19 abilități esențiale de asistent executiv pentru 2021

ai descoperit lista noastră de abilități de asistent executiv de top.

abilitățile asistentului executiv sunt calități și abilități care ajută asistenții de nivel înalt să prospere în pozițiile lor. Exemple ale acestor competențe includ capacitatea de multitasking, abilitățile de luare a deciziilor și gestionarea timpului. Asistenții executivi sunt, de asemenea, denumiți în mod obișnuit EA, secretari executivi și asistenți personali.

puteți învăța aceste abilități din cărțile asistenților executivi și le puteți arăta recunoștință pentru Ziua profesională administrativă virtuală.

această postare conține:

• asistent executiv puncte forte cheie
• competențe asistent executiv
• abilități tehnice pentru secretarii executivi
• calificări secretar executiv
• abilități asistent personal

iată tot ce trebuie să știți.

lista abilităților asistentului executiv

de la persuasiune la atenție la detalii, iată o listă a abilităților pe care fiecare asistent executiv ar trebui să le posede.

abilități organizaționale

abilitățile organizaționale sunt unul dintre punctele forte cheie ale asistentului executiv. Asistenții de nivel înalt jonglează multe sarcini și cantități mari de informații. Fără un sistem ordonat, asistenții pot cădea cu ușurință în urmă, pot rata termenele limită sau pot pierde evidența detaliilor importante. Asistentul organizat poate găsi răspunsuri rapid și menține operațiunile care curg fără probleme. Acești indivizi sunt mai calmi, mai eficienți și par mai competenți.

vă puteți îmbunătăți abilitățile organizaționale cu software-ul de management de proiect sau citind cărți despre managementul de proiect.

Multitasking

rareori un asistent executiv are libertatea de a se deplasa într-un ritm lent și de a se concentra pe o misiune la un moment dat. Asistenții calificați trebuie să fie multitaskeri, gata să pivoteze la un moment dat când apare o nevoie urgentă. Apoi, trebuie să reia sarcina anterioară când se termină criza. Adesea, această schimbare are loc de mai multe ori pe parcursul zilei. Problemele se prezintă și colegii au întrebări. Telefoanele sună, planurile se schimbă. Asistenții executivi pricepuți trebuie să ia întreruperi în pas și să învețe cum să acorde prioritate în mod eficient.

consultați această listă de cărți de focalizare pentru a dezvolta această abilitate.

Managementul timpului

managementul timpului este una dintre cele mai importante competențe de asistent executiv. Sarcinile asistenților tind să fie sensibile la timp. A rămâne concentrat și a finaliza sarcinile la timp este crucial pentru succesul locului de muncă. Ca să nu mai vorbim, asistenții executivi primesc fluxuri constante de muncă și pot cădea cu ușurință în urmă dacă nu rămân în fruntea sarcinilor.

abilitățile bune de gestionare a timpului mențin operațiunile curgând fără probleme și reduc nivelul de stres. Asistenții au nevoie de un bun simț al locurilor de muncă pe care să le acorde prioritate și cât timp să cheltuiți pentru fiecare efort. Când o sarcină durează mai mult decât se aștepta, asistenții buni știu când să ajungă la ajutor sau să delege slujba unui coechipier.

de asemenea, asistenții capabili știu cum să creeze fluxuri de lucru eficiente și să stabilească limite. Dacă asistenții executivi nu trec prin responsabilități în cadrul zilei de lucru, atunci se pot găsi lucrând la ore târzii sau la muncă excesivă. Pentru a evita epuizarea, asistentul inteligent rămâne concentrat în timpul orelor de lucru și se deconectează la sfârșitul zilei, răspunzând doar la situații de urgență după ore.

Iată o listă cu cele mai bune cărți despre gestionarea timpului.

vă puteți gestiona programul cu software-ul de păstrare a timpului.

abilități de comunicare

abilitățile de comunicare sunt cruciale pentru asistenții executivi. În primul rând, asistenții trebuie să știe să vorbească și să scrie profesional directorilor, partenerilor de afaceri și clienților de nivel înalt. Gramatica este crucială, la fel ca și convențiile de scriere. De exemplu, asistenții ar trebui să știe cum să formateze corect o scrisoare oficială de afaceri și ar trebui să verifice ortografia triplă înainte de a trimite e-mailuri.

