Um guia completo para planejar uma conferência ou Convenção de sucesso

o planejamento da conferência pode ser um empreendimento emocionante, pois você está ansioso para criar um evento gratificante para todos que comparecem. Normalmente, há muitas tarefas para fazer malabarismos, com um planejamento cuidadoso ajudando a tornar todo o processo mais contínuo e, portanto, mais agradável para todos os envolvidos no planejamento.

escolha o melhor centro de conferências para o seu tipo de Evento

há uma grande variedade de conferências e convenções, desde aquelas direcionadas para uma empresa ou setor específico até aquelas abertas a um público mais amplo. Existem convenções que são realizadas de forma privada e aberta ao público, em um espectro de tamanhos—embora esses tipos de eventos, em geral, sejam maiores do que uma reunião corporativa típica.Não importa quais sejam as especificidades de sua conferência ou convenção, o mais importante é criar um evento que atenda ou exceda suas metas para o evento corporativo e satisfaça os participantes da conferência.

Conferência de lista de verificação de Planejamento

Planejamento para este tipo de evento, muitas vezes, começa em menos de um ano de antecedência com os seguintes itens normalmente encontrados perto do início do processo:

• objetivo Geral: É este, por exemplo, um projeto de convenção para as pessoas em seu setor? Você espera usar este evento para criar publicidade para sua empresa? O objetivo é gerar receita ou quebrar o equilíbrio? O que mais deve ser esclarecido sobre o propósito da conferência desde o início? Ao longo do processo de planejamento, ao tomar decisões, mantenha esse propósito em mente.
• orçamento: quanto dinheiro você tem que investir na conferência antecipadamente? Você vai procurar patrocinadores? Que porcentagem das despesas você espera cobrir por meio de taxas pagas pelos participantes? Quanto você pode precisar ajustar os planos se as vendas de ingressos forem menores do que o previsto? Quanto espaço de manobra há no seu orçamento? Quanto você pode reservar para despesas inesperadas?
• estrutura geral: você, por exemplo, terá um evento repleto de palestrantes específicos do setor? Haverá grupos de discussão em grupo em salas de reuniões separadas? Os participantes receberão certificações ou créditos de educação continuada após participarem do seu evento?
• Data(s) e horários do evento: esta será uma conferência de um dia? Um que dura todo o fim de semana, ou talvez até uma semana inteira? Existem datas específicas em que isso precisa acontecer? Se não, Quais são algumas datas preferidas? Este será um evento de 9 a 5 ou as noites estão envolvidas? Você precisa ajudar os participantes a reservar quartos de hotel na área?
• Centro de conferências: para um evento de tamanho significativo, como muitas conferências e convenções São, pode não ser fácil encontrar um local que satisfaça todas as suas necessidades. Quantas pessoas você espera que estarão presentes? Você já tem um local específico em mente? Quantas salas de conferências são necessárias? As datas que você precisa estão disponíveis? O que você precisa fazer para garantir esse local?

outro elemento-chave do planejamento da conferência é o alimento que seus participantes comerão. Que Refeições você estará fornecendo, se houver? Café da manhã, almoço e jantar? As refeições serão servidas ou o estilo buffet é a sua preferência? Os Buffets podem mover a refeição mais rapidamente e dar às pessoas a chance de se levantar e se esticar, enquanto as refeições sentadas dão às pessoas a oportunidade de relaxar e conversar com os companheiros de mesa.

talvez durante sua conferência ou expo faria mais sentido trazer vendedores de alimentos para seus participantes comerem em sua conveniência em torno de eventos e atividades agendadas ao longo do dia.

para mais detalhes, confira nossa lista de verificação completa de planejamento de conferência.

como os planejadores de Conferências se mantêm organizados

o melhor método dependerá da estrutura do seu comitê de planejamento, embora haja fatores comuns entre esses comitês. Em geral, você elaborará um plano que contém tarefas claramente definidas que são atribuídas a indivíduos ou grupos com prazos específicos anexados a eles. Cada tarefa precisaria vir com um intervalo de orçamento para realizar o que é necessário. As ferramentas de colaboração podem ser tão simples quanto o Google Docs e o Planilhas Google ou algo mais de alta tecnologia, talvez usando o software corporativo da sua empresa.

