întâlnirile sunt o parte omniprezentă a Biroului modern din toate industriile. Gândiți-vă la întâlniri ca la fluxul sanguin al unei companii: atunci când sunt bine conduse, ideile și deciziile curg prin ele ca oxigenul prin vene, revigorând fiecare aspect al afacerii, stimulând idei noi și împingând strategia înainte, făcând-o sănătoasă și puternică. Dar întâlnirile prost conduse constrâng fluxul de sânge. Acestea creează blocaje, înăbușă inovația și fac afacerea lentă și nesănătoasă.
când țin ateliere cu clienții mei, încep întotdeauna cu întrebarea: Cât din timpul tău într-o săptămână obișnuită este irosit în întâlniri proaste, conferințe telefonice sau mesaje slab Comunicate? Nu am avut niciodată pe nimeni să spună mai puțin de 20% și uneori aud până la 80%. În medie, aud în jur de 50%. Asta e o mare problemă.
mai rău, o întâlnire proastă poate fi costisitoare. Gândiți-vă cât de mult fiecare persoană din cameră este plătită cu ora. Când ați adăugat că toate în sus, ia în considerare costul de oportunitate a ceea ce întâlnirea este de a lua oameni departe de: finalizarea numerelor lunii, vânzarea produsului companiei dvs., dezvoltarea următoarei mari inovații. Totul se leagă.
deci, cum creați întâlniri sănătoase, productive, antrenante și rentabile?
cheia este comunicarea-comunicare concisă, clară și captivantă. Există câteva strategii pe care le puteți exercita atât ca lider al întâlnirilor, cât și ca participant la acestea.
când vă ocupați de o întâlnire, țineți cont de aceste tactici:
• respectați timpul participanților. Începeți la timp și terminați la timp … sau chiar cu câteva minute mai devreme! Lăsați o pauză între sfârșitul întâlnirii și începutul alteia. În acest fel, oamenii vor fi mai puțin probabil să se gândească la următoarea lor întâlnire în ultimele minute ale dvs. și vor avea un cap mai clar pe măsură ce vor intra în următoarea Adunare. Toată lumea o va aprecia și fiecare întâlnire va fi mai bună pentru ea.
• luați în considerare cine trebuie să fie acolo. Dacă nu este esențial ca cineva să fie prezent, lăsați-l să scape. Cu toții avem prea multe întâlniri pentru a participa; scoateți una de pe lista de sarcini a cuiva.
• luați în considerare ceea ce publicul dvs. trebuie să știe de fapt. Pentru un anumit subiect, vor exista întotdeauna trei domenii de informare: întreaga cunoaștere pe care o aveți despre subiect, ceea ce aveți nevoie să știe publicul dvs. și ceea ce publicul dorește să știe. Acasă în ceea ce aveți nevoie publicul să știe, ca parte a mesajului. Anticipați întrebările pe care publicul dvs. le-ar putea avea în urmărirea a ceea ce vor să știe. Acest lucru vă va ajuta să vă faceți întâlnirea mult mai eficientă, deoarece veți pierde mai puțin timp deviind în cunoștințe care nu sunt cu adevărat pertinente pentru nevoile dvs. sau pentru dorințele lor.
• setați agenda din timp. Oferind oamenilor un sentiment de ceea ce ei sunt de mers pe jos în, fie cu o agendă bullet-point sau fișe de informații cheie. Acest lucru le permite să vină pregătiți pentru o discuție specifică. Veți petrece mai puțin timp de stabilire a situației și mai mult timp intrand in detaliile relevante.
• încheiați cu elemente de acțiune clare. Ce trebuie făcut, cine trebuie făcut și când trebuie realizat? Acest lucru poate fi cel mai important pas pentru a avea o întâlnire achita.
ce zici de rolul tău de participant, mai degrabă decât de lider? Participanții pot ajuta la a face întâlniri mai productive, de asemenea.
• opriți telefonul mobil sau alte dispozitive. Așa cum doriți ca un vorbitor să vă respecte timpul începând și terminând la timp și ajungând direct la subiect, dvs., ca ascultător, ar trebui să eliminați orice distragere potențială. La urma urmei, unul dintre cele mai mari motive pentru care întâlnirile sunt o pierdere de timp este că suntem cu toții prea ocupați cu multitasking pentru a fi atenți.
• ia notițe. Nu numai că acest lucru arată vorbitorului că sunteți angajat și ascultați activ, ci vă va ajuta să vă amintiți informațiile cheie mai târziu.
• puneți întrebări. Amintiți-vă că a treia zonă de informații, ceea ce un public vrea să știe? Asigurați-vă că obțineți ceea ce doriți dintr-o întâlnire punând întrebări. Dacă nu înțelegeți ceva, este posibil ca și alții să fie confuzi. Asigurați-vă că puneți o întrebare semnificativă, nu doar umpleți spațiul.
dacă întâlnirile organizației dvs. se simt stagnante, ineficiente și o pierdere de timp pentru toată lumea, ar putea fi util să schimbați lucrurile în alte moduri. Luați în considerare aceste opțiuni:
• schimbați rolurile. Lasa pe cineva care este de obicei un lider pas în jos și cineva care de obicei rămâne în fundal pas în sus. O schimbare a rolurilor va provoca pe toată lumea în moduri noi.
• schimbați locația sau configurația. Te întâlnești mereu în aceeași cameră? Stai mereu în același loc? Doar mutarea într-o nouă sală de conferințe sau schimbarea scaunelor îi poate face pe oameni să se simtă nou energizați.
• includeți pe cineva nou. Acesta ar putea fi cineva dintr-o altă echipă sau un consultant extern. O nouă perspectivă asupra unei probleme poate fi de neprețuit. Și ar putea pune întrebări evidente pe care cei apropiați subiectului nu le pot vedea.
• pauză. Dacă v-ați provocat, ați folosit ascultarea activă și ați pus întrebări, încercați să faceți o pauză pentru a vă lăsa să absorbiți o nouă perspectivă. Luați – vă timp pentru a lua în considerare cu adevărat ceea ce ați învățat înainte de a vă încărca în următorul punct de pe ordinea de zi.
întâlnirile sunt un fapt de viață. Dar întâlnirile proaste nu trebuie să fie. Gândiți-vă la ele ca la oportunități de a vă exercita abilitățile de comunicator persuasiv. Stabiliți obiective clare, respectați-vă colegii și îmbrățișați idei noi. Veți fi uimiți de cât de puternică și productivă poate fi adunarea împreună.