tonul este de asemenea important. Asistenții pricepuți știu când să lovească un ton mai personal și mai prietenos și care situații necesită o formalitate strictă. Lungimea și mediul ar trebui să fie adecvate. O mențiune trecătoare sau o notă poate fi suficientă pentru știri mai mici, în timp ce anunțurile sau problemele mai mari merită un e-mail detaliat sau un raport formal.

asistenții executivi ar trebui, de asemenea, să poată oferi indicații. Asistenții de top supraveghează adesea alți asistenți administrativi și coordonează departamentele pentru proiecte speciale. Aceste responsabilități necesită capacitatea de a da instrucțiuni clare și de a comunica respectuos cu personalul.

puteți juca jocuri de vocabular pentru a vă îmbunătăți comunicarea.

introducerea datelor

introducerea datelor este una dintre cele mai dorite abilități tehnice pentru secretarii executivi. Păstrarea evidenței este una dintre funcțiile cheie ale asistenților. Secretarii executivi iau și editează adesea minute de întâlnire, întrețin bazele de date și gestionează sistemele de evidență. Acești indivizi trebuie să poată introduce informații cu un grad ridicat de viteză și precizie. De asemenea, trebuie să știe cum să recupereze rapid datele.

abilitățile tehnologice de bază sunt, de asemenea, utile. Într-o lume perfectă, departamentul IT ar răspunde la apel de fiecare dată când o foaie de calcul a mers wonky. În realitate, problemele necesită adesea timp pentru a diagnostica și remedia. Asistenții excepționali sunt capabili să găsească soluții viabile între timp pentru a se asigura că datele importante sunt accesibile.

abilități de oameni

abilitățile de oameni sunt absolut esențiale pentru asistenții executivi. În fiecare zi, asistenții interacționează cu zeci de oameni, atât în interiorul, cât și în afara organizației, digital, la telefon și personal. Pentru a excela la locul de muncă, asistenții executivi trebuie să dezvolte relații cu mulți dintre acești oameni. Asistenții trebuie adesea să ceară favoruri, iar un raport face o mare diferență. Oamenii sunt mai înclinați să dea o mână persoanelor plăcute. Puncte suplimentare dacă asistentul a ajutat potențialul ajutor în trecut sau își amintește detalii personale, cum ar fi numele copiilor sau vacanțele recente.

cel mai important, asistenții personali trebuie să dezvolte relații pozitive cu directorii lor. Cei mai buni asistenți executivi sunt simpatici, dar duri. Ei pot spune când să conteste șeful și când să accepte. Ei știu când să ușureze starea de spirit și când să rămână serioși. Sunt prietenoși cu șeful fără a trece granițele. Directorii îi plac și respectă pe acești indivizi.

de asemenea, Marii asistenți executivi construiesc relații cu cercul interior al Executivului, inclusiv familia șefului și cei mai apropiați colegi.

vă puteți dezvolta abilitățile oamenilor citind cărți de resurse umane.

persuasiune

asistenții executivi trebuie să fie la fel de pricepuți la arta tranzacției ca și directorii executivi. Poate că trebuie să înscrie bilete de concert sold-out pentru șef sau să negocieze o reducere la catering. Poate că asistentul trebuie să recruteze un comitet pentru a organiza un eveniment sau pentru a-și aduce colegii la bord cu o schimbare mare a companiei. Abilități de persuasiune disidenți liniștiți, câștigați colaboratorii potențiali, asigurați favoruri speciale și mențineți operațiunile fără probleme.

rezolvarea problemelor

asistenții executivi sunt experți în rezolvarea problemelor. Directorii apelează adesea la ajutorul asistenților pentru a face față provocărilor pe care nu au timp sau lățime de bandă pentru a le remedia. Oamenii aduc probleme în atenția Executivului în mod constant, iar șeful poate să nu aibă timp să se ocupe de fiecare sughiț.

aceste obstacole variază de la banal, cum ar fi găsirea unui nou furnizor pentru cerneala imprimantei, la neobișnuit, cum ar fi urmărirea unei tablete lăsate pe un avion în timpul unei călătorii de afaceri. Adesea, asistenții se confruntă cu mai multe obstacole sau se uită la probleme ciudate. Gândirea imaginativă este necesară pentru a rezolva aceste probleme. Abilitatea de a propune soluții alternative și de a gândi în picioare este esențială pentru asistenții executivi care se ocupă de curveballs zilnice.

