5 måder at forbedre en proces

Paul Simon skrev en sang i 1975 kaldet “50 måder at forlade din elsker”, men når man beskæftiger sig med procesforbedring, er der virkelig kun “5 måder at forbedre en proces på.”Det handler om at reducere variation; uanset om det er variation i tid til at betjene en kunde på Bahama Bistro, variation i dimensionelle værdier af et produkt – mængden af kød placeret på en smørrebrød ordre, variation i kvaliteten af en service – server viden om menupunkterne eller variation i omkostninger forbundet med måltidet (herunder arbejdskraft og materialer) selv. Det handler om variation.

i sin bog, kvalitetsstyring for organisationer, der bruger Lean seks Sigma teknikker, Dr. Erick Jones definerer Lean seks Sigma som ” den ubarmhjertige forfølgelse af reduktion af procesvariation og gennembrudsforbedringer, der påvirker kundetilfredsheden og påvirker bundlinjen.”Jeg kan godt lide denne definition. Det indebærer en løbende rejse, ikke et enkelt projekt. Forbedring af processer bliver en personlig tankegang – ” er der måder at gøre dette bedre på?”Vil reduktion af variationen i denne proces give en fordel for kunden?

forbedring af processer bliver en personlig tankegang – “er der måder at gøre det bedre på?”

med så mange processer i en organisation, og hver med potentielle forbedringer, det første dilemma er, “hvor skal man starte?”Gør det nemt for dig selv. Vælg en proces, hvor du administrerer eller deltager, og spørg, “hvordan skal jeg forbedre dette?””Hvilken variation findes der i øjeblikket i min proces?”

“5 måder”

det er her “5 måder” kommer i spil. Efter min erfaring er måderne til at forbedre en eksisterende proces begrænset til disse 5 kategorier:

1. reducer ikke-værditilvækst trin
2. forbedre målesystemet
3. reducer almindelig Årsagsvariation
4. reducer Variation med særlig årsag
5. Flyt middelværdien for at forbedre Proceskapaciteten

det er det. Nøglen er at vide, hvilken type forbedring du bringer til indsatsen. Lad os afklare de “5 måder at forbedre din proces på.”

reducer ikke-værditilvækst trin

hver proces består af en række trin, der oprindeligt er angivet i SIPOC. Men en visning på højt niveau er ikke tilstrækkelig til virkelig at forstå processen.

det første krav er at opbygge forståelse for, hvordan en proces fungerer. Ikke hvordan det siges at arbejde eller dokumenteret at arbejde, men hvordan det rent faktisk virker. “Hvad gør folk i processen virkelig?”At gennemføre en Procesvandring eller bare bruge tid sammen med procesdeltagere for at dokumentere processen, så folk (især dem i processen) kan se det “store billede” generelt giver nogle let opnåelige resultater eller hurtige gevinster.

se efter flaskehalse i processen og søg måder at afbalancere arbejdsbyrden på. Identificer de ikke-værditilvæksttrin, og find ud af, om de kan fjernes. Er du i stand til at bringe de merværdi trin sammen på en måde, der gavner kunden? Hver proces har affald. Dit job er at identificere, reducere eller endda fjerne det.

overvej følgende proces. Du har til opgave at samle og sende 500 konvolutter til dine kunder. Du har 3 kolleger, der har meldt sig frivilligt til at hjælpe. Typisk organiserer folk sig i en samlebånd til denne aktivitet, svarende til det viste Svømmebane.

men hvis du undersøger denne proces, er der en række ikke-værditilvækst trin. Hver bevægelse til og fra hver stak er ikke-værditilvækst. Desuden tager foldning mest tid og danner derfor en flaskehals i processen.

det er relativt let at fjerne disse ikke-værditilvækststrin. Du skal blot have hver af de fire personer til at gøre alle trin i stedet for at aflevere det 3 gange. Dette eliminerer alle bevægelser og pick ups. Med flaskehalsen fordelt på alle 4 personer tager opgaven meget mindre tid.

forenkling af processen ved at lede efter affald i processen er et godt sted at starte enhver forbedringsindsats, fordi det let forstås af dem, der arbejder i processen og ikke kræver meget dataindsamling for at implementere forbedringer.

forbedre målesystemet

når du indsamler data, er variationen, du observerer, en kombination af variationen i processen og variationen i målesystemet.

hvert målesystem har variation, men ofte glemmer de, der forfølger procesforbedring, at evaluere, hvor meget af variationen der er et resultat af den måde, den måles på. Målevariation er knyttet til klarheden i de operationelle definitioner for hver foranstaltning.

ingen operationel definition er perfekt. Der er altid en vis” fortolkning”, uanset om det er, hvordan måleenheden læses, effektiviteten af skalaen på enheden eller endda hvad operatøren gør med dataene, når læsningen er foretaget. Overvej en opskrift, der kræver “en skefuld” sukker. Hvor meget er det – en teskefuld? En spiseskefuld? En spiseskefuld? Masser af plads til fortolkning der.

ved at undersøge, hvordan folk opfører sig, når de får en operationel definition, i dette tilfælde “en skefuld”, kan vi måle forskellen i deres fortolkninger. I mange tilfælde er variationen relativt lille, men overraskende er der mange gange, hvor den er stor. Medmindre du tjekker, vil du aldrig vide det.

i mange tilfælde er variationen relativt lille, men overraskende er der mange gange, hvor den er stor.

