19 væsentlige udøvende assistent færdigheder til 2021

du opdagede vores liste over topledende assistentfærdigheder.

udøvende assistentfærdigheder er kvaliteter og evner, der hjælper assistenter på højt niveau med at trives i deres positioner. Eksempler på disse kompetencer omfatter multitasking evne, beslutningstagning færdigheder og tidsstyring. Udøvende assistenter kaldes også ofte EA ‘ s, udøvende sekretærer og personlige assistenter.

du kan lære disse færdigheder fra udøvende assistentbøger og vise taknemmelighed for dem på Virtual Administrative Professional ‘ s Day.

dette indlæg indeholder:

• udøvende assistent nøglestyrker
• udøvende assistentkompetencer
• tekniske færdigheder til udøvende sekretærer
• eksekutivsekretærkvalifikationer
• personlige assistentfærdigheder

her er alt hvad du behøver at vide.

liste over udøvende assistentfærdigheder

fra overtalelse til opmærksomhed på detaljer, her er en liste over færdigheder, som enhver udøvende assistent skal have.

organisatoriske færdigheder

organisatoriske færdigheder er en af de øverste ledende assistent nøglestyrker. Assistenter på højt niveau jonglerer med mange opgaver og store mængder information. Uden et ordnet system kan assistenter let falde bagud, gå glip af deadlines eller miste vigtige detaljer. Den organiserede assistent kan hurtigt finde svar og holder operationerne flydende. Disse personer er roligere, mere effektive og synes mere kompetente.

du kan forbedre dine organisatoriske færdigheder med projektledelsesprogram eller ved at læse bøger om Projektledelse.

Multitasking

sjældent har en udøvende assistent friheden til at bevæge sig i et afslappet tempo og fokusere på en mission ad gangen. Dygtige assistenter skal være multitaskere, klar til at dreje med et øjebliks varsel, når et presserende behov opstår. Derefter skal de genoptage den forrige opgave, når krisen slutter. Ofte sker dette skift mange gange i løbet af dagen. Problemer præsentere sig selv og kolleger har spørgsmål. Telefoner ringer, planerne ændres. Kyndige udøvende assistenter skal tage afbrydelser i skridt og lære at prioritere effektivt.

Tjek denne liste over fokusbøger for at udvikle denne færdighed.

tidsstyring

tidsstyring er en af de vigtigste ledelsesassistentkompetencer. Assistenternes opgaver har tendens til at være tidsfølsomme. At holde fokus og udføre opgaver til tiden er afgørende for jobsucces. For ikke at nævne, udøvende assistenter modtager stabile strømme af arbejde og kan let falde bagud, hvis de ikke holder øje med opgaverne.

gode tidsstyringsevner holder operationerne flydende og reducerer stressniveauer. Assistenter har brug for en god fornemmelse af, hvilke job der skal prioriteres, og hvor meget tid de skal bruge på hver bestræbelse. Når en opgave tager længere tid end forventet, ved gode assistenter, hvornår de skal nå ud til hjælp eller delegere jobbet til en holdkammerat.

også dygtige assistenter ved, hvordan man udskærer effektive arbejdsgange og sætter grænser. Hvis udøvende assistenter ikke cykler gennem ansvar inden for arbejdsdagen, så kan de finde sig i at arbejde sent eller overarbejde. For at undgå udbrændthed forbliver smart assistant fokuseret i arbejdstiden og trækker stikket ud i slutningen af dagen og reagerer kun på nødsituationer efter timer.

her er en liste over de bedste bøger om tidsstyring.

du kan styre din tidsplan med tid holder programmel.

kommunikationsevner

kommunikationsevner er afgørende for udøvende assistenter. For det første skal assistenter vide, hvordan man taler og skriver professionelt til ledere, forretningspartnere og klienter på højt niveau. Grammatik er afgørende,ligesom skrivekonventioner. For eksempel bør assistenter vide, hvordan man korrekt formaterer et formelt forretningsbrev, og bør tredoble stavekontrol, før de sender e-mails.