puteți face jocuri și activități de rezolvare a problemelor pentru a vă îmbunătăți.

calm

capacitatea de a rămâne calm în situații stresante este una dintre cele mai importante calificări ale secretarului executiv. Directorii care se ocupă de crizele organizaționale apelează adesea la asistenți pentru a ajuta. Drept urmare, asistenții executivi se confruntă cu situații cu mize mari.

chiar și situațiile banale de muncă pot deveni stresante. De exemplu, poate că șeful își pierde zborul din cauza traficului sau întârzie să facă o rezervare la cină până în ultimul moment. Poate că un coleg supărat cere să-l vadă pe șef și eliberează frustrări asistentului. Poate că agenda zilei este pur și simplu împachetată, iar asistentul se îngrijorează să termine totul. Sau poate șeful are o zi proastă și este înțepător.

oricât de stresantă ar fi situația, asistenții executivi buni nu intră în panică. Ei rămân calmi, găsesc o soluție și nu lasă pe nimeni să-i vadă transpirând.

luarea deciziilor

asistenții executivi iau zeci de decizii în fiecare zi. Deși directorii dau uneori sarcini sau sarcini asistenților, există adesea puțină supraveghere și direcție. Rolul tinde să fie independent și auto-ghidat. Asistenții executivi știu ce trebuie să facă și trebuie să decidă cum să îndeplinească cel mai bine sarcinile.

uneori, asistenții personali trebuie să ia decizii sensibile la timp atunci când directorii nu sunt în preajmă. Cei mai buni asistenți înțeleg limitele puterilor lor și știu când să facă apelul și să semneze singuri o decizie și când să-l urmărească pe șef.

vă puteți îmbunătăți abilitățile de luare a deciziilor citind cărți de management de proiect.

savvy tehnic

unii directori cumpără cele mai noi dispozitive, în timp ce alții rock palm piloți din anii ‘ 90. unii lideri găzduiesc întâlniri în realitatea virtuală, în timp ce alții ciugulesc când tastează pe tastaturile lor. Oricum, asistenții trebuie să rămână la curent cu tehnologia. De fapt, dacă șefii sunt în urmă din punct de vedere tehnologic, este și mai important ca un asistent să fie priceput în tehnologie. Când șeful trebuie să recupereze o parolă pentru un cont legat de un număr de telefon pe care nu l-a avut de trei ani, asistentul său va fi cel de la telefon cu asistență tehnică.

cel puțin, asistenții personali ar trebui să aibă abilități de bază pentru suita Google sau suita Microsoft Office. Asistenții ar trebui să tasteze peste 70 de cuvinte pe minut, să poată învăța rapid software nou și să se simtă confortabil cu cercetarea prin e-mail și internet. De asemenea, este înțelept să vă familiarizați cu telefonul șefului și cu sistemul de operare al laptopului, deoarece asistentul ar putea avea nevoie să depaneze la un moment dat.

tenacitate

tenacitate și pietriș sunt caracteristici importante pentru asistenți executiv să posede. Directorii sunt foarte speciali, iar unii sunt de-a dreptul înțepători. Chiar și cu un mare șef, asistenții se vor ocupa în mod regulat de oameni dificili și situații dificile. Reziliența este esențială pentru a rezista în poziție. Asistenții executivi trebuie să revină din eșecuri și zile proaste. Ei trebuie să persiste sau să pivoteze după ce au auzit repetate nu. poate fi greu să construiești o piele groasă și toleranță, dar dezamăgirea și adversitatea la intemperii sunt o necesitate în acest rol.

discreție

asistenții executivi se ocupă de informații confidențiale și situații delicate, iar discreția este o necesitate. Asistenții trebuie să acționeze cu tact și să păstreze confidențialitatea. Nu ar trebui să scurgă informații către alte departamente, intenționat sau în alt mod. Bârfa iese din discuție. Conversațiile de întâlnire nu ar trebui să se transforme în conversații în cameră de pauză. Asistenții ar trebui, de asemenea, să fie conștienți de locul în care lasă documente sensibile sau să se îndepărteze de ecranele computerului fără a închide mai întâi ferestrele.

asistenții personali tind să fie la curent cu detalii despre viața de acasă a șefului. Asistentul poate fi mai aproape de familia șefului decât alți angajați și trebuie să înțeleagă că acesta este un privilegiu. Asistenții ar trebui să evalueze și să respecte limitele executive în afara muncii.