certifique-se de dividir grandes tarefas em sub-tarefas e atribuir datas de vencimento para cada um dos componentes. O objetivo é manter o processo em movimento de forma estável, para que não haja pânico de última hora ou pressa quando a data da conferência se aproxima, e para ajudar a garantir que você não perca nada importante.Além de planejar o evento em si, pode fazer sentido também criar um plano de marketing que seja implementado em etapas ao longo do processo. Você, por exemplo:

• publicar comunicados de imprensa ou outras informações em seu site e outras publicações relevantes?
• Use e-mail marketing para fornecer mensagens para públicos prováveis para sua conferência?
• aproveite o poder das mídias sociais para atrair novos participantes?

além disso, designe tempos durante todo o processo em que você faz verificações orçamentárias. As despesas até o momento estão alinhadas com a receita? Se não, por que não? Pode ser que uma equipe esteja mais longe no processo de planejamento do que o previsto e tenha usado fundos antes do previsto. Ou, isso pode significar que as despesas de marketing foram maiores do que o esperado. Em alguns casos, essas podem ser discrepâncias relativamente pequenas do plano. Outras vezes, você pode precisar dar uma outra olhada no orçamento e tomar decisões para trazê-lo de volta ao equilíbrio.

se o seu comitê for composto por pessoas empregadas pela mesma empresa ou pertencentes à mesma organização, você pode ter reuniões presenciais para fazer o check-in entre si. Ou, se seu comitê estiver mais geograficamente espalhado, você poderá usar sistemas baseados em nuvem para compartilhar documentos e usar tecnologia como Zoom ou Skype para fazer chamadas.

como aumentar a participação na Conferência

não é incomum que alguns participantes esperem até o último minuto para se inscrever em uma conferência. Isso pode criar desafios para os planejadores, incluindo incerteza sobre a receita disponível e sobre a quantidade de alimentos e outros materiais que seriam necessários. E, se você tiver espaço limitado em suas salas de reunião de conferência, a evolução dos números de presença pode significar que você terá que recusar as pessoas (o que você não quer fazer) ou fazer uma disputa de última hora para ajustar o layout da conferência.

idealmente, é claro, os participantes se inscreveriam no início do processo—e a questão pode se tornar como incentivar as inscrições a levar sua participação a níveis ideais.

primeiro, pode ajudar a pesar os prós e contras de oferecer um desconto para pessoas que se inscrevem e pagam antecipadamente pela Conferência. Os benefícios dos descontos de pagamento antecipado incluem como isso pode:

• Fornecer a sua comissão com um início de infusão de dinheiro, que pode ajudar a financiar itens que você precisa para pagar antes da conferência
• Criar buzz como números de participação aumentar, o que pode contribuir para aumentar a presença de mais
• Agradecer as pessoas que se inscrever e pagar adiantado

Desvantagens incluem a forma como isso pode reduzir a sua receita global, o que pode ter um impacto negativo no seu orçamento e a sua capacidade para criar uma experiência premier. Além disso, pode criar a percepção indesejada de que seu evento pode não valer o preço total—e às vezes pode levar à situação embaraçosa em que os participantes que não se inscreveram cedo solicitarão o pagamento do preço mais baixo.Além de decidir sobre seus níveis de preços, sua capacidade de aumentar a participação na conferência pode estar amplamente ligada à profundidade e eficácia de suas campanhas de marketing e Relações Públicas. Comece cedo com seu marketing, incluindo estratégias mais amplas, como comunicados de imprensa, para técnicas de nicho, como o cultivo de grupos e indivíduos específicos.

como trabalhar com planejadores de eventos

planejar uma conferência pode levar tempo e atenção significativos. Portanto, se você estiver trabalhando no planejamento de conferências e também Gerenciando sua carga de trabalho regular, isso pode se tornar bastante desafiador. Essa é frequentemente a razão pela qual as pessoas que optam por trabalhar com um planejador de eventos tomam essa decisão—e muitas vezes experimentam benefícios adicionais.Além de liberar seu tempo, os planejadores de eventos podem ajudar seu comitê a priorizar seus gastos para maximizar seu orçamento da conferência. Além disso, planejadores experientes sabem quais armadilhas evitar, protegendo você de surpresas indesejadas, enquanto cuidam de detalhes de planejamento que nem sempre são óbvios. Isso pode variar desde a verificação de detalhes do WiFi até o tratamento de solicitações dietéticas especiais.Além disso, seu planejador de Eventos pode ajudá-lo a encontrar fornecedores que atendam às suas necessidades de conferência ou convenção dentro do seu orçamento, negociando melhores negócios que você pode conseguir por conta própria. Com todas essas questões sendo tratadas por um planejador, você pode se concentrar em aproveitar a conferência e se beneficiar da rede, do conhecimento compartilhado e muito mais.

