jak jako organizátor akce stavíte perfektní agendu? Přečtěte si tyto tipy, jak vytvořit program konference, který odpovídá vašim cílům události a zároveň udržuje účastníky v záběru.
kde se koná další zasedání? Kdo vede tento workshop? Která sezení mi nejvíce pomohou? To je jen hrstka otázek, které během akce procházejí myslí účastníka. Klíčem k vytvoření příjemného zážitku z akce bez ohromujících účastníků je organizovat obsah události intuitivním a stravitelným způsobem. Z tohoto důvodu je nezbytné vytvořit kvalitní program konference.
program konference je páteří obsahu akce. Ujistěte se, že všechny informace o události jsou zjistitelné, spotřební, a relevantní je to, co dělá agendu událostí odlišnou od ostatních. Mějte na paměti, že silný program konference je pro organizátory stejně důležitý jako pro účastníky. Agenda poskytuje organizátorům způsob, jak přesně měřit zapojení událostí, hledat zpětnou vazbu účastníků, a nabídnout sponzorské příležitosti.
následující tipy mají pomoci při vytváření programu konference od začátku do konce. Tyto osvědčené postupy lze použít v různých případech použití k zajištění kvalitního programu událostí.
1) provádějte průzkumy před akcí
než se ponoříte do struktury programu, musí organizátoři vědět, jaký typ obsahu se účastníci chtějí naučit. Jakmile bude zastřešující téma dokončeno, musí být téma rozděleno na kousky stravitelného obsahu. Dobrým způsobem, jak odhadnout Typ relací, které budou nejoblíbenější, je přímo požádat o názory účastníků. To lze provést zahrnutím otázek průzkumu do registračního formuláře události, jako například:
- co doufáte, že si z této konference odnesete?
- jaké typy relací budou pro vás nejcennější?
- jak doufáte, že zvýšíte své znalosti týkající se tohoto tématu?
otázky, jako jsou tyto, pomohou při tvorbě obsahu události a také při znalosti typů reproduktorů,které budou účastníkům nejužitečnější. Tyto otázky lze také položit prostřednictvím e-mailových marketingových kampaní před akcí nebo prostřednictvím aplikace události. Dotazování obecně je vždy dobrý způsob, jak porozumět perspektivě účastníka, který pomáhá informovat o velkých rozhodnutích.
2) Synchronizujte program s aplikací události
jakmile bude obsah v programu konference vytvořen, je dalším důležitým krokem zjistit, jak tyto informace zpřístupnit účastníkům. Před digitálním věkem byly agendy většinou distribuovány v papírové podobě. Nyní se vzestupem aplikace události, organizátoři jsou schopni nahrát všechny relace událostí a obsah do aplikace, aby měli účastníci přístup před, během, a po akci.
hostování programu konference v aplikaci pro události umožňuje hladší zážitek, protože aplikace bude zahrnovat i další aspekty události, které souvisejí s programem, jako je vytváření sítí s ostatními účastníky, prohlížení seznamu řečníků a přístup k seznamu sponzorů. Čím hladší je synchronizace mezi vaší aplikací a agendou, tím lepší bude celkový zážitek z akce.
3) Uspořádejte relace podle skladeb
společnou výzvou, která vzniká při pokusu o uspořádání obsahu události, je vymyslet způsob, jak snadno vyhledávat všechny informace. Pokud má vaše událost více než sto relací, navigace v celém rozvrhu může být ohromující.
Chcete-li tomu zabránit, uspořádejte relace podle stop. Skladba je zastřešující téma, pod kterým lze nalézt více relací. Pokud například pořádáte konferenci o sociálních médiích, jedna stopa, kterou budete chtít, je video marketing. Tato skladba bude zahrnovat všechny relace zaměřené na video a účastníci by podle toho mohli vyhledávat. Díky tomu je mnohem intuitivnější zážitek z agendy.
zdroj: Svět marketingu sociálních médií 2018
4) Vytvořte více zobrazení agendy
stejně jako se lidé liší ve způsobech, jak se učí nové informace, lidé se také liší v tom, jak dávají přednost zobrazení informací. Agenda by měla mít z tohoto důvodu Více možností prohlížení, zejména pokud existuje mnoho různých relací. Příklady, jak uspořádat možnosti prohlížení agendy, jsou podle čísla místnosti, reproduktoru, času a stopy. Typy zobrazení, které vyberete, by se měly sladit s celkovou strukturou konference i místem konání.
5) dejte účastníkům možnost přidat relace přímo do kalendáře
v některých případech budou účastníci preferovat, aby byl program konference přímo vložen do svých osobních kalendářů. To umožňuje účastníkům vidět každou relaci v kontextu jejich vlastních plánů, díky čemuž je zážitek z akce osobně relevantnější. Bezproblémový účastník je vždy klíčovým faktorem úspěchu události a schopnost rychle přidat relace do osobního kalendáře přispívá k intuitivnímu zážitku.
