plano de implementação de Software: 5 etapas críticas

no mercado de hoje, as pequenas empresas precisam competir contra grandes empresas. Uma maneira de garantir que eles possam acompanhar é usando as ferramentas e softwares certos para melhorar processos, otimizar fluxos de trabalho e aumentar a produtividade. Com um fluxo de trabalho forte e eficiente para todos os principais processos dentro de uma empresa, é possível gerar mais receita em menos tempo.

mas se fosse tão fácil, todas as empresas estariam fazendo isso. Encontrar a plataforma perfeita para suas necessidades de negócios significa que você precisa gastar tempo e atenção pesquisando e possíveis opções e, na maioria dos casos, um investimento financeiro potencialmente significativo.Não só isso, mas as pessoas são criaturas de hábitos e esses hábitos são difíceis de mudar. Sua equipe já pode estar acostumada a fazer as coisas de uma certa maneira e, se essa maneira funcionar bem para eles, mudar completamente seus processos de negócios pode causar mudanças em sua resistência. Essa resistência pode ser prejudicial para toda a empresa.

a resposta: desenvolva um plano primeiro.

o que é um plano de implementação de Software? Por Que Você Precisa De Um?

um plano de implementação de software ajuda sua empresa a encontrar e implantar o software certo para suas necessidades de negócios. Adotar um novo software é demorado e pode ser caro em termos de finanças e recursos humanos. Sem um plano em vigor antes do início do processo, é provável que sua adoção de software falhe.

com um plano devidamente desenvolvido, você pode evitar tomar decisões precipitadas, garantir que as pessoas corretas estejam envolvidas na implementação, configurar o sistema corretamente e criar uma situação em que os funcionários possam realmente apreciar todos os benefícios que o software tem a oferecer, além de fornecer treinamento adequado.

para muitas empresas, a adoção de novos softwares é um empreendimento sério. Se você atrapalhar o processo de implementação, provavelmente terá tempo de inatividade operacional, o que se traduz em perda de receita. Por outro lado, se você reservar um tempo para fazer sua pesquisa e se preparar com antecedência, sua empresa poderá colher muitos benefícios, incluindo crescimento acelerado, economia de custos, aumento da eficiência do processo e maior visibilidade.

plano de implementação de Software: 5 etapas críticas

etapa um: Construa seu caso de negócios

independentemente de quão grande ou pequeno é o seu negócio, implementar um novo software não é algo que você faz apenas porque sente vontade.Embora as empresas menores sejam mais ágeis do que seus concorrentes maiores, erros de qualquer tipo podem ser caros e prejudicar qualquer empresa, especialmente aqueles com orçamento limitado.Mudanças, Como atualizar software atual ou lançar algo novo, são difíceis para organizações maiores também porque o processo de tomada de decisão se torna mais complexo à medida que uma empresa cresce. A pesquisa mostra que cerca de 72% dos executivos seniores pensam que as decisões estratégicas ruins eram “tão frequentes quanto as boas ou eram a norma predominante em sua organização.”

como você faz o seu caso?

• considere seus pontos problemáticos: quais desafios sua empresa enfrenta? Quais aspectos precisam ser melhorados? Converse com sua equipe e outras partes interessadas relevantes para obter respostas. Se você achar que a eficiência organizacional é baixa e a empresa está perdendo receita, concentre os esforços nisso. Trabalhe para alinhar seus objetivos de negócios com suas metas.
• crie uma solução: Forneça um esboço detalhado de, por exemplo, como um novo software de aquisição ou novo software de gerenciamento de projetos pode melhorar a eficiência e a produtividade da equipe e por que é fundamental abordar os pontos problemáticos encontrados.
• realizar uma análise de custo e benefício: a principal razão para construir um caso de negócios forte é justificar o investimento. Analise os custos tangíveis e intangíveis, juntamente com os ganhos tangíveis e intangíveis que a empresa deve alcançar com uma implementação bem-sucedida.
• desenvolver um cronograma: Defina expectativas de tempo razoável em torno de quanto tempo leva para avaliar o software, implementar o novo sistema e obter um retorno sobre o investimento.
• planeje como você gerenciará a mudança: a pesquisa indica que 70% dos programas de transformação organizacional falham. Quando é menos arriscado recusar uma proposta, os executivos podem ter mais dificuldade em decidir apoiá-la. Enfatize o custo de não abordar esses pontos problemáticos e certifique-se de que eles entendam que você conhece os riscos, bem como as etapas que você tomará para evitar os mesmos erros que outras organizações cometeram no passado. O gerenciamento de mudanças é crucial para uma fase de implementação suave.