Tone er også vigtig. Kyndige assistenter ved, hvornår de skal slå en mere personlig og venlig tone, og hvilke situationer der kræver streng formalitet. Længde og medium bør også være passende. En forbipasserende omtale eller et notat kan være tilstrækkeligt til mindre nyheder, mens større meddelelser eller problemer fortjener en detaljeret e-mail eller formel rapport.

udøvende assistenter skal også være i stand til at give anvisninger. Topassistenter fører ofte tilsyn med andre administrative assistenter og koordinerer afdelinger på særlige projekter. Disse ansvarsområder kræver evnen til at give klare instruktioner og kommunikere respektfuldt med personalet.

du kan spille ordforrådsspil for at forbedre din kommunikation.

dataindtastning

dataindtastning er en af de mest ønskelige tekniske færdigheder for udøvende sekretærer. Registrering er en af assistenternes Nøglefunktioner. Eksekutivsekretærer tager og redigerer ofte mødereferater, vedligeholder databaser og administrerer arkiveringssystemer. Disse personer skal være i stand til at indtaste oplysninger med en høj grad af hastighed og nøjagtighed. De skal også vide, hvordan man hurtigt henter data.

grundlæggende teknologiske færdigheder er også nyttige. I en perfekt verden ville It-afdelingen besvare opkaldet, hver gang et regneark gik vildt. I virkeligheden tager problemer ofte tid til at diagnosticere og rette. Ekstraordinære assistenter er i stand til at finde brugbare løsninger i mellemtiden for at sikre, at vigtige data er tilgængelige.

People Skills

People skills er helt afgørende for udøvende assistenter. Hver dag interagerer assistenter med snesevis af mennesker, både inden for og uden for organisationen, digitalt, på telefonen og personligt. At udmærke sig i jobbet, udøvende assistenter skal udvikle relationer med mange af disse mennesker. Assistenter er ofte nødt til at bede om favoriserer, og at have en rapport gør en stor forskel. Folk er mere tilbøjelige til at give en hånd til behagelige individer. Ekstra point, hvis assistenten tidligere har hjulpet den potentielle hjælper eller husker personlige oplysninger som børns navne eller nylige ferier.

vigtigst er det, at Personlige assistenter skal udvikle positive relationer med deres ledere. De bedste udøvende assistenter er nacn endnu hård. De kan fortælle, hvornår de skal udfordre chefen, og hvornår de skal acceptere. De ved, hvornår de skal lette stemningen, og hvornår de skal forblive seriøse. De er venlige med chefen uden at krydse grænser. Ledere både kan lide og respektere disse personer.

også store udøvende assistenter opbygger relationer med ledelsens indre cirkel, herunder chefens familie og nærmeste kolleger.

du kan udvikle dine folk færdigheder ved at læse HR bøger.

overtalelse

udøvende assistenter skal være lige så dygtige til kunsten at aftalen som ledere. Måske skal de score udsolgte koncertbilletter til chefen eller forhandle en rabat på catering. Måske skal assistenten rekruttere et udvalg til at oprette en begivenhed eller Få kolleger om bord med en stor virksomhedsændring. Overtalelsesevner stille afvigere, vinde potentielle samarbejdspartnere, sikre særlige favoriserer, og hold operationerne kørende.

problemløsning

udøvende assistenter er ekspert problemløsere. Ledere ofte hverve hjælp fra assistenter til at tackle udfordringer, de ikke har tid eller båndbredde til at afhjælpe. Folk bringer konstant problemer til den udøvende opmærksomhed, og chefen har muligvis ikke tid til at håndtere enhver hik.

disse forhindringer spænder fra det verdslige, som at finde en ny leverandør til printerblæk, til det usædvanlige, som at spore en tablet tilbage på et fly under en forretningsrejse. Ofte står assistenter over for flere forhindringer eller stirrer mærkelige problemer ned. Uden for boksen er fantasifuld tænkning nødvendig for at løse disse problemer. Evnen til at foreslå alternative løsninger og tænke på dine fødder er kritisk for udøvende assistenter, der beskæftiger sig med daglige kurvekugler.

du kan gøre problemløsning spil og aktiviteter for at forbedre.