6) usnadnit účastníka zapojení do programu
program konference poskytuje účastníkovi minimální hodnotu, pokud jednoduše slouží jako digitální verze denního rozvrhu. Aby se maximalizovala jeho hodnota, měla by být agenda co nejinteraktivnější. Ujistěte se, že každá relace může být líbil a hodnocené, který umožňuje organizátor shromažďovat cenné informace čerpat žalovatelné postřehy. Vytvoření interaktivní agendy událostí umožňuje účastníkům více se zapojit do celé konference a zároveň nabídnout důležitá data, která pak organizátoři mohou použít k informování o budoucích rozhodnutích.
příklad hodnocení relace v rámci programu akce
7) umožnit účastníkům, aby se hlasování v rámci programu
zůstat v souladu s předchozím bodem, specifický způsob, jak podpořit zapojení je tím, že slouží živé ankety v rámci programu. To vám pomůže jako organizátor zachytit cennou zpětnou vazbu v reálném čase a umožní vám ji sdílet přímo s reproduktory. Ankety v rámci programu mohou pomoci zlepšit nejen budoucí události, ale událost, která se právě koná. Analýza relací v reálném čase je důležitým způsobem, jak zkontrolovat puls vaší události, a v případě potřeby vám pomůže provést určité změny plánu.
8) Nabídka expozice sponzorům
organizátoři akce vždy přemýšlejí o kreativních způsobech, jak poskytnout hodnotu svým sponzorům. Protože agenda akce je neustále sledována a zapojena do celé konference, slouží jako ideální nemovitost pro sponzory, aby předvedli své značky a nabídky. Řešení, jako jsou sponzorované relace a sponzorované ankety, jsou skvělými způsoby, jak se společnosti mohou dostat přímo před účastníky. Mít agendu, která je schopna zajistit řádnou expozici jménem vašich partnerů, je klíčovým pákovým bodem při zajišťování sponzorství událostí.
sponzorované relace v aplikaci Bizzabo event
máte zájem dozvědět se více o sponzorování událostí? Klikněte pod příručku pro sponzorování událostí:
9) Zajistěte, aby agenda byla přátelská k sociálním médiím
Chcete-li zvýšit zájem o událost, proveďte agendu sdílenou na sociálních médiích před datem události. Kromě vašich dalších marketingových strategií, zpřístupnění agendy a sdílení na sociálních médiích umožní obsahu události mluvit sám za sebe a případně přesvědčit více lidí, aby se zaregistrovali na akci. Ve většině případů agenda nemusí být tajemstvím. Čím je program šetrnější k sociálním médiím, tím je pravděpodobnější, že bude sloužit jako další marketingové zajištění vaší akce.
10) Zachyťte analýzu agendy, kterou můžete sdílet s příslušnými zúčastněnými stranami
při poskytování příležitostí účastníkům, aby se zapojili do agendy, je důležité, že tyto akce znamenají velmi málo, pokud je nelze měřit. Nezapomeňte vytvořit program konference, ve kterém bude možné po akci zachytit a zkontrolovat veškeré zapojení. Například analytický panel Bizzabo poskytne přesný přehled o výkonu agendy událostí.
tyto metriky budou zajímavé pro klíčové zúčastněné strany, jako jsou sponzoři a vedoucí vedení, protože statistiky, jako jsou tyto, osvětlují celkovou návratnost investic. Schopnost prokázat návratnost investic do událostí je nezbytná k přilákání více sponzorů pro budoucí události a k přesvědčení manažerů s rozhodovací pravomocí, aby i nadále investovali do živých akcí.
11) Udržujte estetiku na značce
program konference není pouze prostředkem přenosu informací; je to rozšíření značky události. Když si účastníci prohlédnou agendu, měli by být schopni ji okamžitě spojit s vaší konkrétní konferencí. Mít přizpůsobitelný editor, který nabízí širokou škálu písem, barev a dalších detailů návrhu, bude nutné vytvořit agendu, která je co nejvíce na značce. Zacházení s agendou konference jako s rozšířením vaší značky událostí dále posílí jedinečnost vaší akce díky konzistentní estetice ve všech dotykových bodech směřujících k účastníkovi.
12) Sestavte agendu v rámci platformy all-in-one
mnoho tipů uvedených v tomto seznamu, jako je analýza agendy a synchronizace s aplikací událostí, vyžaduje, aby byl program builder umístěn v softwaru pro správu událostí vše v jednom. Většina platforem událostí bude mít nativní tvůrce agendy, ale je důležité si plně uvědomit jeho schopnosti a zjistit, zda tyto funkce odpovídají vašim cílům pro program konference.
pokud je například prioritou analýza po událostech, ujistěte se, že je možné měřit zapojení z backendu. Stand-alone agenda builders nemohl poskytnout tolik hodnoty jako ty, které sídlí v rámci all-in-one platformy, takže dělá svou due diligence při zkoumání software událostí je zásadní pro zajištění silného programu konference.
pro více informací o nákupu správného softwaru pro správu událostí klikněte níže a získejte přístup k příručce kupujícího softwaru pro události.
zabalení
úspěšný zážitek z události na místě závisí na tom, jak jsou účastníci schopni vyhledávat, navigovat a konzumovat obsah události. To je důvod, proč věnovat více času a úsilí vytváření agendy, která přesně odráží značku události, obsah, a vize se vyplatí nejen během akce, ale i po jejím skončení. Využijte tyto tipy k vytvoření dokonalého programu pro Vaši akci!