Se você decidir contratar um planejador de eventos, aqui estão algumas dicas para agilizar o processo:

• comunicar Claramente o que você quer e precisa e, quando você não tem certeza sobre opções, pedir. Seu planejador pode ter ideias criativas que você não tinha considerado antes, seja em conexão com a configuração da sala, como as refeições são servidas ou algo totalmente diferente.
• ouça as ideias apresentadas pelo seu planejador e pese-as com atenção. Em última análise, é a sua conferência, então você tem a palavra final entre as opções disponíveis-mas você também pode aproveitar ao máximo o inestimável conselho profissional da pessoa ao analisar os prós e contras das escolhas.
• a flexibilidade é crucial. Existem certas coisas que podem já estar fixas. Por exemplo, você pode ter escolhido a data da conferência há um ano e ter promovido amplamente essa data. Mas, sempre que houver espaço para considerar as opções, permanecer aberto a possibilidades pode ajudá-lo a ter uma convenção que será lembrada nos próximos anos.

observe que, ao escolher o centro de Conferências Thrasher-Horne, nosso coordenador de aluguel estará disponível para oferecer suporte, incluindo trabalhar com seu planejador de eventos, se você optar por contratar um. Se você decidir não contratar um profissional para planejar sua conferência, Ficaremos felizes em ajudá-lo a criar uma experiência única para seus palestrantes e participantes.

tipos de Expo& salas de Conferências

os Centros de conferências podem incluir, por exemplo, hotéis, faculdades e centros de negócios. Eles geralmente têm espaços dedicados a reuniões, com mesas e cadeiras, recursos de Wi-Fi e muito mais. Ao escolher um hotel, os hóspedes também podem passar a noite lá, conforme necessário. Os desafios podem incluir ter salas de reunião de conferência suficientes se você estiver realizando várias sessões ao mesmo tempo ou quiser ter espaços de descanso. Você também pode precisar usar o fornecedor designado.

para criar um evento para lembrar, Você também pode considerar um local com atrações exclusivas. Thrasher-Horne Center, por exemplo, tem espaço de galeria que está disponível para eventos de aluguel—e exibições artísticas em nossas galerias podem fazer sua conferência realmente se destacar.

escolhendo o centro de Conferências Thrasher-Horne
na Thrasher-Horne, você receberá um serviço cinco estrelas em nosso moderno local acessível. Nossas cinco salas personalizáveis podem acomodar o layout que você precisa para dar vida à sua visão da conferência. Mais especificamente, temos mais de 6.135 pés quadrados, que inclui uma grande sala para grandes eventos, juntamente com salas multiuso com divisórias de Parede Móveis para o máximo em flexibilidade.

os benefícios adicionais de escolher nosso centro de conferências incluem:

• Estar opção de flexibilidade, com configurações personalizadas e avarias
• Sua escolha de tabela de tamanhos e formas e confortavelmente cadeiras almofadadas
• Significativas estacionamento GRATUITO
• controladas de forma Independente e luzes de temperaturas em cada quarto
• segurança No local disponibilidade

Você pode alugar uma ampla variedade de equipamentos, eliminando a necessidade de transportá-lo de um aluguer de instalações de conferência salas de reunião. Isso inclui lençóis brancos, microfones, carrinhos A/V, pódios e muito mais. Podemos fornecer recomendações para fornecedores, incluindo fornecedores de alimentos e álcool, e nossos experientes coordenadores de eventos na equipe estarão à sua disposição.

você pode encontrar mais informações sobre a nossa bela instalação localizada no campus cênica de St.Johns River State College em Orange Park. O local está convenientemente localizado por várias cidades e comunidades do Nordeste da Flórida, incluindo ser:

• 35 minutos do centro de Jacksonville
• 48 minutos das praias de Jacksonville
• 58 minutos de St. Agostinho
• > menos de 90 minutos a partir de Fernandina Beach
• perto de populares Fleming Ilha restaurantes e hotéis para os hóspedes que precisam de pernoite hospedagem

Nós convidamos você a contactar-nos em 904-276-6815, com extensão de 2, para agendar uma visita e discutir como podemos ajudar você com a sua próxima conferência ou convenção.