Composure

evnen til at forblive rolig i stressede situationer er en af de vigtigste eksekutivsekretærkvalifikationer. Ledere, der beskæftiger sig med organisatoriske kriser, opfordrer ofte assistenter til at hjælpe. Som resultat, udøvende assistenter befinder sig i at håndtere situationer med høj indsats.

selv verdslige jobsituationer kan dog blive stressende. For eksempel, måske savner chefen sin flyvning på grund af trafik, eller forsinkelser med at foretage en middagsreservation indtil sidste øjeblik. Måske kræver en forstyrret kollega at se chefen og udlufter frustrationer til assistenten. Måske er dagens dagsorden simpelthen syltet, og assistenten bekymrer sig om at afslutte alt. Eller måske har chefen en dårlig dag og er stikkende.

uanset hvor stressende situationen er, går gode udøvende assistenter ikke i panik. De forbliver rolige, finder ud af en løsning og lader ingen se dem svede.

beslutningstagning

udøvende assistenter træffer snesevis af beslutninger hver dag. Selvom ledere undertiden giver assistenter opgaver eller opgaver, er der ofte lidt tilsyn og retning. Rollen har tendens til at være uafhængig og selvstyret. Udøvende assistenter ved, hvad de skal gøre, og skal beslutte, hvordan de bedst kan udføre opgaver.

nogle gange er Personlige assistenter nødt til at tage tidsfølsomme beslutninger, når ledere ikke er i nærheden. De bedste assistenter forstår grænserne for deres kræfter og ved, hvornår de skal ringe og underskrive en beslutning selv, og hvornår de skal spore chefen.

du kan forbedre dine beslutningskompetencer ved at læse projektledelsesbøger.

teknisk kyndig

nogle ledere køber de nyeste enheder, mens andre rocker palm-piloter fra 90 ‘ erne. nogle ledere er vært for møder i virtual reality, mens andre hakker, når de skriver på deres tastaturer. Uanset hvad skal assistenter holde sig ajour med teknologien. Faktisk, hvis chefer er teknologisk bagud, er det endnu vigtigere for en assistent at være teknisk kyndig. Når chefen har brug for at hente en adgangskode til en konto, der er knyttet til et telefonnummer, han ikke har haft i tre år, vil hans assistent være den, der er i telefonen med teknisk support.

som minimum skal Personlige assistenter have grundlæggende færdigheder i Google Suite eller Microsoft Office Suite. Assistenter skal skrive op til 70 ord i minuttet, være i stand til at lære nye programmer hurtigt, og være fortrolig med e-mail og internet forskning. Det er også klogt at blive fortrolig med chefens telefon og laptop OS, da assistenten muligvis skal foretage fejlfinding på et tidspunkt.

fasthed

fasthed og grus er vigtige egenskaber for udøvende assistenter at besidde. Ledere er meget specielle, og nogle er ligefrem stikkende. Selv med en stor chef vil assistenter regelmæssigt håndtere vanskelige mennesker og udfordrende situationer. Resiliency er nøglen til varig i stillingen. Udøvende assistenter skal hoppe tilbage fra fejl og dårlige dage. Det kan være svært at opbygge en tyk hud og tolerance, men forvitring skuffelse og modgang er et must i denne rolle.

diskretion

udøvende assistenter beskæftiger sig med fortrolige oplysninger og sarte situationer, og diskretion er et must. Assistenter skal handle med takt og opretholde fortrolighed. De bør ikke lække oplysninger til andre afdelinger, forsætligt eller på anden måde. Sladder er ude af spørgsmålet. Mødesamtaler bør ikke blive til break room-samtaler. Assistenter skal også være opmærksomme på, hvor de efterlader følsomme dokumenter eller træder væk fra deres computerskærme uden først at lukke vinduer.