de exemplu, dacă există o urgență medicală cu copiii șefului care necesită anularea unei întâlniri, atunci asistentul ar trebui să determine cât de multe informații trebuie divulgate. Un simplu „a trebuit să plece mai devreme”, ar putea fi suficient sau „urgență medicală” dacă oaspetele este important. Să spui „apendicele micului Billy s-a spart” e probabil nepotrivit. Un asistent bun protejează confidențialitatea șefului, chiar dacă colegii se încurcă.

coordonarea evenimentelor

coordonarea evenimentelor este o abilitate valoroasă de a avea ca asistent executiv. Nu fiecare fișă de post a asistentului include petreceri și evenimente de planificare, dar există încă situații în care aceste abilități vin la îndemână. De exemplu, poate asistentul trebuie să comande catering pentru o întâlnire a Consiliului. Sau poate asistentul trebuie să schimbe ordinea programului la o retragere a companiei, deoarece vorbitorul principal nu a sosit încă.

posibilitatea de a cerceta vânzătorii, de a efectua apeluri, de a negocia prețurile, de a recruta ajutoare, de a scrie un spectacol, de a decora și de a avea grijă de detalii minuscule este utilă atunci când sunteți mâna dreaptă a unui executiv care ar putea avea nevoie să arunce un eveniment.

procesul de planificare poate fi mai perfect dacă utilizați software de gestionare a evenimentelor.

conducerea

nu numai că asistenții personali sunt mâna dreaptă a Executivului, ci sunt și lideri în sine. Asistenții executivi supraveghează adesea asistenții administrativi sau conduc proiecte speciale. De asemenea, se auto-gestionează și își stabilesc propriile obiective și fluxuri de lucru. Abilitățile de conducere îi ajută pe asistenții executivi să aibă proprietatea asupra rolurilor lor. Abilitatea de a lua inițiativă, de a da instrucțiuni și de a fi responsabil pentru rezultate servește bine asistenților.

puteți învăța despre leadership din cărțile de leadership.

atenție la detalii

atenția la detalii este una dintre cele mai critice abilități de asistent personal. Directorii și cercurile lor interioare au așteptări mari. În timp ce o greșeală de scriere ar putea să nu fie o afacere mare în poziții inferioare, erorile pot avea consecințe compuse la niveluri superioare. De exemplu, scrierea greșită a unui nume ar putea să nu pară o afacere mare. Cu toate acestea, scrierea greșită a numelui unui potențial client sau a numelui unui membru al Consiliului ar putea transmite lipsa de respect și acru relația. Misplacing o bucată importantă de e-mail ar putea duce la un proces. Chiar dacă scenariul cel mai rău caz nu apare, greșelile par neprofesionale.

directorii sunt ocupați și adesea se grăbesc. Asistenții executivi sunt ultima linie de apărare împotriva erorilor. Depinde de asistenții de nivel înalt să verifice fiecare detaliu, să verifice triplu fiecare document și să asigure o precizie totală.

adaptabilitate

schimbarea este constantă, în special în peisajul de afaceri de astăzi. Sarcinile de asistent executiv se schimbă adesea de la o zi la alta în cele mai stabile momente. Uneori, asistenții trebuie să schimbe cursul la mijlocul sarcinii. Asistenții mari sunt flexibili, disponibili și dispuși să încerce noi abordări de dragul experimentării.

ca primii membri ai echipei care au auzit despre deciziile majore, asistenții executivi sunt adesea pe prima linie a schimbărilor organizaționale. Prin adoptarea unei atitudini pozitive, asistenții pot conduce sarcina și pot convinge colegii să se adapteze la aceste schimbări. De asemenea, pot transmite preocupări și sentimente executivului.

mai presus de toate, Marii asistenți executivi iau schimbări în pas și sunt rareori aruncați de shakeups la rutinele lor. De fapt, cei mai buni asistenți salută și îmbrățișează schimbarea, savurând capacitatea de a face față provocării.

puteți dezvolta abilități de adaptabilitate jucând jocuri de improvizație.

