En komplett Guide till att planera en lyckad konferens eller konferens

konferensplanering kan vara en spännande strävan som du ser fram emot att utforma ett meningsfullt evenemang för alla som deltar. Det finns vanligtvis många uppgifter att jonglera, med noggrann planering som hjälper till att göra hela processen mer sömlös och därför roligare för alla som är involverade i planeringen.

Välj det bästa konferenscentret för din typ av evenemang

det finns ett brett utbud av konferenser och konventioner, allt från de som är riktade till ett specifikt företag eller bransch till de som är öppna för en bredare publik. Det finns konventioner som hålls privat såväl som öppna för allmänheten, i ett spektrum av storlekar—även om dessa typer av evenemang i allmänhet är större än ett typiskt företagsmöte.

oavsett vad som är specifikt för din konferens eller kongress, är det viktigaste att skapa ett evenemang som uppfyller eller överträffar dina mål för företagsevenemanget och uppfyller konferensdeltagarna.

Conference Planning Checklist

planering för denna typ av evenemang börjar ofta minst ett år i förväg med följande objekt som vanligtvis finns nära början av processen:

• övergripande syfte: är detta till exempel en utbildningskonvention för människor i din bransch? Hoppas du att använda denna händelse för att skapa publicitet för ditt företag? Är målet att generera intäkter eller att bryta jämnt? Vad mer bör klargöras om konferensens syfte från början? Under hela planeringsprocessen, när du fattar beslut, håll detta syfte framför sinnet.
• Budget: hur mycket pengar har du att investera i konferensen up-front? Kommer du att söka sponsorer? Vilken procentandel av utgifterna hoppas du täcka genom avgifter som betalas av deltagarna? Hur mycket kan du behöva justera planerna om biljettförsäljningen är lägre än förväntat? Hur mycket wiggle room finns det i din budget? Hur mycket kan du avsätta för oväntade utgifter?
• övergripande struktur: kommer du till exempel att ha en händelse som är full av branschspecifika högtalare? Kommer det att finnas breakout diskussionsgrupper som hålls i separata konferensrum? Kommer deltagarna att få certifieringar eller fortbildningskrediter efter att ha deltagit i ditt evenemang?
• evenemangsdatum och tider: kommer detta att vara en dagskonferens? En som varar hela helgen, eller kanske till och med en hel vecka? Finns det specifika datum då detta måste ske? Om inte, vad är några föredragna datum? Kommer detta att vara en 9-till-5 händelse eller är kvällar inblandade? Behöver du hjälpa deltagarna att boka hotellrum i området?
• konferenscenter: för en händelse av betydande storlek, som många konferenser och konventioner är, kanske det inte är lätt att hitta en plats som uppfyller alla dina behov. Hur många tror du kommer att vara närvarande? Har du en specifik plats redan i åtanke? Hur många konferensrum behövs? Är de datum du behöver tillgängliga? Vad behöver du göra för att säkra den platsen?

en annan viktig del av konferensplanering är maten dina deltagare kommer att äta. Vilka måltider kommer du att ge, om någon? Frukost, lunch och middag? Kommer måltider serveras eller är buffet stil dina önskemål? Buffets kan flytta måltiden tillsammans snabbare och ge människor en chans att få upp och sträcka, medan sit-down måltider ger människor en möjlighet att koppla av och chatta med bords kompisar.

kanske under din konferens eller expo skulle det vara mer meningsfullt att ta in matleverantörer för dina deltagare att äta när det passar dem runt schemalagda evenemang och aktiviteter under hela dagen.

för mer information, kolla in vår kompletta checklista för konferensplanering.

hur konferensplanerare håller sig organiserade

den bästa metoden beror på strukturen i ditt planeringsutskott, även om det finns gemensamma faktorer bland dessa utskott. I allmänhet utarbetar du en plan som innehåller tydligt definierade uppgifter som tilldelas individer eller grupper med specifika tidsfrister kopplade till dem. Varje uppgift skulle behöva komma med ett budgetintervall för att uppnå vad som behövs. Samarbetsverktyg kan vara så enkelt som Google Docs och Google Sheets eller något mer högteknologiskt, kanske med ditt företags företagsprogramvara.