Passo Dois: escolha o fornecedor certo

depois de ter o suporte necessário, você deve encontrar o fornecedor de software mais adequado. Qualquer fornecedor que você escolher será um parceiro estratégico em seu negócio, por isso é importante levar o seu tempo com o processo de seleção.

perguntas a fazer ao restringir suas opções incluem:

• o que é que você precisa? considere coisas como recursos, preço, baseado em nuvem vs. no local vs. híbrido e assim por diante.
• Há quanto tempo o fornecedor está no mercado? Quais são suas credenciais?
• o software é escalável?
• existem custos ocultos?
• o que seus clientes têm a dizer sobre eles?
• o software se integra aos sistemas que você já possui?
• o fornecedor fornece treinamento de software?
• o custo de implementação inclui suporte pós-venda?
• as atualizações e atualizações são baseadas na nuvem?

etapa três: proteja contra a fluência do escopo

se você não tiver cuidado, os recursos adicionais que diferentes opções de software fornecem podem assustá-lo. O mercado de software oferece uma variedade de opções e personalizações, portanto, preparar um documento de necessidades que descreva tudo o que você está procurando é fundamental quando se trata de avaliação de software.Idealmente, o documento deve dar aos fornecedores uma imagem clara de quais são as necessidades específicas da sua organização. Se você decidir configurar o software que todas as funcionalidades disponíveis ou para personalizar toda a sua capacidade de uma só vez, é quando a fluência do escopo acontece. É uma armadilha, você vai cair no que resulta em:

• aumentar Exponencialmente o custo
• Interessados, que perdem o interesse
• Arrastando o processo de implementação

Projetos raramente acontecem exatamente como eles são esperados e implementação de software não é diferente. As mudanças durante o ciclo de vida do projeto são uma parte natural dos negócios, mas para evitar a fluência do escopo, você deve exercer uma certa quantidade de controle.É por isso que é crucial que sua equipe de implementação aplique as melhores práticas de gerenciamento de projetos e que todos trabalhem juntos para maximizar o uso de software para seus departamentos.

independentemente do tamanho da sua equipe, uma ferramenta colaborativa de gerenciamento de projetos permite que você libere seu plano de processo de implementação de software. Algumas opções incluem:

• Wrike: Esta é uma boa escolha para recursos de rastreamento de projetos, como gráficos Gantt e quadros Kanban.
• Asana: esta opção é ideal para recursos de trabalho ou centrados, como monitorar a carga de trabalho. ele contém uma série de modelos de projeto integrados e é fácil de usar.
• Basecamp: esta é uma escolha ideal para priorização de tarefas, recursos de agendamento e armazenamento de documentos.Trello: esta é uma plataforma altamente personalizável que pode ser adaptada a qualquer fluxo de trabalho ou processo. As placas consistem em cartões, que podem ser atribuídos a indivíduos e movidos conforme necessário. Ele se integra com uma série de outras ferramentas, também.

Passo Quatro: montar uma equipe de implementação

sua equipe de implementação de software é crucial para o sucesso do projeto. Pode ser tão pequeno quanto duas pessoas e pode crescer para tantas pessoas quanto você precisa para fazer o trabalho. Normalmente, quanto mais departamentos precisarem de software, maior será a equipe de implementação. Cada departamento deve ter um representante para funcionar como o campeão do novo software. Este representante também responderá a perguntas e ajudará a treinar seus colegas.

uma equipe pode incluir:

• proprietário do projeto: geralmente é o chefe de uma empresa ou departamento que está implementando o novo sistema. Também pode ser uma equipe de executivos em vez de uma única pessoa.
• Gerente de projeto: esta é a pessoa responsável pela organização do processo de implementação, incluindo o orçamento.
• administrador do sistema: esta pessoa supervisiona a configuração do sistema e a administração técnica
• ligação de Comunicação: esta pessoa serve como ligação entre a equipe do projeto e os usuários finais.
• membros do Departamento principal: Estas são as pessoas que defendem o software, de cada departamento da sua organização.

lembre-se, o tipo de pessoas que você atribuiu à sua equipe de implementação reflete seu compromisso com o sucesso da iniciativa. Como tal, é melhor incluir apenas membros da equipe extremamente talentosos, orientados para a equipe e igualmente comprometidos com o sucesso do projeto.

Passo Cinco: coloque-o para usar

a última coisa que você quer é software que ninguém quer usar. Claro, se você é o chefe, você pode simplesmente exigir que sua equipe adote o novo sistema, quer eles gostem ou não. Mas, se você fizer isso, você deve estar preparado para pushback e um aumento na insatisfação dos funcionários.

para evitar ter que forçar sua equipe a usar o novo software, há algumas coisas que você pode fazer:

• Prepare sua equipe para a mudança o mais cedo possível: quanto mais cedo você informar os funcionários sobre a mudança, mais aceitação ela será.
• atribuir um gestor de alterações: Essa pessoa liderará a mudança e dará aos funcionários uma pessoa clara para abordar quando se trata de perguntas, treinamento, feedback e outras informações.
• comunique claramente os benefícios: quando todos entendem os benefícios que o software oferece, é mais provável que você veja taxas de adoção mais altas.
• fornecer treinamento adequado: para os funcionários usarem o software e colherem os benefícios, eles devem saber como ele funciona.
• continuar a fornecer suporte: Mesmo que o próprio processo de implementação se mova sem problemas, é importante esperar que surjam problemas, especialmente durante os estágios iniciais. Para manter as coisas funcionando tão bem quanto possível, certifique-se de que eu Help desk ou equipe de suporte técnico está disponível para ajudar quando necessário.

você pode usar o modelo de mudança ADKAR para garantir a adoção sustentada. Melhor ainda, você pode usar essa metodologia para gerenciar qualquer tipo de mudança dentro de sua organização.

• consciência: certifique-se de que todos reconheçam o problema.
• desejo: Incentivar utilizar os benefícios e consequências
• Conhecimento: Saiba como criar e manter,
• Capacidade: Trabalhar para fechar lacunas de competências que limitam a mudança
• Reforço: Medir e recompensar wins

Embora possa ser tentador usar o mesmo sistema de mensagens e a comunicação sobre o processo de implementação para cada equipe, dentro de sua organização, você terá melhor sorte se você tomar o tempo para personalizar tudo isso para cada equipe. É provável que cada equipe tenha objetivos diferentes que o novo sistema os ajude a alcançar. Ao aprimorar esses objetivos específicos da equipe, você poderá impulsionar a adoção.

pode levar tempo para levar todos a toda velocidade com o novo sistema e tudo bem. Contanto que você continue a trabalhar melhor com o software todos os dias, você chegará lá. Para apoiar a implementação a longo prazo do novo software, priorize os recursos a serem dominados primeiro. Isso ajuda a influenciar o treinamento e fornece benchmarks para seus check-ins.

concentre os esforços na melhoria contínua. O treinamento é uma parte central desse processo. Depois de treinar a equipe sobre como usar o sistema, forneça oportunidades de aprendizado adicionais conforme necessário. Quando houver uma grande atualização do sistema, considere hospedar outra sessão de treinamento para garantir que todos entendam as mudanças.

para uma implementação de software bem-sucedida, a comunicação é fundamental. Líderes de TI, campeões de sistemas e equipes de implementação compartilham o processo e todos desempenham um papel no engajamento e na adoção.