. Tag for eksempel fakturaer fra leverandører, der sendes direkte til din kreditorafdeling. Hvis du er ejer af virksomheden, ville du ikke foretrække det, hvis en leder eller afdelingsleder fysisk gennemgik fakturaens anstændighed, og om leverandøren eller sælgeren udførte deres opgaver eller ej, og at denne gennemgang og godkendelse fandt sted, før den blev sendt til kreditorer?
gennemgangsproces
har din virksomhed en robust gennemgangsproces? Gennemgår øverste ledelse og ejere månedlige eller kvartalsvise årsregnskaber, helst opdelt? Dette kan være en øjenåbnende øvelse. En månedlig eller kvartalsvis gennemgang af virksomhedens drift vil give topledelsen og ejerne indsigt i realtidsøkonomiske resultater, hvor de kan notere aktivitet, der er uventet eller andre uregelmæssigheder. Det kan være nyttigt at benchmarke disse finansielle oplysninger til budgetter, prognoser og Historiske data.
Kontakt os med dine spørgsmål
hvis du har spørgsmål eller har brug for hjælp til interne kontroller, skal du kontakte vores fagfolk i den Innovative CPA Group på 203-489-0612. Eller kontakt os online.