Personlige assistenter har tendens til at være fortrolige med detaljer om chefens hjemmeliv. Assistenten kan være tættere på chefens familie end andre medarbejdere, og skal forstå, at dette er et privilegium. Assistenter skal måle og respektere deres leders grænser uden for arbejdet.

for eksempel, hvis der er en medicinsk nødsituation med chefens børn, der nødvendiggør annullering af et møde, skal assistenten bestemme, hvor meget information der skal videregives. En simpel ” måtte forlade tidligt “kan være tilstrækkelig eller” medicinsk nødsituation”, hvis gæsten er vigtig. At sige “lille Billys appendiks burst” er sandsynligvis upassende. En god assistent beskytter chefens privatliv, selvom kolleger lirker.

Begivenhedskoordinering

Begivenhedskoordinering er en værdifuld færdighed at have som udøvende assistent. Ikke hver assistents jobbeskrivelse inkluderer planlægningsfester og begivenheder, men der er stadig situationer, hvor disse færdigheder er nyttige. For eksempel skal assistenten måske bestille catering til et bestyrelsesmøde. Eller måske er assistenten nødt til at skifte rækkefølgen af tidsplanen ved en virksomheds tilbagetog, fordi hovedtaleren ikke er ankommet endnu.

at være i stand til at undersøge leverandører, foretage opkald, forhandle priser, rekruttere hjælpere, skrive et program, dekorere og tage sig af små detaljer er praktisk, når du er højre hånd for en leder, der muligvis har brug for at kaste en begivenhed.

planlægningsprocessen kan være mere problemfri, hvis du bruger hændelsesstyringsprogrammer.

lederskab

ikke alene er Personlige assistenter den udøvende højre hånd, de er også ledere i deres egen ret. Udøvende assistenter fører ofte tilsyn med de administrative assistenter eller leder særlige projekter. De selv styrer og etablerer også deres egne mål og arbejdsgange. Lederevner hjælpe udøvende assistenter har ejerskab over deres roller. Evnen til at tage initiativ, give instruktioner og være ansvarlig for resultater tjener assistenter godt.

du kan lære om lederskab fra ledelsesbøger.

opmærksomhed på detaljer

opmærksomhed på detaljer er en af de mest kritiske personlige assistentfærdigheder. Ledere og deres indre kredse har høje forventninger. Mens en skrivefejl måske ikke er en big deal i lavere positioner, kan fejl have sammensatte konsekvenser på højere niveauer. For eksempel kan stavefejl et navn ikke virke som en big deal. Imidlertid, stavefejl i en potentiel klients navn eller et bestyrelsesmedlems navn kan formidle respektløshed og sure forholdet. Forkert placering af et vigtigt stykke post kan føre til en retssag. Selvom det værste tilfælde ikke forekommer, ser Fejl uprofessionelt ud.

ledere har travlt og har ofte travlt. Udøvende assistenter er den sidste forsvarslinje mod fejl. Det er op til assistenter på højt niveau at dobbelttjekke alle detaljer, tredobbelt kontrollere hvert dokument og sikre total nøjagtighed.

tilpasningsevne

forandring er konstant, især i dagens forretningslandskab. Udøvende assistentopgaver ændrer sig ofte dag til dag i de mest stabile tider. Nogle gange er assistenter nødt til at ændre kurs midt i opgaven. Store assistenter er bøjelige, tilgængelige og villige til at prøve nye tilgange af hensyn til eksperimentering.

som de første teammedlemmer, der hører om større beslutninger, er udøvende assistenter ofte i frontlinjen for organisatoriske ændringer. Ved at indtage en positiv holdning kan assistenter føre anklagen og overbevise kolleger om at tilpasse sig disse ændringer. De kan også formidle bekymringer og følelser til den udøvende.

frem for alt tager store udøvende assistenter forandring i skridt og bliver sjældent kastet af shakeups til deres rutiner. Faktisk byder de bedste assistenter velkommen og omfavner forandring og glæder sig over evnen til at tage udfordringen op.

du kan udvikle tilpasningsevne færdigheder ved at spille improv spil.

