jako vlastník nebo manažer firmy je růst vašeho podnikání a sečteno a podtrženo prvořadý. Vnitřní kontroly hrají v tomto růstu důležitou roli.
jako vlastník firmy nebo manažer je růst vašeho podnikání a sečteno a podtrženo prvořadý. Vnitřní kontroly hrají v tomto růstu důležitou roli. Stanovují hranice pro role a povinnosti vašich zaměstnanců a poskytují užitečné kontroly a rovnováhy. A vytvářejí příležitosti k předcházení problémům nebo k identifikaci malých problémů, než se změní na velké. Níže je několik způsobů, jak můžete začít implementovat vlastní vnitřní kontroly.
segregace povinností v cyklu peněžních příjmů
jedním ze základů vnitřní kontroly je „segregace povinností“ – nechcete, aby stejná osoba vykonávala příliš mnoho povinností v daném transakčním cyklu. Přemýšlejte o „oblouku“ – autorizace, vedení záznamů,úschova. Stejná osoba by neměla dělat více než jednu z nich. Například, osoba, která otevírá veškerou poštu obsahující šeky a hotovost, je zaznamenává na denní shrnutí hotovosti a dává to jiné osobě, aby provedla vklad. A pak by v ideálním případě každý měsíc prováděl bankovní usmíření jiný člověk než ti dva.
přístup a zabezpečení systémů
Udržujte své různé informační systémy (účetnictví, bankovnictví, zadávání veřejných zakázek, mzdy atd.)na „potřebném základě“. Je nesmírně důležité, aby vaši zaměstnanci měli požadovanou úroveň přístupu potřebnou k plnění svých každodenních povinností…a nic víc. V souladu s mantrou segregace povinností shora, měli byste zvážit, zda existují okolnosti, kdy má jednotlivec úrovně přístupu, které by mu umožnily vytvořit dodavatele v systému a poté zpracovat platbu tomuto dodavateli.
ochrana majetku
fyzické zabezpečení majetku společnosti je velmi důležité. Možná podnik funguje těžce v hotovosti. Po obdržení musí být hotovost a šeky včas zajištěny pro finanční blahobyt společnosti a pro bezpečnost vašich zaměstnanců. Udržujte drobný peněžní fond na minimu a udržujte jej pod zámkem. Možná existují příležitosti pro cenný inventář, aby „vyšel ze skladu“, nebo pro nástroje a stroje, aby „odešel z pracoviště“. Udělejte krok zpět a posoudit, kde trhliny leží, pokud jde o přístup k cenným aktivům.
schvalovací proces
každá společnost by měla mít nějakou formu schvalovacího procesu. Vezměte například faktury od dodavatelů, které jsou zasílány přímo na vaše oddělení závazků. Pokud jste vlastníkem společnosti, neměli byste raději, kdyby manažer nebo vedoucí oddělení fyzicky zkontrolovali vhodnost faktury a zda dodavatel nebo prodejce plnil své povinnosti, a že k tomuto přezkumu a schválení došlo před odesláním na závazky?
proces kontroly
má vaše společnost robustní proces kontroly? Přezkoumává vrcholový management a vlastníci měsíční nebo čtvrtletní účetní závěrku, nejlépe členěnou? Mohlo by to být cvičení otevírající oči. Měsíční nebo čtvrtletní přehled operací společnosti poskytne vrcholovému vedení a vlastníkům vhled do finanční výkonnosti v reálném čase, kde si mohou všimnout neočekávané činnosti nebo jiných anomálií. Mohlo by být užitečné srovnávat tyto finanční informace s rozpočty, prognózami a historickými údaji.
kontaktujte nás se svými dotazy
Máte-li dotazy nebo potřebujete pomoc s interními kontrolami, kontaktujte naše odborníky v inovativní skupině CPA na čísle 203-489-0612. Nebo nás kontaktujte online.