var noga med att dela upp stora uppgifter i deluppgifter och tilldela förfallodatum för var och en av komponenterna. Målet är att hålla processen rör sig längs på ett stadigt sätt så att det inte finns en sista minuten panik eller rusa när konferensdatum närmar sig, och för att säkerställa att du inte missar något viktigt.

förutom att planera själva evenemanget kan det vara vettigt att också skapa en marknadsplan som rullas ut i steg under hela processen. Kommer du till exempel:

• publicera pressmeddelanden eller annan information på din webbplats och andra relevanta publikationer?
• använd e-postmarknadsföring för att ge meddelanden till sannolika målgrupper för din konferens?
• utnyttja kraften i sociala medier för att locka nya deltagare?

ange också tider under hela processen där du gör budgetkontroller. Är kostnaderna hittills i linje med intäkterna? Om inte, varför inte? Det kan vara så att ett team är längre längs planeringsprocessen än förväntat och har använt medel före schemat. Eller det kan innebära att marknadsföringskostnaderna har varit högre än väntat. I vissa fall kan dessa vara ganska små avvikelser från planen. Andra gånger kan du behöva ta en titt på budgeten och fatta beslut för att få den tillbaka i balans.

om ditt utskott består av personer som är anställda i samma företag eller tillhör samma organisation, kan du ha personliga möten för att checka in med varandra. Eller om ditt utskott är mer geografiskt spridd kan du använda molnbaserade system för att dela dokument och använda teknik som Zoom eller Skype för att ringa samtal.

hur man ökar Konferensdeltagandet

det är inte ovanligt att vissa deltagare väntar till sista minuten för att anmäla sig till en konferens. Det kan dock skapa utmaningar för planerarna, inklusive osäkerhet om tillgängliga intäkter och om hur mycket mat och annat material som behövs. Och om du har begränsat utrymme i dina konferensmötesrum kan utvecklande närvaronummer innebära att du antingen måste avvisa människor (vilket du inte vill göra) eller göra en sista minuten-scramble för att justera din konferenslayout.

helst skulle deltagarna naturligtvis anmäla sig tidigare i processen—och frågan kan bli hur man uppmuntrar registreringar för att få din närvaro till optimala nivåer.

för det första kan det hjälpa till att väga för-och nackdelar med att erbjuda rabatt för personer som registrerar sig och betalar tidigt för konferensen. Fördelarna med tidiga rabatter inkluderar hur detta kan:

• ge ditt utskott en tidig infusion av kontanter, vilket kan hjälpa till att finansiera objekt du behöver betala för före konferensen
• skapa buzz när närvarosiffrorna ökar, vilket kan bidra till att öka närvaron ytterligare
• tacka de personer som registrerar sig och betalar tidigt

nackdelar inkluderar hur detta kan minska dina totala intäkter, vilket kan ha en negativ inverkan på din budget och förmåga att skapa en förstklassig upplevelse. Dessutom kan det skapa den oönskade uppfattningen att ditt evenemang kanske inte är värt det fulla priset—och kan ibland leda till den besvärliga situationen där deltagare som inte registrerade sig tidigt kommer att begära att betala det lägre priset.

förutom att besluta om dina prisnivåer kan din förmåga att öka konferensdeltagandet i stor utsträckning knytas till djupet och effektiviteten i dina marknadsförings-och PR-kampanjer. Börja tidigt med din marknadsföring, inklusive både bredare strategier, såsom pressmeddelanden, till nischtekniker, såsom odling av specifika grupper och individer.

hur man arbetar med evenemangsplanerare

att planera en konferens kan ta betydande tid och uppmärksamhet. Så om du arbetar med konferensplanering samtidigt som du hanterar din vanliga arbetsbelastning kan det bli ganska utmanande. Det är ofta anledningen till att människor som väljer att arbeta med en evenemangsplanerare fattar detta beslut—och de upplever ofta ytterligare fördelar.

förutom att frigöra din tid kan evenemangsplanerare hjälpa ditt utskott att prioritera dina utgifter för att maximera din konferensbudget. Dessutom vet erfarna planerare vilka fallgropar som ska undvikas, skyddar dig mot oönskade överraskningar, samtidigt som du tar hand om planeringsdetaljer som inte alltid är uppenbara. Dessa kan sträcka sig från att verifiera WiFi-detaljer till att hantera speciella dietförfrågningar.