forventning

gode udøvende assistenter reagerer på chefens anmodninger. Store udøvende assistenter foregribe disse anmodninger, og allerede har løsninger klar. For eksempel, at have en kontaktliste til mødedeltagere og kontakte sene ankomster. Eller have et par frokost leveringsmuligheder handy på en dag den udøvende har ryg til ryg møder. Forventning er et uudtalt krav til jobbet. Rollen handler om at levere en leders behov, og en del af jobbet er at identificere og forudsige disse behov.

ydmyghed

ydmyghed er et af de vigtigste træk for udøvende assistenter. Udøvende assistenter har en bag kulisserne rolle. Assistentens mission er at hjælpe deres chef med at få succes og se Kompetent ud. Anerkendelse er rart, men assistenter bør ikke forvente overdreven tak. Disse teammedlemmer bør heller ikke påpege, hvor hjælpeløs deres chef er uden dem. De bedste udøvende assistenter kører forestillingen uden at træde ind i rampelyset. De er som scenehænder, løber rundt bag scenen for at gøre det muligt for stjernen at skinne på midten af scenen.

assistenter på højt niveau skal være kompetente, men alligevel ikke cocky. Parring af høj ydeevne med ydmyghed er ingen nem opgave, men det er absolut nødvendigt. Store udøvende assistenter har tillid til deres evner, men opretholder en luft af beskedenhed. De er vigtige, men ikke selvvigtige. Denne evne til ydmyghed tjener dem godt i rollen og hjælper dem med at komme bedre sammen med chefer og kolleger.

konklusion

udøvende assistenter har sjældent kedelige job. Opgaverne strækker sig langt ud over at besvare telefoner eller organisere filer. Faktisk imødekommer assistenter en bred vifte af behov og håndterer mange forskellige omstændigheder, mange af dem uden for rammerne af normale jobbeskrivelser.

de bedste Personlige assistenter er jacks-of-all-trades, men der er et kernesæt af færdigheder, der hjælper enkeltpersoner med at udmærke sig i rollen. Hvis du besidder attributterne i denne artikel, kan du have en fremtid som udøvende assistent. Hvis ikke, frygt aldrig, kan du øve og mestre de kompetencer, der er nødvendige for at blive din organisations hemmelige våben.

næste, tjek vores liste over udøvende assistentværktøjer, denne guide til udøvende teambuilding og denne med online samarbejdsværktøjer.

ofte stillede spørgsmål: udøvende assistentfærdigheder

her er svar på almindelige spørgsmål om udøvende assistentfærdigheder.

Hvad gør en udøvende assistent?

en administrerende assistent yder administrativ støtte til højtstående ledere som virksomhedspræsidenter, administrerende direktører og medlemmer af C-suite. Disse assistenter koordinerer møder, arrangerer aftaler, administrerer chefens tidsplan, besvarer telefoner, foretager rejsearrangementer, forbereder og arkiverer vigtige dokumenter og udfører andre vigtige opgaver efter behov. Ansvar og omfanget af jobbet kan variere afhængigt af virksomhed og leder. Udøvende assistenter fører ofte tilsyn med de andre administrative assistenter og står i spidsen for specielle projekter i organisationen.

hvad er udøvende assistent færdigheder?

udøvende assistentfærdigheder er kompetencer, der gør det muligt for Personlige assistenter at udføre på høje niveauer. Eksempler på ideelle personlige assistentfærdigheder inkluderer vedholdenhed, skøn og problemløsning.

Hvad er de tre bedste færdigheder hos en udøvende assistent?

de tre øverste færdigheder hos en udøvende assistent er tilpasningsevne, menneskers færdigheder og organisation.

hvordan udvikler du udøvende assistent færdigheder?

den mest sikre måde at udvikle udøvende assistentfærdigheder på er at tjene som personlig assistent. De fleste EA ‘ er lærer og perfektionerer deres håndværk på jobbet. Men hvis du vil forbedre dine personlige assistentfærdigheder, så du til sidst kan lande en højere position, kan du læse bøger, tage onlinekurser eller se vejledningsvideoer og øve samtaler. Du kan også tage online skrive tests, og praksis med office-programmer.

P. S: tryk på “CTRL + D” eller “Command + D” for at bogmærke denne side for opdateringer.

del denne artikel: