Hur man skapar en Visitkortssignatur i Outlook 2010

kontaktinformation, för det mesta, hanteras automatiskt av de allra flesta e-postklienter. Outlook 2010, Gmail, Hotmail, Windows Live Mail och resten tenderar att automatiskt fylla i kontaktinformation baserat på avsändarens information. I de flesta fall gör dessa klienter ett bra jobb—men om du vill ha lite mer kontroll över hur din kontaktinformation visas i mottagarnas adressböcker är det bästa att skapa en visitkortssignatur med Outlook 2010.

med en Outlook visitkort signatur (aka en vCard eller .vcf-fil) levereras din kontaktinformation tillsammans med din e-post i ett snyggt paket som fyller adressbokskontakter mer exakt och mer fullständigt. Dessutom ger de ett professionellt utseende och känsla för dina företags e-postmeddelanden och vinner dina poäng med alla Outlook-junkies som du kommer att motsvara. I denna groovy How-to visar jag dig hur du skapar professionella visitkortsignaturer i Outlook 2010 på bara några minuter.

skapa en kontakt för dig själv

visitkort i Outlook 2010 börjar som kontakter. Så ditt första steg är att skapa en kontakt för dig själv om du inte redan har gjort det.

Steg 1

starta Outlook och klicka på Kontakter > ny kontakt

steg 2

fyll i dina kontaktuppgifter. När du gör det kommer du att märka att informationen automatiskt mappas på ditt visitkort på höger sida.

oroa dig inte för mycket om vad som ingår och hur det ser ut nu—vi kommer att ändra detta senare. Lägg bara till allt som du kanske vill inkludera i ditt visitkort.

redigera kontaktinformationen på ditt Outlook 2010-visitkort

vid denna tidpunkt har du ett fullt fungerande visitkort, om än ett generiskt. Du kan anpassa den ytterligare genom att redigera informationen som visas på kortet och lägga till formatering och logotyper.

Steg 1

när din kontakt fortfarande är öppen klickar du på visitkort i Kontaktbandet. Du kan också högerklicka på ditt visitkort och välja Redigera visitkort.

steg 2

detta öppnar fönstret Redigera visitkort. Här kan du ändra kortdesignen, lägga till / ta bort och ombeställa fälten och formatera varje rad på ditt visitkort. Längst upp till vänster finns en förhandsgranskning av ditt Outlook 2010-visitkort som det kommer att visas i din signatur.

steg 3

börja med att välja de fält du vill inkludera i ditt visitkort. Du kan ombeställa ett fält genom att markera fältet längst ned till vänster och klicka på upp-eller nedpilarna. På samma sätt kan du ta bort ett fält genom att markera det och klicka på Ta bort.

jag har bestämt mig för att ta bort min hemtelefon och företagsadress. OBS: Detta tar inte bort den underliggande informationen från din kontakt; det helt enkelt utesluter det från ditt visitkort så att mottagarna inte kommer att se det.

klicka på Lägg till för att lägga till ett fält. Om fältet du lägger till har fyllts i i din kontaktinformation fylls det automatiskt i. Om inte, kan du fylla i relevanta detaljer när du har lagt till dem.

anpassa formatet och utformningen av ditt Outlook 2010-visitkort

när du är nöjd med informationen som visas på ditt visitkort kan du ändra utseendet och känslan för varje fält, liksom den övergripande utformningen av ditt visitkort.

Steg 1

välj ett fält för att redigera det. I panelen Redigera till höger kan du ändra fältets värde (oavsett vad som finns i din kontaktinformation), ändra textstil, textfärg och textjustering och lägga till en etikett (valfritt).

etiketten visas till vänster eller höger om fältet. Om du vill ta bort en befintlig etikett avmarkerar du fältet Etikett eller väljer Ingen etikett i rullgardinsmenyn.

Tips: Du kan också välja fält genom att klicka på dem i förhandsgranskningen.

steg 2

välj en logotyp eller bakgrund för ditt visitkort genom att klicka på Ändra… bredvid bilden i Kortdesignpanelen. Bläddra till bilden du vill använda.

placera din bild med hjälp av rullgardinsmenyn Layout och rullgardinsmenyerna Bildjustering. Om du väljer en annan Layout än en bakgrundsbild kan du ändra bildens storlek genom att ändra procentandelen i bildområdet.

du kan också lägga till en bakgrundsfärg för hela visitkortet genom att klicka på färghinken bredvid Bakgrund.

steg 3

klicka på OK när du är nöjd och klicka sedan på Spara & Stäng.

bifoga visitkort som signaturer i Outlook 2010

du kan infoga ett visitkort i ett nytt meddelande Genom att klicka på fliken Infoga och välja ett visitkort. Första gången du sätter in ditt visitkort måste du välja det från dialogrutan andra visitkort, men efteråt visas det i rullgardinsmenyn.

du kan hoppa över det här steget genom att inkludera ditt visitkort i din signatur. Så här gör du:

Steg 1

i fönstret Nytt meddelande klickar du på Infoga > signaturer och klickar på signaturer.

steg 2

i fönstret signaturer och brevpapper klickar du på Ny. Skriv ett namn för signaturen och klicka på OK.

steg 3

Välj din nyskapade signatur och klicka på visitkort.

Välj det visitkort du vill inkludera och klicka på OK. Om du vill kan du ändra storlek på visitkortet för signaturen genom att välja en procentsats i rullgardinsmenyn storlek.

steg 4

tilldela signaturen som standardsignatur till ett e-postkonto med hjälp av rullgardinsmenyn längst upp till höger.

jag rekommenderar det som standard för nya meddelanden, men inte svar/vidarebefordran, eftersom personer som du svarar eller vidarebefordrar till redan har ditt visitkort.

klicka på OK när du är klar.

Steg 5

klicka på nytt meddelande, och ditt visitkort kommer redan att infogas som en signatur och bifogas som en .vcf-fil.

spara kontaktinformation från ett visitkort

när mottagarna får ett visitkort kommer deras e-postklient att hantera det i enlighet därmed. Outlook-användare kan klicka på bilagan för att förhandsgranska hur kontaktinformationen kommer att se ut i adressboken. Sedan kan de högerklicka på ditt visitkort och välja att lägga till i Outlook-kontakter för att spara kontaktinformationen i adressböckerna.

importera vCards (.VCF-filer) i Gmail är lite clunkier. Du måste ladda ner den bifogade .vcf till din hårddisk och sedan importera den. Gör det genom att klicka på Kontakter och sedan på Importera och klicka på Välj fil för att bläddra till den sparade .vcf-fil.

som om sveper upp för Outlook 2010 visitkort signaturer. Kolla in några av dessa groovy e-post visitkort mallar från Microsoft. Spara dem på hårddisken och dubbelklicka sedan på dem för att öppna dem i Outlook. Ändra kontaktinformationen och spara den som ett nytt visitkort, och du är bra att gå.