plus, din händelse planerare kan hjälpa dig att källa leverantörer som passar din konferens eller konferens behov inom din budget, förhandla bättre erbjudanden som du skulle kunna på egen hand. Med alla dessa frågor hanteras av en planerare, du kan fokusera på att njuta av konferensen och dra nytta av nätverk, kunskap delas, och mer.

om du bestämmer dig för att anställa en evenemangsplanerare, här är några tips för att effektivisera processen:

• kommunicera tydligt vad du vill och behöver och, när du inte är säker på Alternativ, fråga. Din planerare kan komma med kreativa ideer som du inte hade tänkt på tidigare, oavsett om det är i samband med rumsuppsättningen, hur måltiderna serveras eller något annat helt.
• lyssna på ideer som presenteras av din planerare och väg dem noggrant. I slutändan är det din konferens, så du får det sista ordet bland tillgängliga alternativ—men du kan lika gärna dra full nytta av personens ovärderliga professionella råd när du analyserar för-och nackdelar med val.
• flexibilitet är avgörande. Det finns vissa saker som redan kan fixas. Du kan till exempel ha valt konferensdatumet för ett år sedan och har främjat det datumet i stor utsträckning. Men när som helst finns det utrymme att överväga alternativ, att vara öppen för möjligheter kan hjälpa dig att ha en konvention som kommer att komma ihåg i många år framöver.

Observera att när du väljer Thrasher-Horne Conference Center, kommer vår Uthyrningskoordinator att finnas till hands för att erbjuda dig support, inklusive att arbeta med din evenemangsplanerare, om du väljer att anställa en. Om du väljer att inte anlita en professionell för att planera din konferens, vi skulle gärna hjälpa dig att skapa en unik upplevelse för dina högtalare och deltagare.

typer av Expo & Konferensrumsplatser

konferenscenter kan inkludera till exempel Hotell, högskolor och affärscentra. De har ofta utrymmen avsedda för möten, med bord och stolar, WiFi-funktioner och mer. När du väljer hotell kan gästerna också stanna över natten, efter behov. Utmaningar kan inkludera att ha tillräckligt med konferensrum om du håller flera sessioner samtidigt eller vill ha breakout-utrymmen. Du kan också behöva använda deras utsedda cateringfirma.

för att skapa en händelse att komma ihåg kan du också överväga en plats med unika attraktioner. Thrasher-Horne Center har till exempel galleriutrymme som är tillgängligt för uthyrningsevenemang—och konstnärliga utställningar i våra gallerier kan göra att din konferens verkligen sticker ut.

välja Thrasher-Horne konferenscenter
på Thrasher-Horne får du femstjärnig service på vår prisvärda moderna plats. Våra fem anpassningsbara rum rymmer den layout du behöver för att få din konferensvision till liv. Mer specifikt har vi mer än 6,135 kvadratmeter, vilket inkluderar ett stort rum för stora evenemang, tillsammans med mångsidiga rum med rörliga väggpartitioner för ultimat flexibilitet.

ytterligare fördelar med att välja vårt konferenscenter inkluderar:

• Sittalternativ flexibilitet, med anpassade inställningar och haverier
• ditt val av bord storlekar och former och bekvämt vadderade stolar
• betydande gratis parkering
• oberoende kontrollerade lampor och temperaturer i varje rum
• på plats säkerhet tillgänglighet

du kan hyra ett brett utbud av olika utrustning, vilket eliminerar behovet av att transportera den från en Uthyrningsanläggning till dina konferensmötesrum. Detta inkluderar vita sängkläder, mikrofoner, A/V-vagnar, podier och mycket mer. Vi kan ge rekommendationer för leverantörer, inklusive mat-och alkoholleverantörer, och våra erfarna personalkoordinatorer står till ditt förfogande.

du kan hitta mer information om vår vackra anläggning som ligger på den natursköna campus St.Johns River State College i Orange Park. Platsen är bekvämt beläget av många nordöstra Florida städer och samhällen, inklusive att vara:

• 35 minuter från centrala Jacksonville
• 48 minuter från Jacksonville stränder
• 58 minuter från St. Augustine
• mindre än 90 minuter från Fernandina Beach
• nära Populära Fleming Island restauranger och hotell för gäster som behöver övernattning

vi inbjuder dig att kontakta oss på 904-276-6815, extension 2, för att schemalägga en rundtur och diskutera hur vi kan hjälpa dig med din kommande konferens eller kongress.