jeg har set mange virksomheder undlader at anerkende reduktion af målevariation som et “gyldigt” forbedringsprojekt. Men hvis reduktion af variation er et mål for Lean seks Sigma, så passer dette helt sikkert regningen. Jeg lover, at resultaterne er umagen værd.

reducer almindelig Årsagsvariation

det er et underliggende princip, at variation findes i alle processer. Deming gik ind for, at variation kunne opdeles i to klasser, almindelige og specielle årsager.

adskillelsen af disse to klasser er relateret til, hvor ofte hver type variation observeres i processen. Fælles årsag variation er til stede på en ” regelmæssig basis.”Det er en del af den eksisterende proces og traditionelt mærket ved hjælp af et Årsagsdiagram (aka Fiskebendiagram) arrangeret med kategorierne input (eller major bone) :

• arbejdskraft
• maskine
• metoder
• materialer
• måling
• miljø

for at reducere denne form for variation skal du stratificere dine data for at bestemme mængden af variation, der tilskrives hver faktor. Stratificeringsfaktorer inkluderer ting som placering af processen, tidligt eller sent skift, ugedag eller ordretype. Ideen er at se efter betydelige forskelle i procesudgangene, når disse faktorer er til stede.

vi bruger måltidsforberedelsesprocessen som et eksempel. Kontroldiagrammet ovenfor viser almindelig årsagsvariation, men når du er stratificeret efter måltidstype, finder du to forskellige fordelinger i dataene.

at kende denne forskel giver en bedre mulighed for at undersøge variationen i salattilberedningen separat fra smørrebrødspræparatet. Da smørrebrød tager meget længere tid, er det et godt sted at starte.

design af eksperimenter er en måde at indsamle disse oplysninger på, selvom det kræver, at du aktivt engagerer dig i at ændre processen i stedet for bare passivt at observere den.

men når du har disse oplysninger, kan du forfølge måder at reducere denne variation på. I mange tilfælde involverer dette at arbejde med leverandører, uanset om de er interne eller eksterne for din organisation, for at hjælpe dem med at reducere variationen i deres processer. Af de “5 måder” er det sværeste at reducere variation i almindelig årsag.

reducer Variation i særlig årsag

en proces, der kun indeholder variation i almindelig årsag, betragtes som stabil eller “i kontrol.”Dette betyder, at mængden af variation i processen er konsistent og forudsigelig.

i modsætning hertil får variation i speciel årsag processer til at ændre sig. Ændringen kan have en positiv indvirkning på processen, eller den kan være negativ. At anerkende ændringen giver en mulighed for at forstå, hvorfor den ændrede sig. Når grundårsagen er forstået, kan Oplysningerne bruges til gavn for kunden.

særlig årsag variation inkluderer:

• en specifik unik ændring – et enkelt punkt uden for kontrolgrænserne (aka outlier), såsom trafikulykker under en snestorm
• et skift i processen til et andet niveau af ydeevne, såsom et pludseligt skift i antallet af forsinkede måltidsleverancer på grund af en ny uuddannet kok, der føjes til personalet
• en tendens, en mere gradvis ændring i processen over tid, såsom en konstant stigning i en person, der vægt

eliminering af variation i særlig årsag resulterer i en mere konsistent proces såvel som en samlet reduktion i variation. Nøglen er at genkende, når der er sket en ændring. Overvågning af processen ved hjælp af en proces adfærd/kontrol diagram giver advarsler om disse ændringer. Dette gør det muligt for et team at analysere, hvorfor ændringen skete.

overvågning af processen ved hjælp af et Procesadfærd/kontroldiagram giver advarsler om disse ændringer.

Flyt middelværdien for at forbedre Proceskapaciteten

fokus på de første 4 måder er på variation, men vi lever i en verden, der kræver SPECIFIKATIONER. Da procesvariation kan være overdreven, etablerer organisationer specifikationsgrænser for at indsnævre den variation, som kunden oplever.

varer, der falder inden for specifikationerne, betragtes som “gode”, og varer, der falder uden for grænserne, omarbejdes eller skrottes. Processens evne defineres som evnen til at levere output, der er inden for specifikationerne.

selvom variationen er stor, hvis gennemsnittet ikke er centreret inden for de to SPECIFIKATIONER, vil mængden af omarbejdning være større, da flere værdier falder ud på den ene side versus den anden. I dette tilfælde er gennemsnittet på 54,75 i stedet for 55, hvilket resulterer i 28% omarbejdning. Selv uden at reducere variationen, vil flytning af gennemsnittet til 55,0 reducere mængden af omarbejdning til 18%.

at forstå, hvilken af de “5 måder” man skal bruge til, når man forbedrer en proces, hjælper med at fokusere en forbedringsindsats. Start din forbedringsindsats ved at vælge en af “5 måder” og bruge den til at foretage en indledende forbedring. Fejr din succes, sørg for, at forbedringen kan opretholdes, og se derefter enten efter en anden måde at forbedre denne proces på, eller vælg en anden proces at arbejde på. Det kan virkelig være så simpelt!

forbedringsindsatsen bør være i gang – et skridt ad gangen, en ubarmhjertig forfølgelse af variationsreduktion, der forbedrer kundetilfredsheden og/eller øger bundlinjen.

har du en favorit forbedringsmetode? Finder du dig selv ved at bruge en af de “5 måder” over andre? Fortæl os om det!