anticipare

asistenții executivi buni răspund solicitărilor șefului. Asistenții executivi mari anticipează aceste solicitări și au deja soluții pregătite. De exemplu, având o listă de contacte pentru însoțitorii de întâlnire și contactarea sosirilor târzii. Sau având câteva opțiuni de livrare a prânzului la îndemână într-o zi, executivul are întâlniri spate în spate. Anticiparea este o cerință nerostită a locului de muncă. Rolul este de a oferi nevoile unui executiv, iar o parte din job este identificarea și prezicerea acestor nevoi.

umilința

umilința este una dintre cele mai importante trăsături pentru asistenții executivi. Asistenții executivi au un rol în culise. Misiunea asistentului este de a-și ajuta șeful să reușească și să pară competent. Recunoașterea este plăcută, dar asistenții nu trebuie să se aștepte la mulțumiri excesive. Nici acești membri ai echipei nu ar trebui să sublinieze cât de neajutorat este șeful lor fără ei. Cei mai buni asistenți executivi conduc spectacolul fără a intra în lumina reflectoarelor. Sunt ca niște mâini de scenă, alergând în culise pentru a face posibil ca steaua să strălucească pe scena centrală.

asistenții de nivel înalt ar trebui să fie competenți, dar nu îndrăzneți. Asocierea de înaltă performanță cu umilință nu este o sarcină ușoară, dar este absolut necesar. Marii asistenți executivi au încredere în abilitățile lor, dar mențin un aer de modestie. Ele sunt importante, dar nu auto-importante. Această capacitate de smerenie îi servește bine în rol și îi ajută să se înțeleagă mai bine cu șefii și colegii.

concluzie

asistenții executivi au rareori locuri de muncă plictisitoare. Sarcinile se extind mult dincolo de a răspunde la telefoane sau de a organiza fișiere. De fapt, asistenții răspund unei game largi de nevoi și se ocupă de multe circumstanțe diferite, multe dintre ele dincolo de sfera descrierilor normale ale postului.

cei mai buni asistenți personali sunt jacks-of-all-trades, dar există un set de abilități de bază care ajută indivizii să exceleze în acest rol. Dacă dețineți atributele din acest articol, atunci este posibil să aveți un viitor ca asistent executiv. Dacă nu, nu vă temeți niciodată, puteți practica și stăpâni competențele necesare pentru a deveni arma secretă a organizației dvs.

apoi, consultați lista noastră de instrumente de asistent executiv, acest ghid pentru construirea echipei executive și acesta cu instrumente de colaborare online.

Întrebări frecvente: abilități de asistent executiv

iată răspunsuri la întrebări frecvente despre abilitățile de asistent executiv.

ce face un asistent executiv?

un asistent executiv oferă sprijin administrativ directorilor de rang înalt, cum ar fi președinții companiilor, CEO-urile și membrii C-suite. Acești asistenți coordonează întâlniri, aranjează întâlniri, gestionează programul șefului, răspund la telefoane, fac aranjamente de călătorie, pregătesc și depun documente importante și îndeplinesc alte sarcini esențiale, după cum este necesar. Responsabilitățile și domeniul de aplicare al postului pot varia în funcție de companie și executiv. Asistenții executivi supraveghează adesea ceilalți asistenți administrativi și conduc proiecte speciale în cadrul organizației.

ce sunt abilitățile asistentului executiv?

competențele asistenților executivi sunt competențe care permit asistenților personali să performeze la niveluri înalte. Exemple de abilități ideale de asistent personal includ tenacitatea, discreția și rezolvarea problemelor.

care sunt primele trei abilități ale unui asistent executiv?

primele trei abilități ale unui asistent executiv sunt adaptabilitatea, abilitățile oamenilor și organizarea.

cum vă dezvoltați abilitățile de asistent executiv?

cel mai sigur mod de a dezvolta abilități de asistent executiv este de a servi ca asistent personal. Majoritatea EA învață și își perfecționează ambarcațiunile la locul de muncă. Cu toate acestea, dacă doriți să vă îmbunătățiți abilitățile de asistent personal, astfel încât să puteți obține în cele din urmă o poziție mai înaltă, atunci puteți citi cărți, puteți lua cursuri online sau puteți viziona videoclipuri tutoriale și puteți practica conversații. De asemenea, puteți lua teste de tastare online și puteți exersa cu software-ul de birou.

P. s: apăsați „CTRL + D” sau „Command + D” pentru a marca această pagină pentru actualizări.

partajați acest articol: